Dimensionar a força de trabalho na organização é um fator de grande importância para a área de Recursos Humanos. Nesse contexto, o headcount é o indicador que contabiliza a mão de obra nas áreas operacional, tática, estratégica, de pesquisa e desenvolvimento na empresa.
Com esse KPI em mãos, os gestores conseguem tomar decisões precisas que interferem nos resultados, gerando crescimento da empresa. Entender como calcular e interpretar os dados gerados por esse processo é a chave para fazer a organização se posicionar de forma competitiva no mercado.
Neste artigo, você vai compreender a importância do tema, como ele funciona, como calcular e como aplicar em seu RH. Acompanhe as melhores estratégias para otimizar esse KPI, os principais pontos que o influenciam, entre outros detalhes cruciais para sua implementação. Boa leitura!
Afinal, o que é Headcount?
Headcount refere-se ao número total de funcionários em uma empresa ou organização. É um indicador de RH que indica quantas pessoas estão atualmente empregadas ou envolvidas em uma determinada empresa ou equipe. O termo vem da língua inglesa e literalmente significa “contagem de cabeças”.
O headcount inclui todos os funcionários em tempo integral, meio período, temporários e terceirizados, fornecendo uma visão abrangente do tamanho da força de trabalho de uma organização em um determinado momento.
Essa métrica é frequentemente usada para fins de planejamento, relatórios financeiros e avaliação do crescimento ou diminuição da equipe ao longo do tempo.
Para que serve?
O headcount serve para diversos fins dentro de uma organização, incluindo:
- Planejamento de Recursos Humanos: Permite que as empresas tenham uma visão clara do tamanho de sua força de trabalho atual, o que é essencial para planejar contratações, demissões e realocações de funcionários de acordo com as necessidades da empresa.
- Orçamento e Contabilidade: O headcount é frequentemente usado para calcular custos associados à força de trabalho, como salários, benefícios, impostos e despesas relacionadas a pessoal. Isso ajuda na elaboração de orçamentos e no controle de despesas de pessoal.
- Análise de Desempenho: Comparar o headcount ao longo do tempo pode ajudar a avaliar o crescimento ou a redução da equipe. Essa análise é útil para medir o impacto das decisões de contratação ou demissão e para avaliar a eficácia das estratégias de recursos humanos.
- Conformidade Regulatória: Em algumas indústrias e regiões, as empresas precisam relatar seu headcount para cumprir regulamentos e requisitos legais, como divulgação de informações financeiras e pagamento de impostos sobre a folha de pagamento.
- Planejamento de Sucessão: O headcount pode ajudar as empresas a identificar lacunas de habilidades e planejar a sucessão em cargos-chave, garantindo que haja talento disponível para ocupar posições-chave quando necessário.
Em resumo, o headcount é uma métrica importante que ajuda as empresas a gerenciar sua força de trabalho de maneira eficaz, tomar decisões informadas e cumprir obrigações regulatórias relacionadas à gestão de pessoal.
Algumas verdades sobre o Headcount
Por se tratar de um indicador, o headcount pode se confundir com outros índices, gerando ruídos no acompanhamento das métricas.
- Headcount não é um indicador que mostra apenas a necessidade de contratar um novo colaborador: Em suma, ele calcula a quantidade de trabalhadores na empresa, avalia de perto a rotina do setor e solicita a contratação, se necessário.
- O Headcount não é um item difícil de calcular e interpretar: o cálculo de headcount é feito de forma simples, a partir dos dados da própria lista de colaboradores.
- Headcount não serve apenas para os donos da empresa: a iniciativa conta com a participação ativa dos gestores e líderes de RH, em conformidade com os empregadores.
- O Headcount é importante para o faturamento da empresa: se uma das decisões tomadas a partir do indicador for contratar um novo colaborador ela impacta o faturamento (gastos com a abertura do processo seletivo e efetivação do trabalhador).
Como ele funciona?
O Headcount funciona a partir da análise de informações em tempo real do RH, gerando soluções estratégicas na organização. O cálculo desse indicador é realizado a partir da coleta de dados básica a respeito de quantas pessoas trabalham na empresa.
Nessa conta, entram também os trabalhadores terceirizados e prestadores de serviços que atuam como Pessoa Jurídica no âmbito da organização.
No segundo momento, o RH se aprofunda nesses dados e analisa de perto as principais funções desempenhadas por cada colaborador na organização. Os gestores consideram o desempenho dos trabalhadores, o nível de satisfação deles e se a equipe está se desenvolvendo.
A empresa consegue também dimensionar as ações que culminaram no crescimento ou diminuição da equipe de trabalho. Se ela não cresceu, o que gerou esse resultado? Houve excesso de trabalho no setor? Tarefas estão abarrotadas e atrasando todos os meses?
Para responder a essas perguntas o achismo não vale. É melhor pesquisar e fazer os cálculos certos.
Os resultados são usados para decidir, por exemplo, quais benefícios fornecer aos colaboradores, considerando o faturamento e o lucro da empresa.
Como calcular?
Não é preciso realizar contas complexas para encontrar o resultado de headcount. Basta realizar uma contagem exata dos colaboradores ativos na empresa. Ao encontrar esse número, o RH precisa partir para o plano estratégico e entender como ele se encaixa no contexto.
Você ainda pode especificar o número de “cabeças” por área, ou seja, quantas pessoas trabalham no setor de comunicação, vendas, operacional, pesquisa, estratégia, etc. Ao analisar a informação, é hora de olhar para a qualidade de trabalho praticada na empresa:
- A empresa ganhou ou perdeu com a contratação desses colaboradores?
- Os membros da equipe conseguiram se desenvolver plenamente em suas funções?
- A organização consegue atender as necessidades de cada setor?
- Outros índices estão interferindo nas boas práticas do headcount, por exemplo, a alta taxa de absenteísmo e turnover?
Essas reflexões ajudam a equilibrar e mapear a necessidade da empresa e da equipe de trabalho, unindo forças para alcançar os mesmos objetivos dentro da organização.
Como utilizar esse indicador na prática?
Agora que a empresa encontrou o headcount da equipe, é hora de aplicar a estratégia e administrar as informações coletadas.
Faça um organograma
O RH precisa mapear as funções e cargos de cada setor e organizá-los em um organograma. Adicionando essas informações, os gestores saberão quem trabalha em determinado setor, está subordinado a quem, etc.
Com essa dinâmica simples, a sua empresa começa a explorar o “território” e entender qual é a força real de trabalho atual. É comum que durante a realização do exercício os gestores sintam falta de um profissional específico para suprir determinado cargo.
Isso já é uma oportunidade para promover alguém da equipe, ou abrir um processo seletivo baseado em dados mais sólidos.
Revise as Descrições de Cargo
É na prática que conseguimos enxergar as necessidades de cada setor. Ao conversar com os colaboradores, o RH deve atualizar e revisra os jobs descriptions de cada cargo, verificando se há uma sobrecarga de trabalho.
Como atualizar os jobs descriptions? Listando todas as funções em um documento (consultando o organograma) com o nome dos colaboradores. A partir daí, é preciso adicionar:
- Cargo exercido na empresa por parte de cada membro da equipe;
- Tempo de casa do profissional;
- Nível de conhecimento (júnior, pleno, sênior ou especialista);
- Descrição das atividades executadas: apresente essa informação com toda clareza possível, incluindo o que a empresa espera do profissional e o que de fato o colaborador fará na empresa.
Veja a demanda atual de cada cargo
Nessa atividade, o gestor pode encontrar uma dor interna da empresa: a sobrecarga e a desordem na distribuição de atividades entre os colaboradores.
Um colaborador de nível pleno que faz o trabalho de um júnior o tempo todo não é interessante a longo prazo. Isso gera desmotivação no profissional, deixando-o cansado e sem perspectivas de carreira.
Uma solução simples é abrir vagas para o nível júnior e treinar o de nível pleno para alcançar a senioridade. Caso o contrário, o desgaste pode gerar perda de talentos para a empresa.
Observe que para cada passo que o RH dá em direção a otimizar o trabalho da equipe, é necessário um conjunto de ações para consolidar a estrutura interna da organização. Com isso, cada membro da equipe sabe o seu lugar e todos trabalham a partir de objetivos em comum.
Estratégias para otimizar o Headcount
Para evitar o aumento de headcount desnecessário ou até mesmo que ocorra uma redução no número de colaboradores desalinhada à atual demanda de trabalho, sua empresa também precisa considerar estratégias para otimizar esse indicador.
O foco é garantir o melhor aproveitamento possível da força de trabalho disponível, evitando tanto o desperdício, quanto a falta de recursos humanos na operação. Isso envolve as seguintes práticas:
Flexibilidade na equipe
A flexibilidade diz respeito à capacidade de ajustar o tamanho e a composição da sua equipe de acordo com as necessidades.
Isso envolve desde o uso de profissionais temporários, freelancers ou com contratos de curto período, até a implementação de estratégias de trabalho flexível, como horários alternativos e atuação remota.
Essas ações garantem uma melhor adaptação à demanda. Afinal, elas eliminam a necessidade de contratações permanentes em momentos de pico de trabalho, por exemplo. Isso ajuda a otimizar o uso de insumos financeiros e humanos.
Dessa forma, você não precisa depender de um grande headcount permanente. A equipe principal pode ser mantida enxuta. Enquanto isso, talentos extras são trazidos conforme as flutuações de demanda.
Políticas de contratação e retenção
Evidentemente, uma política sólida de contratação e retenção resulta na otimização do headcount. Afinal, ela diz respeito à seleção de candidatos alinhados à cultura organizacional, bem como à promoção de um ambiente que incentive a permanência dos melhores talentos.
Selecionar os candidatos certos e manter os colaboradores engajados reduz a rotatividade. Assim, mais que ter uma equipe estável, produtiva e alinhada aos propósitos do negócio, você também economiza tempo e recursos ligados à substituição de pessoal.
Portanto, ao contratar, é importante focar em profissionais que se alinhem aos valores organizacionais e que tenham as competências necessárias para atingir seus objetivos.
Já para a retenção, oferecer benefícios competitivos, oportunidades de crescimento e um ambiente de trabalho positivo faz toda a diferença para ter um headcount otimizado e menos sujeito à rotatividade.
Treinamento e desenvolvimento de funcionários
Uma empresa com o headcount otimizado não só possui a quantidade ideal de colaboradores. Ela também garante que cada talento tenha o seu potencial aproveitado ao máximo em cada atribuição.
Por isso, investir em treinamento e desenvolvimento é essencial. Isso diz respeito à capacitação da equipe e à melhoria das suas habilidades e conhecimentos, seja por meio de programas de formação, workshops, treinamentos, entre outras oportunidades de crescimento profissional.
Além disso, pessoas bem treinadas são mais produtivas e se sentem valorizadas, o que impacta na sua retenção e na otimização da qualidade do trabalho. O desenvolvimento ainda ajuda a preencher lacunas de habilidades sem contratar externamente.
Tudo isso contribui para o aprimoramento do headcount. Afinal, a companhia consegue fazer mais com menos, agregando eficiência à equipe sem a necessidade de mais contratações.
Terceirização e parcerias estratégicas
Assim como a flexibilidade na equipe, o headcount no RH também pode ser otimizado com um quadro de funcionários terceirizado ou a partir da criação de parcerias estratégicas.
Como você já deve saber, a terceirização envolve delegar funções específicas a fornecedores externos. Já as parcerias estratégicas dizem respeito às colaborações com outras companhias para complementar habilidades e recursos.
Por meio dessas estratégias, seu negócio pode reduzir a necessidade de manter uma grande equipe interna para funções não essenciais. Assim, o headcount interno pode se focar no que realmente importa para o core da organização.
Ao se concentrar em suas principais competências, a empresa consegue reduzir custos operacionais sem comprometer a sua qualidade operacional. Nesse processo, a gestão de pessoas também se torna mais enxuta e assertiva.
Como mensurar o indicador de headcount?
A tecnologia precisa entrar em cena para otimizar a rotina do seu RH e reunir todas as informações sobre headcount em um só lugar, ainda mais quando há crescimento de colaboradores em pouco tempo. Após realizar a triagem dos cargos, funções e dores da empresa, é hora de mapear outras necessidades da organização:
Qualidade de vida
Analise quais são os fatores que influenciam diretamente na qualidade de vida dos colaboradores. Se há um número crescente de trabalhadores afastados por motivos médicos ou demissões acontecendo em curtos períodos, é um alerta importante para o RH.
O principal motivo disso, é a falta de incentivos que valorizem a qualidade de vida da pessoa colaboradora. Por isso, é interessante que a organização realize ações como:
- Oferecer plano de saúde completo;
- Promover cuidados com a saúde mental — oferecendo descontos para a psicoterapia, por exemplo;
- Disponibilizar vale-refeição ou alimentação para que o trabalhador não precise se deslocar até em casa no horário de almoço;
- Criar espaços ergonômicos — trabalhar 8 horas por dia em uma posição inadequada, além de cansativo, é prejudicial à saúde. O uso de cadeiras e mesas confortáveis, mouses e teclados adaptáveis são itens super importantes e necessários para a boa execução das tarefas.
Produtividade
As atividades estão sendo cumpridas no prazo? Os colaboradores estão satisfeitos com o clima organizacional e inspiram confiança nas lideranças? Se a resposta for sim, então é necessário manter os incentivos de melhoria de produtividade, tais como:
- Oferecer flexibilidade de horários aos colaboradores, considerando o pico de produtividade e energia deles;
- Incentivar a leitura de um livro, descanso e realização de hobbies fora da empresa;
- Promover a cultura de dar e receber feedbacks construtivos.
Folha de pagamento
Por se tratar de um item oneroso para a empresa, esse indicador ajuda os gestores a analisarem a necessidade de manter, investir ou enxugar custos com contratações.
Caso os resultados sejam voltados para o corte de custos, a utilização adequada do índice ajuda na realização de adequações no quadro de colaboradores, assim como o oposto, se for necessário contratar mais.
Time e colaboradores
Atrelado à folha de pagamento, nem sempre aumentar o quadro de trabalhadores é a melhor opção. O ato de criar cargos e contratar pessoas não garante a produtividade da equipe, nem mesmo a entrega de resultados promissores.
O time que a empresa tem no momento precisa ser mapeado para os gestores motivarem os trabalhadores em prol de um mesmo objetivo. Com isso, a liderança se baseia em indicadores de recrutamento e seleção assertivos quando for necessário contratar.
Fatores que influenciam o headcount
Quando tratamos sobre headcount, o KPI pode ser influenciado por uma série de questões internas e externas à empresa. Veja os fatores que mais impactam o quadro de colaboradores e como o RH deve agir sobre cada um deles:
Crescimento da empresa e expansão
O crescimento do negócio tem impacto direto sobre o headcount. Afinal, na medida em que o negócio se expande, ele precisa de mais colaboradores para atender ao aumento da demanda das operações.
Assim, é papel do RH garantir o equilíbrio na contratação de novos profissionais e os alinhar à estratégia de expansão. Além de analisar as competências necessárias para os novos cargos, também é preciso planejar o desenvolvimento interno dessas habilidades.
Flutuações sazonais
As flutuações sazonais podem gerar picos significativos de demanda em determinadas épocas do ano. Quanto ao headcount, o indicador muitas vezes precisa ser aumentado nesses períodos para lidar com a alta procura.
Nesse caso, o sistema de RH deve ser adaptado para atender às exigências de cada sazonalidade sem sobrecarregar o quadro interno posteriormente. Aqui, é válido considerar as já citadas estratégias de flexibilidade na equipe, terceirização e até parcerias estratégicas.
Redução de custos e reestruturação
A necessidade de reduzir custos ou de reestruturar certas operações muitas vezes pode incentivar a revisão do headcount. Por isso, o departamento de recursos humanos deve ser ágil e assertivo para lidar com essas mudanças.
Isso exige uma colaboração direta com as lideranças, a fim de identificar as áreas onde o quadro pode ser ajustado sem comprometer a sua eficácia. Isso pode envolver a realocação de recursos, requalificações ou, em alguns casos, a redução de pessoal.
Novas tecnologias e automação
A implementação de novas tecnologias, como a automação e a Inteligência Artificial, por exemplo, também pode influenciar o headcount. Afinal, na medida em que os processos manuais são eliminados, o número de pessoas exigido para executar cada tarefa diminui.
Diante disso, é função do RH antecipar as tendências e inovações tecnológicas, identificar as habilidades necessárias para trabalhar com elas, bem como oferecer programas de treinamento e desenvolvimento para a equipe se adaptar às mudanças.
Qual o impacto do headcount no RH?
Ao realizar as etapas que citamos aqui, o RH precisa analisar estrategicamente os resultados obtidos. Nesse sentido, o que se espera é que os pontos fortes e fracos da empresa apareçam, sejam avaliados por toda a equipe e assim consigam gerar decisões, tais como:
1 – Contratações: elas passam a ser direcionadas às vagas faltantes na empresa, porém, pensando na promoção de colaboradores internos e na real necessidade de um novo cargo. Na maioria das vezes é possível unir equipes e consolidar cargos.
2 – Custos com pessoal: é de suma importância ter no “papel” os custos reais com pagamento da folha, das férias, de demissões, na distribuição de benefícios aos colaboradores, etc. Sem isso, a empresa corre o risco de gastar mais do que fatura.
3 – Número ideal de trabalhadores: isso é importante não só para otimizar os cargos, como também em ter maturidade para agir quando uma vaga não é necessária no momento estratégico da empresa.
4 – Pagamento de benefícios: todos os custos saem do caixa da empresa, do lucro e faturamento. Não dá para oferecer benefícios sem antes analisar com o departamento financeiro se isso é possível. Ademais, é imprescindível realizar cotações e escolher a opção mais vantajosa financeiramente para a empresa.
5 – Tornar o RH mais ágil: a agilidade não tem nada a ver com rapidez, mas sim em aliar o planejamento e a parte técnica para atuar com precisão e assertividade nas decisões. Com isso os gestores têm autonomia para agir conforme as estratégias da organização na totalidade.
Cuidados na aplicação do Headcount
A melhor ação é aquela que passa por planejamento estratégico e tático. Nesse sentido, ao optar pelo cálculo e aplicação do indicador na organização, alguns cuidados são essenciais:
- Observar para não utilizar um tom de autoritarismo entre as equipes na coleta de dados, afinal, todos são parte de uma mesma organização e têm objetivos em comum;
- Cuidar para incluir as pessoas de forma estratégica no processo. Um exemplo prático é usar o termo nós e não: “ a liderança decidiu”, “eu como gestor prefiro que seja feito assim”, etc;
- Realizar o movimento de contagem de pessoal sem a devida aprovação e participação dos sócios e donos da empresa;
- Deixar os líderes dos setores alarmados, dando a entender que eles são os únicos responsáveis pela empresa não atingir os resultados esperados. Aqui, a abordagem precisa ser de empatia e pró-atividade.
Com isso, as boas práticas de humanização e inclusão são adotadas e fortalecidas na empresa. Fica mais fácil aplicar não só o headcount, como também qualquer indicador.
Tratando-se de um assunto denso, é interessante que os gestores da sua empresa leiam e releiam os conceitos mostrados aqui para otimizar as ações futuras. A empresa tem mais possibilidades de crescimento quando pratica o cálculo a partir dos resultados desse indicador.
Conheça também o método FTE
Além do headcount, existe outro indicador essencial para compreender a quantidade de colaboradores alocados nas operações de um negócio. Estamos falando do Full-Time Equivalent, conhecido pela sigla FTE.
Sua tradução literal é “Equivalente em Tempo Integral”. Basicamente, essa métrica serve para comparar as horas demandadas do serviço com a jornada esperada de um talento em horário de trabalho.
Ao dividir a quantidade de horas efetivamente trabalhadas em uma semana por uma pessoa colaboradora pelo período total correspondente à jornada da equipe, o resultado é o percentual de FTE.
Avaliando o tempo de trabalho de cada profissional, o RH consegue promover uma gestão mais eficiente. Afinal, esse indicador abre espaço para uma série de insights, como:
- Analisar a carga de trabalho dos profissionais;
- Comparar a produtividade de diferentes áreas;
- Entender os impactos das ausências;
- Garantir um melhor ajuste da carga de trabalho;
- Reduzir o tempo ocioso de trabalho;
- Diminuir custos com excesso de headcount.
Ou seja, o FTE permite entender melhor o tempo produtivo de cada colaborador. Assim, o RH tem mais clareza sobre a força de trabalho, verificando se suas entregas estão dentro, além ou se são menores do que suas possibilidades e expectativas.
