Elaborar uma descrição de cargos assertiva e personalizada é imprescindível para alinhar as expectativas da empresa e dos colaboradores. Consequentemente, isso também garante mais eficiência e organização para os processos de RH e DP.
Seus benefícios são ainda maiores nas organizações em processo de crescimento. Para que a expansão não prejudique a qualidade operacional e a capacidade de melhorias contínuas, há uma busca constante pela otimização de processos e por uma gestão mais estratégica.
Diante desses desafios, ao definir claramente as responsabilidades, funções e metas de cada colaborador, há melhorias na organização, controle e direcionamento.
Quer entender melhor essas vantagens? A seguir, vamos abordar o conceito de descrição de cargos, exemplos dos seus impactos no RH e DP, as etapas básicas para elaborar e os erros a serem evitados durante sua utilização. Acompanhe! 😀
O que é uma descrição de cargos?
A descrição de cargos serve para formalizar as características ligadas à posição e às responsabilidades de cada colaborador. Trata-se de um instrumento que documenta cada conjunto de atribuições e sua disposição dentro da empresa.
Para isso, ela descreve as competências, tarefas, compromissos, deveres do profissional e sua posição no organograma dos processos da organização.
Além disso, são apontados os requisitos para que um talento possa ocupar o cargo e cumprir suas incumbências. Incluindo desde a formação acadêmica, até as experiências profissionais, competências e conhecimentos específicos essenciais para o trabalho.
Como o documento especifica as exigências, funções e obrigações do profissional, ele consegue saber exatamente o que precisa fazer para atender às expectativas da organização. Dessa maneira, o documento:
- Impacta positivamente o desempenho dos colaboradores;
- Facilita sua integração à cultura organizacional;
- Agrega mais assertividade ao seu processo de desenvolvimento.
Há um claro benefício na relação entre os talentos e o negócio. Afinal, a comunicação se torna mais eficiente e sem ruídos. Enquanto os profissionais sabem o que deve ser feito, os gestores entendem como fazer a cobrança, sempre de forma justa e equilibrada.
Ao esclarecer a hierarquia de posições e responsabilidades, esse instrumento também favorece as avaliações de desempenho e o reconhecimento de méritos, favorecendo a gestão de pessoas.
Nesse sentido, a descrição de cargos está ligada ao plano de carreira, já que seus critérios também embasam a progressão profissional. Isso motiva os colaboradores a se desenvolverem para crescer na organização, gerando mais engajamento.
Com uma visão clara da sua posição no negócio, somada ao pleno alinhamento de expectativas e às oportunidades de desenvolvimento, os colaboradores tendem a ficar mais satisfeitos nos seus cargos. Assim, o plano ainda acaba impactando na retenção de talentos.
6 benefícios para a sua empresa
Como você pôde ver logo acima, a descrição de cargos e funções pode agregar uma série de ganhos à empresa. Todos os benefícios que esse instrumento oferece estão atrelados a uma melhor organização, ao ganho de clareza, assertividade e alinhamento das equipes.
Juntos, esses fatores agregam melhores condições para todos, aprimorando ainda mais a experiência dos colaboradores. Isso é possível porque ela oferece vantagens diretas para diversos processos-chave na gestão de pessoas. Conheça cada uma delas:
Redução de erros
Ao garantir que todas as tarefas estejam claras e bem definidas, o plano de cargos minimiza a incidência de erros. Consequentemente, também diminui os retrabalhos, aumentando a precisão dos trabalhos feitos pela equipe e a eficiência de todas as operações.
Alinhamento de Expectativas
Evidentemente, a principal função da descrição de cargos é garantir que cada profissional entenda bem suas funções individuais e as dos seus pares. Assim, há uma melhora na comunicação, conferindo um alinhamento de expectativas entre liderados e gestores.
Agilidade nas transições
Com responsabilidades, exigências e expectativas claras, a transição de colaboradores para outras funções ou até mesmo as substituições temporárias se tornam mais ágeis e assertivas. O mesmo vale para seus respectivos processos de avaliação e preparação.
Facilita a contratação
Uma boa descrição permite que recrutadores e candidatos entendam claramente as expectativas de cada vaga. Desse modo, ela ajuda a atrair os talentos ideais para o cargo disponibilizado. Também auxilia o RH e DP na filtragem de habilidades e pré-requisitos.
Desenvolvimento de carreira
Como citamos, a descrição de cargos auxilia os colaboradores a entenderem como podem progredir em suas carreiras dentro da empresa. Isso aumenta sua motivação para desenvolverem novas competências e entregarem melhores resultados.
Avaliação de desempenho
Ao ter as expectativas e responsabilidades alinhadas e bem definidas na descrição de cargos, as avaliações de desempenho dos colaboradores se tornam mais claras, ágeis e justas.
Passo a passo para criar descrições de cargos eficientes
Após conhecer os benefícios, você deve estar se perguntando: como fazer uma descrição de cargos eficiente para a sua empresa? O processo envolve diversas etapas resumidas em 4 passos principais, são eles:
Coleta de informações
A primeira etapa para elaborar o documento é realizar uma coleta de dados. Nela, reúna todos os detalhes necessários para elaborar ou atualizar a descrição de cargos.
Para isso, é fundamental realizar uma análise crítica de todas as funções que compõem a empresa, mapeando suas particularidades e exigências. Faça esse processo com o apoio dos gestores e dos próprios colaboradores que já desempenham as atividades.
Durante o levantamento das informações, é possível realizar uma entrevista individual ou em grupo para obter mais detalhes sobre os cargos.
Se o tempo for uma questão importante e a reestruturação for mais abrangente, a aplicação de pesquisas costuma ser indicada. Isso porque, ela permite ao RH e DP obter respostas de vários profissionais ao mesmo tempo.
Identificar as funções principais
Seguindo para o segundo passo, você iniciará a elaboração da descrição de cargos propriamente dita.
O primeiro campo do documento se refere à identificação. Basicamente, trata-se do nome completo do cargo em questão. Ele deve estar alinhado à realidade da empresa. Também deve seguir o padrão de nomenclaturas adotado no mercado.
Depois, há a contextualização no organograma, apresentando qual a posição hierárquica do cargo. Ou seja, a quem ele se reporta, quem comanda, quais seus superiores e subordinados.
Junto ao organograma, é necessário detalhar todas as atribuições e atividades inerentes à função descrita. Com essas informações, a caracterização das funções principais, da hierarquia e da senioridade ficam completas.
Definir os objetivos e metas
Além de identificar as funções, a descrição de cargos precisa detalhar como essas atividades irão atender às necessidades e metas da empresa.
Assim, é necessário definir os objetivos da posição descrita. Para isso, descreva porque tal cargo existe. Também reflita sobre as pretensões e resultados que devem ser alcançados, além das suas potencialidades e eventuais limitações.
Essas informações são imprescindíveis para alinhar as expectativas da empresa com as dos colaboradores.
Afinal, com missões bem definidas, os profissionais ganham clareza sobre:
- O que podem almejar dentro da organização;
- Quais suas perspectivas para o futuro;
- O que devem fazer para atingir o que foi proposto;
- Como serão cobrados por isso, e assim por diante.
Apresentar requisitos e qualificações
Por fim, a descrição de cargos deve apresentar os requisitos e qualificações necessárias para cumprir as funções e metas definidas anteriormente.
Nesse momento, o primeiro passo evidentemente é indicar a formação acadêmica exigida. O nível de instrução pode ir do técnico ao superior, dependerá da posição e da sua complexidade.
Além disso, é preciso definir qual a experiência necessária. Afinal, enquanto algumas funções exigem uma bagagem específica do profissional, outras, bastam domínios prévios generalistas.
Completando os requisitos da descrição de cargos, estão as competências. São as habilidades complementares que os profissionais devem ter para desempenhar suas funções com excelência. Elas podem ser de cunho técnico e comportamental.
Principais erros para você não cometer quando for descrever cargos
Ciente das etapas necessárias para criar uma boa descrição de cargos, também é importante ficar atento a alguns erros comuns cometidos durante sua elaboração.
Isso ocorre porque, ao conhecer e prevenir as falhas, você assegura que a ferramenta seja utilizada da melhor maneira possível, maximizando os benefícios mencionados anteriormente. Os principais erros que precisam ser evitados são:
Limitar o uso da descrição
Para começar, muitos profissionais de RH e DP limitam o uso desse documento apenas aos processos de recrutamento e seleção. Como ele descreve as particularidades e exigências de cada cargo, é natural que seu uso seja mais associado às contratações.
Entretanto, a descrição pode (e deve!) apoiar alguns dos processos mais estratégicos na gestão de pessoas.
Sua aplicação se estende a todo o ciclo de vida de um cargo, desde as avaliações de desempenho, até a criação e aprimoramento das políticas salariais, processos de treinamento e desenvolvimento, e assim por diante.
Não atualizar o documento
Como todo profissional de RH e DP sabe, as funções realizadas em uma empresa evoluem ao longo do tempo. Isso acaba gerando mudanças na estrutura e hierarquia dos cargos. As descrições precisam acompanhar esse processo.
Enquanto as necessidades da organização mudam, o documento precisa ser revisado. Afinal, ele deve acompanhar esses novos objetivos e exigências.
Se a descrição de cargos permanecer imutável, ela deixará de refletir a realidade de cada posição ocupada dentro do negócio. Isso afeta o desempenho dos talentos, seu alinhamento de expectativas e a performance das funções.
Ser excessivamente exigente
A descrição de cargos deve priorizar os requisitos que realmente são essenciais para cada função e posição na empresa. Se alguma habilidade ou exigência não impactar o desenvolvimento das atividades do cargo, ela não deve ser incluída no documento.
Muitas organizações pecam pelo excesso nas descrições, com exigências desalinhadas à realidade do cargo, que afastam ou prejudicam a clareza de expectativas dos talentos.
Dúvidas frequentes
Quem é o responsável por criar a descrição?
O RH é responsável pela parte operacional da descrição de cargos. Ou seja, é o setor que coleta as informações, as compila, seleciona e então estrutura o documento final. Contudo, esse processo deve ser apoiado pelos gestores. São eles quem melhor conhecem as particularidades, exigências e necessidades de cada área.
Qual a diferença entre cargo e função?
O cargo representa a posição do colaborador dentro da organização. Já a função diz respeito às responsabilidades do profissional dentro do seu cargo. Ou seja, o primeiro conceito descreve o conjunto de atribuições de cada talento e seu contexto perante os processos e objetivos da empresa, enquanto o segundo se refere às suas designações e tarefas propriamente ditas.
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