Campos personalizados: como o RH pode registrar informações adicionais sem complicações 

Marcelo Furtado
Departamento Pessoal
  5 min. de leitura

Sabemos que sua organização tem características próprias, dados específicos para serem coletados, administrados, armazenados e que precisam ser guardados com segurança. Por essa razão os campos personalizados são tão valiosos, uma vez que permitem registrar informações complementares que o seu RH necessita

Neste artigo, vou te explicar com mais detalhes como os campos personalizados funcionam, quais são suas principais características e como eles podem ser muito úteis para o seu RH. Vem comigo!

Campos personalizados: centralize as informações que o RH necessita

Imagine que a sua empresa contratou um software para facilitar a gestão do seu RH. No momento da admissão, você solicita ao candidato que preencha uma série de informações padrão, mas percebe que faltam dados que são muito importantes durante a jornada do colaborador na empresa.

Você quer saber se a pessoa tem restrição alimentar, se tem o certificado A ou B, o número do calçado que vai ser necessário para o EPI. E se for contratação PJ… outro rio de informações essenciais. Enfim, é muita coisa para que você registre em controles desnecessários, como formulários adicionais ou planilhas.

E é aí que entram os campos personalizados. Eles vão centralizar as informações que você necessita no sistema que já utiliza. Com isso, é possível economizar muito tempo e ter esses dados acessíveis na hora que você precisar e em um único lugar.

Quais tipos de campos podem ser criados?

Dependendo da sua necessidade e objetivo, os campos personalizados podem ser configurados para receber respostas:

  • em texto;
  • sim/não;
  • a partir de uma lista; 
  • em data.

Se é importante que os colaboradores escrevam a resposta livremente, configurar o campo personalizado como texto pode resolver a situação. É o caso de campos que solicitam e-mail pessoal, quais nomes a pessoa colaboradora deseja no e-mail corporativo e até mesmo um endereço alternativo para receber correspondências, brindes, ativos da empresa, entre outros.

Mas se o campo criado exige uma resposta mais simples e direta, configurá-lo como sim/não ou até mesmo como lista pode ser um caminho mais assertivo. Por exemplo, se a necessidade é perguntar se o colaborador quer aderir ao benefício XYZ, o campo com resposta sim/não é o ideal. Por outro lado, se o importante é saber qual o tamanho da camiseta para o kit de boas vindas ou até mesmo do Equipamento de Proteção Individual (EPI), basta criar um campo do tipo lista com os tamanhos (P, M, G etc.).

Simplifique o registro de informações adicionais por vínculo empregatício

Conforme mencionamos acima, se a sua empresa trabalha com profissionais PJ, sabe-se que muitas vezes é imprescindível ter algumas informações de quem trabalha nesta modalidade. Dessa forma, ter campos que possam ser vistos apenas por esse vínculo específico seria o ideal.

Na Convenia isso é possível. Portanto, se você deseja que um campo personalizado apareça apenas para quem é CLT, basta configurá-lo para esse vínculo empregatício. Se quer um campo para quem trabalha como Estagiário, o procedimento é o mesmo. 

Na prática, é possível criar campos personalizados para os vínculos empregatícios que quiser, sejam eles CLT, PJ, estágio, sócio, diretor estatutário, trabalho temporário, entre outros. O mesmo campo pode ser válido para todos os vínculos empregatícios, como também é possível configurá-lo para um só vínculo, dois, três ou mais. Você tem autonomia para controlar esse processo! 

O RH decide o que será obrigatório e pode consultar alterações

Ter liberdade é muito importante. Por isso, ao criar um campo, o RH pode definir se ele será ou não obrigatório, o que é ideal para informações indispensáveis. Da mesma forma também é possível sinalizar dicas para o preenchimento, facilitando o preenchimento pelos colaboradores ao apontar como e o que deve ser preenchido. 

Você pode contar ainda com o histórico de alterações. Assim, se o colaborador ou o próprio RH quiser alterar a informação preenchida, não é preciso se preocupar. Todo o histórico com as alterações realizadas é guardado na plataforma.

Campos Personalizados de uso exclusivo do RH

Há também a possibilidade de criar campos personalizados para serem preenchidos apenas pelo RH nas abas de informações de trabalho, contribuição sindical e faltas/afastamentos. Dessa forma, informações adicionais que o RH julgue necessárias podem ser cadastradas e consultadas a qualquer momento.

Extraia relatórios quando quiser e em poucos cliques

De nada adianta criar um novo campo se não for possível acessar as informações em massa de forma rápida e acessível. Por isso, sempre que precisar, é possível extrair relatórios no formato excel de um ou mais campos personalizados que foram criados na plataforma. Assim, fica muito mais fácil e intuitivo conferir essas informações e gerar insights a partir desses dados.

Muito bem. Agora que você já conhece o potencial dos campos personalizados, fica a pergunta: Quais campos você vai criar para a sua empresa

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