Sabemos que sua organização tem características próprias, dados específicos para serem coletados, administrados, armazenados e que precisam ser guardados com segurança. Por essa razão os campos personalizados são tão valiosos, uma vez que permitem registrar informações complementares que o seu RH necessita.
Neste artigo, vou te explicar com mais detalhes como os campos personalizados funcionam, quais são suas principais características e como eles podem ser muito úteis para o seu RH. Vem comigo!
Campos personalizados: centralize as informações que o RH necessita
Imagine que a sua empresa contratou um software para facilitar a gestão do seu RH. No momento da admissão, você solicita ao candidato que preencha uma série de informações padrão, mas percebe que faltam dados que são muito importantes durante a jornada do colaborador na empresa.
Você quer saber se a pessoa tem restrição alimentar, se tem o certificado A ou B, o número do calçado que vai ser necessário para o EPI. E se for contratação PJ… outro rio de informações essenciais. Enfim, é muita coisa para que você registre em controles desnecessários, como formulários adicionais ou planilhas.
E é aí que entram os campos personalizados. Eles vão centralizar as informações que você necessita no sistema que já utiliza. Com isso, é possível economizar muito tempo e ter esses dados acessíveis na hora que você precisar e em um único lugar.
Quais tipos de campos podem ser criados?
Dependendo da sua necessidade e objetivo, os campos personalizados podem ser configurados para receber respostas:
- em texto;
- sim/não;
- a partir de uma lista;
- em data.
Se é importante que os colaboradores escrevam a resposta livremente, configurar o campo personalizado como texto pode resolver a situação. É o caso de campos que solicitam e-mail pessoal, quais nomes a pessoa colaboradora deseja no e-mail corporativo e até mesmo um endereço alternativo para receber correspondências, brindes, ativos da empresa, entre outros.
Mas se o campo criado exige uma resposta mais simples e direta, configurá-lo como sim/não ou até mesmo como lista pode ser um caminho mais assertivo. Por exemplo, se a necessidade é perguntar se o colaborador quer aderir ao benefício XYZ, o campo com resposta sim/não é o ideal.
Por outro lado, se o importante é saber qual o tamanho da camiseta para o kit de boas vindas ou até mesmo do Equipamento de Proteção Individual (EPI), basta criar um campo do tipo lista com os tamanhos (P, M, G etc.).
Rodolfo Hackman, Analista de Implantação da Convenia, separou algumas sugestões de perguntas úteis que podem ser criadas com os Campos Personalizados. Olha só:
| Tipo | Formato | Pergunta | Ganho com a Pergunta |
| Alimentício | Texto | Você possui alguma restrição alimentar? Se sim, qual? | Com esse dado, é possível realizar alguma ação levando em consideração essas restrições, como, por exemplo, ação de páscoa, cuja finalidade seria enviar um chocolate à pessoa colaboradora, e sabendo da limitação da lactose, você enviaria um chocolate 100% cacau, e não ao leite, trazendo um senso de preocupação da empresa com a pessoa colaboradora. |
| Alimentício | Texto | Qual a sua comida favorita? | Com essa informação, é possível direcionar à pessoa colaboradora um “mimo” mais personalizado, ou também realizar ações que levem esse dado em consideração, como um vídeo institucional caso sua empresa seja relacionada ao ramo alimentício. |
| Alimentício | Sim/Não | Você é vegetariano? Vegano? | Caso a pessoa colaboradora seja vegetariana ou vegana, é importante levar em consideração quando for enviar algum “mimo”, já que o veganismo, por exemplo, apresenta várias exceções do tipo comum de produção no alimento, já que não leva nada de origem animal no seu preparo, inclusive mel. |
| Hobbies | Texto | Qual gênero você mais gosta quando vai escolher um novo livro para ler? | Com essa informação, é possível de ser criado na empresa um “clube do livro”, e sabendo do gênero do livro que a pessoa mais gostou de ler, pode ser levado em consideração o porque dela gostar mais desse gênero literário em alguma outra dinâmica na empresa. |
| Hobbies | Texto | Qual livro você mais gostou de ler? | Com essa pergunta, é possível levar para alguma discussão o porque da pessoa colaboradora ter gostado de ter lido aquele livro, e disso trazer discussões para deixar alguma reunião mais descontraída. Além disso, compartilhar essa informação em reuniões com o time pode trazer mais engajamento. |
| Hobbies | Texto | Qual sua série favorita? | Engajamento em reuniões. |
| Hobbies | Texto | Qual seu filme favorito? | Engajamento em reuniões. |
| Hobbies | Texto | Quais são seus 3 principais hobbies? | Engajamento em reuniões. |
| Sonhos | Texto | Qual o seu lugar dos sonhos para viajar? | Saber a dimensão do sonho da pessoa em relação a lugares, também pode ser usado para engajamento em reuniões, ou também como um prêmio por alto desempenho caso a sua empresa tenha essa política. |
| Sonhos | Texto | Qual o seu maior sonho? | Saber a dimensão do sonho da pessoa em relação a lugares, também pode ser usado para engajamento em reuniões, ou também como um prêmio por alto desempenho caso a sua empresa tenha essa política. |
| Perguntas Funcionais | Lista | Tamanho da camiseta | É possível de ser criado uma lista dentro dos campos adicionais, com os tamanhos certinhos que a empresa a qual você costuma encomendar as camisetas tem, a fim de ter essa informação de uma forma mais prática e rápida. Além disso, é possível extrair um relatório com essa informação, e usar de forma mais precisa na hora do pedido. |
| Perguntas Funcionais | Texto | Qual seu instagram? | Com o instagram da pessoa colaboradora, é possível criar um grupo de melhores amigos no insta, e instaurar uma comunicação mais desconstraída por lá. |
| Perguntas Funcionais | Texto | O que você sente falta no seu home office? Poderia me listar, por gentileza? | Com essa informação, você do RH consegue ter noção do que pode ser adicionado ao kit home office da sua pessoa colaboradora, a fim de tornar o trabalho dela o mais confortável possível. |
| Empresa | Texto | Hoje, o que você criaria de inovação para alavancar a receita da sua empresa? | Essa resposta mostra o lado criativo da pessoa colaboradora, auxiliando assim no crescimento da corporação e também no senso de pertencer à empresa. Essa pergunta pode trazer insights para alocar tal pessoa em um projeto em específico. |
| Empresa | Texto | Qual solução você traria para trazer mais sucesso à empresa, levando em consideração a atual situação do mercado em que a empresa está inserida? | Essa resposta mostra o senso de pertencimento da pessoa colaboradora com a empresa, auxiliando assim no crescimento da corporação e também do entendimento do cenário do mercado como um todo. |
| Empresa | Texto | Qual dos pilares da cultura você mais se identifica? Por quê? | Essa resposta pode trazer um conhecimento melhor da pessoa colaboradora em relação à cultura da empresa, trazendo proximidade, mostrando que a pessoa está alinhada com a cultura da empresa, além de notar que a pessoa colaboradora estudou sobre a empresa. |
Simplifique o registro de informações adicionais por vínculo empregatício
Conforme mencionamos acima, se a sua empresa trabalha com profissionais PJ, sabe-se que muitas vezes é imprescindível ter algumas informações de quem trabalha nesta modalidade. Dessa forma, ter campos que possam ser vistos apenas por esse vínculo específico seria o ideal.
Na Convenia isso é possível. Portanto, se você deseja que um campo personalizado apareça apenas para quem é CLT, basta configurá-lo para esse vínculo empregatício. Se quer um campo para quem trabalha como Estagiário, o procedimento é o mesmo.
Na prática, é possível criar campos personalizados para os vínculos empregatícios que quiser, sejam eles CLT, PJ, estágio, sócio, diretor estatutário, trabalho temporário, entre outros. O mesmo campo pode ser válido para todos os vínculos empregatícios, como também é possível configurá-lo para um só vínculo, dois, três ou mais. Você tem autonomia para controlar esse processo!
O RH decide o que será obrigatório e pode consultar alterações
Ter liberdade é muito importante. Por isso, ao criar um campo, o RH pode definir se ele será ou não obrigatório, o que é ideal para informações indispensáveis. Da mesma forma também é possível sinalizar dicas para o preenchimento, facilitando o preenchimento pelos colaboradores ao apontar como e o que deve ser preenchido.
Você pode contar ainda com o histórico de alterações. Assim, se o colaborador ou o próprio RH quiser alterar a informação preenchida, não é preciso se preocupar. Todo o histórico com as alterações realizadas é guardado na plataforma.
Campos Personalizados de uso exclusivo do RH
Há também a possibilidade de criar campos personalizados para serem preenchidos apenas pelo RH nas abas de informações de trabalho, contribuição sindical e faltas/afastamentos. Dessa forma, informações adicionais que o RH julgue necessárias podem ser cadastradas e consultadas a qualquer momento.
Extraia relatórios quando quiser e em poucos cliques
De nada adianta criar um novo campo se não for possível acessar as informações em massa de forma rápida e acessível. Por isso, sempre que precisar, é possível extrair relatórios no formato excel de um ou mais campos personalizados que foram criados na plataforma. Assim, fica muito mais fácil e intuitivo conferir essas informações e gerar insights a partir desses dados.
Muito bem. Agora que você já conhece o potencial dos campos personalizados, fica a pergunta: Quais campos você vai criar para a sua empresa?
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