Admissão de funcionários: guia completo para admissão online e offline

Admissão de funcionários: guia completo para admissão online e offline

Admissão de funcionários: guia completo para admissão online e offline

A admissão online e offline de funcionários é uma das principais rotinas de departamento pessoal nas empresas. Sua importância somada à quantidade de processos que ela envolve — documentos, procedimentos de entrada, exames, etc. —, exige que um padrão rígido seja seguido para que possíveis erros não se tornem problemas maiores no futuro.

Dúvidas surgem na cabeça do profissional de RH encarregado de conduzir a admissão de funcionários. E aqui não estamos falando sobre o processo de recrutamento e seleção, mas sobre a parte burocrática da contratação de um colaborador que já passou pelo crivo da empresa e foi aprovado.

Essas dúvidas são consequência de uma legislação trabalhista complexa, que coloca várias pulgas atrás da orelha de qualquer funcionário dedicado às atividades do departamento pessoal. Contudo, você pode dominar toda a burocracia e se tornar seguro e eficiente nessas atividades. Continue acompanhando a leitura para descobrir como!

O que é o processo de admissão digital?

O processo de admissão digital é semelhante ao tradicional, mas com uma diferença importante: as etapas são realizadas de forma online. Na prática, o profissional contratado envia todos os seus documentos para o RH sem a necessidade de se deslocar até a empresa.

Esses documentos ficam armazenados e organizados em um software de admissão digital. Essa aplicação é configurada de acordo com as normas da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Em resumo, a admissão online gera praticidade, inovação e segurança.

Qual a importância de um processo de admissão bem-sucedido?

A importância do processo de admissão nas empresas está no fato de ele ser a porta de entrada dos novos colaboradores. É fundamental que essas primeiras percepções sobre a organização sejam positivas, colaborando com o engajamento e produtividade dos profissionais que estão chegando. 

Além disso, se efetuado de forma estratégica, é possível encontrar profissionais mais alinhados com a cultura da empresa. Dessa forma, há a diminuição da taxa de turnover, uma maior retenção de talentos e uma entrega melhor de resultados.

Admissão online, como implementar na minha empresa?

Em termos simples, para implementar a admissão online, o RH precisa:

  • Realizar um planejamento das necessidades do processo de admissão:
  • Determinar os objetivos a serem alcançados;
  • Escolher um bom software.

Outra ação importante é verificar o que a legislação federal dita sobre o funcionamento desse tipo de admissão. De acordo com a Medida Provisória (MP) N0 2.200-2/2001, os documentos enviados por meios online têm a mesma veracidade dos físicos, desde que sejam assinados eletronicamente pelos contratados.

Fazendo assim, a empresa fica resguardada de possíveis ações trabalhistas. Além dessa segurança, a adoção da admissão online torna todo o processo mais fácil para a equipe da área de recursos humanos.

Quais são os principais tipos de contrato de trabalho?

Antes de explicarmos como funcionam todas as etapas do processo de admissão, é importante conhecermos os principais tipos de contrato de trabalho. Confira abaixo:

Contrato por tempo determinado

Tipo de contrato com duração preestabelecida. Possui prazo máximo de 2 anos, exceto em contratos de experiência. Caso esse tempo se encerre, a empresa pode prorrogar o prazo por uma vez, desde que não ultrapasse 2 anos. 

A CLT permite esse modelo em casos de admissão em caráter de experiência (que especificamente não pode exceder 90 dias), em serviços de atividade transitória (ex.: empresas que funcionam apenas em uma certa temporada) e serviços cuja natureza justifica o prazo já pré-determinado (ex.: instalações de máquinas). 

O funcionário não tem direito a seguro-desemprego, multa do FGTS e indenização do aviso prévio.

Contrato por tempo indeterminado

É o modelo de contrato mais comum nas empresas. Não existe um período predefinido para o encerramento do vínculo. Seu término é apenas em casos de demissão.

Contrato de trabalho temporário

Essa modalidade ocorre quando o funcionário é contratado pela organização para um trabalho temporário e que precisa ficar à disposição da empresa tomadora de serviços, atendendo à necessidade de substituição transitória ou conforme a demanda de serviços.

Segundo a lei nº 13.429, de 2017, não existe vínculo entre a empresa tomadora de serviços e os trabalhadores contratados pelas empresas de trabalho temporário. Outra característica é que esse modelo não pode exceder o prazo de 180 dias e pode ser prorrogado por até 90 dias, consecutivos ou não.

Contrato de menor e jovem aprendiz

A lei N.º 10.097, de 2000, fala sobre o programa de Aprendizagem, que dá oportunidade para jovens iniciarem sua carreira no mercado. O contrato pode ter no máximo 2 anos e é válido para estudantes de 14 até 24 anos. 

Quais são os registros e documentos necessários para o processo de admissão?

Vamos passar rapidamente pelas duas principais dúvidas no processo de admissão de funcionários. Confira abaixo:

Quais registros devo fazer?

O primeiro passo é verificar se o novo colaborador possui o número PIS — sigla de Programa de Integração Social — para, se necessário, criar um para ele. Esse registro deve ser feito pelo empregador, que precisa cadastrar o número desse documento em alguma agência da Caixa Econômica Federal.

O PIS garante que todo mês o funcionário que trabalha no setor privado pague uma contribuição tributária de caráter social, financiando benefícios como seguro-desemprego e o abono salarial.

Depois, o empregador precisa registrar a admissão do novo colaborador no CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), um controle do Ministério do Trabalho acerca de todos os trabalhadores regidos pelo regime da CLT para garantir os seus direitos trabalhistas.

Quais documentos devo solicitar?

Há uma série de documentos para admissão que o departamento pessoal deve solicitar ao novo funcionário. Segue a lista de documentos obrigatórios na admissão:

  • Carteira de trabalho e Previdência Social (CTPS) — deve ser devolvida ao colaborador no prazo de 48 horas mediante a emissão de um protocolo tanto na entrega quanto na devolução;
  • Carteira de identidade;
  • Cartão de identificação do contribuinte no Cadastro de Pessoa Física (CPF);
  • Título de Eleitor com os comprovantes de votação nas 3 últimas eleições;
  • Cartão de inscrição no PIS;
  • Certificado de Reservista para menores de 45 anos;
  • Cópia do comprovante de residência;
  • Comprovante de escolaridade;
  • Cópia da certidão de casamento, se for o caso;
  • Foto 3×4;
  • Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
  • Declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte;
  • Atestado médico admissional — deve ser custeado pelo empregador e efetuado antes do início das atividades.

Quais são as etapas do processo de admissão digital?

A fim de mostrar como formalizar a admissão, preparamos um conteúdo com o passo-a-passo de atividades que não podem faltar nesse processo. Primando por eficiência e otimização de recursos, vamos mostrar como é possível admitir funcionários da melhor maneira possível. Confira!

1. Recrutamento e seleção

As etapas que antecedem a admissão de um funcionário também são importantes para a formalização da contratação, principalmente para esclarecerem informações sobre o cargo, a empresa e possíveis exigências.

Portanto, ao fazer novas contratações, é preciso enxergar a experiência do colaborador como um processo que se inicia já no primeiro contato do candidato com a empresa. Afinal, todas as expectativas e dúvidas do candidato acerca do possível novo emprego precisam ser elucidadas.

As fases de recrutamento e seleção já demonstram a força de trabalho e a cultura da empresa. Isso inclui o posicionamento ético do recrutador, cumprimento de obrigações legais, apresentação das condições de trabalho, dentre outros aspectos importantes na relação que se estabelecerá com o possível contratado a partir desse contato.

Diante disso, podemos considerar recrutamento e seleção o passo inicial da dinâmica de contratação, tendo como função principal a formação de uma equipe de trabalho eficiente.

2. Entrega e verificação de documentos

Depois de passar pela seleção, o futuro contratado precisa ser notificado sobre a escolha e solicitado para apresentar a sua documentação, para que ele possa ser, de fato, admitido na empresa. 

Além dos documentos já citados, se o colaborador tiver filhos menores de 14 anos (ou maiores com invalidez), para receber o salário-família, deverá apresentar sua certidão de nascimento, cartão da criança (para filhos menores de 6 anos), declaração de frequência escolar a partir dos 7 anos e o comprovante de invalidez, se for esse o caso.

Conforme abordado em tópicos anteriores, na admissão online, todos esses documentos são enviados por meios virtuais. Esse recurso é essencial para profissionais contratados para trabalhar remotamente, bem como para aqueles que não podem perder tempo com deslocamentos até a empresa.

3. Registros de admissão

A última etapa legal da formalização da admissão de funcionários é o seu registro, conforme previsto no artigo 41 da CLT. Esse registro pode ser anotado em livros, fichas ou sistema eletrônico. No parágrafo único do respectivo artigo da CLT, consta que devem ser registrados:

  • Qualificação civil e profissional do colaborador;
  • Dados relativos à admissão no emprego;
  • Duração e efetividade do trabalho;
  • Férias;
  • Acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.

Além disso, quanto aos dados do colaborador tratados no segundo artigo da Portaria 41/2007 do MTE, o registro deve conter as seguintes informações:

  • Nome, data de nascimento, filiação, naturalidade e nacionalidade;
  • Número e série da carteira de trabalho;
  • Número do PIS/PASEP;
  • Data de admissão;
  • Cargo e função;
  • Remuneração;
  • Jornada de trabalho;
  • Férias;
  • Acidentes e doenças, quando houver.

4. Onboarding

Além de todas as obrigações legais que envolvem a formalização da admissão de colaboradores, existem processos administrativos que oficializam a contratação perante a equipe e o próprio colaborador. Nesta etapa, entra o papel da integração de funcionários.

A integração do colaborador compreende na inserção dele nas práticas internas. Para o início oficial das atividades na empresa, é preciso formalizar o seu pertencimento à equipe. 

Para isso, existem algumas ações que a empresa precisa realizar. As principais são:

  • Mostrar as instalações do ambiente de trabalho;
  • Mostrar os equipamentos que serão utilizados pelo colaborador em suas tarefas; 
  • Apresentar o novo colaborador aos seus colegas de equipe; 
  • Configurar os acessos necessários (senhas, usuários, e-mail corporativo, biometria, etc.).

A ausência desse ritual interno de entrada pode diminuir a potência que o processo de admissão tem em relação à motivação.

Do ponto de vista de quem está sendo contratado, há uma série de expectativas criadas ao longo do processo seletivo — e, por isso, a primeira impressão como parte da organização deve ser sempre positiva. É preciso levar em conta o período de adaptação, que é necessário para a pessoa se familiarizar com o ambiente e os demais funcionários.

Já em relação à equipe que está recebendo um novo membro, também há expectativas envolvidas, bem como maior ou menor inclinação de cada um para receber esse colaborador. É importante que cada um saiba o seu papel para o resultado final e entenda que essa transição precisa ser de maneira gradativa. 

Para que todas as expectativas sejam alinhadas, o processo de onboarding possui uma outra etapa fundamental:

Treinamento de cultura organizacional

A fim de dar maior segurança e competência para o funcionário iniciar sua jornada na organização, é preciso oferecer um treinamento. Nele, a cultura organizacional deve ser transmitida, assim como informações sobre como a empresa funciona, quais são os produtos oferecidos por ela, etc. No geral, as organizações reservam um período específico para essa prática.

O importante em todo esse processo de entrada é ter uma estratégia predefinida, no sentido de saber sempre qual será o próximo passo para esse novo talento, estruturando o procedimento de contratação.

Há empresas que optam por uma entrada mais sutil, na qual não se exige tanto do colaborador em um primeiro momento. Outras já acreditam que envolver o funcionário em projetos importantes assim que ele passa a fazer parte da organização é um diferencial para explorar seu potencial e estimular a criatividade.

Essas características variam de acordo com o estilo do negócio, a cultura organizacional e as necessidades relativas ao cargo em si. Cada gestor sabe o que está buscando em uma nova contratação, e, por isso, cabe a ele também direcionar o ritmo e o estilo de trabalho.

Formalizar a admissão de colaboradores envolve muitas tarefas burocráticas, portanto, é preciso minimizar obstáculos, otimizando tempo e recursos, a fim de tornar esse momento mais engajador. Por isso, intercalando obrigações com ações motivadoras, fica mais fácil construir uma admissão perfeita.

Como funciona o processo de admissão de um estagiário?

Estagiários não atuam sob o regime da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), logo, possuem direitos e deveres diferentes dos outros funcionários. Existem alguns aspectos específicos a esse tipo de contratação. Por exemplo:

  • Jornada de trabalho:  carga máxima de seis horas diárias, ou trinta horas semanais;
  • Férias: direito a recesso remunerado de trinta dias a cada doze meses trabalhados, sem a possibilidade de abono pecuniário;
  • Duração: o estágio pode durar no máximo dois anos.

Existem outras particularidades envolvendo a admissão de estagiários. Para saber mais sobre esse assunto, você pode ler nosso outro artigo que explica como funciona a Lei do Estagiário.

Mudanças na Lei 13.467/2017 com a Reforma Trabalhista

As mudanças da Reforma Trabalhista de 2017 tiveram alguns impactos no processo de admissão. Confira os principais:

  • Novas modalidades de admissão: contratação de colaboradores terceirizados para realizar funções específicas e regularização do contrato de trabalho intermitente, autônomo e home office;
  • Aumento da multa da empresa quando não for efetuado o registro dos funcionários, de R$800 (pequenas e médias empresas) até R$3000 (grandes empresas);
  •  Alteração nas horas trabalhadas por regime parcial, com duração que não exceda jornada de 30 horas semanais (sem direito a horas extras) ou 26 horas semanais, possibilitando 6 horas extras na semana. 

Evite os erros comuns no processo de admissão de funcionários

O processo de admissão é um dos mais burocráticos das rotinas de RH. Por isso, a probabilidade de erros é maior. Eles podem trazer muitos prejuízos à empresa, portanto, é preciso ter cautela e atenção para não cometer falhas graves e acabar sofrendo ações trabalhistas

Além de se atentar ao perfil da empresa e alinhar o processo a ele, a dica é fazer o uso de softwares para ter a admissão online e reduzir os prováveis riscos.  

Sem falar da possibilidade de agilizar todo esse processo de admissão que vai desde a coleta de dados e documentos até a fase de armazenamento das informações – que precisa estar dentro das regras da LGPD.

Software de RH para admissão online: conheça a Convenia

A automação do processo de admissão pode ser uma excelente forma de agilizá-lo e otimizá-lo, beneficiando não apenas o setor, mas também os novos colaboradores. Veja algumas dessas vantagens:

Documentos e formulários de admissão de funcionários

Papelada é o maior vilão da motivação. Fazer com que seu novo funcionário passe o seu primeiro dia (às vezes, a primeira semana) de trabalho preenchendo documentos e formulários em papel é indicar para ele que a sua empresa é burocrática.

Ao invés disso, automatize o processo e convide o funcionário a preencher tudo que ele precisa antes mesmo de começar a trabalhar. Faça tudo online, permitindo que ele faça aos poucos, na medida em que for tendo as informações necessárias (ou você, por um acaso, já decorou o seu número de PIS?).

Na Convenia, ao ser contratado, o novo colaborador recebe um e-mail solicitando todas as informações necessárias para a sua admissão. Nosso sistema já preenche toda a documentação e informa os documentos que precisam ser assinados. No nosso caso:

  • Termo de confidencialidade: afinal de contas, lidamos com informações que são sigilosas de clientes e, por isso, todos assinam um termo de responsabilidade;
  • Termo de solicitação de vale-transporte: termo obrigatório por lei;
  • Código de conduta: ao longo do tempo, percebemos que ter um código de conduta alinha os valores principais da Convenia com os funcionários.

Transmissão da cultura da empresa

Cultura da empresa é algo que vem das pessoas que trabalham lá. Grandes líderes dizem que ter uma cultura organizacional correta é imprescindível para atingir grandes metas (ou alguém duvida que a cultura da Ambev contribuí para seu resultado?).

Lembre-se que o processo de onboarding está sendo realizado por uma pessoa que não conhece a sua empresa. Justamente por este motivo, é preciso que você informe ao novo colaborador o básico para que ele comece a produzir o mais rápido possível, da melhor forma possível.

Na Convenia, oferecemos para leitura os seguintes documentos (antes mesmo do seu primeiro dia de trabalho):

Manual de políticas e normas internas

Para deixar o colaborador tranquilo sobre o que ele vai encontrar no dia-a-dia. Como é o uso da geladeira? Que horas o escritório abre? Como é o uso do estacionamento? E emendas de feriados? São várias regras que você deve comunicar.

Organograma da empresa

Nada pior do que entrar em um lugar que você não conhece ninguém e as pessoas te apresentam siglas e nomes que você não tem nem ideia do que seja. Fornecer um organograma funcional da empresa (áreas, quem é o responsável, o que faz aquela área) é ideal para “quebrar este gelo”.

Mapa de sistemas 

Já parou para pensar quanto sistemas a sua empresa oferece para o funcionário? Desde e-mail até CRMs, ferramentas de produtividade, etc. No dia-a-dia, você e seu time devem falar sobre esses sistemas. Algo como: “já colocou este board no Trello?”. Imagine que o novo colaborador não vai ter ideia do que isso signifique. Por isso, crie um documento que informe todos os sistemas que vocês utilizam. Vale a pena.

Delegação das tarefas internas

O processo de admissão desencadeia uma série de tarefas internas em múltiplas áreas na sua empresa. Antes de automatizarmos o nosso processo de admissão, era frequente esquecermos uma ou outra tarefa. Já imaginou no seu primeiro dia de trabalho alguém diz: “esquecemos de criar seu e-mail” e sai correndo para criar a sua conta? Qual imagem você teria desta empresa? Péssima, não é?

Resumindo, na Convenia, de forma rápida e intuitiva, você pode:

  • Criar campos personalizados no cadastro dos colaboradores, como por exemplo: tamanho do uniforme, EPI e afins;
  • Personalizar o checklist admissional de acordo com os processos da sua empresa;
  • Encaminhar o convite para que o próprio colaborador preencha com suas informações;
  • Armazenar os dados e documentos em nuvem;
  • Gerenciar todas as etapas da admissão pelo modelo kanban;
  • Enviar informações ao software de ponto*;
  • Criar o kit admissional em um único arquivo;
  • Coletar assinatura digital de documentos*.

*consulte nossas integrações disponíveis.

E o resto da burocracia na admissão de funcionários?

É claro que isso não é tudo. Existem muitas outras regras na seara da contratação de funcionários, como:

  • Terceirização;
  • Possíveis ônus associados a erros no processo de admissão;
  • Planejamento financeiro da contratação de um novo colaborador;
  • Exame médico admissional;
  • Tipos de contratação previstos na CLT.

De acordo com um artigo do site da Deloitte, a disrupção digital é uma oportunidade para as empresas modificarem processos antigos e criarem um novo futuro para o trabalho. Sem dúvidas, a admissão online faz parte desse conjunto de tendências que já desenham a posteridade do RH.

O que achou do nosso artigo? Entendeu o que é a admissão online e a offline? Quer implantar a transformação digital na sua empresa? Então, baixe agora mesmo o nosso kit:
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Marcelo Furtado

Marcelo Furtado é administrador de empresas com pós-graduação em engenharia financeira pela Poli-USP. Iniciou sua carreira na Pepsico e posteriormente trabalhou 8 anos com gestão de ativos em hedge funds. É cofundador da Convenia, primeiro software na nuvem de gestão de departamento pessoal voltado para pequenas e médias empresas no Brasil. Marcelo também atua como professor de Marketing Digital na ESPM-SP e mentor na ACE e Google Campus.

Este post tem 7 comentários

  1. Marcos S. Silva

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    1. Alan Albuquerque

      Olá Marcos, obrigado pelo seu comentário.

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