A lista de documentos para admissão varia conforme o vínculo, a função, os benefícios e a situação do trabalhador. Por isso, o RH não deve tratar todos os itens de um checklist como obrigatórios em qualquer contratação.

Em uma admissão CLT, o Departamento Pessoal precisa reunir dados de identificação, informações contratuais, o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) e os comprovantes aplicáveis ao caso. Documentos de dependentes, habilitações profissionais e dados bancários, por exemplo, dependem da finalidade.

A CTPS física também deixou de ser necessária na maioria das contratações. Com a Carteira de Trabalho Digital, o CPF identifica o trabalhador, enquanto os dados do vínculo são enviados pela empresa ao eSocial.

Neste artigo, você encontra uma lista atualizada de documentos admissionais, os prazos que devem ser cumpridos e as exigências que a empresa deve evitar. Também explicamos como organizar a passagem entre a contratação de funcionários, a admissão e a assinatura dos documentos.

Principais aprendizados

  • Os documentos para admissão variam conforme o vínculo, a função e os benefícios oferecidos.
  • O CPF identifica a CTPS Digital; a carteira física não precisa ser entregue na maioria das contratações.
  • O ASO deve ser emitido antes do início das atividades, e a admissão deve ser informada ao eSocial dentro do prazo.
  • RG, título de eleitor, certificado de reservista e comprovante de residência não são exigências universais.
  • Testes de gravidez, esterilização e HIV não podem ser exigidos.
  • A LGPD exige a coleta apenas dos dados necessários, com acesso restrito e prazo de guarda definido.

Quais documentos são necessários para admissão?

Os principais documentos para admissão são o CPF, os dados cadastrais e contratuais e o ASO admissional. Outros comprovantes devem ser solicitados somente quando forem necessários para a função, os benefícios ou a situação do trabalhador.

A tabela abaixo apresenta um checklist inicial:

Documento ou informaçãoQuando se aplicaFinalidade
CPFEm toda admissãoIdentificar o trabalhador e acessar a CTPS Digital
Documento oficial com fotoQuando necessário para conferir a identidadeValidar os dados pessoais
Dados cadastrais e de contatoConforme os campos necessários ao registroCadastrar o trabalhador e manter a comunicação
ASO admissionalAntes do início das atividadesComprovar a aptidão para a função
Dados bancáriosConforme a forma de pagamento adotadaViabilizar o pagamento do salário
Documentos de dependentesQuando houver dependentes declaradosProcessar IRRF, salário-família e benefícios
Registro profissional, CNH ou certificadoQuando a função exigir habilitação específicaComprovar a qualificação para a atividade

Essa relação deve ser adaptada ao tipo de contratação, às exigências da função e à convenção coletiva aplicável. Solicitar documentos sem uma finalidade definida aumenta a burocracia e pode contrariar o princípio da necessidade previsto na LGPD.

Dados de identificação e cadastro do trabalhador

O CPF é o principal dado de identificação utilizado na admissão. A empresa também precisa reunir informações como nome completo, data de nascimento, endereço e dados de contato para preencher seus registros internos e as obrigações aplicáveis.

Um documento oficial com foto pode ser solicitado para confirmar a identidade. Porém, RG, CNH e título de eleitor não são campos universalmente obrigatórios para transmitir o evento S-2200.

O próprio eSocial esclarece que os campos referentes a documentos pessoais são opcionais. O número do título de eleitor, inclusive, não é exigido no leiaute da admissão.

Por isso, o RH deve verificar a finalidade de cada informação antes de solicitá-la. Essa prática deixa a admissão de funcionários mais simples e reduz a coleta desnecessária de dados pessoais.

CTPS Digital e número do PIS/Pasep/NIS

A CTPS Digital substitui a carteira física na maioria das contratações. Para apresentar o documento digital, o trabalhador precisa informar apenas o número do CPF.

As anotações do vínculo são realizadas eletronicamente a partir dos dados enviados pela empresa ao eSocial. Portanto, não é necessário pedir que o profissional entregue a CTPS física para receber novas anotações.

Segundo o Ministério do Trabalho e Emprego, o número da CTPS Digital é o próprio CPF. A carteira física deve ser guardada pelo trabalhador para comprovar vínculos antigos, mas não precisa ser apresentada na admissão comum.

O PIS/Pasep/NIS pode ser coletado quando necessário para rotinas previdenciárias, benefícios ou sistemas internos. Entretanto, o comprovante de inscrição não deve ser apresentado como condição universal para registrar qualquer admissão.

Atestado de Saúde Ocupacional — ASO

O Atestado de Saúde Ocupacional é emitido depois do exame admissional. Ele informa se o trabalhador está apto ou inapto para exercer a função considerada na avaliação médica.

O exame admissional deve ocorrer antes que o empregado assuma suas atividades. A empresa é responsável pelo encaminhamento e pelo custo, enquanto o médico responsável realiza a avaliação e emite o ASO.

Os exames complementares não são iguais para todos os trabalhadores. Eles dependem dos riscos ocupacionais identificados no Programa de Gerenciamento de Riscos e das orientações do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional.

A NR-7 determina que o ASO apresente informações como CPF, função, riscos ocupacionais, exames realizados e conclusão de aptidão.

Comprovantes relacionados à função

Algumas atividades exigem documentos específicos para comprovar que o profissional está habilitado. Nesses casos, a empresa pode solicitar:

  • registro ativo no conselho profissional;
  • CNH na categoria adequada;
  • certificados de cursos técnicos;
  • habilitações previstas em normas regulamentadoras;
  • documentos determinados pela convenção coletiva.

A CNH, por exemplo, deve ser solicitada quando a atividade envolver a condução de veículos. Já o registro profissional é aplicável a profissões regulamentadas, como contabilidade, engenharia, medicina e enfermagem.

Esses comprovantes devem ter relação direta com as atribuições do cargo. A empresa também precisa conferir validade, categoria e eventuais restrições antes de concluir a contratação.

Documentos de dependentes e benefícios

Os documentos de dependentes são solicitados quando o trabalhador deseja incluí-los no Imposto de Renda, no salário-família ou em benefícios corporativos. Cada finalidade possui critérios próprios.

Para o salário-família, podem ser necessários:

  • termo de responsabilidade;
  • certidão de nascimento de cada dependente;
  • caderneta de vacinação dos dependentes de até seis anos;
  • comprovante de frequência escolar dos dependentes a partir dos sete anos;
  • comprovação de invalidez, quando aplicável.

A relação oficial pode ser consultada no Instituto Nacional do Seguro Social.

Já os documentos para dependentes do IRRF devem seguir as regras tributárias vigentes. Planos de saúde, seguros e outros benefícios também podem exigir comprovantes próprios, conforme a política da empresa e da operadora.

Quando houver pensão alimentícia, o DP deve observar a decisão judicial ou o documento que estabelece os valores e beneficiários. O RH não deve misturar essas diferentes finalidades em uma única lista genérica de documentos.

Quais documentos são solicitados somente em situações específicas?

Certidões, comprovantes de residência, documentos de escolaridade, título de eleitor, reservista e fotos não devem ser tratados como obrigatórios em toda admissão. A necessidade depende da função, dos benefícios oferecidos e da finalidade do cadastro.

Antes de solicitar qualquer documento, o RH deve avaliar se a informação é realmente necessária. Essa análise reduz burocracias e ajuda a cumprir o princípio da necessidade previsto na LGPD.

Certidão de nascimento ou casamento

A certidão de nascimento ou casamento pode ser solicitada para confirmar o estado civil, atualizar o nome do trabalhador ou cadastrar benefícios. Entretanto, ela não é necessária em todas as admissões.

Caso o trabalhador declare dependentes, a empresa pode precisar de certidões para processar benefícios, salário-família ou informações tributárias. A lista deve ser adaptada à finalidade, evitando a coleta de dados sem uso definido.

Comprovante de residência

O comprovante de residência é frequentemente solicitado para manter o cadastro atualizado, organizar benefícios ou calcular o vale-transporte. Porém, não é um documento universalmente obrigatório para registrar a admissão no eSocial.

Quando a solicitação for necessária, a empresa deve aceitar documentos compatíveis com a finalidade. Também é importante prever alternativas para quem não possui comprovante em nome próprio, como uma declaração de residência.

Comprovante de escolaridade

O comprovante de escolaridade deve ser solicitado quando a formação fizer parte dos requisitos do cargo. Isso pode ocorrer em profissões regulamentadas, funções técnicas ou atividades que exijam uma qualificação específica.

Para cargos sem requisito formal de escolaridade, a empresa deve avaliar se a coleta é realmente necessária. Pedir certificados sem relação com a função aumenta o volume de documentos e o tratamento de dados pessoais.

Título de eleitor e certificado de reservista

O título de eleitor e o certificado de reservista aparecem em muitos checklists de documentos admissionais. No entanto, esses dados não são obrigatórios para transmitir o evento S-2200 ao eSocial.

O eSocial informa que os campos referentes aos documentos pessoais são opcionais. O número do título de eleitor nem sequer é exigido no leiaute da admissão.

Por isso, a empresa não deve condicionar o registro do trabalhador à apresentação desses documentos sem verificar a finalidade e a necessidade da solicitação.

Foto 3×4

A foto 3×4 é opcional e pode ser solicitada quando existe uma finalidade específica, como emissão de crachá ou identificação em sistemas internos.

A empresa deve informar como a imagem será utilizada e protegida. Solicitar uma fotografia sem necessidade definida contraria a orientação de coletar apenas dados adequados e proporcionais.

Leia também: LGPD no RH: Impactos da lei de proteção de dados no setor

Quais documentos a empresa deve preparar na admissão?

A empresa também precisa produzir registros, contratos e declarações para formalizar a admissão. A relação varia conforme o tipo de vínculo, os benefícios concedidos e as políticas internas.

Entre os documentos mais comuns estão o contrato de trabalho, o registro do empregado, as declarações de dependentes e vale-transporte e os termos aplicáveis à função.

Contrato de trabalho ou contrato de experiência

O contrato de trabalho registra as condições acordadas entre empresa e empregado. O documento pode apresentar informações como:

  • cargo e atividades;
  • remuneração;
  • jornada e local de trabalho;
  • data de início;
  • modalidade contratual;
  • período de experiência, quando houver;
  • benefícios e condições específicas.

Quando a contratação envolver um período de experiência, o prazo não pode ultrapassar 90 dias, conforme o artigo 445 da CLT.

Antes da assinatura, o DP deve conferir se as informações estão alinhadas à proposta aceita e ao cadastro enviado ao eSocial. Divergências em cargo, salário, jornada ou data de admissão podem gerar retrabalho e insegurança para o novo colaborador.

Registro do empregado

O registro do empregado é obrigatório e reúne as principais informações cadastrais e contratuais do vínculo. Ele deve incluir dados como admissão, cargo, remuneração, jornada e condições especiais, quando existentes.

Esse registro pode ser mantido eletronicamente. Para as empresas que utilizam o registro eletrônico pelo eSocial, o envio das informações substitui o livro ou a ficha física de registro, conforme as regras aplicáveis.

A digitalização evita que o DP mantenha os mesmos dados em documentos e sistemas diferentes. Também facilita atualizações e consultas durante toda a jornada do colaborador.

Declarações de dependentes, salário-família e vale-transporte

As declarações devem ser preparadas de acordo com a situação do trabalhador. Nem todos os novos colaboradores precisam preencher os mesmos formulários.

A declaração de dependentes reúne as informações necessárias para o IRRF e outros benefícios. Já o requerimento de salário-família deve ser utilizado apenas quando o empregado atender aos critérios do benefício.

Para o vale-transporte, a empresa deve coletar informações sobre endereço, meios utilizados e deslocamento entre residência e trabalho. O trabalhador também deve declarar se deseja receber o benefício.

Esses formulários precisam indicar sua finalidade de maneira clara. Isso ajuda o empregado a fornecer dados corretos e evita a coleta de informações desnecessárias.

Termos, políticas e autorizações aplicáveis

A empresa pode preparar outros documentos conforme a função, os recursos disponibilizados e suas políticas internas. Alguns exemplos são:

  • termo de confidencialidade;
  • termo de entrega de equipamentos;
  • política de segurança da informação;
  • termo de uso de sistemas;
  • regulamento interno;
  • termos relacionados a benefícios;
  • autorizações específicas, quando necessárias.

Esses documentos devem ter relação direta com o vínculo ou com as atividades exercidas. O colaborador também precisa conhecer o conteúdo antes de assinar.

No tratamento de dados pessoais, a empresa não deve utilizar o consentimento como justificativa automática para toda coleta. Cada informação precisa ter uma finalidade e uma base legal adequadas, conforme a LGPD.

Como funciona a admissão na CTPS Digital e no eSocial?

A admissão na Carteira de Trabalho Digital é realizada a partir das informações enviadas pela empresa ao eSocial. Na maioria das contratações, o trabalhador não precisa apresentar a carteira física: o CPF é suficiente para localizar seu cadastro.

É importante entender que o eSocial não recebe uma pasta com cópias dos documentos. A empresa utiliza esses documentos para validar os dados do profissional e transmite as informações cadastrais e contratuais por meio dos eventos do sistema.

Quais dados são enviados no evento S-2200?

O evento S-2200 — Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador formaliza a contratação no eSocial. Entre as principais informações enviadas estão:

  • dados de identificação do trabalhador;
  • matrícula e categoria do empregado;
  • data de admissão;
  • cargo, função e CBO;
  • salário e forma de pagamento;
  • jornada e horário de trabalho;
  • estabelecimento onde o profissional exercerá suas atividades;
  • tipo e duração do contrato;
  • informações sobre dependentes, quando aplicáveis;
  • dados relacionados ao FGTS e ao regime trabalhista.

Por isso, os documentos apresentados pelo profissional precisam ser conferidos antes da transmissão. Erros no CPF, na data de nascimento, no cargo ou nas condições contratuais podem gerar inconsistências na CTPS Digital, na folha de pagamento e nos eventos posteriores.

Qual é o prazo para registrar a admissão?

Para empregados em geral, o evento S-2200 deve ser enviado até o dia imediatamente anterior ao início da prestação dos serviços. Portanto, o profissional não deve começar a trabalhar antes que a admissão tenha sido informada.

Quando a empresa ainda não dispõe de todos os dados necessários, pode enviar o evento S-2190 — Registro Preliminar de Trabalhador. Ele reúne informações básicas, como CPF, data de nascimento, data de admissão, matrícula e categoria do trabalhador.

O S-2190 não substitui o registro completo. Depois do envio preliminar, a empresa deve transmitir o S-2200 até o dia 15 do mês seguinte à admissão ou antes do envio de qualquer outro evento não periódico relacionado ao empregado — o que ocorrer primeiro.

Embora a CLT estabeleça o prazo de cinco dias úteis para a anotação da CTPS, o prazo operacional do eSocial é mais curto e deve orientar o processo admissional. Após o envio das informações, o contrato deve ficar disponível para consulta do trabalhador na CTPS Digital em até 48 horas.

Algumas categorias, como trabalhadores temporários, possuem regras específicas. Nesses casos, o Departamento Pessoal deve consultar o prazo correspondente no manual vigente do eSocial.

Para mais informações, consulte as fontes oficiais: Manual de Orientação do eSocial, Perguntas frequentes sobre a CTPS Digital e artigo 29 da CLT.

Checklist de documentos por tipo de contratação

O checklist de documentos para admissão deve considerar o tipo de vínculo. Uma contratação CLT, um estágio e um contrato de aprendizagem possuem exigências diferentes.

Documentos para admissão CLT

Para empregados contratados pelo regime da CLT, organize os documentos em dois grupos:

Essenciais para a admissão:

  • CPF e dados de identificação;
  • informações cadastrais necessárias ao eSocial;
  • CTPS Digital, acessada pelo CPF;
  • ASO admissional;
  • dados do cargo, salário, jornada e local de trabalho;
  • contrato de trabalho, quando formalizado por escrito;
  • registro da admissão no eSocial.

Solicitados conforme a situação:

  • documentos de dependentes;
  • dados bancários;
  • declaração de vale-transporte;
  • comprovantes de escolaridade ou qualificação;
  • CNH, registro profissional ou certificados exigidos pela função;
  • termos relacionados a benefícios, equipamentos ou políticas internas.

Leia mais: Para conferir todas as etapas, consulte também o guia de admissão de funcionários.

Documentos para contratar um estagiário

O estágio não é um vínculo empregatício, desde que os requisitos da Lei do Estágio sejam cumpridos. A formalização normalmente envolve:

  • CPF e documento de identificação;
  • comprovante de matrícula e frequência regular;
  • Termo de Compromisso de Estágio;
  • plano de atividades;
  • apólice de seguro contra acidentes pessoais;
  • assinaturas do estudante, da empresa concedente e da instituição de ensino.

O plano de atividades deve integrar o Termo de Compromisso e ser compatível com o curso. No estágio obrigatório, a instituição de ensino pode assumir a contratação do seguro.

Documentos para contratar um jovem aprendiz

O jovem aprendiz possui um contrato de trabalho especial, firmado por escrito e por prazo determinado. Para a admissão, devem ser reunidos:

  • CPF e dados de identificação;
  • informações da CTPS Digital;
  • ASO admissional;
  • contrato de aprendizagem;
  • comprovante de inscrição no programa de aprendizagem;
  • comprovante de matrícula e frequência escolar, quando o aprendiz ainda não tiver concluído o Ensino Médio;
  • documentos adicionais aplicáveis a dependentes e benefícios.

A contratação deve estar vinculada a uma entidade qualificada em formação técnico-profissional. O registro do vínculo também deve ser realizado no eSocial.

Para mais detalhes, consulte o Manual da Aprendizagem Profissional, do Ministério do Trabalho e Emprego.

Trabalhadores estrangeiros e profissões regulamentadas

Na contratação de um profissional estrangeiro, a empresa deve verificar o CPF e a documentação migratória válida. Em geral, o trabalhador precisa ter visto ou autorização de residência que permita o exercício de atividade profissional no Brasil.

Também pode ser necessário conferir o Registro Nacional Migratório e documentos específicos de refugiados ou solicitantes de refúgio. Como a documentação varia conforme a situação migratória, cada caso deve ser analisado individualmente. O Ministério do Trabalho e Emprego reúne orientações para a contratação formal de migrantes e refugiados.

Para profissões regulamentadas, o DP deve confirmar o registro ativo no respectivo conselho profissional, além de certificados, habilitações e demais exigências legais relacionadas à função.

Quais documentos não podem ser exigidos na admissão?

A empresa não deve solicitar documentos ou exames sem relação com a função, sem previsão legal ou que possam ser usados como critério discriminatório. Entre as exigências que devem ser evitadas estão:

  • teste ou atestado de gravidez;
  • comprovação de esterilização;
  • exame de HIV;
  • informações sobre dívidas e restrições de crédito;
  • certidão negativa de ações trabalhistas;
  • antecedentes criminais sem justificativa legal ou profissional.

A Lei nº 9.029/1995 proíbe a exigência de testes de gravidez e esterilização, além de outras práticas discriminatórias no acesso ao emprego. A testagem para HIV também não pode ser usada como condição para admissão. O exame ocupacional deve avaliar a aptidão para a função, preservando o sigilo das informações de saúde.

Consultas ao SPC ou Serasa também não devem ser utilizadas para excluir candidatos. Segundo o Tribunal Superior do Trabalho, a situação financeira do profissional não determina sua capacidade para exercer o cargo.

No caso dos antecedentes criminais, existem exceções. A certidão pode ser solicitada quando houver previsão legal ou quando a natureza da atividade exigir um grau especial de confiança, como em funções que envolvem cuidados de pessoas vulneráveis, armas, substâncias controladas ou informações sigilosas.

Fora dessas situações, a exigência pode ser considerada discriminatória e gerar indenização, conforme o entendimento consolidado pelo TST. Antes de incluir qualquer documento no checklist, o DP deve verificar se existe uma finalidade legítima, necessária e proporcional.

Como aplicar a LGPD à documentação admissional?

A LGPD se aplica aos documentos físicos e digitais reunidos durante a admissão. Para cada dado coletado, a empresa deve definir uma finalidade, uma base legal e as medidas necessárias para protegê-lo. O consentimento do trabalhador não deve ser adotado automaticamente como justificativa para todo tratamento.

Solicite apenas o necessário

O princípio da necessidade determina que a empresa colete somente os dados pertinentes e proporcionais à finalidade informada. Se um documento não é exigido por lei, pelo eSocial, por um benefício ou pelas características da função, sua solicitação deve ser reavaliada.

Esse cuidado reduz a exposição de dados pessoais e evita checklists padronizados com informações desnecessárias.

Defina acessos e responsabilidades

Nem todos precisam acessar todos os documentos do colaborador. A empresa deve estabelecer permissões conforme as atividades de cada área, por exemplo:

  • DP: dados cadastrais, contratuais e trabalhistas;
  • RH: informações necessárias à gestão do vínculo;
  • liderança: somente dados indispensáveis à gestão da equipe;
  • contabilidade: informações necessárias ao serviço contratado.

Também é importante registrar quem pode consultar, alterar, baixar ou compartilhar arquivos, especialmente quando houver dados sensíveis, como informações de saúde.

Estabeleça prazos de guarda e descarte

Não existe um prazo único para guardar todos os documentos admissionais. Contratos, dados de folha, documentos de saúde ocupacional e comprovantes fiscais podem seguir obrigações e períodos prescricionais diferentes.

A empresa deve criar uma tabela de temporalidade por categoria documental. Quando a guarda deixar de ser necessária para cumprir uma obrigação legal, executar o contrato ou exercer direitos, os dados devem ser eliminados ou anonimizados com segurança.

Não retenha documentos originais

A empresa deve conferir o documento, registrar os dados necessários e devolvê-lo ao trabalhador. Segundo a Lei nº 5.553/1968, as informações necessárias devem ser extraídas em até cinco dias, com a devolução do original em seguida.

Digitalizar um documento também não autoriza sua guarda por tempo indeterminado. O arquivo deve seguir a mesma lógica de finalidade, acesso restrito, segurança e descarte prevista na LGPD.

Como organizar os documentos antes, durante e depois da admissão?

A organização dos documentos para admissão começa antes da solicitação ao candidato e continua após a formalização do vínculo. Um fluxo dividido por etapas ajuda o DP a cumprir prazos, reduzir pendências e manter o histórico do colaborador atualizado.

Antes da admissão: candidato aprovado e checklist personalizado

Após a aprovação do candidato, o DP deve:

  • confirmar o tipo de vínculo e a data de início;
  • validar cargo, jornada e condições contratuais;
  • identificar os riscos ocupacionais da função;
  • solicitar somente os documentos aplicáveis;
  • definir um prazo e um canal seguro para o envio;
  • agendar o exame admissional.

O checklist deve ser adaptado à contratação. Estagiários, aprendizes, profissionais estrangeiros e cargos regulamentados exigem documentos específicos.

Durante a admissão: conferência, registro e assinatura

Com os documentos recebidos, é necessário conferir os dados antes de registrá-los. Nessa etapa, o DP deve:

  • identificar e corrigir pendências;
  • validar os dados cadastrais;
  • registrar a admissão no eSocial;
  • gerar o contrato e os termos aplicáveis;
  • coletar as assinaturas;
  • entregar ao trabalhador suas vias e comprovantes.

Centralizar essas atividades reduz o risco de copiar informações incorretas entre planilhas, e-mails e sistemas diferentes.

Depois da admissão: armazenamento e histórico do colaborador

Após a contratação, os documentos devem ser arquivados no perfil correto e permanecer acessíveis somente às pessoas autorizadas. A empresa também deve:

  • manter o histórico de assinaturas e versões;
  • integrar os dados à folha, aos benefícios e à contabilidade;
  • acompanhar documentos com validade ou renovação;
  • aplicar os prazos de retenção definidos;
  • descartar os arquivos de forma segura quando a guarda não for mais necessária.

Esse cuidado facilita consultas, auditorias e futuras movimentações do colaborador, evitando que o DP precise procurar informações em diferentes canais.

Como a admissão digital reduz erros e retrabalho?

Em um processo fragmentado, o DP precisa copiar dados do recrutamento, enviar checklists por e-mail, receber arquivos em diferentes canais, gerar contratos, encaminhá-los para assinatura e depois arquivá-los manualmente. Cada transferência aumenta o risco de informações incorretas, documentos perdidos e versões desatualizadas.

Com a admissão digital, essas etapas passam a fazer parte de um fluxo centralizado. O processo pode seguir uma sequência mais simples:

candidato aprovado → início da admissão → envio e validação dos documentos → assinatura → armazenamento no perfil do colaborador.

Essa organização ajuda a:

  • reduzir a redigitação de dados;
  • acompanhar documentos entregues e pendentes;
  • padronizar checklists e etapas;
  • manter contratos e termos vinculados ao colaborador;
  • controlar acessos e localizar informações com mais rapidez;
  • dar mais visibilidade ao andamento da contratação.

Na Convenia, o recrutamento é integrado ao Departamento Pessoal. Após a aprovação, a empresa pode avançar para a admissão, receber e validar documentos em um ambiente centralizado e concluir a formalização com assinatura digital integrada.

Assim, o DP evita o vai-e-vem entre planilhas, e-mails, pastas e ferramentas separadas, mantendo o histórico da contratação organizado desde a vaga até a entrada do novo colaborador.

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Perguntas frequentes sobre documentos para admissão

1. Qual é o prazo para entrega dos documentos para admissão?

Não existe um prazo legal único para o trabalhador entregar todos os documentos. A empresa deve definir uma data que permita conferir as informações, realizar o exame admissional e registrar a contratação no eSocial antes do início das atividades.

2. Quais são os documentos obrigatórios para admissão?

Em geral, a empresa precisa do CPF, dos dados cadastrais e contratuais necessários ao eSocial e do ASO admissional. Outros documentos dependem da função, do tipo de vínculo, dos benefícios e da situação do trabalhador.

RG, comprovante de residência, título de eleitor, certificado de reservista e foto 3×4 não devem ser apresentados como exigências universais.

3. Quais documentos não podem ser exigidos na admissão?

Não podem ser exigidos testes de gravidez, comprovação de esterilização ou exame de HIV. Consultas de crédito, certidões de ações trabalhistas e outros dados sem relação legítima com a função também podem configurar prática discriminatória.

4. A empresa pode pedir antecedentes criminais?

Somente quando houver previsão legal ou justificativa relacionada à natureza da função ou ao grau especial de confiança exigido. Fora dessas situações, a exigência pode ser considerada discriminatória e gerar indenização, conforme o entendimento do TST.