Como organizar arquivos do departamento pessoal? Veja aqui

Tempo de leitura: 6 minutos

Organizar arquivos do departamento pessoal é uma atividade de extrema importância entre as que compõem a rotina de um profissional do RH. Manter esses dados sob controle é fundamental para garantir que informações sigilosas sejam guardadas em segurança, que haja um acesso rápido em casos de auditorias e também para proteger a empresa de uma eventual ação trabalhista.

Cada colaborador tem um extenso arquivo dentro da empresa. São pilhas de documentos aos quais o contratante deve ter acesso para cumprir com diversos compromissos burocráticos. Devido à relevância de cada papel, é preciso armazená-los de forma inteligente e segura.

O artigo de hoje aborda questões sobre o armazenamento de toda essa papelada, desde a sua importância até os períodos em que devem ser guardados pela empresa. Confira, ainda, dicas de como fazer isso da melhor maneira. Boa leitura!

Qual a importância de organizar arquivos do departamento pessoal?

Essa é uma das atividades de rotina do responsável pelo RH de uma empresa. Esses documentos guardam importantes informações a respeito dos colaboradores e, em muitos casos, requerem sigilo. Ao desaparecerem ou serem descartados antes do tempo, podem trazer inúmeros prejuízos, como ações trabalhistas ou erros em pagamentos.

Quando o profissional não se preocupa com a organização, o empreendimento pode sofrer consequências graves tanto financeiras quanto em relação ao tempo de trabalho perdido, que poderia ser ocupado com outras questões, como o planejamento para uma atuação estratégica.

Como organizar os documentos da melhor forma?

Para que você não perca nenhuma informação, separamos 4 dicas valiosas sobre como adotar uma prática de organização benéfica para a empresa. Confira:

Separe os documentos de acordo com as informações

O primeiro passo para organizar arquivos do departamento pessoal é separar esses documentos de acordo com suas informações principais, datas em que foram redigidos e arquivados, setor da empresa em que o colaborador atua, prazo para que possa ser descartado e outros dados relevantes para que o responsável tenha o arquivo sempre à mão.

Organize por ordem alfabética

Além da categorização por informações, uma prática que pode facilitar muito o trabalho no momento de procurar por documentos é a utilização da ordem alfabética, especialmente se a empresa tiver um grande fluxo de colaboradores ou um alto volume de dados a serem arquivados.

Essa forma de organização é uma das mais tradicionais e funciona muito bem até hoje. Desse modo, você saberá exatamente onde procurar, e isso vai otimizar a rotina e tornar a atividade mais rápida e intuitiva.

Use a tecnologia a seu favor

Depois de separar todos os documentos de acordo com suas informações particulares, é hora de armazená-los de forma segura. Atualmente, a maneira mais indicada para fazer isso é ao utilizar a tecnologia. Por meio da digitalização de arquivos físicos e do armazenamento em nuvem, é possível criar uma biblioteca virtual. Entre as vantagens, podemos citar um risco quase inexistente de deterioração desses documentos e a busca rápida pelas informações.

Adote protocolos

Nem sempre os documentos ficam restritos ao departamento de RH. Algumas informações precisam circular entre outros departamentos, como o financeiro ou para a própria diretoria da empresa.

Para que você mantenha o controle sobre a circulação desses dados, muitas vezes sigilosos, adote protocolos de envio e recebimento interno e mantenha-os arquivados. Dessa forma, a empresa tem um controle efetivo sobre o acesso a informações e minimiza os riscos de perder um documento importante.

Por quanto tempo os documentos precisam ser guardados?

Parte da rotina burocrática de um departamento de RH lida com uma infinidade de documentos. Todos eles devem ficar sob responsabilidade da empresa por um tempo mínimo, pois, caso contrário, pode resultar em multas se houver alguma fiscalização. Preparamos uma lista para que você tenha conhecimento sobre quanto tempo alguns dos principais documentos devem ficar armazenados:

  • Aviso prévio, Pedido de demissão, Termo de rescisão do contrato de trabalho: 2 anos;
  • Cadastro geral de empregados e desempregados (CAGED): 3 anos a partir da data de envio ao Ministério do Trabalho;
  • Acordo de compensação e prorrogação de horas, Adiantamento salarial: 5 anos;
  • Atestados médicos, autorização de descontos: 5 anos;
  • Processo eleitoral da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA): 5 anos;
  • Controle de ponto: 5 anos;
  • Mapa Anual de Acidentes do Trabalho: 5 anos;
  • Recibos de pagamento e adiantamento salarial, férias, vale-transporte e 13º salário: 5 anos ;
  • Comunicação de dispensa e Requerimento do seguro-desemprego: 5 anos;
  • Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional: 5 anos;
  • Comprovante de pagamento relacionados ao INSS: 5 anos;
  • Comunicação de Acidente de Trabalho: 5 anos;
  • Guia da Previdência Social (GPS): 5 anos;
  • Documentos relacionados a benefícios como salário-educação, família e maternidade: 5 anos;
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS): 5 anos;
  • Folha de Pagamento: 10 anos;
  • Exames médicos admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional: 20 anos;
  • Documentos relacionados ao FGTS: 30 anos.

Quais os riscos reais de não manter um arquivo organizado?

Como já foi mencionado ao longo do texto, existem alguns problemas que podem ser enfrentados pelas empresas se elas não souberem como organizar arquivos do departamento pessoal. É importante salientar que ignorar a tecnologia pode aumentar os custos, pois é preciso de um espaço físico adequado para que os papéis não se deteriorem, que deve ser expandido a cada ano que passa, principalmente quando o número de colaboradores aumenta.

Além disso, quando são ignoradas as possibilidades de automatizar os processos, podem ser perdidos desde os documentos usados no cotidiano, como um banco de horas, até os que devem ser armazenados por um longo período, como as informações relacionadas ao salário-maternidade.

Também é preciso considerar que muitos documentos precisam ser atualizados semestral e anualmente ou de acordo com as mudanças na legislação. Manter essa papelada em ordem auxilia para que tudo seja feito dentro dos prazos determinados, anulando os riscos de penalização.

Armazenar arquivos e encontrar informações em meio a tantos papéis pode parecer um procedimento simples, mas traz uma série de prejuízos quando a empresa não conta com um sistema adequado para isso. Organizar arquivos do departamento pessoal é fundamental para manter a ordem, a segurança jurídica e para otimizar processos.

Continue se informando a respeito das possíveis melhorias na rotina do departamento de recursos humanos. Confira nosso artigo sobre como aprimorar o setor. Até breve!

 

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