Automação de processos de RH e DP: Como implementar?

Automação de processos de RH e DP: Como implementar?

Automação de processos de RH e DP: Como implementar?

Há diversas rotinas de RH e DP que podem ser aprimoradas com tecnologias de ponta desenvolvidas por HR techs, muitas até automatizadas por sistemas de gestão. Isso é um reflexo da indústria 4.0, também chamada de quarta revolução industrial. Por isso, a automação de processos de RH é tão necessária.

Um recente estudo da Deloitte indica que 56% dos líderes de RH estão redesenhando seus processos para aproveitar ferramentas digitais. Isso significa deixar o tradicional e apostar no novo.

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Entre as rotinas que podem ser aprimoradas, é possível destacar a distribuição de holerite, a comunicação interna, gestão dos benefícios, controle do ponto, recrutamento e seleção, entre outras. Tudo com mais precisão, eficácia e agilidade.

Quer entender mais sobre a automação de processos de RH e DP e conhecer os seus benefícios? Criamos um post sobre o assunto especialmente para você. Portanto, leia os próximos tópicos com atenção. Vamos lá!

Quais processos de RH podem ser automatizados?

Automação de processos de RH significa o avanço da tecnologia e diminuição do trabalho manual. Neste caso, é uma série de tarefas que podem deixar de ser feitas de modo manual.

Em geral, são as tarefas mais burocráticas e repetitivas. Elas demandam um bom tempo dos gestores e impedem que ele foque outros pontos importantes, como o relacionamento com a equipe de trabalho.

Já é grande o número de tarefas que podem ser automatizadas, total ou parcialmente, e tem crescido ainda mais, afinal de contas, a tecnologia avança a passos largos. Entre as principais, é possível destacar:

Relatórios, dados e gráficos (painel de controle)

A transformação digital potencializou a gestão de dados das empresas. Atualmente, existem inúmeras aplicações virtuais que analisam informações, produzem relatórios e apresentam os resultados em gráficos simples e intuitivos.

Outro recurso que exibe dados de forma bem organizada e visual são os dashboards (painéis de controle). Quando a empresa utiliza essas tecnologias, fica mais fácil entender como está a qualidade dos serviços internos, bem como a produtividade dos profissionais.

Essas informações serão importantes em reuniões da liderança. Nessas ocasiões, os relatórios e gráficos ajudam na tomada de decisões, definição de metas e na melhoria de projetos internos ou de expansão de negócios.

Triagem de currículos profissionais

As empresas estão em busca dos melhores talentos profissionais para o time interno. Porém, não é fácil identificar esse tipo de trabalhador em meio a vários currículos enviados para o processo seletivo. Mas a automação de processos pode ajudar.

Há no mercado da tecnologia ferramentas que analisam currículos e escolhem os que mais se adequam aos requisitos de uma vaga. Essas aplicações são embasadas na inteligência artificial, machine learning, big data e people analytics. Sendo assim, são bem precisas.

Dessa forma, os recrutadores entram em contato com os candidatos ideais, sem precisarem ter a dura tarefa de avaliar inúmeros currículos em um curto espaço de tempo. Outra vantagem é evitar a perda de tempo e recursos com candidatos que ingressam no processo seletivo, mas sem chances de serem contratados pela empresa.

Admissão digital

Em tempos de pandemia do Covid-19, home office e o surgimento do modelo de trabalho híbrido, os processos do RH estão se tornando cada vez mais digitais. Um exemplo é a admissão de novos colaboradores.

Com a ajuda de um software de RH, a empresa realiza uma admissão completa em menos de vinte minutos. Como isso é possível? Graças a funcionalidades, como:

  • Assinatura de contrato digital;
  • Vínculo de benefícios;
  • Leitura de documentos (OCR).

Sendo assim, o RH ganha agilidade e o novo colaborador já inicia tendo uma excelente experiência com a empresa.

Gestão da folha de pagamento

Os lançamentos feitos na folha de pagamento geram um volume enorme de trabalho para os colaboradores. Por isso, é comum que esse importante documento apresente erros que resultam em retrabalhos ou em processos judiciais trabalhistas.

Felizmente, o RH tem a sua disposição várias tecnologias que calculam automaticamente a folha de pagamento de todos os colaboradores. Isso economiza um tempo considerável da equipe que pode ser usado em outros processos mais importantes.

Monitoramento de indicadores-chave

Os indicadores de desempenho (KPIs) são fundamentais para a análise das demandas do RH. Por meio de uma aplicação de gerenciamento do RH, a empresa escolhe os melhores indicadores e recebe os resultados das mensurações por meio de relatórios automáticos.

Por exemplo, relatórios de rotatividade, absenteísmo, horas-extras, entre outros.

Controle de ponto

Com parte do time em home office, o RH precisa gerenciar a jornada tanto desses colaboradores quanto dos que estão no escritório físico. Para facilitar, o controle de ponto pode ser realizado por meio de um sistema integrado a aplicativos.

Desse modo, os colaboradores registram seus horários direto de um dispositivo eletrônico. Esses dados são repassados para o controle central que organiza: as horas trabalhadas, as horas extras, as folgas etc.

A automação dessas atividades não significa que elas serão deixadas em segundo plano, só que ganharão um reforço da tecnologia. Softwares poderão ajudar na execução, monitoramento e aprimoramento das rotinas.

Para tanto, é preciso contar com tecnologias específicas, como um software de recrutamento e seleção (R&S) ou de controle do departamento pessoal. Esse tema será abordado nos próximos tópicos!

Quais são os benefícios da automação de processos?

Seus benefícios são vários. O primeiro é a transição digital do setor de RH. Ao entrevistar mais de 10 mil líderes, a pesquisa da Deloitte citada anteriormente descobriu que 80% consideram o RH digital “importante” ou “muito importante”. Ou seja, a integração de tecnologias digitais é uma necessidade básica para a competitividade.

Para muitos especialistas, esse novo RH é chamado de 3.0. Enquanto o RH 1.0 concentrava-se só nas demandas operacionais e o 2.0, no estratégico, o RH 3.0 engloba também o digital. Ou seja, tem responsabilidades mais amplas. Os benefícios do RH moderno e automatizado, claro, também são muitos. Confira:

1. Foco na atividade-fim

Manter o foco é um desafio cada vez maior, em especial para os profissionais de RH e DP. São muitas as tarefas diárias, várias burocráticas e que “roubam” boa parte do tempo de trabalho. Nesse caso, a automação de processos de RH é bastante útil.

As novas tecnologias permitem que processos repetitivos sejam realizados pelo próprio sistema, com pouca ou nenhuma interferência humana. Isso permite que o gestor foque nas tarefas mais importantes e urgentes.

2. Aumento da produtividade diária

Em geral, a produtividade no trabalho é considerada baixa. Alguns estudos afirmam que só 39% do expediente é realmente produtivo. Com a tecnologia aplicada ao RH, a performance pode ser muito maior.

A automação de processos de RH faz com que eles funcionem ininterruptamente, mesmo sem a presença do profissional responsável. Além disso, garante um maior grau de acerto e, portanto, evita a perda de tempo com o retrabalho.

3. Otimização da competitividade

Ao analisar 53 empresas entre 2011 e 2015, pesquisadores concluíram que as que têm boas práticas de RH são 51% mais competitivas, em média. Ou seja, a gestão de pessoas é essencial para a competitividade do negócio.

O problema é que, hoje, a adequada gestão de pessoas depende da tecnologia e da automação de processos de RH. É preciso focar em uma série de tarefas, e só com boas ferramentas pode-se manter a qualidade do trabalho.

4. Melhoria da comunicação

O bom diálogo é crucial para o alinhamento da equipe, assim como para o alcance das metas e objetivos da empresa. O problema é que, muitas vezes, faltam canais apropriados à comunicação entre RH e funcionários.

A automação de processos de RH facilita a comunicação interna, pois permite que relatórios, documentos e avisos sejam disparados de maneira automática por meio do software de gestão. Assim, cada profissional estará mais bem informado.

5. Maior agilidade no que é feito

Tarefas feitas de modo manual tendem a ser mais demoradas. Imagine a triagem de currículos: analisar um a um pode demorar horas ou até dias, mas um bom sistema pode fazer o mesmo trabalho em poucos minutos.

Portanto, a automação de processos de RH agrega agilidade ao setor sem perder qualidade. É possível investir o expediente no que realmente importa e é estratégico para o sucesso do RH, das equipes de trabalho e de toda a empresa.

Qual a importância do software para a automação de processos de RH?

O software de gestão de pessoas é a espinha dorsal do processo de transformação digital do RH, bem como da automação de muitas atividades. Sem ele, seria impossível alcançar os resultados descritos anteriormente.

Um bom software, como a Convenia, ajuda a administrar todas as rotinas de admissão e demissão, gestão do pacote de benefícios, distribuição online de holerites e centralização da comunicação interna. Tudo isso, claro, facilita o trabalho do RH e contribui para que resultados fora da curva sejam alcançados.

Mas é preciso ter atenção à escolha do sistema de RH. Analisar o fornecedor, o custo-benefício e os atuais casos de sucesso e fazer um teste grátis são algumas medidas importantes. Assim, poderá optar pela melhor escolha.

Enfim, a automação de processos de RH pode beneficiar o setor, tornando-o mais ágil, produtivo e preciso em cada atividade. Também gera vantagens à empresa, tornando-a competitiva e eficaz na atração e retenção de talentos. Por essa razão, é importante investir no assunto e integrar novas ferramentas às rotinas de RH.

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Marcelo Furtado

Marcelo Furtado é administrador de empresas com pós-graduação em engenharia financeira pela Poli-USP. Iniciou sua carreira na Pepsico e posteriormente trabalhou 8 anos com gestão de ativos em hedge funds. É cofundador da Convenia, primeiro software na nuvem de gestão de departamento pessoal voltado para pequenas e médias empresas no Brasil. Marcelo também atua como professor de Marketing Digital na ESPM-SP e mentor na ACE e Google Campus.

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