Saiba como escolher um sistema de gestão de RH

Tempo de leitura: 6 minutos

Um dos setores que mais têm sido impactados pela transformação digital é o RH. Segundo a Deloitte, 56% das empresas já estão repensando seus processos de gestão de pessoas para aproveitar ferramentas digitais.

Nesse contexto, o sistema de gestão de RH é crucial. Ele é o pilar para o processo de transformação digital no setor de Recursos Humanos, além de contribuir para o aumento da eficiência e controle. Um bom sistema permite gerenciar as rotinas de departamento pessoal, analisar relatórios e eliminar boa parte da burocracia.

Mas uma dúvida persiste: como escolher um sistema de gestão de RH? É preciso analisar alguns fatores, como o suporte oferecido e o feedback de quem já usa o sistema. Continue a leitura do artigo e saiba mais!

Conheça o fornecedor do software

Antes de conhecer o software, busque conhecer o mínimo do fornecedor. Ele já tem reputação no mercado? Atende outras empresas? Há quanto tempo oferece o mesmo produto (software)? Lembre-se de que, ao adquirir um software, você também está iniciando uma parceria.

Muita coisa pode ser vista no próprio site do fornecedor. Você pode avaliar quais outras empresas já usam o sistema e se têm alguma semelhança com a sua. Também é possível identificar a filosofia de atuação do fornecedor, se seu foco está na qualidade, no preço ou no bom atendimento, por exemplo.

Para dúvidas mais específicas, como data de fundação ou total de clientes atendidos, o mais indicado é contatar diretamente o fornecedor do software, seja por chat, e-mail ou telefone. Desse modo, também poderá tirar dúvidas sobre o funcionamento do sistema.

Considere as necessidades-chave do RH

Se você está em busca de um software, é provável que tenha algumas necessidades não supridas. Quais são? As dificuldades podem ser muitas. Problemas de comunicação interna, de monitoramento dos resultados ou de processos ineficazes são só alguns exemplos.

Em razão disso, faça uma análise interna e avalie quais são as necessidades latentes. O Departamento Pessoal (DP) está tendo problemas com o registro dos profissionais, com a solicitação das férias ou a distribuição de holerites? Se esse for o caso, já é uma importante “pista”.

Em resumo, a segunda dica quer dizer: é preciso identificar as necessidades-chave que devem ser supridas pela transformação digital e só depois buscar o sistema de gestão. Uma boa análise interna precede a decisão acertada, bem como o sucesso do setor.

Avalie as principais funcionalidades do sistema

Todo sistema tem funções restritas. Elas são suficientes para o RH? Esse ponto é crucial para a escolha acertada e deve ser analisado a fundo pelo gestor de RH antes da decisão. O sistema de gestão ideal deve, no mínimo, ter funções capazes de suprir as necessidades-chave.

Imagine um sistema com ênfase nas práticas do Departamento Pessoal. É comum que suas funções estejam relacionadas às rotinas de admissão e demissão, gestão do ponto, controle da folha de pagamento e geração de dados e relatórios completos. Logo, seu nível de controle será muito maior.

As principais funções podem ser vistas na própria página web do fornecedor ou, ainda, podem ser pedidas por e-mail ou telefone. Nesse caso, o mais importante é conhecer o sistema a fundo, identificar o que ele pode fazer e se isso é suficiente para a sua gestão de pessoas.

Ouça o feedback dos atuais clientes

Para ter mais acerto, nada melhor do que conversar com quem já usa o sistema. Ouvir o feedback de um atual cliente é muito diferente de pesquisar as funcionalidades no web site e, geralmente, mais esclarecedor. Assim, você pode entender os reais benefícios.

Logo, se já conhece algum usuário do sistema, aproveite para conversar com essa pessoa e tirar suas dúvidas. Se não conhece, é possível pedir ao fornecedor o contato de algum usuário para ouvir seu feedback (mas isso nem sempre é factível, afinal, muitas empresas têm políticas de confidencialidade).

De todo modo, aproveite para buscar por casos de sucesso. Como as empresas que usam o sistema de gestão de RH estão melhorando? Existem casos concretos? Bons exemplos de sucesso te ajudam a entender se é isso mesmo que busca e como o RH pode ser beneficiado.

Avalie a relação custo-benefício

Focar só o preço é um problema! Muitos sistemas “baratos” têm poucas funcionalidades e deixam a desejar no dia a dia. Além disso, contam com um suporte precário e que nem sempre oferece a assistência devida. Portanto, nesse caso, o barato sai caro.

Mas dar ênfase apenas à qualidade pode ser outro problema. Há uma infinidade de sistemas, e alguns são realmente caros, incompatíveis com o orçamento de pequenas e médias empresas. Além disso, certos softwares demandam mão de obra especializada para instalação e manutenção, o que nem sempre é viável.

Logo, o mais coerente é buscar pela relação custo-benefício. O sistema ideal deve ser financeiramente acessível e contar com qualidade superior à média. Para tanto, avalie a oferta e três ou quatro fornecedores, o feedback dos seus respectivos clientes e se o valor final é atraente.

Inicie um teste grátis

Nossa última dica (e, talvez, a mais importante) é iniciar um teste grátis. Ouvir e pesquisar sobre o sistema é uma coisa, utilizá-lo na prática é outra completamente diferente. Por melhores que sejam os elogios feitos ao software, você só saberá se ele é realmente bom quando utilizá-lo na prática.

Em razão disso, entre em contato com o fornecedor e solicite um teste grátis. Pode ser de um dia, uma semana ou um mês, o mais importante é ter contato com o sistema.

Nesse período, avalie a agilidade do sistema, sua capacidade de atender às necessidades da empresa e sua praticidade para o dia a dia. Além disso, vale conferir se o suporte oferecido é realmente bom — tire todas as dúvidas possíveis e ligue para o fornecedor em diferentes horários. Teste ao máximo!

Agora você já sabe como escolher um sistema de gestão de RH. Ao implementar novas tecnologias, você não está modernizando só esse setor, mas toda a empresa. Também está facilitando a vida dos funcionários e o trabalho em equipe, visto que muitas rotinas de Departamento Pessoal podem ser aprimoradas.

Ainda tem alguma dúvida? Aproveite para entrar em contato conosco, adoraríamos falar mais com você sobre o assunto. Vamos lá!

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