Como escolher um sistema de folha de pagamento?

Tempo de leitura: 7 minutos

Quando você pensa sobre quais são os sistemas de folha de pagamento mais usados, o que vem à sua mente? É provável que se lembre de algumas alternativas. No entanto, o mais importante é considerar as funcionalidades.

Assim como outros sistemas e softwares que facilitam a administração da sua empresa, a solução de folha de pagamento precisa ser adaptada às suas necessidades. Somente dessa forma é possível alcançar eficiência, segurança e rapidez nos processos.

O que considerar para fazer uma escolha acertada? É o que vamos mostrar neste artigo. Acompanhe e saiba mais!

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Folha de pagamento: Como fazer uma escolha assertiva de sistema?

Como se sabe, existem uma série de itens que devem ser levados em consideração na hora de escolher um sistema de folha de pagamento e os principais critérios para uma escolha assertiva são:

  • Segurança;
  • Funcionalidade;
  • Atendimento;
  • Automação das rotinas;
  • Consultoria e pós-venda;
  • Interface intuitiva;
  • Integração contábil.

Vamos falar agora sobre cada um desses critérios.

1. Segurança

Qualquer software precisa ser seguro para evitar o vazamento de informações. Extravios e perdas podem gerar danos irreparáveis, especialmente à confiabilidade da empresa. Por isso, fique atento a esse quesito.

Para ter uma ideia, o vazamento de dados custa, em média, R$ 1,24 milhão para as empresas brasileiras. O País é o mais propenso a sofrer ataques virtuais e violações de segurança, com risco de 43%. Os dados deixam claro que é necessário ter atenção extra com a segurança da informação.

O ideal é que a solução conte com vários níveis de acesso aos dados. Ter um sistema de criptografia é outra variável importante, porque evita o acesso por pessoas não autorizadas e preserva as informações sensíveis, como os dados pessoais.

Essas características são oferecidas pelas plataformas em nuvem. Isso significa que os dados estão disponíveis 24 horas por dia, a partir de qualquer dispositivo com internet. Geralmente, essas soluções ainda podem ser integradas a outros sistemas.

2. Funcionalidade

Das diferentes alternativas disponíveis entre os sistemas de folha de pagamento mais usados, veja quais asseguram a realização de cálculos automáticos referentes a valores e prazos.

Com esse recurso, você diminui a chance de erros, evita atrasos e acompanha quando o colaborador precisa tirar férias e o tempo de descanso a que ele tem direito. Outros benefícios válidos são:

3. Atendimento

Ter um atendimento personalizado já deixou de ser um fator de competitividade e se tornou obrigatório. Com a concorrência do mercado, é preciso ser ágil e atender às demandas sempre que necessário.

Para isso, vale a pena contar com a terceirização da folha de pagamento. Os profissionais especializados em consultoria trabalhista e previdenciária direcionarão e executarão as atividades da melhor forma possível para garantir o cumprimento das operações, conforme as diretrizes legais.

4. Automação das rotinas

O grande objetivo de definir qual é o sistema de folha de pagamento mais usado é selecionar aquele capaz de automatizar o máximo de rotinas empresariais. Aqui, há várias possibilidades. Conheça as principais:

  • admissão de pessoal: permite o cadastro de dados e a entrega de documentos obrigatórios digitalizados, de acordo com o modelo de admissão definido;
  • gestão de férias: controla as férias da equipe, seu histórico e registros para evitar a aplicação de multas devido ao não cumprimento da legislação;
  • gestão de benefícios: aumenta a transparência das atividades e gera economia;
  • distribuição de holerites: geração sem erros e online, acesso com mais eficiência e economia de papel;
  • mural de comunicação: emite avisos sobre políticas, aniversariantes do mês e mudanças nas regras trabalhistas;
  • geração de dados e relatórios: fornece informações atualizadas para acompanhar indicadores e identificar possibilidades de melhoria;
  • desligamento de colaborador: automatiza o processo com o envio das informações necessárias e a realização do checklist para conferir as etapas.

5. Consultoria e pós-venda

Ainda que o sistema seja instalado na sua empresa, é normal surgirem dúvidas, especialmente no começo. Com o trabalho de consultoria e pós-vendas, você resolve os problemas e corrige possíveis falhas. Assim, aproveita ao máximo as potencialidades.

Veja, ainda, se existe a consultoria de benefícios. Ela é especializada e ajuda no processo de contratação daqueles mais interessantes para os colaboradores. Por exemplo: plano de saúde e odontológico, seguro de vida e vales alimentação, refeição e transporte.

A consultoria também ajuda nas questões trabalhistas e previdenciárias, inclusive na adequação ao eSocial. Sua empresa utiliza melhor o programa e ainda apresenta os documentos necessários de forma transparente.

6. Interface intuitiva

O ideal é que o sistema de folha de pagamento seja fácil de manusear. Caso contrário, haverá dificuldades para simplificar as operações. Por isso, confira as possibilidades e converse com um consultor para sanar todas as dúvidas.

Tenha em mente que o propósito é democratizar o acesso à informação. Por isso, a automação é indispensável. A ideia é que, com alguns cliques, você faça o upload da documentação no sistema e tenha todos os trâmites solucionados nos processos de admissão e desligamento.

A mesma ideia é seguida com o controle de férias e outras atividades. Nesse caso, as solicitações, aprovações e acompanhamentos são realizados pelo sistema. O RH ainda visualiza a escala dos profissionais e toma decisões estratégicas, por exemplo, a antecipação de uma reunião.

7. Integração contábil

As rotinas de Departamento Pessoal são aliadas às práticas contábeis. Ao unir o sistema ao do contador ou ao software de gestão empresarial, você gera arquivos personalizados, que reduzem o tempo de trabalho e a necessidade de intervenção humana.

A integração ainda facilita a visualização dos dados por meio de uma plataforma. Com poucos cliques, você verifica o histórico do colaborador e usa os dados de maneira estratégica.

A nuvem ainda torna os processos mais eficientes e práticos devido à possibilidade de acessar os dados sempre que precisar. O resultado é um gerenciamento mais preciso, com cumprimento das regras trabalhistas e previdenciárias.

Assim, fica claro que o sistema de folha de pagamento deve agregar diferentes funcionalidades para oferecer uma abordagem completa à empresa. Desse modo, você deixa de cuidar das operações de forma manual e torna as rotinas automatizadas e estratégicas.

O sistema de folha de pagamento não deve ser negligenciado

A folha de pagamento é algo muito importante em toda e qualquer empresa e em hipótese alguma deve ser negligenciado pela companhia.

Se você ainda se pergunta qual é o sistema de folha de pagamento mais indicado, saiba que existem diferentes alternativas, inclusive uma delas é o BPO da Folha de pagamento que garante cada um dos critérios citados acima como segurança da informação, atendimento personalizado, consultoria especializada e menos chance de erros e passivos trabalhistas. Além do BPO da Folha de pagamento, o Convenia ainda oferece o software de Departamento Pessoal, benefícios corporativos e clube de vantagens. Assim, você potencializa o setor na sua empresa e alcança um patamar de competitividade.

Gostou de saber mais e quer conhecer as soluções da Convenia? Entre em contato com nossos consultores e tire todas as suas dúvidas!

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