Como convencer seu chefe a contratar um software de DP e RH

Marcelo Furtado
Departamento Pessoal
  11 min. de leitura

Se você chegou no nosso conteúdo, já deve saber  o potencial de um software de DP para a sua empresa. No entanto, não basta entender os benefícios dessa tecnologia se não é você quem toma a decisão final.

Estar nessa posição pode ser bastante frustrante, pois você trabalha todos os dias com a certeza de que você e sua equipe seriam muito mais eficientes com a ajuda da ferramenta.

Mas, então, como sair desse dilema?

Só existe um jeito: você vai precisar falar com a pessoa que toma essa decisão. Esse processo nem sempre é simples e rápido . Mas não se preocupe, neste artigo vamos te ajudar a  convencer o chefe a adquirir um software de DP e RH. 

Você vai entender aqui como uma boa argumentação tornará esse caminho menos tortuoso.

Vamos lá? 

Como explicar a importância de um software de DP e RH

O primeiro passo para convencer seu chefe a ter um software de DP e RH é apresentar o cenário atual desses setores. O ponto chave a ser levantado aqui é o tempo gasto, que trata-se de um elemento com o qual todas as lideranças se preocupam.

Sendo assim, crie um checklist dos processos manuais que são realizados em sua empresa atualmente. Descubra quanto tempo cada um deles demora para ser concluído. Em seguida, faça uma somatória das horas diárias e mensais.

Pronto! Agora você tem uma informação concreta sobre a lentidão dos processos manuais para contrapor à velocidade que a automação do RH e DP proporciona.

Dessa forma, começamos com um argumento mais geral que desencadeia uma série de outros benefícios. Por exemplo, menos tempo para executar as tarefas significa maior produtividade.

Percebeu como uma coisa leva a outra? Não se trata apenas de executar as tarefas com rapidez, mas também em realizá-las com maior precisão e eficiência. O que leva a outras vantagens que exploraremos a seguir. 

Para te ajudar, criamos o Template de como convencer sua liderança. É uma apresentação com tudo o que você precisa para convencer seu chefe a contratar um software de RH e DP! Siga nossas dicas no texto e aplique no template!

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Benefícios do Software de DP

O próximo passo é fazer uma lista de benefícios que um software de DP e de RH representa para a empresa. Começando com o DP, confira abaixo quais são os principais:

Redução de erros

Como você sabe, o Departamento Pessoal lida com a parte burocrática, documental e trabalhista entre os colaboradores e a empresa. São demandas que precisam ser o mais certeiras possível para não gerar problemas, sobretudo em relação à legislação.

Neste sentido, um dos grandes benefícios em contar com um software de DP, é que ele armazena as principais informações dos colaboradores, tais como as de admissão, demissão, férias e holerite.

O ponto central aqui é a confiabilidade das informações. Aqui na Convenia, por exemplo, elas são enviadas para o contador, que também possui acesso à plataforma. As informações nunca se perdem com o tempo em planilhas antigas. Ao utilizar um software de DP, você reduz os erros relacionados à gestão da informação.   

Quando estamos falando de mudar a forma de trabalhar no DP, estamos dizendo que as tecnologias retém informações de meses atrás que não foram modificadas com o tempo. Assim, reduz o retrabalho, pois o profissional de DP já possui todas as informações à sua disposição.

Com isso, ele pode se concentrar em atividades mais complexas e estratégicas, e o melhor, não atrasar entregas de documentos fundamentais, como a RAIS, DIRF, holerite etc. 

É através dessas melhorias que, consequentemente, sobra espaço para a proposição de inovações no setor.

Organização dos documentos

Outra função que se beneficia pelo uso de um software de DP é a gestão de documentos. Em vez de perder tempo arquivando pilhas de papéis em pastas descentralizadas, por que não usar a tecnologia para melhorar este processo?

Dessa forma, todos os documentos estarão disponíveis a poucos cliques de distância, sem a necessidade de um espaço físico para armazená-los. Ainda que as empresas estejam entendendo a força da digitalização, só repassar para planilhas mantém o problema da possibilidade de edição e de arquivos perdidos ou corrompidos 

Com um bom software de DP, os documentos ficam salvos na nuvem com sua segurança garantida pela criptografia de dados e pelos backups de rotina. 

Aqui, você também pode levantar o assunto da transformação digital e como a tendência em digitalizar os documentos permeia os mais diversos setores, tanto público quanto privado. 

Por exemplo, desde 2019, os trabalhadores não precisam mais ter a carteira de trabalho física, pois existe a alternativa de sua versão digital. Que, inclusive, facilitou bastante o trabalho do Departamento Pessoal.

Controle do passado e estratégia para o futuro

Com um software de DP também é possível organizar os dados dos colaboradores em uma linha temporal. Imagine toda a sua jornada na empresa atualizada na plataforma. 

As informações vão desde a admissão, passando por cargos, salário, benefícios, promoções, a última vez que tirou férias e até desligamento.

Isso facilita muito, por exemplo, caso a empresa precise mudar o seu plano de saúde. Afinal, para que o benefício caia na folha de pagamento, todas as informações do colaborador precisam estar preenchidas corretamente

Um software é quem melhor consegue fornecer essas informações. Desse modo, o DP não precisa lidar com o excesso de documentos na hora de efetuar esses tipos de mudança.

E os benefícios voltados a software de RH?

Assim como há softwares voltados para DP, há outros voltados para o RH. Há casos que o software pode ajudar ambos os setores. Vamos elencar alguns pontos que um software pode ajudar na evolução e melhoria do setor como um todo.

Melhora o planejamento do trabalho

O RH adquiriu um papel estratégico para os negócios das empresas, pois, em última instância, os colaboradores são os principais responsáveis pela qualidade das entregas. Contudo, eles precisam ser alocados nas posições em que suas habilidades são melhor aproveitadas.

É aqui que entra a vantagem em contar com um software de RH, pois com ele é possível fazer a gestão de qualidade, rastreando o desempenho dos colaboradores. Desse modo, você identifica as condições em que cada um performa melhor.

Como consequência, o planejamento do trabalho torna-se mais eficiente, porque é baseado em dados e não apenas em intuições e percepções subjetivas.

Treinamentos personalizados

Seguindo a mesma ideia do benefício anterior, o software de RH permite identificar as lacunas de competência dos colaboradores.

Dessa forma, é possível elaborar treinamentos personalizados para solucioná-las. Por exemplo, um colaborador demonstra dificuldade com um tipo específico de tarefa. Neste caso, ele pode ser orientado a realizar um Programa de Desenvolvimento Individual (PDI).

Caso exista um problema de desempenho enfrentado por mais de um colaborador, o software também ajudará a identificá-lo. Assim, a empresa passa a oferecer treinamentos que realmente façam sentido para as necessidades de sua equipe.

Pesquise as funcionalidades dos softwares disponíveis no mercado

Para que o seu argumento seja mais efetivo, você também precisa apresentar informações específicas sobre as opções disponíveis no mercado.

Por isso, pesquise sobre as funcionalidades dos softwares e os benefícios que cada um representa para a empresa. Vale a pena realizar demonstrações gratuitas para verificar se eles atendem às necessidades da organização.

Dessa forma, você terá mais propriedade no momento de apresentar as opções para a diretoria ou CEO da empresa.

Da nossa parte, sugerimos levantar os dados de preço, funcionalidades, fit com a cultura da empresa, atendimento ao cliente e facilidade de implantação na rotina diária. Possuindo opções nas mãos, basta colocar em uma apresentação completa. 

É possível que apenas um software não seja suficiente para suprir todas as necessidades que o RH e DP possuem, pois é um mercado amplo. Recomendamos levantar prioridades do que é mais necessário para começar. 

A prioridade é acertar os documentos e pagamentos dos colaboradores da empresa? Ou melhorar a comunicação interna? Tudo depende do que seu setor precisa.

Como apresentar suas ideias para a liderança?

Digamos que você conseguiu marcar uma reunião para contar a sua ideia de contratar um software de gestão de RH para a empresa. Então confira as dicas para apresentá-la à liderança de modo claro e certeiro!

Faça uma preparação de suas ideias

O segredo para uma boa apresentação é preparar suas ideias antecipando possíveis perguntas e objeções. As duas questões que você com certeza terá de responder são: 

  1. Qual vai ser o custo? 
  2. Qual vai ser o retorno?

Por isso, certifique-se de que essas informações estejam presentes na sua apresentação. Além disso, informe-se sobre o que é necessário para implementar a tecnologia. Isto é, requisitos dos computadores, treinamentos para operar o software de DP, tempo de implementação, etc.

Baseie sua argumentação em pesquisas reais 

Para aumentar a credibilidade da sua apresentação é indispensável que você apresente pesquisas reais que mostrem o impacto de um software de RH em uma empresa.

Existem muitas empresas especializadas em pesquisas sobre tecnologia, mercado e serviços digitais que você pode consultar. Entre elas podemos citar:

Incluir gráficos baseados em pesquisas dessas consultorias é uma ótima ideia para enriquecer a sua apresentação. Lembre-se também das Universidades e Institutos Públicos, como IBGE, IPEA, entre outros. 

Você também pode mostrar cases de sucesso que ficam nos portais dos fornecedores de softwares de RH. Assim, sua apresentação abordará o geral, com dados estatísticos e o particular com a história de outras empresas que se beneficiaram da tecnologia.

Destaque o custo-benefício do software

Como falamos anteriormente, a primeira pergunta que surgirá diante de sua apresentação será o custo da ferramenta. No entanto, os benefícios são superiores, e é exatamente isso que você precisa destacar.

Por isso demonstre como o uso de um software de RH significa:

  • Mais qualidade dos serviços da empresa;
  • Aumento do engajamento dos colaboradores;
  • Padronização de processos;
  • Redução de retrabalho;
  • Economia de tempo.

Deixe claro a economia que cada um desses aspectos representa para a empresa, dando exemplos práticos das vivências profissionais.

Aponte os processos que serão modificados

Verifique as funcionalidades dos softwares que você vai apresentar como opção para apontar quais os processos serão modificados.

Aproveite para demonstrar a diferença de tempo que haverá entre os processos antigos e os novos. Dessa forma, ficará claro o ganho de tempo e produtividade que a implementação da ferramenta vai trazer para a empresa.

Uma sugestão nesse sentido é fazer uma tabela com esses dois conjuntos de informações.

Melhorias garantem a competitividade

Já é um clichê dizer que o mercado está cada vez mais competitivo. Nem por isso, a frase deixa de ser verdade.

Por isso, esse elemento também precisa estar na sua apresentação. Ou seja, uma análise sobre o setor da sua empresa e a necessidade de investir em melhorias para sobreviver nele.

Com isso, você demonstra os benefícios do software para além daqueles que o Departamento Pessoal e Recursos Humanos irá sentir. É importante destacar qual o impacto essa melhoria irá trazer para o posicionamento da empresa e para outros setores.

Monte uma apresentação épica

Até aqui falamos sobre o conteúdo, mas você também precisa prestar atenção à forma da apresentação. Ela precisa ser concisa e fácil de entender, por isso:

  • Use os recursos com parcimônia, ou seja, não exagere no número de slides para não cansar a sua audiência.
  • Evite colocar muito texto nos slides para que as pessoas não fiquem tentando ler em vez de prestar atenção no que você está falando.
  • Sintetize as informações em poucas palavras e as utilize como um complemento do seu discurso.
  • Treine a sua apresentação, se possível apresente para um amigo antes e peça feedbacks.

Se tudo isso parece muito trabalhoso e você não tem tempo para montar a apresentação, não desista! Utilize nosso template para organizar as ideias e boa sorte!

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