Como convencer seu chefe a abandonar a planilha de Excel?

Como convencer seu chefe a abandonar a planilha de Excel?

Em 1985, foi lançada a planilha do Excel. Durante muitos anos, essa ferramenta imperou dentro das empresas devido às funcionalidades que permitem organizar dados em colunas e linhas, além das informações que podem ser manipuladas pelo próprio sistema por meio de fórmulas. Embora ainda seja usada, a planilha do Excel vem perdendo espaço para tecnologias mais eficientes.

Neste artigo, mostraremos quais são as vantagens de trocar a planilha do Excel por um software de gestão de RH. Acompanhe os próximos tópicos!

Por que não usar planilha de Excel no RH?

Podemos dizer que a planilha de Excel não atende mais às necessidades do atual modelo de RH, que é estratégico e pautado em tecnologias de alto desempenho. 

A seguir, elencaremos algumas razões para você entender melhor essa afirmação. Confira.

Funcionalidades limitadas

Embora a planilha de Excel tenha vários recursos, eles são limitados e, devido a sua complexidade, exigem um bom conhecimento do usuário. Por exemplo, as fórmulas precisam ser programadas com precisão. Caso contrário, não cumprem o objetivo e geram erros.

Gasto de tempo

A necessidade de uma grande intervenção humana torna a planilha de Excel uma consumidora do tempo valioso dos profissionais de RH. Isso acontece tanto na inserção de dados, quanto na busca, análise e geração de relatório sobre a empresa.

Relatórios não confiáveis

As informações não são lançadas automaticamente e em tempo real por tecnologias eficientes. Sendo assim, os relatórios, por exemplo, de indicadores de desempenho (KPIs) do RH, não representam a realidade do negócio.

Falta de segurança

A planilha de Excel é muito vulnerável a roubo, alterações maliciosas ou até a perda de dados preciosos do RH. Caso isso aconteça, a empresa pode arcar com problemas fiscais, judiciais e outros prejuízos nos processos internos.

Quais são as diferenças entre planilha de Excel e software de gestão?

Para entendermos melhor as vantagens de um software de gestão de RH em relação a planilha de Excel, mostraremos algumas diferenças importantes entre esses recursos. Por exemplo:

  • Colaboração: tanto a planilha do Excel quanto o software de gestão são ferramentas colaborativas. Porém, a primeira não possui padronização de dados. Sendo assim, as informações podem ser organizadas de diversas formas dependendo da ação do usuário;
  • Escalabilidade e espaço: o software de gestão não tem limitações quanto a quantidade de armazenamento de dados. Já a planilha não suporta uma constante linha ascendente de inserção de informações do RH;
  • Sistema: é importante lembrar que a planilha de Excel não é um sistema como o software de gestão. Em vista disso, a planilha não executa automaticamente processos importantes para o RH, como análise de KPIs e avaliações de desempenho;
  • Usabilidade: o software de gestão é desenvolvido para ser funcional, intuitivo e eficiente. Desse modo, diferente da planilha de Excel, os colaboradores não precisam aprender técnicas complexas para lidar com essa tecnologia.

Quais são as principais vantagens em adotar um software de RH?

1. Economia de tempo e de dinheiro

Um sistema de automação e controle de DP poupar tempo e dinheiro. Processos como contratações, demissões, gestão de folha de pagamento e gestão de férias tornam-se muito mais rápidos e precisos.

Por conta da automação e da padronização, a ferramenta evita que você cometa erros em cálculos que podem onerar sua empresa se algum colaborador, por exemplo, não receber férias no período devido ou se ele detectar falhas em sua folha de pagamento.

Esse tipo de preocupação é necessária e não deve ser ignorada. Tanto que, de acordo com um levantamento da empresa americana de softwares de Recursos Humanos, Bambo HR, 90% das planilhas de organizações contêm erros significativos. E 50% das empresas já sofreram algum processo por questões trabalhistas.

Ferramentas de automação também proporcionam alívio na rotina da equipe de Recursos Humanos, que não precisa mais se ocupar com tarefas “braçais” de DP e consegue se concentrar no RH estratégico, tratando de tópicos como retenção e recrutamento de talentos, treinamento de colaboradores e plano de carreira.

Ou seja, o RH pode se ocupar de atividades que geram mais resultados para a empresa em médio e longo prazo.

2. Segurança de dados

Há uma estatística espantosa no mundo dos negócios: 90% das informações roubadas em empresas são provenientes do setor de Recursos Humanos. Adivinha onde a maioria dos departamentos de RH guardam essas informações? Pois é, em planilhas de Excel.

O problema é que as informações guardadas em planilhas pelo Departamento Pessoal e Recursos Humanos, normalmente exigem sigilo: estamos falando de endereços, números de identificação, números de conta corrente, salário, e por aí vai. O vazamento de confidencialidades desse grau pode deflagrar consequências bem prejudiciais à empresa.

Por outro lado, as ferramentas de automação SaaS – isto é, as ferramentas que ficam armazenadas na nuvem – possuem segurança quase intransponível. Afinal, os dados nelas computados ficam hospedados na nuvem por meio de servidores de empresas gigantes de hosting.

O serviço de hospedagem da Amazon, o AWS, por exemplo, conta com 10 certificações de segurança de sistemas que asseguram sua competência em manter a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados dos clientes. Dentre esses certificados, estão o Sarbanes-Oxley Compliance (SOC), o PCI DSS Level 1 Certification e o ISO 27001 Certification, que é um padrão global de gerenciamento de sistema de segurança da informação.

E não só de segurança as empresas que adotam ferramentas SaaS podem se gabar. De acordo com uma pesquisa comissionada pela Microsoft em 2014, com 551 donos de pequenos negócios, 60% dos participantes reportaram que ter um software hospedado na nuvem ajudou a aumentar suas receitas; e também 60% afirmam que esse tipo de tecnologia permitiu que competissem de forma mais contundente com empresas de mesmo porte ou até maiores.

3. As informações ficam totalmente organizadas

Um dos maiores problemas em gerir informações de colaboradores em várias planilhas espalhadas é a fragilidade na organização dos dados relacionado à questões como:

  • Quando expira o contrato de trabalho do Alfredo?
  • Quando as férias da Soraia vencem?
  • O curso de alemão do Carlos começa em qual data?
  • As informações que estou buscando foram salvas usando como critério a data de alteração ou o departamento do colaborador?

Dificilmente dados como os acima, tão desvinculados entre si, estariam organizados em um só lugar se o responsável por eles no Departamento Pessoal usasse planilhas de Excel.

A dificuldade para encontrar o que se quer e para cruzar dados de planilhas diferentes é maior sem um sistema de automação. E aí entramos novamente na questão do desperdício de tempo (para não mencionar as chances de erro manual durante a execução das tarefas).

Além disso, como estamos falando de um sistema que fica na nuvem, a disposição das informações não é refém do método de organização de uma pessoa específica do RH que manuseia as planilhas, mas segue um padrão já estabelecido pela própria ferramenta, evitando confusões quando algum outro colaborador assumir a função.

4. Permitem que o próprio colaborador manuseie a ferramenta

Em planilhas de Excel, como as informações de todos os funcionários ficam dispostas em um mesmo lugar, não é viável deixar todos os colaboradores terem acesso a elas.

Só que essa situação causa um ônus: o colaborador não consegue fazer requerimentos ao RH de maneira eficiente. Ele não pode entrar na planilha para conferir seus dados referentes ao Departamento Pessoal, então o trâmite da solicitação se torna mais demorado (e impreciso).

Com um software, o colaborador tem acesso a um perfil individual no qual pode checar seu:

A comunicação interna da empresa agradece.

Em vez do Excel é melhor usar um software de RH, então?

Sim. Uma das melhores alternativas ao Excel são os softwares de RH na nuvem — aqueles que não precisam ser instalados no seu computador, e que você pode acessar de qualquer lugar apenas fazendo login em um site.

Os softwares de RH não apresentam nenhum dos quatro problemas das planilhas de Excel elencados acima neste artigo:

  • Com eles, executar as rotinas de RH é rápido e eficiente porque existem funcionalidades já elaboradas para você fazer cálculo de folha, controle de férias, gestão de benefícios, e outras atividades da área;
  • Como estamos falando de softwares na nuvem, não existe a possibilidade de arquivos sumirem ou serem apagados por problemas no computador (e nem de você esquecer onde eles estão);
  • Todas as informações sobre colaboradores ficam compiladas e organizadas em uma plataforma só, de modo que conferir dados, cruzar informações e gerar relatórios se torna mais prático;
  • Os colaboradores também podem acessar o software para, por exemplo, visualizar histórico de holerites, solicitar férias, ler comunicados do RH, dentre outras ações.

Como escolher o melhor software de RH?

Com certeza, o software de gestão é a melhor opção para o RH lidar com as demandas diárias. Mas como escolher o melhor sistema? É importante ficar atento as seguintes dicas:

  • Analise as necessidades do RH;
  • Veja se o sistema se integra com outras tecnologias;
  • Verifique se é escalável e personalizável;
  • Confira as funcionalidades;
  • Procure recomendações de clientes da empresa desenvolvedora;
  • Atente-se ao suporte oferecido.

Com a ajuda dessas sugestões, o RH conseguirá migrar seus processos e dados para um sistema eficiente e inovador. O resultado será um setor moderno, com qualidade nas demandas e um time mais produtivo. Além disso, a empresa entrará para a era da transformação digital e do RH 4.0.

Entendeu por que o RH precisa trocar a planilha de Excel por um software de gestão? Quer conhecer um sistema eficiente e completo? Então, descubra as funcionalidades do software de gestão de RH da Convenia!

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Equipe Convenia

Nós somos uma HR tech, com soluções voltadas para otimização de tempo e custos de pequenas e médias empresas. Nascemos há alguns anos, com o objetivo de trazer alta tecnologia para o setor de RH, de forma acessível e prática. Desde então temos trabalhado fortemente para que nossos produtos evoluam junto com os nossos clientes, pois entendemos que diminuindo o tempo gasto com rotinas operacionais, as empresas tem mais tempo para as pessoas. Atualmente nossas soluções abrangem plataforma de gestão de departamento pessoal, contratação e gestão de benefícios, onde você pode gerir todo seu time em um sistema em nuvem.