Comunicação interna: como melhorar? Principais ferramentas

Comunicação interna: como melhorar? Principais ferramentas

Ter uma comunicação interna clara e objetiva é uma meta que cresce cada vez mais entre líderes e gestores, já que eles entendem que ela é um dos itens mais importantes para alcançar bons resultados dentro de uma organização.

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Em função disso, saber como melhorar a comunicação interna é algo buscado com foco por muitos, no intuito de tornar colaboradores e funcionários cada vez mais satisfeitos, motivados e, consequentemente, produtivos.

Quer melhorar a fluidez dos meios de difusão de informações dentro do seu negócio e otimizar os processos, mas não sabe por onde começar? Siga a leitura e saiba exatamente como melhorar a comunicação da sua empresa e eliminar ruídos que atrapalham a integração dos colaboradores!

O que é comunicação interna?

Comunicação interna é uma ferramenta estratégica que permite toda a interação entre os funcionários de todos os setores da empresa. Basicamente, são ações focadas nos colaboradores para facilitar a transmissão e o compartilhamento das informações estratégicas e relevantes dentro do ambiente de trabalho, seja no formato vertical (liderança e subordinados) ou no formato horizontal (entre os próprios colaboradores do mesmo nível hierárquico dentro da empresa).

Ela pode envolver a transmissão da cultura da empresa, os valores, objetivos ou até mesmo questões mais segmentadas e direcionadas, como feedbacks de desempenho, metas específicas para uma equipe, entre outras questões importantes para manter um relacionamento transparente entre os profissionais.

Quais são os objetivos da comunicação interna?

O principal objetivo da comunicação interna é permitir o trabalho em conjunto e alinhado entre toda a equipe para alcançar os objetivos dos negócios, sejam eles o desenvolvimento de projetos específicos ou o próprio progresso do negócio. Portanto, uma boa comunicação dentro da empresa garante que todos saibam qual é a realidade atual da organização e aonde ela deseja chegar.  

Assim, há o aumento da sensação de pertencimento dos colaboradores, proporcionando diversos benefícios. Ela funciona como uma grande ferramenta estratégica para o avanço da empresa, além de ser uma das táticas para reagir positivamente em momentos de crise nos negócios.

Qual a importância da comunicação interna nas empresas?

Para que você entenda melhor a importância da comunicação interna nas empresas, listamos abaixo os principais benefícios proporcionados:

Alinhamento estratégico

Não há dúvidas que o alinhamento estratégico é uma das principais vantagens da comunicação interna. Como já citado aqui anteriormente, ela contribui para que a empresa garanta que todos os colaboradores saibam aonde a organização deseja chegar, proporcionando um trabalho mais direcionado e eficaz para gerar bons resultados. 

Melhora do clima organizacional

Outro benefício proporcionado por uma boa comunicação interna é a melhora do clima organizacional. Afinal, um ambiente de trabalho em que os colaboradores não interagem entre si e não há transparência nas relações, é um ambiente muito mais propício a ruídos na comunicação. A comunicação estimula toda a equipe, desenvolve relacionamentos interpessoais, aumenta a sintonia entre os departamentos e aumenta o espírito de trabalho em equipe. Todos esses fatores promovem um clima na empresa mais leve e agradável.

Aumento do engajamento dos colaboradores

Quando os colaboradores atuam em sintonia e alinhados com as metas propostas, eles passam a se identificar mais com a organização e “vestem a camisa” da empresa. Com isso, eles ficam mais engajados no trabalho e passam a buscar melhorias constantes. Basicamente, eles passam a entender que são a peça-chave para o desenvolvimento dos negócios.

Aumento da produtividade

Com um bom clima organizacional e o aumento do engajamento dos colaboradores, a produtividade de toda a equipe naturalmente aumenta, pois todos passam a se dedicar mais para alcançar as expectativas da empresa. E quanto maior a motivação e dedicação, maior será a produtividade interna.

Facilita a integração de novos colaboradores

A comunicação interna também facilita a integração dos novos colaboradores da empresa. Os recém-contratados já iniciam sua jornada conhecendo a história e os valores da organização, sabendo de forma clara quais funções irão desempenhar, além de serem bem recebidos com todas as informações corretas, sem falhas na comunicação. Não podemos esquecer que a transparência nos relacionamentos internos permitem que os novos colaboradores se sintam confortáveis para esclarecer dúvidas, interagir e sugerir novas ideias.

Diminuição do turnover

Todos os fatores aqui já citados contribuem para a diminuição da taxa de rotatividade dos colaboradores. Isso porque eles se sentem motivados e engajados, fator que faz com que eles desejem permanecer trabalhando na organização e não tenham motivos para sair. Ou seja, a transparência nas relações faz com que os riscos de desligamento diminuam.

Melhora a imagem da empresa

Por fim, a comunicação interna também melhora a imagem da empresa de dentro para fora. Afinal, como foi dito, os colaboradores se sentem parte da empresa, se sentem mais satisfeitos e, assim, passam a transmitir esse sentimento, se tornando embaixadores da marca empregadora. Além disso, uma boa comunicação entre toda a empresa também contribui para o relacionamento com os clientes e até fornecedores, pois eles passam a enxergar como a organização valoriza o diálogo. 

Saiba quais são os desafios da comunicação interna

Um dos grandes desafios da comunicação interna nas empresas é conseguir a atenção dos colaboradores. Afinal, apesar dos benefícios da tecnologia, ela pode gerar muitas distrações no dia a dia de trabalho. No meio de tantas informações, rotinas e e-mails diversos, pode ser difícil fazer com que o colaborador saiba de fato o que está acontecendo ao seu redor e se atente aos comunicados oficiais da empresa.

Por isso, é fundamental que a organização invista em tecnologias e ferramentas modernas de comunicação interna. Assim, é possível envolver cada vez mais os colaboradores e torná-los mais engajados e produtivos.

Além das tecnologias ultrapassadas, alguns outros desafios também estão presentes nas empresas: falta de habilidade de comunicação dos líderes, falta de recursos, dificuldade para engajar os colaboradores, entre alguns outros que podem prejudicar a relação entre toda a equipe.

Por isso, no próximo tópico daremos 6 dicas para melhorar a comunicação interna na sua empresa. Continue acompanhando!

Como melhorar a comunicação interna nas empresas?

Confira abaixo alguns passos para melhorar a comunicação interna em qualquer organização:

1. Elimine os ruídos da comunicação interna

Um dos principais fatores de atrasos no cumprimento de tarefas e perda de produtividade dentro das companhias são os ruídos e conversas informais, que começam como uma pequena distração e acabam tornando-se um grande problema.

Criar mecanismos para garantir que as informações sejam difundidas corretamente e garantir que a equipe entenda o conteúdo das mensagens transmitidas é essencial, pois evitará que especulações se espalhem. Aposte em comunicações impressas ou virtuais, lembrando seus subordinados das ações que estão se aproximando e ressaltando o que for importante.

Nesse sentido, é importante lembrar que comunicar não é apenas informar: de nada adianta disparar dezenas de e-mails com mensagens importantes para os colaboradores e não dar espaço para que tirem dúvidas, façam questionamentos ou mesmo sugestões. A comunicação deve ser uma via de duas mãos para estimular o fluxo de novas ideias.

Se o gestor notar que houve algum tipo de ruído e que informações imprecisas estão começando a circular, deve reunir os colaboradores para resolver mal-entendidos e criar um bom clima organizacional. Procure baixar o nível das fofocas de escritório esclarecendo os rumores que puder.

2. Estimule o cumprimento de metas e objetivos

Afinal, por que um colaborador se engajaria com suas atividades na empresa e procuraria ser altamente produtivo se não sentir que está sendo valorizado pela instituição? Enaltecer os funcionários é de suma importância para quem quer afinar suas estratégias de comunicação interna, já que só assim eles “vestirão a camisa” do negócio e darão o seu melhor para entregar resultados.

Uma boa maneira de estimular o cumprimento de metas e objetivos é estabelecer um sistema de premiações, bônus ou mesmo comissões para quem aumentar seu rendimento. Para que funcione, as normas do sistema devem estar claras para todos os empregados — assim, não há injustiças e todos podem concorrer honestamente.

Além de fortalecer a comunicação entre os colaboradores, sua valorização também é capaz de melhorar sua performance e, por conseguinte, trazer melhores resultados para o negócio como um todo.

3. Conheça bem seus colaboradores

Não raro, os funcionários têm uma visão deturpada de seus líderes e deixam de se aproximar deles para trocar ideias sobre estratégias para o negócio ou mesmo apenas para criar uma convivência amigável.

Dar abertura a eles e mostrar que todos devem trabalhar em conjunto para alavancar resultados é essencial: colocar o líder como inacessível é técnica que há muito deixou de funcionar.

Como ferramentas interessantes para promover a aproximação de todos os funcionários por parte dos líderes, estão a realização de reuniões mais informais (por serem uma boa forma de conhecer mais de perto os funcionários), aproveitar momentos de pausas ou mesmo circular mais pela companhia, permitindo-se ser visto com mais frequência.

Uma boa comunicação interna exige que todos da instituição se conheçam bem, estejam à vontade uns com os outros e tenham plena ciência de seu papel e obrigações dentro da organização. O líder deve explicar com clareza como cada colaborador deve agir em relação aos valores de responsabilidade social do negócio.

4. Invista em comunicação interna

Investir em meios de fortalecer a comunicação interna e evitar que haja falhas nos próprios canais de transmissão de informação é primordial para quem deseja ter mais resultados com seus processos, além de influenciar positivamente no próprio clima organizacional da empresa, uma vez que facilita a eliminação de ruídos e o engajamento de funcionários

Os gestores devem, assim, dar atenção especial aos canais que possibilitem interação com os colaboradores, assegurando-se de que e-mails, memorandos ou mesmo recados possam fluir naturalmente sem nenhum tipo de interrupção ou obstrução.

É válido, no entanto, pesquisar bem para saber com certeza quais canais a serem utilizados mais se encaixam no perfil do negócio, afinal, de nada adianta investir em uma televisão, por exemplo, se os funcionários não têm tempo para assistir a ela, ou mesmo enviar e-mails se o sistema cai de hora em hora.

Nesse sentido, vale a pena contar com profissionais especializados para criar um plano de comunicação interna eficaz, bem como com o auxílio de sistemas informatizados de qualidade, para que a transmissão das mensagens e informações entre os colaboradores não se torne uma verdadeira dor de cabeça, servindo apenas para frustrá-los.

5. Fortaleça a cultura organizacional do negócio

Uma empresa é composta por diversas pessoas com diversas crenças, personalidades e culturas diferenciadas umas das outras. O gestor deve servir como influenciador para garantir que todas elas sejam capazes de interagir e tenham um bom relacionamento, ainda que isso possa ser um desafio.

A primeira atitude para fortalecer o engajamento dos funcionários é disseminar e investir na cultura organizacional, que nada mais é do que o conjunto formado pelas crenças, hábitos, atitudes e valores que devem ser compartilhados por cada pessoa que faz parte da instituição no desempenho de suas atividades.

Uma boa gestão corporativa está sempre fundada na cultura organizacional do empreendimento, já que é ela que determina políticas, regras, procedimentos e objetivos da própria companhia, sendo que a alteração de suas bases também resultará na mudança da alteração desse conjunto de princípios — afinal, é por meio de sua cultura que uma empresa pode transmitir seus padrões de atuação e ideais de existência, o que cria certa personificação do negócio.

Quando a empresa mantém uma cultura saudável, seus funcionários costumam se engajar mais e mostrar um trabalho em equipe mais eficiente, melhorando, assim, o desempenho da instituição como um todo. Logo, para além de estabelecê-la, é essencial que o gestor dissemine-a e zele por ela no ambiente de trabalho.

6. Dê feedback

Estimular a cultura do feedback dentro da instituição é essencial para fortalecer sua comunicação interna, uma vez que só assim torna-se viável analisar o desempenho dos colaboradores e conferir a eles a oportunidade de saber exatamente o que deve ser mudado e no que devem se empenhar mais profundamente.

Muitas empresas acabam perdendo excelentes funcionários apenas porque eles não conseguem se adequar ao modelo do negócio e nem sabem qual mudança de atitude é esperada por parte deles.

Estabelecer a cultura de feedbacks é essencial para melhorar a comunicação dentro da empresa. Desse modo, é viável analisar o desempenho dos colaboradores e dar a eles a oportunidade de saberem exatamente em que aspecto podem melhorar.

Uma comunicação interna de excelência exige que os empregados sintam-se livres para dar e receber feedbacks, o que ocasiona uma melhora gradual de seu desempenho e serve para aprimorar suas habilidades. Aceitar sugestões e mostrar que as opiniões dos colaboradores estão sendo consideradas é essencial para promover engajamento e melhorar a fluidez das informações que transitam nas instituições.

Quais são as principais ferramentas de comunicação interna?

Veja abaixo 3 ferramentas que costumam ser utilizadas na comunicação interna:

Intranet

A Intranet é uma rede corporativa que restringe o acesso apenas aos colaboradores. Seu intuito é fazer a ligação entre todos os departamentos e unidades da empresa. Nela, são publicados informativos, treinamentos, entre outras informações relevantes aos funcionários. Além disso, ela também permite que arquivos sejam armazenados e acessados sempre que for necessário.

E-mail corporativo

O e-mail é uma das principais ferramentas utilizadas pelas empresas, afinal, ele é utilizado diariamente, seja com os colaboradores ou com as fontes externas. Por isso, não é ideal que ele seja o único meio de comunicação interna. Além disso, lembre-se que por ser muito utilizado, é comum que e-mails com avisos e comunicados sejam ignorados. Portanto, saiba colocar um título chamativo e elaborar um conteúdo atrativo e claro. Dessa forma, a probabilidade dos funcionários abrirem o e-mail e compreenderem o seu conteúdo se torna bem maior.

Software de RH 

Por fim, temos os softwares de RH. Eles são uma excelente ferramenta para aprimorar a comunicação interna. Isso porque eles são capazes de integrar diferentes funções em um único lugar e centralizar as informações. Ele permite que lembretes, avisos, novas políticas e normas, e tudo o que você precisa comunicar aos funcionários seja feito diretamente por meio de um único sistema.

Assim, é possível diminuir o uso de inúmeras ferramentas e facilitar o acesso de todos os colaboradores. É importante lembrar que os softwares de RH também costumam ser meios seguros, promovendo assim a segurança da informação e estando em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

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Marcelo Furtado

Marcelo Furtado é administrador de empresas com pós-graduação em engenharia financeira pela Poli-USP. Iniciou sua carreira na Pepsico e posteriormente trabalhou 8 anos com gestão de ativos em hedge funds. É cofundador da Convenia, primeiro software na nuvem de gestão de departamento pessoal voltado para pequenas e médias empresas no Brasil. Marcelo também atua como professor de Marketing Digital na ESPM-SP e mentor na ACE e Google Campus.