Como fazer uma integração de novos funcionários?

Tempo de leitura: 7 minutos

O processo de recrutamento e seleção é custoso para a empresa, tanto do ponto de vista financeiro, quanto em termos de processos. Mas após a escolha do profissional para a vaga, entra em cena um processo tão importante quanto o anterior: a integração de funcionários, também conhecida como onboarding.

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Não zelar pela integração pode comprometer todo investimento realizado no processo de recrutamento e seleção. Afinal, é por meio da integração que o funcionário conhece os valores e a cultura organizacional da empresa. Além de entrar em contato com seus colegas e gestores e toma conhecimento de suas metas.

O que é integração de funcionários?

A integração de funcionários nada mais é do que fazer com que o novo colaborador se sinta parte da empresa. Esse processo é um dos mais importantes, pois é a partir dele que novo funcionário será alinhado a missão, visão e valores da organização. Por isso, fazer um processo eficaz garante que o novo funcionário produza mais o quanto antes.

O processo de integração de funcionários é muito importante para que o novo colaborador se sinta acolhido e atinja o nível máximo de produtividade. Para a empresa, é o momento de garantir que todas as burocracias sejam atendidas. Além disso, serve para que não se tenha nenhum problema futuro seja com algum operador de benefício ou até mesmo algum mal entendimento com o novo colaborador.

Documentos que você deveria solicitar na integração de funcionários

Veja algumas ideias de documentos que você pode solicitar ao novo funcionário para atingir estes objetivos:

1- Termo de proposta de trabalho

Este documento é muito utilizado nos Estados Unidos e, de certa forma, pouco utilizado no Brasil. Ele serve para formalizar as condições de trabalho discutidas durante o recrutamento e seleção da vaga.

Muitas vezes o processo de recrutamento leva semanas com várias entrevistas diferentes. A informação básica pode se perder ao longo deste processo. Com isso, o candidato só tem certeza da proposta de trabalho, depois de entrar na empresa. Portanto, é uma política recomendada propor a assinatura do Termo de Proposta de Trabalho. Ele deve contemplar itens como: qual é o cargo, supervisor direto, salário, benefícios oferecidos e horário de trabalho.

2- Contrato de confidencialidade

Muitos funcionários, especialmente em cargos mais estratégicos, têm acesso a inúmeras informações confidenciais e estratégicas da empresa. Não ter um contrato de confidencialidade assinado com cada um dos seus colaboradores pode significar um risco no futuro. Caso esta pessoa venha a trabalhar para um concorrente, por exemplo. Para mitigar este risco, faça com que todos os colaboradores assine um termo de confidencialidade antes mesmo de começarem a trabalhar.

3- Anuência de recebimento de documentos

É comum, e recomendável, que você divida com o novo funcionário alguns documentos padrão da sua empresa. Por exemplo: manual de políticas e processos, código de conduta e código de cultura da empresa. Você não conseguirá obrigar o funcionário a ler estes documentos, mas poderá solicitar que ele assine um termo dizendo que recebeu estes documentos do RH.

Documentar itens importantes pode garantir segurança e evitar futuras dores de cabeça tanto para o colaborador quanto para a empresa. Não deixe de pensar no processo de integração de funcionários da sua empresa com cuidado. Deve ser um item estratégico para seu negócio.

4 fatores importantes na integração de funcionários

Como se trata de uma prática essencial, decidimos elencar aqui quatro fatores importantes que podem potencializar o sucesso da integração de funcionários na sua empresa:

1. Processo de onboarding fácil

A entrada de um funcionário significa para ele uma nova etapa de sua vida. Tudo será novo, as pessoas com quem ele trabalhará, os processos e até as nomenclaturas e jargões que cada empresa utiliza. Portanto, neste momento de mudança e incerteza para ele, é importante facilitar a sua entrada com um processo simples e direto. Deixar o processo de integração de funcionários complicado, cheio de papelada pode ser tão ruim quanto não ter nenhum processo. Para isso:

  • Garanta que o funcionário tenha um cronograma e uma lista de tarefas clara do que ele tem que cumprir para garantir um processo de entrada facilitado;
  • Os materiais que o funcionário deve acessar, devem conter treinamentos, organogramas, códigos de cultura e tudo mais que possa ser útil para ele já se sentir parte da empresa;
  • Forneça estes materiais de forma digital ao invés de cópias em papel. Além de evitar desperdício de papel, isso garante que o novo funcionário tenha acesso frequente ao material sempre que ele necessitar.
  • Considere também manter um perfil digital dos seus funcionários com todas as informações necessárias tanto da parte burocrática quanto da parte do negócio. Além de ser mais fácil de preencher e atualizar (ele não precisará ir até ao RH preencher papel), o seu controle de acesso as informações será muito facilitado.

2. Treinamento de qualidade

Pesquisas demonstram que um novo colaborador leva até um ano para atingir o seu nível máximo de produtividade. Como acelerar isso? Fazendo um bom treinamento de integração de funcionários.

  • Selecione pessoas de cada área da empresa com boa comunicação para serem os anfitriões dos novos colaboradores;
  • Organize seminários com todos estes “treinadores” para unificar a forma e a mensagem dos treinamentos;
  • Faça com que o novo funcionário dê o máximo de feedbacks para acelerar o entendimento dele sobre a sua função e processos da empresa.

3. Estabeleça metas claras

É impressionante a quantidade de empresas que contratam pessoas e não estabelecem metas para elas na sua entrada. Se você não estabelecer uma meta clara para a pessoa, como esperar que ela dê o resultado esperado?

  • No processo de integração de funcionários, estabeleça quais os objetivos principais dele especialmente para o curto prazo;
  • Acompanhe a performance neste início de trabalho e reconheça pequenas vitórias.

Isso dará auto confiança para o funcionário desempenhar suas funções cada vez melhor e mais rapidamente.

4. Crie uma cultura de boas vindas

Todo o esforço pode ser desperdiçado se não houver uma cultura de boas vindas. As pessoas do escritório devem estar preparadas e acostumadas a receber novos funcionários com bons comportamentos. Imagine se você é recebido em sua empresa por pessoas que você nunca viu antes e que começam a reclamar para você do ar condicionado, do excesso de trabalho ou do seu chefe. Em 15 minutos você criará uma má impressão da empresa.

Incentive e tenha uma cultura de boas vindas

O sucesso de um novo colaborador em uma empresa é em grande parte dependente do processo de integração de funcionários. Não pensar nas formas de integrar a pessoa com seus colegas de trabalho e com os procedimentos em prática é desperdiçar um grande investimento e começar um relacionamento de forma errada. Estruture o processo de boas vindas da sua empresa e garanta pessoas felizes e produtivas.

Agora que já conhece o processo para integração de novos funcionários é necessário organizar e otimizar internamente. Para isso, faça o download do checklist e facilite o onboarding. Se gostou do post, não deixe de assinar nossa newsletter para mais conteúdos e novidades!

Onboarding de Funcionários

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