Em muitos momentos, o profissional de DP precisa trabalhar em conjunto com o setor jurídico para se manter de acordo com a legislação. Esse caso ocorre, por exemplo, ao elaborar um termo de confidencialidade.
Ele é um acordo sensível e complexo a ser assinado pelos colaboradores, que quando não feito de maneira correta, pode acarretar problemas sérios para a empresa. Dentre eles, o aumento do risco de vazamento de informações sensíveis.
Se você quer entender o que é um termo de confidencialidade, qual a sua função e como elaborá-lo, continue a leitura desse artigo.
O que é termo de confidencialidade?
O termo de confidencialidade, conhecido como NDA, é um contrato de sigilo que a empresa faz com um ou mais colaboradores, a fim de ter um acordo de não divulgação sobre informações específicas. O intuito dele é evitar espionagem industrial e/ou vazamento de dados corporativos.
Sua importância se dá principalmente para preservar diferenciais da empresa, seja estratégias, fórmulas, dados sensíveis, metodologias, entre outros. Ele pode ser feito tanto para projetos pontuais quanto de forma geral, como, por exemplo, incorporado aos documentos admissionais.
Com a crescente do modelo híbrido ou home office, infelizmente, a indústria do cibercrime foi potencializada. Isso porque, 82% dos brasileiros utilizam dispositivos pessoais para acessar informações de clientes ou registros financeiros.
A estatística foi elaborada pela Tenable, da qual também indica que esse comportamento resultou em 78% dos vazamentos de dados corporativos em 2021.
Isso demonstra a urgência que existe sobre a declaração de sigilo profissional e a estruturação de uma política interna de segurança cibernética.
Para que serve o termo de confidencialidade nas empresas?
Como foi dito anteriormente, o termo de confidencialidade serve para proteger a corporação de ter qualquer documento ou informação sigilosa vendida, danificada ou vazada. O objetivo de redigir esse documento é variado.
Muitas empresas utilizam para ter com exclusividade os contatos dos clientes, ou suas listas de vendas. Já outras como a Coca Cola, por exemplo, estabelece em diversos processos o sigilo corporativo, presentes no seu código de ética.
Com isso, a instituição passa a ter benefícios, como:
- Proteção da integridade jurídica e operacional da organização;
- Seguridade de não partilhamento ou armazenamento não consentido de dados sensíveis por ex ou atuais funcionários;
- Normatização das consequências processuais sobre quebra de sigilo ou violação de contrato empresarial;
- Preservação das relações comerciais, de parceiros, fornecedores e/ou clientes.
Ou seja, o termo de confidencialidade e sigilo para funcionários é essencial para manter a integridade das informações, e mais ainda para criar laços de confiança com seus colaboradores.
O que diz a lei sobre a declaração de sigilo profissional?
A CLT diz estritamente no artigo 482, itens C e G, que a demissão por justa causa pode ser feita quando ocorre vazamento ou compartilhamento de dados confidenciais por parte do colaborador.
Isso corrobora para que o funcionário seja impedido de compartilhar informações corporativas, mesmo após sua rescisão contratual. Inclusive, é recomendado que o profissional não se candidate para cargo igual ou semelhante ao anterior em empresas que apresentam o mesmo nicho.
Essa conduta é uma segunda forma de proteger as informações captadas na instituição, para que o trabalhador não possa as utilizar na nova empresa. Evita-se, assim, que um lançamento comercial seja prejudicado, por exemplo.
As advogadas Camila Leite e Juliana Martins, inclusive, defendem o ato de realizar uma compensação financeira àqueles ex-colaboradores que assinam esse tipo de contrato.
Pode-se utilizar como base o valor referente ao último salário, a ser pago no momento do desligamento.
Todavia, é preciso que o termo de confidencialidade seja o mais detalhado e específico possível, para que o colaborador tenha ciência de suas obrigações. Dessa maneira, diminui-se a incidência de erros na hora de lidar com esse tipo de informação sensível.
Qual a relação entre acordo de confidencialidade e LGPD?
Você provavelmente já sabe um pouco sobre a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Até porque, a multa de LGPD impacta o Recursos Humanos quando aplicada. Ela trata sobre a regularização das atividades de tratamento de dados pessoais, levando segurança aos usuários.
Mas é importante frisar que essa legislação não tem relação direta com o contrato de sigilo.
O acordo de confidencialidade diz respeito a dados corporativos, diferente da LGPD. Por isso, não é permitido que o termo de sigilo tenha abrangência sobre as informações pessoais dos colaboradores.
Mas isso não significa que essa proteção aos dados não deva existir. Muito pelo contrário. É necessário que a empresa siga as normas da LGPD não apenas externamente, mas também internamente. Isso corrobora para que haja ainda mais confiança no ambiente corporativo, além de manter a instituição em conformidade com a lei.
Outro ponto importante é que o termo de confidencialidade pode ser moldado de maneira flexível, e ajustado quando preciso. Já a LGPD é uma proteção regulamentada na legislação, e que deve ter todas as suas regras implementadas para ser válida.
De todo modo, é essencial que as empresas pratiquem ambas e incluam as normas em sua política interna. Isso tornará a comunicação ainda mais transparente e segura.
Tipos de acordo
Agora que você já entendeu o que é termo de confidencialidade e qual a sua importância nas empresas, chegou o momento de saber quais são seus tipos.
Há duas formas de realizar um contrato empresarial de sigilo com seus colaboradores. Confira na tabela abaixo quais são eles:
| Tipos de acordo para termo de confidencialidade |
| Acordo Unilateral | Acordo Bilateral |
| O contrato onde apenas uma das partes deve se comprometer com a não divulgação dos dados. Exemplo: quando o RH realiza a admissão do funcionário, e o mesmo deve manter segredo empresarial sobre todas as suas atividades. | O contrato onde ambas as partes trocam e receber informações confidenciais, e que devem se comprometer a não divulgar os dados para terceiros. Exemplo: quando o funcionário desenvolve um sistema único, onde a empresa não pode replicar sua criação e nem o colaborador pode vender para outras empresas. |
É importante frisar que esse contrato não precisa ser elaborado apenas por grandes empresas.
Pequenos e médios negócios e até mesmo as startups podem e devem também criar diretrizes que incluam essa prática nas suas políticas internas. Isso é uma forma de assegurar ainda mais seu diferencial no mercado e se proteger no futuro.
Como fazer um Termo de Confidencialidade e Sigilo para funcionários
O mercado não impõe um modelo de termo de confidencialidade, até porque o objetivo dele varia de caso a caso. Mas, em via de regra, há uma certa estrutura que o DP deve seguir para elaborar esse contrato, em conjunto com o setor jurídico.
Para isso, realize algumas perguntas básicas, como:
- “Quais dados corporativos não podem ser divulgados?”;
- “Quais são as consequências de um vazamento de informações?”;
- “Qual é o volume de dados sensíveis geridos a cada dia/semana/mês/ano?”;
- “Quantas e quais pessoas têm acesso à informação sensível?”.
Isso ajudará você a ter uma visão sistêmica sobre quais informações devem ser protegidas internamente e quais colaboradores necessitam assinar um termo de confidencialidade. Abaixo, organizamos um passo a passo do que deve constar no documento. Veja!
Passo 1
Definição da informação confidencial: Formular uma lista de todos os dados que devem ser protegidos.
Passo 2
Propósito da divulgação: Seção que explique o que leva aquela informação ser sigilosa. Descreva de forma clara, objetiva e detalhada.
Passo 3
Partes envolvidas: Estabelecer se o acordo será uni ou bilateral, e desenvolver uma lista de colaboradores que devem assiná-lo.
Passo 4
Obrigações da parte que recebe a informação: Seção que detalha de modo transparente o que é permitido e proibido pelo funcionário de fazer com os dados.
Passo 5
Período de validade: Por último, definir por quanto tempo o contrato será válido, podendo ele ser, inclusive, infindável.
Como um sistema digital te ajuda a criar termos e contratos?
Como foi visto até aqui, o contrato de sigilo é sensível e complexo em diferentes níveis. Deve-se ter muito cuidado para elaborá-lo, mas também para organizá-los dentro do Departamento Pessoal.
Utilizar um software para RH é uma excelente escolha para padronizar e otimizar os processos, tornando a gestão de documentos e dados corporativos muito mais fácil.
Com ele, é possível tornar a admissão digital, além de centralizar toda a operação dos contratos. Assim, você realiza um gerenciamento de qualquer lugar e integra os setores de Contabilidade e Jurídico.
Por exemplo, no software da Convenia, você consegue preencher automaticamente os dados e receber a assinatura digital dos responsáveis. Isso pode ser aplicado para quaisquer documentos, como exemplo:
- Contrato de trabalho.
- Contrato de sigilo;
- Carta de abertura de conta em banco;
- Contrato de stock-option da empresa.
No caso do termo de confidencialidade, a empresa pode enviar aos colaboradores quando necessário de forma simples, prática e rápida. Dentro da plataforma, é possível adicionar o modelo de termo de confidencialidade da organização na aba dos colaboradores, assim como outros modelos de documentos que a empresa possua.
Além disso, caso o documento seja modificado, você também consegue alterar e atualizar as documentações.
Uma outra questão interessante é que, caso haja aumento da equipe ou a inserção de novos projetos, o ajuste nesse acordo é feito e analisado por todos os responsáveis, que enviam automaticamente a solicitação de assinatura aos profissionais.
Ou seja, ter um software de RH na sua empresa facilita muito a vida do profissional de RH e do DP, mantendo tudo organizado e em conformidade com a lei de modo eficiente. Essa é uma das diversas vantagens que possuir um RH digital traz para o seu cotidiano de trabalho.
Se o seu desejo é levar essa tecnologia para seu ambiente corporativo, conheça um pouco mais sobre o assunto no e-book sobre Automação no RH! Nele, você encontrará o que é, quais processos podem ser automatizados pelas empresas e como a automação ajuda no cumprimento da LGPD. Baixe gratuitamente e confira!
