Admissão digital: entenda como funciona e os benefícios dela

Admissão digital: entenda como funciona e os benefícios dela

A admissão digital é realizada por meio de uma funcionalidade disponibilizada por um software de RH, que possibilita a importação e o armazenamento das informações dos novos funcionários em nuvem. Esse novo processo de admissão não elimina 100% dos documentos que a empresa deve armazenar fisicamente.

 

A automação dos processos, proporcionada pelos avanços tecnológicos, está transformando as empresas. Ela reflete na produtividade dos funcionários, na diminuição dos custos e nas responsabilidades de todos os setores da organização. A admissão digital é uma tendência que reflete esse momento.

Vejamos a área de Recursos Humanos. De acordo com a CLT, a empresa deve ter o registro de todos os funcionários. As cópias dos documentos são solicitadas na admissão, junto a diversos formulários e fichas. Esse processo exige muito cuidado para que nenhum papel seja perdido ou incluído na pasta de outro funcionário.

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Se o objetivo da empresa é desburocratizar processos, a admissão digital é uma das alternativas mais indicadas. Para isso, é necessária a implementação de um software de RH para o armazenamento de todos os documentos e informações dos funcionários.

Ao longo da leitura, vamos mostrar o que é admissão digital, como ela funciona e os seus benefícios, tanto para a empresa, como para os novos colaboradores.

O que é admissão digital?

Imagine a cena: após o processo seletivo, o profissional de RH marca o dia da admissão com o novo colaborador da área. Nesse encontro, ele entrega todos os documentos solicitados para a admissão, preenche formulários e, se esqueceu algo, precisa voltar ao escritório, em um outro dia, para entregar o que falta.

Para finalizar, o RH precisa conferir cada documento, arquivar, digitalizar, cadastrar o novo funcionário no sistema e solicitar para a área de TI os novos acessos, como e-mail, crachá e logins. Agora, pense nesse cenário multiplicado pelo número de contratações mensais de uma empresa. Os riscos de alguma falha nesse sistema acontecer são grandes.

O processo de admissão é longo, demanda muita atenção e espaço físico para guardar todos os documentos. Além disso, ela pode afetar a dinâmica da empresa, pois os colaboradores do RH ficam focados em tarefas repetitivas, em vez de questões estratégicas e de maior retorno para a organização. A automação dos processos torna essa etapa mais simples e eficaz.

A admissão digital é realizada por meio de uma funcionalidade disponibilizada por um software de RH, que possibilita a importação e o armazenamento das informações dos novos funcionários em nuvem. Todos os dados ficam concentrados em um lugar e são integrados ao eSocial.

Com a medida provisória nº 2200-2/2001, o processo de admissão pode ser feito eletronicamente sem o risco da empresa sofrer com processos trabalhistas. Os funcionários fazem uma assinatura eletrônica, garantindo a veracidade dos documentos.

Porém, o novo processo de admissão não elimina 100% dos documentos que a empresa deve armazenar fisicamente. Entre os obrigatórios para a admissão, alguns precisam ter uma versão física armazenada na empresa, como os atestados de saúde ocupacional.

Como ela funciona?

Após ser informado da sua aprovação no processo seletivo, o futuro colaborador recebe um link do RH para preencher o formulário com suas informações e anexar os documentos solicitados. Essa etapa pode ser realizada de qualquer computador ou smartphone e em qualquer horário, com isso, não é necessário que ele compareça pessoalmente na empresa.

Quando a etapa for finalizada, o RH é notificado e os dados são validados. Como todas as informações do novo admitido estão no sistema, de forma rápida, o Departamento Pessoal recebe tudo o que é necessário para incluí-lo na folha de pagamento.

Quais são os benefícios da admissão digital?

A admissão digital traz benefícios para a empresa e para os novos funcionários. Conheça os principais benefícios que essa tecnologia proporciona.

Redução de custos e de armazenamento

Para arquivar os documentos de todos os funcionários, é necessário um espaço dedicado para essa função na empresa. Além disso, o uso do software diminui a quantidade de papel usado para as fichas, contratos e cópias que são comuns no processo convencional.

Com a admissão digital, todas as informações são armazenadas na nuvem, tecnologia responsável por guardar os dados em um servidor online. Dessa forma, os documentos estão em segurança e podem ser acessados, editados e compartilhados de qualquer lugar mediante login e senha.

Sustentabilidade corporativa

A criação de políticas sustentáveis é cada vez mais comum nas organizações, muitas vezes, por solicitações dos próprios colaboradores.

Diminuir a quantidade de papel utilizada no dia a dia das empresas é um dos benefícios mais visíveis com a implementação da admissão digital. Um espaço físico com menos papelada facilita a organização e causa menos impacto ao meio ambiente.

Aumento da produtividade

A admissão digital é um investimento que influencia diretamente na produtividade dos funcionários. Ela simplifica e agiliza o processo de admissão, permitindo que menos pessoas sejam responsáveis por organizar, verificar e arquivar os documentos.

Caso seja necessário verificar alguma informação, os documentos podem ser acessados em apenas alguns cliques, o que facilita a gestão para a empresa. Assim, os colaboradores não ficam sobrecarregados com as tarefas relacionadas à admissão e podem focar em outras atividades.

Maior engajamento interno

O uso de tecnologia para a desburocratizar os processos e otimizar o tempo dos funcionários gera efeitos positivos em toda a empresa. As equipes se sentem mais motivadas e valorizadas, porque estarão focadas em atividades mais estratégicas e voltadas para o crescimento da empresa, e não em tarefas repetitivas.

Os novos colaboradores também são beneficiados com a implementação da admissão digital. Entregar a documentação sem a necessidade de sair de casa e de forma rápida agiliza o processo e promove uma experiência positiva antes mesmo do primeiro dia de trabalho.

O RH trabalha diretamente com o bem mais valioso da empresa, o seu capital humano. A admissão digital possibilita que a área seja mais estratégica e voltada para atividades menos burocráticas. Entre os benefícios para a empresa estão a gestão de dados mais eficiente, o menor risco de erros, a redução de custos e a sustentabilidade. A tecnologia está cada vez mais presente no RH, se transformando em um diferencial competitivo para as empresas.

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