Onboarding digital: Como integrar novos colaboradores remotamente

O onboarding digital é o processo de integração do novo colaborador dentro das rotinas da empresa usando ferramentas 100% digitais. Esse modelo tornou-se muito importante na pandemia, que levou muitas empresas a adotarem o home office para cumprir o distanciamento social. 

Toda a jornada do colaborador, desde as entrevistas até o desligamento, sofreu grandes alterações. Esse contexto exigiu uma rápida mudança de processos e ferramentas. Além disso, também pediu bastante flexibilidade por parte de empresas mais tradicionais para se adaptarem ao novo modelo de trabalho. 

Dentre todas as etapas da jornada do colaborador online, a mais importante é a integração do novo funcionário. É nesse momento que se transmite os valores da cultura organizacional

Além disso, é na integração que as expectativas são alinhadas e os períodos de aprendizagem cumpridos.

Mas, fazer a integração na equipe remotamente pode ser mais complicado do que presencialmente. 

Nesse artigo vamos falar sobre as principais etapas do onboarding digital e como ter sucesso em cumpri-las nesse novo modelo. 

Como funciona o onboarding digital?

O onboarding digital é o processo de entrada do colaborador na empresa, realizada totalmente de maneira digital. Em tradução livre, onboarding significa “embarcar”. 

Ou seja, é nessa etapa que o colaborador deverá fazer uma verdadeira imersão na empresa. Nela, ele vai entender como é a cultura organizacional e conhecer os procedimentos e processos internos de cada setor. Além disso, ele também deve se familiarizar com as suas novas funções e realizar os treinamentos necessários. 

No presencial, o onboarding já é bastante comum. Inclusive, muitas empresas determinam um período para que o novo colaborador realmente se integre na rotina da organização, antes de colocar a mão na massa. 

No digital esse processo muda um pouco. Basicamente, você deve criar um checklist de tudo o que o colaborador precisa saber antes de iniciar os trabalhos. Pense nesse material como se fosse um roteiro, com ponto de partida e ponto de chegada. 

Além disso, é importante inserir o colaborador na rotina do home office. Principalmente aqueles que não tem muita familiaridade com esse modelo de trabalho.

Lembre-se que no onboarding digital você precisa estar mais próximo do colaborador, isso significa entregar a ele todas as ferramentas necessárias para que ele se adapte. Também é importante para identificar o que não foi bem compreendido e, assim, ajustar ou até mesmo modificar os processos internos da empresa. 

Além disso, quanto mais clara e objetiva for a comunicação durante esse processo, mais eficiente ele será. Então, procure se dedicar a criação de um bom roteiro de onboarding. 

Admissão online 

Ao contratar um novo funcionário, você precisará fazer os processos legais pertinentes para que a empresa e o colaborador estejam em conformidade com a lei antes de iniciar o trabalho de fato.

O processo de admissão envolve o envio e armazenamento de documentação, assinatura de contrato, entrega do exame admissional, entre outros trâmites burocráticos. Se você tem dúvidas sobre quais são os documentos necessários para iniciar a admissão, confira nosso checklist de documentos de admissão.

No modelo online, é importante que você tenha uma ferramenta adequada para gerenciar todo o processo. 

Com a Convenia, por exemplo, você já possui um checklist de documentação online e pode fazer uma admissão colaborativa: assim que o novo funcionário é contratado, ele receberá um e-mail para fazer seu login na plataforma, preencher todos os dados pessoais, fazer o upload dos documentos e assinar o contrato digitalmente. 

Dessa maneira, você admite um funcionário em minutos e 100% online, sem a necessidade de contato físico.

Lembre-se que o employee experience começa muito antes do primeiro dia de trabalho. Ele deve percorrer toda a jornada do colaborador desde a candidatura até seu desligamento. 

Ter uma comunicação clara, constante e as ferramentas necessárias é essencial para o sucesso dessa jornada tanto para o colaborador quanto para a empresa.

Diferenças entre Onboarding digital e Onboarding presencial

Já falamos um pouco sobre isso nos tópicos anteriores, mas agora vamos nos aprofundar nessas diferenças.  É importante que você as entenda para que não cometa erros durante o processo de onboarding digital. 

O onboarding digital não é simplesmente uma cópia do que acontece no presencial. Pelo contrário. É preciso entender que o contexto interfere na maneira como o colaborador vai passar pelo processo de adaptação. 

No presencial temos o fator do contato humano e da estrutura da empresa. Ambos favorecem uma imersão maior na cultura organizacional. Ao conviver naquele ambiente diariamente, é mais fácil e rápido da pessoa compreender as dinâmicas das relações. 

Além disso, a aprendizagem conta com a participação de outros colegas de trabalho. O que  também facilita para que o colaborador compreenda melhor suas funções. 

Já no modo online, se perde o contato físico e a proximidade com o ambiente da organização. As relações demoram mais para serem construídas e o processo de aprendizagem pode ser mais lento. 

Por isso, o onboarding digital precisa ser diferente do presencial. É preciso criar rituais de integração para que o colaborador se sinta realmente parte da equipe. 

Além disso, a criação de um roteiro de onboarding, com atividade e metas estipuladas para aquele período de adaptação se torna essencial. Assim, você poderá identificar se o colaborador realmente compreendeu todos os processos. 

Outro ponto importante é que você precisa criar um pack com informações importantes para o colaborador. Insira ali todos os processos internos da empresa e do setor do colaborador. Coloque, também, um organograma para que ele entenda como funcionam as relações de trabalho entre os departamentos. 

Você ainda pode complementar esse pack inserindo conteúdos informativos sobre a empresa e a cultura organizacional. Assim, o colaborador fará uma imersão digital no negócio. 

Desafios para criar a estrutura digital

Agora que você já entendeu as principais diferenças entre o onboarding online e o presencial, chegou a hora de colocar a mão na massa.  Isso significa que além do roteiro de onboarding, você precisa entregar ao colaborador uma estrutura para que ele desempenhe a sua função remotamente. 

O principal desafio será reunir os materiais necessários para que o novo trabalhador possa trabalhar à distância com a mesma qualidade que faria presencialmente. Esse diagnóstico começa logo após a finalização da parte legal do processo de admissão online. 

Com o colaborador oficialmente contratado e pronto para começar a trabalhar, você precisa criar uma conta de e-mail corporativa para ele antes do primeiro dia. É recomendado que os acessos nas principais ferramentas usadas para o trabalho já sejam previamente entregues. 

Também é importante fazer a solicitação dos equipamentos necessários para o trabalho. Esses materiais são computador, mouse, fone de ouvido, cadeira e demais itens que forem necessários para que ele faça suas atividades. Geralmente, os itens do “kit de boas-vindas” variam de acordo com cada empresa e setor do profissional. 

Lembre-se que um dos pilares do trabalho remoto é a comunicação sem atritos. Então, para que o novo colaborador consiga se comunicar pelos canais oficiais da empresa, ele precisa ter as ferramentas necessárias em mãos.

Quais os benefícios do onboarding digital?

Mais do que uma transformação nas relações de trabalho, o onboarding digital traz uma série de benefícios para as empresas. Ainda que haja um custo inicial elevado com equipamentos, o fato de você pode admitir colaboradores de qualquer lugar do país compensa esse investimento. 

Além disso, com o trabalho remoto, há uma redução considerável nos gastos da empresa com estrutura física. Um  RH modernizado também pode transformar alguns benefícios do modelo presencial em verbas de home office para o colaborador, tornando tudo digital e intuitivo. 

Tudo vai depender da estratégia adotada para fazer com que o trabalho remoto seja tão confortável para o funcionário quanto o presencial. 

Nos próximos tópicos, separamos algumas das principais vantagens em se fazer um onboarding digital. 

Maior engajamento

Pode até parecer contraditório o fato de o digital pode trazer mais engajamento de colaboradores que o presencial. Mas essa é uma realidade. 

E a receita disso é simples. Como é preciso criar novos formatos de interação, para que o colaborador se sinta integrado no time, isso faz com que o profissional de RH se dedique em estratégias que vão, de fato, engajar a pessoa. 

Também é preciso mais comprometimento do novo colaborador durante o processo de onboarding. Por estar à distância, a atenção e a concentração são fundamentais para que ele absorva todas as etapas do onboarding. 

Isso faz com que o novo membro da equipe se empenhe mais para entender a cultura da empresa. Além disso, ele também procura se comunicar e interagir com os colegas de trabalho e aprender como os processos internos funcionam. 

Fortalecimento do clima organizacional

Outro fator positivo do onboarding digital é o fortalecimento do clima organizacional. Como já mencionamos, o modelo de trabalho remoto acaba impulsionando a criação de diferentes formas de conexão. 

O profissional de RH passa a ficar mais focado em desenvolver ações que possam aproximar mais o colaborador da empresa, fazer ele imergir nos valores e na cultura. 

Nesse contexto, os rituais de conexão vêm se destacando cada vez mais. São estratégias de trocas e interações entre as equipes para que se possa estabelecer no online os mesmos aspectos de convivência do presencial. 

Retenção de talentos

Um onboarding bem feito é fundamental para garantir um baixo turnover da empresa. Por isso, é preciso estar atento à maneira como o novo integrante da equipe irá desempenhar cada etapa do processo de entrada. 

Quando o colaborador se sente integrado logo na primeira semana, é muito provável que isso se cultive a longo prazo. Isso faz com que ele tenha um tempo de permanência longo dentro da empresa. 

Integração ágil

Com um roteiro de onboarding bem definido, a integração do colaborador na cultura da empresa passa a ser mais eficiente. Primeiro porque será possível mensurar suas principais dificuldades e agir pontualmente nisso. 

Além disso, o fato da integração se dar de maneira remota também potencializa o nível de comprometimento do novo integrante da equipe e de todos os outros colaboradores da empresa. Assim, temos um processo de integração mais rápido. 

Construção da agenda dos primeiros dias 

O primeiro dia chegou e é muito importante que ele seja produtivo. Por isso, construa uma agenda e compartilhe com o novo colaborador e todas as pessoas envolvidas nas atividades. Os principais pontos que a agenda inicial deve seguir são:

1. Cultura

Durante as entrevistas, provavelmente você aplicou testes de fit cultural. Além disso, você também forneceu material para que o candidato avaliasse se a cultura da empresa tinha afinidade com seu perfil. 

Porém, apenas esse processo de avaliação prévio não é o suficiente. A cultura é um dos pontos mais importantes na integração. 

Por isso, ela deve ser muito reforçada durante o onboarding digital e ongoing. Inclusive, é muito comum que erros de contratação online aconteçam justamente devido a falta de fit cultural.

No trabalho remoto, a imersão na cultura organizacional se torna uma questão ainda mais crucial para a adaptação do colaborador. É importante que ele entenda quais são os valores da empresa e como as relações profissionais são estabelecidas. 

Por não existir o fator ambiental para proporcionar uma imersão ao colaborador, é preciso criar possibilidades de conexão virtualmente. Então, procure explicar, logo no primeiro dia, como funcionam as regras e normas da organização. 

Nesse processo de automação pelo qual muitas empresas estão passando, construir esse vínculo com o colaborador de maneira online é um verdadeiro desafio. Mas, vale a pena, pois impacta diretamente na relação de confiança e na motivação para estar naquele ambiente. 

Portanto, reserve um horário para uma apresentação detalhada do código de cultura da empresa. Se possível, convide um dos sócios para apresentá-lo e dar as boas-vindas ao novo colaborador. 

2. Empresa

Conte sobre a história da empresa e como o produto ou serviço evoluiu. Explique o funcionamento de todas as áreas e como os times são estruturados. Isso ajudará o novo colaborador a entender mais profundamente o organograma organizacional e onde ele está inserido. 

Dica: Envie os arquivos da assessoria de imprensa como um material de leitura complementar sobre a história da empresa.

3. Área e time

Reserve um horário mais extenso para o gestor apresentar a estrutura da área que a pessoa está entrando e seu time. Estimule uma dinâmica de integração entre as pessoas, se possível com a câmera aberta. 

Lembre-se que no trabalho remoto o contato diário diminui. Então, caso a pessoa não se sinta confortável com o time, isso pode ocasionar problemas futuros. 

Peça para a sua equipe deixar a agenda disponível para o novo colaborador. É importante, também, estar presente nos canais oficiais de comunicação para orientá-lo sempre que necessário. 

Criar um canal de comunicação aberto entre a área, gestor e novo colaborador é essencial para um onboarding digital de sucesso.

4. Alinhamento de expectativa

Esse ponto é responsabilidade da gestora ou gestor do novo colaborador. Precisa ser definido o que é esperado e em quanto tempo. Essa expectativa varia muito de área para área. 

Por exemplo, se você contrata um novo vendedor, ele terá um período de treinamento sobre produto e processos e uma expectativa de meta de vendas em determinado período.

Disponibilização da lista de tarefas e prazos

Durante a primeira semana o novo colaborador passará por diversos treinamentos com outras áreas e com seu time. Também precisará ler conteúdos e em alguns casos fazer algum curso. 

Isso vai envolver muitos links de acesso, permissões, agenda de outras pessoas e prazos. Então, disponibilize um checklist online contendo os links e os responsáveis por auxiliar em cada tarefa quando necessário.

Aqui na Convenia nós utilizamos um template de lista de tarefas para o acompanhamento do onboarding digital dos novos colaboradores. Baixe e adapte para seus novos colaboradores!

Avaliação e melhoria contínua do processo de onboarding digital

Ao finalizar o onboarding digital, faça uma pesquisa de e-NPS. Além disso, converse com os novos colaboradores para coletar feedbacks do processo. Assim você pode melhorar até chegar em um processo de onboarding digital online ideal para a sua empresa.

Além do feedback coletado ao final do onboarding digital, é importante que você faça os famosos checkpoints. São reuniões de feedback para o acompanhamento da adaptação do novo colaborador. Elas podem acontecer a cada 15 dias ou uma vez por mês, durante os primeiros 3 meses. 

O acompanhamento constante pode ser um pouco trabalhoso, mas é uma rotina essencial para o sucesso do modelo de trabalho remoto. 

Um colaborador bem integrado e adaptado com a cultura, processos e time será mais feliz e produtivo. Além de trazer resultados positivos para sua empresa e diminuir as chances de turnover.

Esperamos ter ajudado você nessa missão de digitalizar mais um processo na sua empresa. Criamos um checklist de onboarding digital para você revolucionar a gestão de pessoas no RH da sua empresa! 

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Marcelo Furtado

Marcelo Furtado é administrador de empresas com pós-graduação em engenharia financeira pela Poli-USP. Iniciou sua carreira na Pepsico e posteriormente trabalhou 8 anos com gestão de ativos em hedge funds. É cofundador da Convenia, primeiro software na nuvem de gestão de departamento pessoal voltado para pequenas e médias empresas no Brasil. Marcelo também atua como professor de Marketing Digital na ESPM-SP e mentor na ACE e Google Campus.

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