Admissão eSocial: como fazer e quais as regras

Admissão eSocial: como fazer e quais as regras

Admissão eSocial: como fazer e quais as regras

Foi por meio do Decreto 8.373/2014 que o Governo Federal criou o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). De lá para cá, as regras desse sistema foram modificadas visando a simplificação dos procedimentos. Todas essas mudanças geram dúvidas nas empresas em relação, por exemplo, a admissão eSocial.

Para esclarecer melhor como funciona o processo admissional no eSocial, neste artigo, mostraremos as suas principais regras. Acompanhe os próximos tópicos!

O que é e para que serve o eSocial 

O eSocial é um sistema criado para unificar os dados trabalhistas que as empresas precisam enviar as seguintes entidades públicas:

  • Caixa Econômica Federal (CEF);
  • Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB);
  • Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
  • Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Sendo assim, podemos dizer que o eSocial funciona como uma folha de pagamento digital na qual as empresas fornecem informações sobre:

  • Contribuições previdenciárias;
  • Vínculos empregatícios;
  • Acidente de trabalho;
  • Escriturações fiscais;
  • Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
  • Aviso prévio;
  • Folha de pagamento.

Outra atribuição do eSocial é unificar o envio de documentos obrigatórios, como:

  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CADEG);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP).

Além de organizar e unificar informações, o eSocial evita a sonegação de impostos, além de garantir que os trabalhadores recebam os seus direitos previdenciários e trabalhistas.

Como o eSocial influencia diretamente o RH?

Um dos impactos positivos que o eSocial tem no RH é na gestão de processos que fica mais prática, intuitiva e segura. Dessa forma, a burocracia é reduzida. Uma vez que, como dito, o RH não precisa enviar dados para várias instituições públicas com diferentes regras e formulários.

Outros impactos positivos sentidos pelo RH são a otimização, a diminuição dos erros e o registro simples:

Como realizar a admissão eSocial: passo a passo

As empresas enviam as admissões por meio do evento “S-2200” (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso do Trabalhador). A forma de envio vai depender bastante de qual sistema para gerenciamento e confecção de folha de pagamento a empresa está utilizando.

Para fazer a admissão diretamente no portal, é necessário que a empresa:

  • Acesse o site do eSocial;
  • Utilize o certificado digital para fazer login no sistema;
  • Clique “Empregado” e em seguida em “Admitir/Cadastrar”;
  • Faça o preenchimento dos dados do profissional;
  • Salve após a conclusão do preenchimento;
  • Assine digitalmente para processar o evento.

Dentro do sistema de folha de pagamento, existe a opção de acompanhamento dos eventos enviados, este acompanhamento é feito através do “andamento dos eventos”. Quando o status do andamento está como “processado”, isso significa que o envio do “S-2200” foi realizado com sucesso e gerou um número de protocolo.

Por outro lado, se aparecer o status “processado com erros”, “rejeitados” ou “erros de estrutura do XML”, será necessária a realização de ajustes nas pendências indicadas.

Como alterar a data de admissão eSocial

Não é possível alterar a data de admissão no eSocial. Caso tenha sido lançada de forma errada, o RH precisará gerar um evento de exclusão do “S-2200” e realizar um novo cadastramento. Este passo a passo também vai depender do sistema de folha de pagamento utilizado, mas para fazer este processo diretamente no portal você deve:

  • Acessar o menu “empregados” e clicar em “gestão de empregados”;
  • Digitar o CPF do colaborador que você deseja excluir, ou o nome se esta opção estiver disponível;
  • Clicar em “movimentações trabalhistas”;
  • E excluir a movimentação “Admissão do Trabalhador” no campo indicado “Excluir”. Será necessário assinar digitalmente esta opção.

É possível fazer uma admissão fora do prazo? 

Para que a admissão seja aceita pelo e-Social, o RH deve respeitar os seguintes prazos:

  • A admissão preliminar precisa ser enviada até do dia anterior ao início das atividades do trabalhador por meio do evento “S-2190”;
  • Esse evento terá a validade estendida até o dia 7 do mês seguinte ao início das atividades do trabalhador na empresa;
  • Se até essa data a empresa não enviar todos os dados cadastrais por meio do “S-2200”, a admissão não será efetivada no sistema;
  • A empresa também pode optar por enviar diretamente o evento S-2200, neste caso, o prazo é o dia que antecede o início das atividades laborais do trabalhador.

Regras

Vale lembrar que admissões com datas retroativas geram multas para a empresa. Além disso, o “S-2200” não é utilizado para trabalhadores sem vínculo empregatício com a organização e nem para profissionais sob o regime estatutário.

Principais mudanças que o eSocial trouxe

Dentre as principais alterações no eSocial para 2021, podemos destacar:

  • Redução do número de eventos e campos do leiaute;
  • Flexibilização das regras de impedimento para o recebimento de informações;
  • Facilitação no envio de dados relativos ao cumprimento de obrigações fiscais e previdenciárias, bem como dos depósitos de FGTS;
  • Utilização somente do CPF para identificar o trabalhador;
  • Simplificação na declaração de remuneração e pagamentos;
  • Substituição das obrigações acessórias (CAT, CD, PPP, DCTF, MANAD, GRF e folha de pagamento) pelo novo sistema.

Como funciona a admissão preliminar eSocial?

Quando a empresa ainda não reuniu todas as informações necessárias para preencher o “S-2200” de um novo colaborador, é possível enviar o “S-2190” (admissão de trabalhador – registro preliminar).

Como dito no tópico anterior, o “S-2190” precisa ser preenchido até o dia anterior ao início da prestação de serviço do profissional e terá validade até o dia 7 do mês subsequente. Para enviar esse evento, o RH informará:

  • A data de nascimento;
  • A data da admissão;
  • O CPF do trabalhador.

Assim como no evento “S-2200”, caso alguma informação seja preenchida de maneira errada no “S-2190”, o RH precisará excluir o evento e enviar outro. Já os trabalhadores sem vínculo empregatício ou sob o regime estatutário, o evento da admissão é o “S-2300”. Quanto aos colaboradores reintegrados, o processo começa com o envio do evento “S-2298”.

Conclusão

Sem dúvidas, o eSocial é um avanço na infraestrutura trabalhista do Brasil – e podemos esperar ainda mais melhorias nesse sistema para os próximos anos. Na verdade, o eSocial é um parceiro do RH estratégico e inovador.

Afinal, esse conceito de RH preza pela automação, otimização e potencialização de processos internos por meio de ferramentas virtuais. O resultado disso é uma empresa voltada para a transformação digital e preparada para o futuro do mundo empresarial.

O que achou do nosso artigo? Entendeu como fazer a admissão eSocial? Preparamos um infográfico que vai ajudar na otimização do departamento pessoal da sua empresa. Baixe agora mesmo os 7 indicadores estratégicos para ter um DP de sucesso.

New call-to-action

Marcelo Furtado

Marcelo Furtado é administrador de empresas com pós-graduação em engenharia financeira pela Poli-USP. Iniciou sua carreira na Pepsico e posteriormente trabalhou 8 anos com gestão de ativos em hedge funds. É cofundador da Convenia, primeiro software na nuvem de gestão de departamento pessoal voltado para pequenas e médias empresas no Brasil. Marcelo também atua como professor de Marketing Digital na ESPM-SP e mentor na ACE e Google Campus.

Contribua com este post