Obrigações acessórias: para o que servem e quando transmitir?

As obrigações acessórias fazem parte das demandas do departamento pessoal. No entanto, outros setores também contribuem para a execução delas, como a área de recursos humanos e contabilidade. Sem a integração e a eficiência nesse serviço, a empresa pode sofrer prejuízos financeiros e sanções judiciais.

Mas o que são obrigações acessórias? Qual é a finalidade delas? Que tipo de penalidade jurídica incide sobre as empresas que não cumprem essas obrigações? Neste artigo, respondemos a todos esses questionamentos. Confira os próximos tópicos!

O que são as obrigações acessórias?

Em termos simples, as obrigações ou declarações acessórias são documentos que as empresas enviam aos órgãos fiscalizadores dos governos municipais, estaduais e federais. A frequência do envio pode ser mensal, trimestral ou anual.

O principal objetivo desse tipo de documento é apresentar todas as informações sobre os impostos apurados, a receita efetiva e atividades trabalhistas, como a folha de pagamento e encargos salariais.

Saindo do contexto trabalhista, existem obrigações acessórias vinculadas às atividades econômicas de certas empresas, como o setor imobiliário e o da saúde. Na prática, o que determina quais serão as declarações obrigatórias é o regime tributário (simples nacional, lucro presumido ou lucro real) de cada instituição empresarial. 

Para o que servem as obrigações acessórias?

Para esclarecer melhor a finalidade das obrigações acessórias, vamos diferenciá-las das conhecidas obrigações tributárias. Essas representam o pagamento de um tributo (taxas, contribuições e impostos).

Já aquelas são responsáveis por documentar os pagamentos que foram realizados em cada tributo. Sendo assim, o envio das obrigações ou declarações acessórias permite que tanto os órgãos fiscalizadores quanto a empresa visualizem todos os impostos que foram quitados.

Em resumo, as obrigações acessórias podem fazer referência a:

  • Receita bruta;
  • Encargos vindos de pagamentos salariais;
  • Impostos apurados.

Quais são as obrigações acessórias mensais?

Como dito, existem declarações acessórias que a empresa precisa enviar mensalmente para os órgãos fiscalizadores. A seguir, mostramos quais são elas.

Folha de pagamento

A folha de pagamento detém dados sobre salários, FGTS, comissões, adicionais salariais, férias, décimo terceiro salário etc.  Esse documento deve ser enviado até o sétimo dia do mês subsequente ao de referência para o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

eSocial

O eSocial é o sistema responsável por receber várias informações relativas aos trabalhadores. Por meio do acesso a essa plataforma do Governo, a empresa envia, por exemplo, as informações da folha de pagamento pelo evento S-1200 ou S-1202.

SEFIP

O Sistema Eletrônico da Caixa Econômica Federal (SEFIP) emite a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e de Informações à Previdência Social (GFIP). Essa guia permite que a empresa pague o FGTS dos colaboradores e informe isso à Previdência Social.

Para essa obrigação acessória, as organizações têm o prazo de até sete dias úteis a contar a partir do último dia do mês anterior no qual foi paga a remuneração do trabalhador.

GPS

A Guia da Previdência Social (GPS) é emitida no site da Receita Federal para o recolhimento das contribuições previdenciárias dos colaboradores. Todo mês, as empresas têm até o dia 15 para cumprir essa obrigação legal. O pagamento do GPS de um mês é sempre referente ao mês anterior.

CAGED

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) era uma obrigação acessória mensal que foi extinta com a aprovação da Portaria n0 1.127/2019. No lugar dessa declaração, as empresas enviam ao eSocial a data da admissão ou da demissão, o CPF e o salário do colaborador.

DARF

O Documento de Arrecadação de Tributos Federais (DARF) é uma guia para pagamento de encargos e tributos à Receita Federal. Com a emissão do DARF, as empresas recolhem o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) das remunerações dos colaboradores. O prazo mensal para a quitação se estende até o dia 20.

E quais são as obrigações acessórias anuais?

Além das obrigações acessórias mensais, há também as anuais. Vejamos quais são elas.

RAIS

Assim como o CAGED, o envio da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) também foi descontinuado e substituído pelo eSocial. Antes, as empresas enviavam essa obrigação acessória geralmente nos meses de março ou abril.

DIRF

A primeira declaração obrigatória anual é a do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF). Por meio dela, as empresas informam à Receita Federal o total de IRRF recolhidos e outros dados adicionais, como os relativos a deduções fiscais. No geral, o prazo para envio do DIRF se finda no mês de fevereiro.

Informe de Rendimentos

Até o dia 28 de fevereiro, as empresas precisam enviar o informe de rendimentos dos tributos retidos na fonte. Em posse desse documento, os colaboradores podem requerer restituições e descontos do Imposto de Renda até o mês de abril (prazo final para o envio das declarações de Imposto de Renda de Pessoa Física).

Qual penalidade em casos de não enviar?

Ao ficar atenta aos prazos das obrigações acessórias, a empresa evita punições financeiras dos órgãos fiscalizadores. Entre essas sanções estão:

  • Multa de 20% mais 1% de juros de mora ao mês pelo não recolhimento do FGTS;
  • 0,33% de juros ao dia pelo atraso na quitação da GPS;
  • Multa de R$ 402,53 a R$ 805,06 por não informar a admissão ao eSocial;
  • Pagamento em dobro pelo descumprimento das férias.

Sim, são muitas as demandas do departamento pessoal. Por isso, muitas empresas resolvem adotar tecnologias que automatizam, calculam verbas trabalhistas e emitem notificações sobre os prazos para envio de obrigações acessórias. Dessa forma, os serviços ficam mais precisos e eficientes, evitando complicações judiciais.

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Marcelo Furtado

Marcelo Furtado é administrador de empresas com pós-graduação em engenharia financeira pela Poli-USP. Iniciou sua carreira na Pepsico e posteriormente trabalhou 8 anos com gestão de ativos em hedge funds. É cofundador da Convenia, primeiro software na nuvem de gestão de departamento pessoal voltado para pequenas e médias empresas no Brasil. Marcelo também atua como professor de Marketing Digital na ESPM-SP e mentor na ACE e Google Campus.

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