Como calcular IRRF na folha de pagamento? Guia completo

Saber como calcular IRRF na folha de pagamento dos funcionários é essencial para qualquer profissional de RH. Afinal, o Imposto de Renda Retido na Fonte varia de trabalhador para trabalhador e depende de diversos fatores, como salário, dependentes e outras deduções. 

E, claro, é responsabilidade do RH garantir o desconto correto do valor, a fim de evitar erros que prejudiquem tanto a empresa quanto os colaboradores.

Isso porque um cálculo errado pode causar problemas, como cobranças indevidas ou até mesmo processos trabalhistas no futuro. Portanto, entender o cálculo é fundamental para evitar transtornos e manter a conformidade fiscal.

Hoje, vamos explicar o que é IRRF, como funciona o imposto de renda e compartilhar dicas práticas para saber como calcular o IRRF na folha de pagamento e em situações específicas, como férias e 13º salário. Acompanhe!

O que é IRRF?

O IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) é o valor do imposto de renda que se desconta diretamente da remuneração do trabalhador pela empresa. O desconto ocorre na fonte pagadora, ou seja, a empresa tem a responsabilidade de calcular e reter o imposto e, depois, repassá-lo ao governo. 

A retenção não apenas facilita o pagamento do tributo, mas também garante que o trabalhador esteja em conformidade com suas obrigações fiscais.

Ao longo do artigo, você vai aprender a calcular IRRF na folha de pagamento, continue a leitura!

Qual a base do cálculo para o IRRF?

A base de cálculo do IRRF é a subtração de determinados valores do salário bruto do trabalhador, como a contribuição previdenciária, pensão alimentícia e dedução por dependentes, cujo valor atual por dependente é de R$ 189,59. 

A fórmula base é:

Base IRRF = Salário Bruto – Contribuição Previdenciária – Pensão Alimentícia – (Nº de Dependentes x R$ 189,59)

O valor de retenção do IRRF depende da faixa salarial do colaborador, de acordo com as alíquotas que a Receita Federal estabelece. Dessa forma, é maior no caso de trabalhadores com salários mais altos.

É importante destacar que, se o colaborador tiver outras fontes de renda, ele deve somar todos os rendimentos para determinar o valor correto dos tributos a pagar, sem esquecer o valor que a empresa já reteve.

Além disso, o empregador precisa cumprir rigorosamente sua obrigação de repassar os valores ao órgão competente. Caso contrário, o descumprimento pode indicar apropriação indébita e, assim, gerar penalidades legais para a empresa e para o empresário.

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Sobre quais rendimentos incide o IRRF?

Aplica-se o IRRF sobre uma ampla gama de rendimentos que pessoas físicas e jurídicas recebem ao longo do ano. Portanto, é fundamental estar atento aos tipos de receita sujeitas à retenção. Confira os principais exemplos:

• salários, bônus e outras remunerações de empregados, aposentados e pensionistas;
• aluguéis de imóveis;
• serviços prestados por empresas, como consultoria e assessoria;
• honorários de profissionais autônomos ou liberais;
• rendimentos financeiros, como juros sobre investimentos e distribuição de dividendos;
• lucros da venda de bens e direitos, como imóveis, veículos e ações;
• prêmios provenientes de loterias, sorteios e concursos.

Como se vê, ter um controle detalhado sobre os rendimentos anuais ajuda a evitar surpresas na hora de calcular IRRF na folha de pagamento e declarar o imposto de renda.

A seguir, saiba o que é o Imposto de Renda e conheça as particularidades do tributo.

O que é o Imposto de Renda?

O Imposto de Renda (IR) é um tributo sobre a renda média anual de pessoas físicas e jurídicas. O cálculo do IR tem como base as alíquotas progressivas, ou seja, quanto maior a renda, maior será o percentual que o contribuinte deverá pagar. No Brasil, o órgão responsável por regulamentar e fiscalizar o pagamento do IR é a Receita Federal.

No caso dos trabalhadores assalariados, recolhe-se o imposto mensalmente, geralmente por meio do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), diretamente no holerite. 

Então, no ano seguinte, o contribuinte deve realizar a Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF) e informar os rendimentos e deduções do ano anterior. O processo verifica se houve algum valor pago a mais (o que gera restituição) ou se ainda há tributo para recolhimento.

A empresa que recolhe o IRRF tem a responsabilidade de repassar o valor à Receita Federal. Caso não aconteça, o empregador pode sofrer penalidades, como multas e acusações de apropriação indébita. Para o contribuinte, o não pagamento ou pagamento incorreto do IR pode acarretar bloqueios no CPF, multas e juros.

Como funciona a restituição e devolução do Imposto de Renda?

O processo de restituição do Imposto de Renda ocorre quando o contribuinte paga valores excedentes ao longo do ano, geralmente devido a deduções permitidas por lei, como gastos com dependentes, despesas médicas e educacionais. Nesses casos, a Receita Federal realiza a devolução diretamente na conta bancária informada pelo contribuinte na declaração.

Por outro lado, se ele tiver outras fontes de renda além do salário da empregadora, e o valor devido for maior que o recolhido na fonte, deve pagar a diferença à Receita Federal. Para realizar o pagamento, ele pode optar pelo débito automático ou gerar boletos no sistema da Receita.

O que diz a lei sobre o IRRF?

As regras legais sobre o IRRF estão disponíveis no Decreto 9.850/18 do Governo Federal. No entanto, a Instrução Normativa RFB n. 1.919/2019 aprovou o Programa Gerador da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (PGD DIRF).  

Assim, desde 2020, as pessoas físicas ou jurídicas que pagaram ou creditaram rendimentos do IRRF devem enviar a declaração DIRF à Receita Federal.

Quem está isento de declarar o Imposto de Renda em 2025?

Contribuintes que recebem até R$ 2.824,00 mensais estão isentos de declarar o Imposto de Renda em 2025. Ou seja, o valor limite da renda anual durante o ano de 2024 é de R$ 33.888,00, e vale tanto para assalariados e servidores públicos quanto para aposentados e pessoas com outros rendimentos, como pensão ou reforma abaixo do valor limite. 

Além disso, estão isentas as pessoas com doenças graves, como HIV, alienação mental, cardiopatia grave, cegueira e outras patologias com laudo médico.

Leia também: Isenção de imposto de renda: veja quais empresas têm esse direito

Todos os trabalhadores com CLT têm IRRF?

Não, assim como o Imposto de Renda, os trabalhadores CLT com salários inferiores a R$ 2.824,00 não têm o imposto retido na fonte pelo empregador. Entretanto, caso recebam valores mais altos em determinados períodos, como no fim do ano, com o 13º salário, férias e bonificações, a empresa deve estar atenta para fazer a retenção do imposto, se necessário.

Como somar os vencimentos dos funcionários?

Para calcular corretamente o IRRF de um funcionário, o primeiro passo é determinar o salário bruto. Para chegar ao valor deve-se somar todos os vencimentos do colaborador, que servirão como base para a aplicação dos descontos.

Além do salário base, que é o valor que consta na carteira de trabalho, é necessário incluir outros, como:

• comissões;
• gratificações;
• descanso semanal remunerado (DSR);
• adicional noturno;
• horas extras.

A atenção a todos os componentes é essencial, pois a Receita Federal monitora rigorosamente os montantes que os trabalhadores recebem anualmente. Caso ocorra a omissão de algum valor, o órgão pode identificar a irregularidade rapidamente, o que gera possíveis penalidades para o empregador e o colaborador.

Como descontar o valor do INSS?

O desconto no valor do INSS é obrigatório e ocorre diretamente na base de cálculo do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Após calcular o salário bruto do colaborador, que é a soma de todos os vencimentos, como salário-base, comissões, adicionais e horas extras, acontece a dedução do valor da contribuição previdenciária.

O cálculo ajuda a determinar a base tributável sobre a qual se aplicará o IRRF. Desde janeiro de 2025, as alíquotas do INSS seguem políticas similares àquelas de 2022, com um modelo progressivo, no qual cada faixa salarial tem um percentual de contribuição. 

A progressividade é fundamental, pois garante que o desconto seja proporcional ao salário do trabalhador.

Antes de saber como calcular IRRF na folha de pagamento e em situações específicas, confira a seguir a tabela com os descontos do INSS para o ano em curso.

Tabela de desconto do INSS 2025

Abaixo, veja as alíquotas de contribuição do INSS aplicáveis em 2025, de acordo com as faixas salariais.

Salário de contribuição	Alíquota	Parcela a deduzir
Até R$ 1.518,00	7,5%	–
De R$ 1.518,01 a R$ 2.793,88	9%	R$ 22,77
De R$ 2.783,89 a R$ 4.190,83	12%	R$ 106,60
De R$ 4.190,84 a R$ 8.157,41	14%	R$ 190,42

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Como calcular o IRRF no adiantamento de salário?

A retenção do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) no adiantamento salarial ocorre somente quando o pagamento do adiantamento e a folha mensal ocorrem em meses diferentes. A regra está no Regulamento do Imposto de Renda (RIR/2018), artigo 678. 

A seguir, veja como funciona na prática:

Caso 1: adiantamento e folha pagos em meses diferentes

• Adiantamento: 20/03/2024
• Folha mensal: 05/04/2024

Quando o adiantamento é pago em um mês (março, neste caso) e a folha de pagamento no mês seguinte (abril), o cálculo e a retenção do IRRF ocorre no momento do pagamento do adiantamento.

Ou seja, calcular IRRF na folha de pagamento requer também a aplicação do imposto sobre os proventos e os descontos na folha de adiantamento.

Caso 2: adiantamento e folha pagos no mesmo mês

• Adiantamento: 15/03/2024
• Folha mensal: 31/03/2024

Se o pagamento do adiantamento e da folha mensal ocorrerem dentro da mesma competência (março), não haverá retenção do IRRF no adiantamento. Nesse cenário, o cálculo do imposto se dá apenas na folha mensal consolidada.

Em resumo:

• meses diferentes: retém IRRF no adiantamento;
• mesmo mês: não retém IRRF no adiantamento.

A diferenciação é essencial para garantir que a retenção do imposto ocorra corretamente, a fim de evitar erros que possam gerar problemas futuros com a Receita Federal.

Como calcular IRRF na folha de pagamento?

Agora que você já entendeu tudo o que compõe o imposto retido na folha de pagamento, é importante saber como calcular IRRF na folha de pagamento.

A base para o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é o salário bruto menos o desconto da contribuição previdenciária.

Dedução dos dependentes legais

Antes de se chegar ao tributo que o funcionário deve, deve-se checar se ele tem dependentes legais. Em caso positivo, é necessário descontar R$ 189,59 por dependente.

E os dependentes não são apenas filhos. Confira abaixo os exemplos:

• cônjuge;
• filhos até 21 anos ou de até 24 anos, caso ainda curse o ensino superior ou escola técnica de segundo grau;
• pais e avós (desde que se encaixem nos critérios).

No momento de calcular IRRF na folha de pagamento, é importante saber que esses são os principais descontos para os dependentes. 

Entretanto, existem outros que são menos comuns, mas que a legislação permite. Para se chegar à alíquota é necessário considerar outras deduções, como valores de pensão alimentícia. Para outras especificações e exceções, é necessário consultar as regras.

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Alíquota da base de cálculo IRRF

Após verificar o imposto de acordo com a alíquota da sua base de cálculo, ocorre a dedução de um valor padrão, o que permite obter o valor final do imposto. 

Cada faixa de tributação tem uma dedução definida, da seguinte forma:

• 1ª faixa: isento
• 2ª faixa: R$ 169,44;
• 3ª faixa: R$ 381,44;
• 4ª faixa: R$ 662,77;
• 5ª faixa: R$ 896,00.

Como declarar o Imposto de Renda? 

Existem duas maneiras para realizar a declaração do Imposto de Renda, que são:

• declaração simplificada: na qual o contribuinte tem um desconto de 20% na sua renda tributável, com limite de R$ 16.754,34. É um modelo ideal para pessoas que têm poucas despesas para dedução;
• declaração completa: na qual o contribuinte pode detalhar todas as suas despesas dedutíveis, como gastos com saúde, educação e dependentes. Nesse caso, é uma opção viável para quem tem altos gastos nesses aspectos durante o ano.

Para o ano-base de 2024, a dedução corresponde a R$ 564,80. A seguir, veja um exemplo prático da aplicação do desconto simplificado mensal.

Cálculo com desconto simplificado

• salário de R$ 2.640,00 (sem dependentes e sem pensão alimentícia)
• IR: R$ 2.640,00 – R$ 564,80 (Dedução Simplificada) = R$ 2.075,20
• R$ 2.075,20 x 0,0% = R$ 0,00 – R$ 0,00 = R$ 0,00 (IRRF)

Como calcular IRRF nas férias e no 13º salário?

O IRRF também tem desconto no pagamento de férias e do 13º salário dos trabalhadores. Nesses casos, é necessário ter atenção especial, pois o cálculo do desconto da previdência se dá de forma independente a cada mês, de modo que a aplicação das alíquotas ocorre separadamente.

Assim, para calcular o IRRF sobre pagamento de férias, deve-se ter como base o total pago, com a dedução dos descontos possíveis e a aplicação da tabela do Imposto de Renda.

Conforme a legislação, o pagamento do 13º salário deve ocorrer em duas parcelas. Assim, o desconto do IRRF ocorre somente no pagamento da segunda parte. Nesse caso, o cálculo do imposto de renda considera o valor do 13º bruto, a considerar todas as deduções legais.

Agora que você entendeu como calcular IRRF nas férias e no 13º salário, confira o cálculo sobre bônus e premiações!

Como funciona o IRRF nos bônus e premiações?

Quando a empresa paga o prêmio a empregados, trabalhadores avulsos, contribuintes individuais e facultativos em razão do seu bom desempenho, seja em dinheiro, bens ou serviço, sempre haverá a incidência do IRRF. 

Nesse caso, para saber como funciona o IRRF nos bônus e premiações, é necessário entender que o cálculo respeita a tabela progressiva, que também requer a inclusão na Declaração de Ajuste Anual do beneficiário.

Cabe lembrar que para empregados com dependentes, deve-se abater R$ 189,59 por dependente para que, somente então, seja composta a base de cálculo do IR.

Nos prêmios na forma de bens ou serviços, a fonte pagadora assume o ônus do imposto e se torna responsável por efetuar o ajuste da base de cálculo. Dessa forma, o valor do prêmio é um valor líquido. Ou seja, a fonte pagadora recolhe antecipadamente o IR que o beneficiário deve em relação ao prêmio.

De acordo com a SC 151/2019, no caso do INSS, somente os prêmios pagos exclusivamente a empregados, que não excederem ao limite máximo de dois pagamentos ao ano, poderão não sofrer tributação. Assim, prêmios pagos a contribuintes individuais, autônomos e diretores não empregados, seguem com a incidência da Contribuição Previdenciária.

Imposto de renda sobre participação nos lucros (PLR)

A Participação nos Lucros ou Resultados (PLR) é uma forma de bonificação que a empresa pode oferecer aos colaboradores com o objetivo de reter e motivar talentos. 

Para a empresa utilizar o sistema de PLR, é necessário negociar com uma comissão de empregados e um representante do sindicato da respectiva categoria. Ou, ainda, o bônus estar no Acordo Coletivo ou Convenção Coletiva de Trabalho que a categoria determina.

No caso de empregados com dependentes, deve-se abater R$ 189,59 por dependente, para que a partir daí seja composta a base de cálculo do IR.

A participação dos trabalhadores nos lucros ou resultados da empresa terá tributação pelo Imposto de Renda exclusivamente na fonte, com base na Tabela Progressiva Anual abaixo, e não integrará a Base de Cálculo (BC) do imposto devido pelo beneficiário na Declaração de Ajuste Anual (DAA). 

Porém, nesse caso, o lançamento deve se dar no campo devido ao rendimento sujeito à tributação exclusiva.

Valor do PLR anual	Alíquota	Parcela a deduzir do IRPF
Até R$ 7.640,80	–	–
De R$ 7.640,81 a R$ 9.922,28	7,5%	R$ 573,06
De R$ 9.922,29 a R$ 13.167,00	15%	R$ 1.317,23
De R$ 13.167,01 a R$ 16.380,38	22,5%	R$ 2.304,76
Acima de R$ 16.380,38	27,5%	R$ 3.123,78

O que ocorre em casos de não recolhimento do Imposto de Renda?

O não recolhimento do Imposto de Renda, seja por parte da empresa responsável pela retenção na fonte ou do próprio contribuinte, pode gerar consequências graves tanto para o empregador quanto para o colaborador.

Para as empresas

O ato de não reter ou não repassar os valores à Receita Federal pode se configurar como apropriação indébita tributária. A irregularidade é considerada crime, pois envolve o uso indevido de recursos que deveriam se destinar ao pagamento de tributos. As consequências incluem:

• aplicação de multas severas;
• cobrança de juros sobre o valor não recolhido;
• possíveis processos judiciais, que podem impactar a saúde financeira da organização e até mesmo atingir o patrimônio pessoal dos responsáveis legais.

Para os empregados

O recolhimento inadequado do Imposto de Renda por parte do trabalhador pode gerar problemas como:

• dificuldades na regularização de sua situação fiscal, especialmente ao realizar a Declaração de Imposto de Renda;
• cobrança retroativa dos valores devidos, com aplicação de multas e juros;
• possíveis bloqueios no CPF, o que pode afetar a obtenção de crédito, participação em concursos públicos e outros serviços financeiros.

Como evitar problemas?

Para empresas, o correto recolhimento e repasse do IRRF é essencial para evitar sanções e proteger a relação de confiança com os colaboradores. Já para os contribuintes, acompanhar os valores retidos na fonte e manter a documentação em dia são práticas fundamentais para garantir a correta declaração de todos os tributos.

Ou seja, a conformidade com as obrigações fiscais não é apenas uma questão legal, mas também uma forma de evitar dores de cabeça no futuro.

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Elaborar a folha de pagamento exige atenção aos detalhes e um profundo conhecimento das normas tributárias, como calcular IRRF na folha de pagamento corretamente. Com as informações que apresentamos, ficou claro como estruturar os holerites dos colaboradores de forma mais prática e em conformidade com a legislação.

Além de garantir o cumprimento das obrigações legais, respeitar as normas do imposto de renda reforça a imagem da empresa como responsável e ética. 

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