Como calcular IRRF na folha de pagamento?

Como calcular IRRF na folha de pagamento?

Tempo de leitura: 10 minutos

folha de pagamento é um documento de fins operacionais, financeiros e fiscais que toda empresa deve, obrigatoriamente, elaborar a cada mês em atividade. Por envolver muitos cálculos e pormenores, a montagem da folha demanda muito tempo e atenção. Calcular o IRRF pode não parecer uma tarefa fácil, mas ajudaremos com isso!

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São diversos detalhes de vencimentos e contribuições nos quais um erro pode gerar onerosos passivos trabalhistas. Uma das maiores dúvidas dos profissionais da área na hora de montar a folha é como calcular IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte). Aproveite este artigo e esclareça todas suas dúvidas sobre o assunto.

O que é IRRF?

IRRF é a sigla utilizada para designar o Imposto de Renda Retido na Fonte que é, essencialmente, o montante retido de um empregado que precisa fazer o pagamento do imposto. A empresa tem responsabilidade solidária sobre esses recolhimentos e, por isso, faz a retenção do valor devido no mês ou, pelo menos, de parte dele.

A base para o cálculo do IRRF é o salário bruto menos o desconto da contribuição previdenciária. O valor do IRRF na folha de pagamento dependerá do salário mensal do colaborador. Assim, quanto maior o salário, mais elevado será o valor retido.

No caso de um empregado que tem outras fontes de renda, ele próprio também deverá recolher o tributo devido sobre essas outras receitas. Nesse caso, deve ser somado todo o montante e deduzir o que já foi recolhido pela empresa.

Sobre isso, também é importante frisar que o dono do negócio precisa ter muita atenção na hora de repassar esses valores ao órgão competente. Isso porque, caso ele deixe de pagar determinados valores, pode ser entendido que o empresário cometeu o crime de apropriação indébita, ou seja, o apossamento de algo que lhe foi confiado e precisaria ser devolvido depois. Esse fato pode gerar problemas graves para a empresa, podendo atingir até a pessoa do empresário.

O que é o Imposto de Renda?

O Imposto de Renda (IR) é um imposto existente em diversos países. Ele consiste na dedução de uma parcela da renda média anual de uma pessoa para repasse ao governo. O imposto é cobrado considerando-se alíquotas que variam de acordo com a faixa de renda do profissional.

Em nosso país, o IR é pago a cada mês. No ano seguinte, o contribuinte declara todos esses valores que foram recolhidos ou retidos, ou seja, é a famosa e temida Declaração de Imposto de Renda. Ela serve para demonstrar à Receita Federal o quanto foi pago durante o ano anterior, e se ainda deve ser recolhido mais algum valor ou restituído um montante que tenha sido pago a mais.

No Brasil, o órgão responsável pelo IR é a Receita Federal (RF). O Imposto de Renda Retido na Fonte é uma obrigação tributária que as empresas são responsáveis por reter do beneficiário da renda. Presente no holerite de todo empregado contratado em regime CLT, o IRRF recebe esse nome devido à obrigatoriedade de recolhimento. Vamos conferir a seguir como calcular Imposto de Renda Retido na Fonte, ou seja, como deve ser feita a dedução do IR na folha de pagamento.

Quando o imposto de renda não é pago devidamente, o empregado pode sofrer sanções graves e bloqueios, além de ter que pagar multas e juros elevados. As sanções que já mencionamos para o empresário que retém esses valores e não repassa ao órgão competente também se aplicam.

Como somar os vencimentos?

A primeira etapa para calcular o IRRF de um funcionário é obter seu salário bruto. Para isso, faça a soma de todos os vencimentos do colaborador. É esse valor que serve de base para os descontos que veremos depois.

Nessa soma, além de considerar o salário base — aquele que está na carteira de trabalho—, você deve verificar se o empregado tem outros vencimentos como: salário-família, descanso semanal remunerado, adicional noturno e horas extras. É importante ter atenção a esses pontos, pois atualmente a Receita Federal está tendo controle de todos os montantes que entram na conta de um empregado. Assim, omissões podem ser facilmente identificadas.

Como descontar o valor do INSS?

O INSS é um desconto legal que pode ser deduzido da base de cálculo do Imposto de Renda Retido na Fonte. Portanto, com a soma dos vencimentos, você tem a base para o desconto da contribuição previdenciária. A partir de março de 2020 a contribuição para o INSS acontecerá utilizando as seguintes bases e alíquotas:

  • salários até R$ 1.039 – 7,5%;
  • de R$ 1.039 até R$ 2.098,60 – 9%;
  • salário de R$ 2.098,61 até R$ 3.134,40 – 12% e;
  • de 3.134,41 até R$ 6.101,06 contribuirá com 14%.

Como funciona o IRRF no adiantamento de salário?

Uma dúvida muito frequente para as pessoas que atuam em departamentos de recursos humanos, ou até mesmo para empresários, é sobre o IRRF no adiantamento de salário. Nesse caso, a retenção do IRRF será feita na ocasião de cada um dos pagamentos.

Caso o pagamento do salário e o adiantamento ocorram dentro do próprio mês, a retenção será efetuada sobre o total dos rendimentos pagos ao trabalhador, ou seja, na data de pagamento do salário. Veja como isso funciona no exemplo abaixo:

Se um empregado tem um salário de R$ 2.900,00 mensais e recebe o adiantamento no dia 20 e pagamento dia 05, precisamos analisar os dois meses para demonstrar como o cálculo é realizado. Assim, para formar a base de cálculo deve ser considerada a data de pagamento e a soma dos valores percebidos:

  • adiantamento de salário do mês 03/2020: R$ 1.160,00 pago em 20/03/2020;
  • pagamento de salário do mês 03/2020: R$ 1.740,00 pago em 05/04/2020.

Em nosso exemplo, portanto, o IRRF incidirá sobre o somatório dos dois recebimentos. O valor deverá ser retido do empregado em cada uma das duas operações e repassado à Receita Federal nos termos da legislação vigente.

Vale a pena ressaltar que no exemplo não inserimos os descontos do INSS e dos dependentes que reduzem a base de cálculo do tributo e podem, inclusive, retirar o empregado da faixa de contribuição e retenção do IRRF. Portanto, para ajudar você a entender melhor o funcionamento desse cálculo, mostraremos no próximo tópico como funciona de forma mais detalhada.

Como calcular IRRF na folha de pagamento?

Agora que você já entendeu tudo o que compõe o IRRF na folha de pagamento, mostraremos como fazer o cálculo. A base para o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é o salário bruto menos o desconto da contribuição previdenciária. Por exemplo: se o funcionário tem remuneração bruta de R$ 3.000 — sobre a qual incide INSS de R$ 360 (12%) —, a base de cálculo do IRRF é de R$ 2.640.

Dedução dos dependentes legais

Antes de se chegar ao tributo devido, deve-se checar se o funcionário tem dependentes legais, pois são descontados R$ 189,59 por cada dependente.

Podem ser considerados como dependentes:

  • cônjuge;
  • filhos até 21 anos;
  • pais e avós (desde que se encaixem nos critérios).

Esses são os principais descontos que podem ser efetuados com os dependentes. Entretanto, existem outros que são menos comuns mas, permitidos pela legislação. Para se chegar à alíquota, é necessário ainda considerar outras deduções, como valores de pensão alimentícia. Para outras especificações e exceções, é necessário consultar as regras.

Vamos retomar o nosso exemplo: um funcionário tem a base de R$ 2.640,00 que calculamos acima. Ele tem um filho dependente e paga pensão alimentícia para outro filho no valor de R$ 200,00. Nesse caso, a base de cálculo passa a ser R$ 2.250,41.

Tabela de IRRF

Conhecendo a base real do imposto, pode-se identificar a faixa de percentual em que o funcionário se encaixa. As faixas atualizadas são:

  • até R$1.903,98: isenção;
  • 1ª faixa: 7,5% para bases de R$ 1.903,99 a R$ 2.826,65;
  • 2ª faixa: 15% para bases de R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05;
  • 3ª faixa: 22,5% para bases de R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68;
  • 4ª faixa: 27,5% para bases a partir de R$ 4.664,69.

Alíquota da base de cálculo IRRF

Após verificado o imposto de acordo com a alíquota da sua base de cálculo, é deduzido um valor padrão, o que permite obter o valor final do imposto. Cada faixa de tributação tem uma dedução definida, da seguinte forma:

  • 1ª faixa: R$ 142,80;
  • 2ª faixa: R$ 354,80;
  • 3ª faixa: R$ 636,13;
  • 4ª faixa: R$ 869,36.

Mostramos abaixo a contabilização do imposto no caso do nosso exemplo:

  • R$ 2.250,41 x 7,5% = R$ 168,78;
  • R$ 168,78 – R$ 142,80 = R$ 25,98 de IR a ser retido na fonte.

Como calcular IRRF nas férias e no 13º Salário?

O imposto de renda também é descontado no pagamento de férias e do 13º Salário. Tenha atenção, pois o desconto da previdência é calculado de forma independente a cada mês, de maneira que as alíquotas são aplicadas separadamente.

Assim, para calcular IRRF sobre pagamento de férias, deve-se tomar como base o total pago, deduzindo os descontos permitidos e aplicando a tabela do Imposto de Renda.

A legislação estabelece que o 13º salário deve ser pago em duas parcelas, sendo que o desconto do IRRF ocorre somente no pagamento da segunda parte. Nessa situação, o imposto de renda é calculado sobre o valor do décimo terceiro bruto, respeitando as deduções legais.

Símbolo do IRRF — Leão da Receita

Vamos finalizar este artigo mostrando uma curiosidade interessante que ocorreu no passado! Você sabe por que o Imposto de Renda é simbolizado por um Leão? Bem, na década de 1970, a Receita Federal criou uma campanha publicitária com a imagem desse grandioso animal. Por ser considerado um animal justo, leal e forte, a intenção era passar a ideia de que o governo não seria condescendente com a sonegação de impostos.

Um bom tempo já passou desde essa campanha, mas até hoje a imagem do leão é associada ao IR. Muitas pessoas temem o leão da Receita, mas agora que você conheceu nossas dicas de como calcular IRRF não há por que se preocupar!

Como dito no início do texto, elaborar uma folha de pagamento é uma tarefa minuciosa, que demanda bastante atenção. Esperamos que a partir de nosso artigo você possa calcular o IRRF tranquilamente e preparar os holerites dos funcionários de maneira mais prática.

Gostou deste artigo sobre como calcular IRRF? Ainda ficou com alguma dúvida? Então deixe um comentário e compartilhe conosco a sua opinião ou até mesmo suas dúvidas sobre o assunto!

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119 Comentários


  1. I don’t commonly comment but I gotta state appreciate it for the post on this
    amazing one :D.


  2. Ótimo Conteúdo , Parabéns a todos os envolvidos


    1. Olá Jorge, que bom que gostou 🙂
      Esse conteúdo ficará ainda melhor, pois em breve serão acrescentados os casos em que as empresas realizam adiantamento de salário!
      Continue acompanhando nosso blog 😉
      Abraços


  3. Parabéns pelo material. Excelente.


  4. Me ajudou muito. Muito obrigada!


  5. Bom dia. Excelente modo explicativo. Ajudou muito. Vou procurar agora sobre horas extras e reflexos de horas extras.


  6. Eu gostaria de deixar registrado os meus parabêns pelo texto que é de fácil compreensão e bem objetivo.
    Foi de grande ajuda! Sem palavras para agradecer.


  7. Muito bem explicado! simples e objetivo, parabéns pela publicação.


  8. Boa tarde!!

    O IR pode ser descontado no dia vale que é dia 20? pois na empresa que trabalho até hoje não entendi o porque se desconta nessa data e mail um pouco no salario.


    1. Olá Mara! Sim, pode ser descontado porque o fato gerador do Imposto de Renda, diferentemente do INSS, é a data do pagamento e não a competência.


  9. Ola tudo bem!?
    Gostei bastante, parabens!
    Forte Abraço.

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