Como preencher um modelo de holerite rapidamente?

Como preencher um modelo de holerite rapidamente?

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Sabemos que realizar os cálculos de salários, comissões, bônus, horas extras e os diversos descontos da folha de pagamento é uma tarefa árdua. Principalmente se você não tiver modelos de holerites prontos.

Para padronizar o trabalho e torná-lo mais fácil, ágil e com o menor número de erros possível, apresentaremos a você os principais modelos. 

Além disso, daremos algumas opções para download e ajudaremos na montagem e preenchimento do seu próprio holerite Gostou da ideia? Então continue lendo!

O que são holerites?

Holerites, também conhecidos como contracheques, representam um dos documentos mais importantes que as empresas emitem. Cada um é preenchido de maneira diferente, pois depende do profissional a que se refere.

O objetivo é informar vencimentos (salários e outros ganhos). Bem como os descontos e impostos debitados para o colaborador, certificando-se das informações e controlando melhor o que ganha e o que é descontado.

Para o trabalhador, o documento serve como recibo dos pagamentos pelo tempo e trabalho dedicado à empresa. Também é essencial para comprovar renda e atuar como um facilitador na hora de tomar empréstimos ou contratar um financiamento.

A seguir, vamos te explicar como preencher um holerite e quais os modelos mais usados pelas empresas, continue lendo.

Você sabia que existem soluções, como a Convenia, que organizam os documentos de seus funcionários e evitam problemas futuros com a justiça do trabalho? Preencha o formulário e conheça melhor!

Quais dados devem constar em um holerite?

Para preencher um holerite de forma adequada é bom ficar atento a todos os dados que precisam ser inseridos. 

Muitos se repetem todos os meses e, por isso, são considerados padrões. Esse cuidado é fundamental para não gerar erros, não despertar a desconfiança do trabalhador e, principalmente, evitar problemas futuros com a justiça do trabalho. 

Conheça agora os principais dados que devem ter em um holerite:

Registros de pagamentos ao trabalhador:

  • Informações da empresa: esses dados costumam ficar no cabeçalho do holerite (parte superior esquerda) e dizem respeito ao nome e número de cadastro no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) da empresa;
  • Data: ainda no cabeçalho, a data referente ao mês representado deve ser inserida na parte superior direita;
  • Informações do trabalhador: logo abaixo do nome e CNPJ da empresa, vêm os dados da pessoa a quem se refere o documento. Nesse campo devem ser mencionados dados como o código, nome completo, cargo e departamento que o profissional trabalha;
  • Vencimentos: no corpo do holerite, na coluna denominada como “Descrição”, é mencionado o motivo do recebimento (salário). Na coluna “Referência” são especificados os dias de trabalho (30), e na coluna “Vencimentos” o valor bruto;
  • Recebimento de horas extras: o holerite deve mencionar as horas extras realizadas e pagas para ter um bom controle e garantir respaldo legal em casos de ações trabalhistas contra a empresa;
  • Outros recebimentos: adicionais como comissões, bônus, participação nos lucros e adicional noturno devem ser registrados de forma detalhada.

Descontos na folha de pagamento do trabalhador:

  • Descontos referentes a adiantamentos: algumas empresas pagam parte do salário de forma adiantada, causando confusão aos trabalhadores. Ele deve ser mencionado de forma clara no holerite;
  • INSS: as contribuições com a previdência são obrigatórias e devem ser mencionadas no holerite. O valor a ser descontado depende de cada trabalhador, já que é calculado com base no salário bruto. O percentual descontado também varia;
  • Impostos: o imposto mais comum descontado no holerite é o IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte), mas depende do salário que o trabalhador ganha. Independentemente do valor tributado, o registro deve ser feito;
  • Transporte: são descontos efetuados no salário referentes as despesas com vale-transporte, auxílio combustível ou outros custos assumidos pela empresa no deslocamento do profissional da sua casa até o trabalho e vice-versa;
  • Outros benefícios: representam descontos relativos à alimentação, ao plano de saúde, odontológico, de seguros, etc.

Quais os modelos de holerites mais usados?

Basicamente são dois os modelos de holerites mais utilizados: os desenvolvidos e impressos em planilhas eletrônicas, e os desenvolvidos online, sem a necessidade de impressão. 

Conheça um pouco mais sobre cada um:

Holerite em planilhas de Excel

Diferente do que muitos profissionais na função pensam, ter um holerite estruturado em planilhas do Excel, por exemplo, é muito mais do que apenas preencher os campos em um modelo de holerite automático. Existem pelo menos 3 grandes vantagens em utilizá-las:

  • Facilita os cálculos: funções matemáticas e financeiras podem ser adicionadas às células para que os cálculos sejam realizados de forma automatizada, eliminando erros e agilizando o processo;
  • Amplia a visão dos gestores: a empresa passa a acompanhar de perto os custos e despesas mensais com cada trabalhador, podendo fazer projeções de resultados e planejar melhor as contratações, cortes e dispensas;
  • Permite acompanhar desempenhos individuais: se a sua empresa paga comissões por vendas ou outras bonificações atreladas aos resultados dos trabalhadores. Fica mais fácil monitorar o desempenho deles, bem como planejar metas mais realistas para cada um.

Com base nas informações dos dados mais importantes que devem constar em um holerite, você pode criar o seu próprio, mas se quiser poupar tempo e trabalho, disponibilizamos um modelo de holerite para download já pronto e padronizado.

Modelo de Holerite online

Muitas empresas e órgãos públicos já estão trabalhando com modelos de holerite que são exibidos na tela do computador ou do celular. Não sendo mais necessário a sua impressão. 

É a tecnologia atuando em prol da preservação do meio ambiente, da economia de custos com impressões nas empresas. Além de ajudar na segurança e privacidade das informações dos trabalhadores.

O uso de um programa para fazer holerite, permite acesso a versão online. Ela é digitalizada e exibida em formato de imagem não alterável. Desse modo, informa ao colaborador tudo o que ele precisa saber sem precisar do documento físico em mãos. 

O documento pode ser enviado via e-mail ou compartilhado via Google Drive (serviço de nuvem do Google), sendo acessado, visualizado e armazenado digitalmente.

Apesar de ser possível converter um modelo de holerite em planilha eletrônica para uma versão online (imagem digitalizada), existe uma alternativa menos trabalhosa e mais profissional. 

Para trabalhar com um modelo de holerite online eficiente, o recomendável é contar com os recursos e as ferramentas de um software de Departamento Pessoal e RH. Assim, terá boa parte do trabalho automatizado e centralizado em um único lugar.

De acordo com o artigo 464, da CLT, o pagamento de salários deverá ser efetuado contra recibo devidamente assinado pelo empregado. Porém, nos casos de pagamentos via depósitos em conta, o holerite não é obrigatório, pois a própria movimentação em conta serve como comprovante.

De qualquer maneira, para não ter problemas com os trabalhadores e a justiça devido a equívocos e dúvidas, o melhor a fazer é entregar os holerites. Então escolha um dos modelos de holerite existentes e faça o trabalho com maior facilidade.

Como preencher o contra cheque corretamente?

É normal que os profissionais do departamento pessoal tenham dúvidas sobre como preencher um holerite com eficiência e da maneira correta. A seguir, elencamos algumas dicas valiosas para ter sucesso nessa prática.

Categoria do profissional

O primeiro passo para o preenchimento do contracheque é a definição da categoria do colaborador. Isso é importante, pois dependendo da classe trabalhadora do profissional (indústria, comércio etc.), o holerite terá informações específicas a serem preenchidas de acordo com as regras das convenções ou acordos coletivos.

Sistema

Outra dica importante é escolher bem o sistema de apoio para o lançamento das informações nos holerites dos colaboradores. 

Algumas empresas adotam as planilhas do Excel. Nesse caso, é importante ressaltar alguns dados que precisam ser inseridos nelas, como:

  • Nome;
  • Endereço;
  • Cargo e função;
  • Salário bruto e líquido;
  • Número da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • Descontos de benefícios;
  • Horas extras mensais.

Os profissionais do departamento pessoal devem cuidar para que esses dados estejam atualizados e as planilhas armazenadas em locais seguros e de fácil localização. 

Porém, existem sistemas de gestão de departamento pessoal que eliminam as planilhas e automatizam os processos relacionados com os holerites. Dessa forma, essa demanda fica mais eficiente, rápida e segura.

Cálculos

Os cálculos fazem parte do preenchimento do holerite. O grande desafio dessa parte é a variação mensal dos valores pagos aos colaboradores, que incluem:

  • Horas extras;
  • Ausências;
  • Bônus;
  • Adicionais de salário;
  • Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
  • Recolhimento de contribuições previdenciárias etc.

Para evitar erros de lançamento e manter a organização desses valores mensais, a empresa precisa de um software de alto desempenho. Isso impede futuras sanções judiciais devido à falta de pagamento de direitos dos colaboradores.

Organização e revisão

Caso o departamento pessoal não conte com um sistema de gestão, será preciso que a equipe organize manualmente os dados do holerite e faça uma revisão minuciosa neles. 

Afinal, é muito fácil lançar informações erradas nesse processo que exige uma alta concentração dos colaboradores.

Como é feita a leitura do holerite?

Em um tópico anterior, citamos os vários campos que compõem um holerite. Mas como devem ser entendidos cada vencimento que pode ser lançado nesse documento? Vejamos alguns exemplos:

  • Salário-base: valor mensal do contrato de trabalho que é recebido pelo colaborador;
  • Benefícios: bonificações, horas extras, comissões, Participação nos Lucros Recebidos (PRL) etc.;
  • Adiantamento salarial: salários pagos em parcelas, como de 15 em 15 dias;
  • Gratificações: quantia vinda de uma promoção ou pelos anos de trabalho na empresa;
  • Adicionais salariais: acréscimos vindos com o trabalho noturno, em condições insalubres ou perigosas;
  • Folgas: referente aos valores pagos no descanso semanal remunerado (DSR) ou repouso semanal remunerado (RSR).
  • Contribuição sindical: depois da aprovação da Reforma Trabalhista, a contribuição sindical não é mais obrigatória, mas pode aparecer no holerite de um colaborador que autoriza esse pagamento;
  • Contribuição assistencial, confederativa ou negocial: são valores similares à contribuição sindical que também são direcionados ao sindicato da categoria dos colaboradores da empresa. Essa contribuição é facultativa. Portanto, pode ou não constar no holerite.

Enfim, os colaboradores da empresa merecem ter as suas remunerações bem explicadas em um holerite. Dessa forma, o time interno passa a confiar na organização. O resultado disso pode ser uma equipe que trabalha com maior satisfação, produtividade e engajamento.

Entendeu como preencher rapidamente um holerite? Vamos facilitar ainda mais a sua vida. Baixe agora mesmo o modelo de holerite e contracheque e descomplique esse processo na sua empresa.

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Marcelo Furtado

Marcelo Furtado é administrador de empresas com pós-graduação em engenharia financeira pela Poli-USP. Iniciou sua carreira na Pepsico e posteriormente trabalhou 8 anos com gestão de ativos em hedge funds. É cofundador da Convenia, primeiro software na nuvem de gestão de departamento pessoal voltado para pequenas e médias empresas no Brasil. Marcelo também atua como professor de Marketing Digital na ESPM-SP e mentor na ACE e Google Campus.

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