Em pequenas empresas, é comum que não exista um departamento de recursos humanos. Por causa disso, tarefas corriqueiras da área, como a elaboração do holerite, podem trazer muita dor de cabeça para o empregador, não é mesmo?

Ter uma estrutura administrativa funcionando de forma independente é o sonho de muitos empresários. Por isso, elaboramos este post a fim de sanar as suas dúvidas. Acompanhe!

Saiba o que é o holerite

Com origem no sobrenome do norte-americano Herman Hollerith, o documento é um resumo mensal dos valores atrelados a cada um dos funcionários. Nessas quantias, incluem-se tanto as informações devidas pelas organizações aos trabalhadores (vencimentos) como as que foram descontadas por elas desses profissionais (impostos, planos de saúde, vale-transporte, vale-alimentação).

No século 19, esse norte-americano criou um sistema de registro de dados, que usava cartões perfurados, por meio do qual conseguiu processar um vasto volume de conteúdo de forma rápida. Assim, ao longo do tempo, o uso dessa técnica tornou-se corriqueiro, o que contribuiu para a formação do conceito de hoje.

Isso explica o porquê de chamarmos de holerite aquela folhinha impressa, que o trabalhador recebe ao final do mês. Nela, é essencial inserir o CPF, o RG, o nome, o endereço, o cargo, os planos de saúde, a provisão de férias, entre outros itens. O salário, item que também é obrigatório no contracheque, precisa vir especificado em dois valores: o bruto (total dos proventos) e o líquido (valor restante após os descontos).

Conheça a importância do contracheque para a empresa

O holerite traz uma segurança jurídica para os empregadores, pois nele estão contidas informações importantes, como o valor dos vencimentos, o total de deduções e também todos os bônus concedidos aos empregados.

Assim, quando um colaborador pedir demissão, por exemplo, a companhia conseguirá comprovar que cumpriu com todas as exigências legais, tanto as tributárias como as trabalhistas. Dessa forma, ela terá respaldo para contestar um processo judicial.

Nas pequenas empresas, geralmente, o setor de administração acaba absorvendo a função de elaborar esse demonstrativo. Trata-se, no entanto, de uma declaração complexa. Afinal de contas, o volume de dados compulsórios é bastante alto: férias, admissões, dispensas, contribuição de INSS, de vale-refeição, de vale-transporte, dias não trabalhados, horas extras, etc.

Vale lembrar que todos os trabalhadores têm direito a receber o contracheque mensalmente. Por isso, o a confecção desse registro é multiplicada pela quantidade de pessoas no quadro de recursos humanos.

Por essa razão, o empresário que não quer ter problemas deve manter, entre seus funcionários, pessoas que entendam, pelo menos superficialmente, das principais rotinas de RH.

Siga o modelo padrão

Um modelo padrão de holerite conta com um cabeçalho que traz dados sobre a empresa, como o nome, o endereço e o CNPJ. O recibo tem ainda, nessa parte, o nome completo do trabalhador, seu cargo e o local onde ele exerce suas atribuições. Ainda na epígrafe, é preciso apontar o mês e o ano aos quais o documento faz referência.

Logo abaixo do cabeçalho, divida o comprovante de pagamento em cinco colunas. Para facilitar, preparamos um passo a passo para ajudar você a produzi-lo dentro dos parâmetros.Confira!

1. Códigos

Na primeira coluna, devem ser listados os códigos usados, tanto pela contratante como pela legislação. O número 101, por exemplo, pode representar o salário, já o 973, pode significar as retenções de INSS. O número 987, também numa situação fictícia, pode representar as deduções de imposto de renda e assim por diante.

2. Explicação sobre os códigos

Na segunda coluna, devem ser especificadas as informações sobre as quais a codificação (inserida na primeira coluna) diz respeito. Por exemplo: se a primeira coluna exibe o código 101, na segunda, é preciso detalhar que essa numeração é referente ao salário. Se a numeração 973 simboliza a contribuição de INSS, na segunda coluna, isso tem de ser esclarecido. Faça o mesmo com as demais informações.

3. Referências

Nessa terceira parte, acrescente as referências, como os dias trabalhados e o percentual de cada um dos valores abatidos, sempre alinhados aos dados da primeira e da segunda colunas.

4. Vencimentos

Coloque, na quarta coluna, o valor total do salário bruto do trabalhador, isto é, o que ele ganha sem aplicar nenhuma dedução.

5. Descontos

Inclua, nesse trecho do recibo, tudo o que foi descontado: INSS, imposto de renda, vale-alimentação, vale-transporte, plano de saúde, etc. Abaixo das duas últimas colunas (Vencimentos e Deduções), deve haver um espaço unindo-as para que seja explicitado o valor do salário líquido (a diferença entre o pagamento total e a quantidade abatida).

Descubra maneiras mais fáceis de distribuir holerites

Distribuir holerites todos os meses é uma das tarefas obrigatórias para qualquer empresa que tenha funcionário. A entrega em papel é cara e muito trabalhosa, porém, há novas formas de fazer a distribuição de holerites online. O Convenia tem uma funcionalidade específica para fazer esse envio de forma segura e completamente de acordo com a legislação trabalhista.

Essa ferramenta oferece, ainda, uma comunicação direta e privada entre o funcionário e o departamento pessoal. Dessa forma, o trabalhador consegue acesso às suas informações confidenciais sem ter de interromper seus serviços.

Para garantir a segurança, o aplicativo armazena os dados, em nuvem, nos servidores da Amazon, que conta com mais de dez certificações internacionais em segurança eletrônica.

Essa solução de informática acaba propiciando benefícios indiretos, como a redução de passivos trabalhistas (não haverá erros, portanto, tampouco motivos para demandas judiciais), economia de tempo para o setor administrativo (que poderá exercer outras funções) e o engajamento de todos (por meio da comunicação instantânea).

Para a gestão de benefícios, a ferramenta dispõe de sistema digital para cotações junto às principais operadoras e seguradoras do mercado, garantindo que a companhia possa, dessa forma, reter mais talentos. Isso porque a firma conseguirá oferecer vantagens, como planos de saúde, aos profissionais a preços acessíveis.

Um holerite bem feito, portanto, é uma segurança jurídica imprescindível para qualquer organização. Com alguns cuidados em sua elaboração, é possível garantir a segurança das informações e ter um controle mais eficiente de processos sobre os novos contratos, as férias, os desligamentos, entre outras incumbências que são essenciais na rotina de RH.

Desse modo, a sua empresa dará mais um passo em direção ao objetivo de um dia se tornar uma referência no mercado, um sonho que você tanto aprecia.

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