Um pequeno erro nos cálculos ou mesmo nos prazos determinados pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) pode significar a aplicação desnecessária de multas e enfrentamento de ações judiciais.
Pensando nisso, apresentamos hoje um guia definitivo para que você aprenda como fazer o holerite de forma completa e sem furos. Para que nada falte na folha de pagamento e você não corra o risco de deixar sua empresa desprotegida. Acompanhe!
Siga o passo a passo completo de como fazer o holerite
Conheça a categoria do funcionário
Fazer um bom holerite é importante para que o empregador não fique vulnerável: o documento funciona como um verdadeiro histórico da vida do colaborador. Facilitando eventuais pedidos de prestações de contas, encerramentos de contratos e até mesmo a relação entre patrão e empregado.
O primeiro passo para elaborar uma folha de pagamento corretamente, então, é descobrir qual a categoria em que o funcionário está inserido (indústria, comércio, etc.). Ficar atento a esse ponto é interessante porque categorias diferentes têm convenções coletivas diferentes. Desse modo, pode exigir o cumprimento de regras específicas.
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Escolha um sistema
Em seguida, será necessário escolher um sistema de apoio. Para que você anote informações e possa mantê-las disponíveis tão logo precise delas.
Será necessário criar planilhas de acordo com o mês de pagamento. Para que você não acabe confundindo valores e datas. Cada uma delas deverá ser alimentada com informações sobre o trabalho dos empregados, como:
- nome;
- endereço;
- número e série da CTPS;
- cargo e natureza da função;
- valor de salário bruto e líquido;
- horas extras;
- descontos de benefícios.
Ela deverá ser personalizada de acordo com a realidade da empresa. Podendo conter mais ou menos dados, a serem inseridos quando for mais benéfico para o gestor.
Vale a pena investir em softwares especializados, que garantirão mais segurança contra a perda de dados e assegurarão maior facilidade de acesso a informações importantes. Mas a planilha inicial pode ser utilizada até mesmo em programas como: Microsoft Excel ou com papel e caneta, se necessário.
A seguir, vamos explicar como fazer os cálculos necessários, como INSS, FGTS, IR, horas extras e benefícios. Mas, existem soluções que facilitam esse processo. O Convenia, por exemplo, contabiliza todos os dados, que devem constar no holerite, e disponibiliza o documento para os colaboradores. Converse com os nossos consultores e saiba mais.
Faça os cálculos necessários
O holerite pode divergir de um mês para outro em função da ocorrência de horas extras, faltas, bônus ou outras variáveis. Para realizar o cálculo de holerite, será essencial analisar minuciosamente a folha de ponto. A fim de verificar o número de horas trabalhadas.
Atividades como horas extras, atrasos e faltas injustificadas devem ser contabilizadas, por exemplo. Além disso, adicionais como descanso semanal remunerado, salário-família, adicional noturno, de periculosidade ou insalubridade.
É importante ter em mente que os valores referentes a banco de horas também podem acabar entrando na conta: se as horas não forem compensadas dentro do período legal exigido (em até um ano), devem ser devidamente pagas ao funcionário como horas extras.
Calculando o INSS, FGTS e IR
A contribuição para o INSS é obrigatória para os segurados e deve ser descontada diretamente na folha de pagamento do empregado. Isso, de acordo com sua faixa salarial, na seguinte proporção:
- até R$ 1.302,00 – 7,50% – Sem parcela a deduzir
- de R$ 1.302,01 até R$ 2.571,29 – 9,00% – Parcela a deduzir: 19,53
- de R$ 2.571,30 até R$ 3.856,94 – 12,00% – Parcela a deduzir: 96,67
- de R$ 3.856,95 até R$ 7.507,49 – 14,00% – Parcela a deduzir: 173,80
O FGTS também é calculado e retido pelo empregador na fonte com base na faixa salarial do empregado. Sua base de cálculo é a mesma que a utilizada para o INSS.
Por fim, o Imposto de Renda retido na fonte incide sobre todos os vencimentos que ultrapassem o valor de R$ 1.903,98. É calculado na seguinte proporção:
- se a base de cálculo está entre R$ 1.903,99 e R$ 2.826,65. Alíquota de 7,5% e dedução padrão de R$ 142,80;
- se a base de cálculo está entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05. Alíquota de 15% e dedução padrão de R$ 354,80;
- se a base de cálculo está entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68. Alíquota de 22,5% e dedução padrão de R$ 636,13;
- para base de cálculo a partir de R$ 4.664,69. Alíquota de 27,5% e dedução padrão de R$ 869,36.
Calculando horas extras e vale-transporte
O cálculo do pagamento devido pelas horas extras mensais trabalhadas pelo colaborador é bem simples: basta descobrir o valor da hora trabalhada (dividindo-se o valor de seu salário pelo número de dias do mês) e adicionar 50% a essa quantia.
O vale-transporte é benefício garantido pela CLT. Definindo a lei que o empregador pode descontar da folha de pagamento do trabalhador até o teto máximo de 6% em relação a seu salário bruto, como contrapartida.
Separe o salário bruto do líquido
Contas feitas, é hora de separar o salário bruto do líquido (a quantia restante após descontos de INSS, FGTS e IR). Softwares e aplicativos especializados facilitarão a realização da conta, sendo altamente indicados para que a empresa saiba claramente o que foi arrecadado e o que é realmente devido ao funcionário.
O ideal é que todos os descontos e benefícios estejam devidamente identificados e que seu reconhecimento, tanto na planilha quanto na folha de pagamento a ser preparada, salte aos olhos — assim, tanto o administrador quanto o empregado sabem identificar possíveis erros e retificá-los o quanto antes.
Cheque informações relevantes
Para a elaboração de um holerite correto e completo, o cartão de ponto do funcionário deve ser constantemente checado: são suas informações que nortearão a elaboração de cálculos em relação a faltas, adiantamentos, eventuais horas extras, etc.
Vale, assim, fazer uma checklist de todas as informações a serem confirmadas a respeito de funcionários de categorias diferentes dentro da organização, por exemplo, se há descontos de plano de saúde, vale-alimentação ou vale-refeição, contribuição sindical, valores referentes a 13º salário, dentre outros.
Seja qual for o sistema que você utilize, a palavra de ordem para a realização de uma folha de ponto é organização: qualquer equívoco pode invalidar o documento e trazer problemas jurídicos no futuro, o que pode ser facilmente evitado com atenção e dedicação do gestor.
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