Prezar por uma gestão de documentos eficiente é imprescindível para a empresa como um todo nos dias de hoje. Para o RH e DP ainda mais, afinal, estamos falando sobre as áreas responsáveis pelas informações relevantes dos colaboradores e da própria organização.
Ao lidar com contratos, holerites, cálculos de pagamentos importantes, guias de impostos, recibos, dados sensíveis ligados à CTPS, PIS, CFPs, entre outros, é fundamental que a administração de arquivos seja otimizada. O foco é torná-la mais ágil, precisa e segura.
Isso porque, processos eficazes e bem definidos evitam que os profissionais se percam em meio ao enorme volume de documentação. Sem esse cuidado, os processos podem se tornar excessivamente burocráticos, sujeitos a riscos jurídicos e enormes prejuízos.
Quer entender melhor o que é gestão de documentos, sua importância, benefícios e como implementar um sistema simples e seguro para aprimorar as demandas do Departamento Pessoal e de Recursos Humanos?
Veja tudo que você precisa saber a seguir!
O que é gestão de documentos: saiba organizar informações!
Como citamos, o DP e RH são responsáveis pelas informações mais importantes das empresas. Dos papéis de contratação, licenças, pedidos de férias, aumentos salariais, aos exemplos citados na introdução e muitos outros. Em resumo, o número de documentos é enorme.
Além de gerar e ser responsável pela preservação da maioria dos documentos organizacionais, outros setores e órgãos também os utilizam em diversas atividades. Isso inclui auditorias, ações disciplinares, revisões de desempenho, processos judiciais, aposentadorias, entre outros.
Diante de tantas atribuições, é evidente que a gestão de documentos de RH e DP precisa ser organizada, bem definida e otimizada. Do contrário, podem ocorrer atrasos, erros, perdas de dados, não cumprimento de prazos, entre outros problemas.
Um dos caminhos para uma documentação otimizada é a implementação de um sistema para organizar documentos. Dessa forma, você e sua equipe garantem um trabalho mais estratégico. Isso significa agregar mais valor ao negócio, prevenir danos, eliminar prejuízos e até evitar problemas com a justiça do trabalho.
Basta refletir sobre qual o objetivo da gestão de documentos para perceber sua relevância. Trata-se de um conjunto de ferramentas e processos focados na organização, armazenamento e aplicação inteligente de todos os arquivos e informações da empresa.
Qual é a importância da gestão de documentos?
Além de evitar problemas e reforçar o valor estratégico do RH e DP, a gestão de documentos torna os processos mais eficientes e otimiza seu tempo. Isso ocorre, por exemplo, na busca de dados para um relatório ou na coleta de documentos para uma auditoria.
Portanto, as melhores práticas para o gerenciamento da informação e a gestão de documentos simplificam o fluxo de trabalho dos colaboradores. Além disso, otimizam os processos internos e reforçam a geração de valor na companhia.
Hoje, esses ganhos só são possíveis com o apoio da tecnologia. Afinal, diante do dinamismo do mercado atual, não há mais espaço para uma administração 100% manual. Isso porque ela é muito mais demorada, ineficiente e passível de erros.
A boa notícia é que a gestão eletrônica de documentos é uma realidade acessível, que pode ser implementada com bons sistemas de DP e RH digital. Veja como esse tipo de ferramenta aprimora o gerenciamento e reforça sua relevância:
- Redução de custos: ao digitalizar os documentos, você elimina cópias em excesso e minimiza custos com papel, impressão, arquivos, entre outros;
- Confiabilidade e segurança: os dados ficam em nuvem, protegidos contra acessos desautorizados e livres de perdas ou extravios;
- Otimização de processos: a busca de dados e arquivos é feita em poucos cliques. Isso otimiza tempo e o próprio fluxo de trabalho da equipe;
- Controle das informações: um bom sistema mantém todo o histórico dos documentos. Assim, você sabe exatamente quem acessou ou alterou cada informação;
- Visão estratégica para o futuro: com um dashboard intuitivo e a possibilidade de criar relatórios a partir dos documentos inseridos na nuvem, você garante uma visão completa e estratégica sobre suas demandas.
Viu como os melhores instrumentos de gestão de documentos são essenciais para valorizar a importância dessa prática no DP e RH? Abaixo, veja o que pode acontecer se sua equipe não implementá-los.
Quais as consequências da má gestão de documentos?
As consequências da má gestão de documentos são várias. Isso pode prejudicar o compliance, a eficiência e o próprio equilíbrio financeiro da sua organização. Conheça as principais delas e porque evitá-las:
Perda de documentos
Sempre que um documento físico é extraviado, os responsáveis só percebem quando alguém da empresa precisa dele. Essa dificuldade não influencia apenas o RH e DP, mas todos os setores que trabalham com papeladas, como financeiro ou o setor jurídico.
O grande problema é que nessas situações, é quase impossível determinar quando e como a perda ocorreu. Assim, sua recuperação torna-se improvável. Se o documento é importante para uma auditoria ou fiscalização, a empresa pode tomar uma multa e ter prejuízos.
Além disso, a papelada pode ser perdida para sempre por conta de incêndios, enchentes e outros desastres. Isso não acontece com os sistemas de gestão de documentos em nuvem. Afinal, eles têm todas as informações rastreáveis e protegidas por backups automáticos.
Custos desnecessários
Cada documento sob responsabilidade do DP e RH tem um prazo diferente para permanecer armazenado. Depois que a exigência para a guarda termina, é possível descartá-lo. Contudo, arquivos acumulados em excesso são comuns quando falta organização.
Isso acaba gerando custos desnecessários de manutenção e infraestrutura, que poderiam ser poupados com um sistema de gestão. Inclusive, as soluções digitais eliminam gastos com papéis e garantem o cumprimento dos prazos legais, reduzindo ainda mais os prejuízos.
Dificuldade em cumprir normas e prazos
Por falar nos prazos legais, lembre-se que todos os documentos contém informações de suma importância para a empresa. Elas inclusive podem ser necessárias em eventuais processos. Assim, seu pleno acesso é essencial para evitar riscos de penalidades.
Seja no cumprimento de prazos ou no acesso à informação, uma gestão eficaz e automatizada é decisiva para a conformidade de um negócio. Isso sem falar que a falta de organização pode gerar falhas, como o descarte de arquivos sem backup, o que gera riscos de irregularidade.
Quais são os principais benefícios da organização de documentos para a empresa?
Agora que você já sabe qual é a importância da gestão de documentos e as consequências de negligenciá-la, vale a pena reforçar os benefícios que sua equipe pode obter por meio da sua otimização. Os principais são:
Melhora a agilidade no gerenciamento das atividades do RH e DP
Em primeiro lugar, a gestão de documentos confere mais organização ao RH e DP. Isso é indispensável para que os profissionais do setor tenham clareza sobre suas prioridades, foco nos objetivos estratégicos e fluxos de trabalho otimizados.
Um gerenciamento organizado, especialmente com o apoio de sistemas automatizados, resulta em processos mais eficientes e em uma administração mais assertiva. Isso também impacta a gestão do tempo. Assim, há mais agilidade e disponibilidade para as funções estratégicas.
Diminui os gastos com processos manuais
Uma boa gestão diminui processos manuais, o que também reduz a quantidade de pessoas fazendo os mesmos trabalhos repetitivos. Com isso, esses profissionais ficam mais centrados na inovação tecnológica, aprendendo de maneira mais estratégica a gerir o próprio trabalho.
Ao mesmo tempo, o trabalho manual é mais custoso, exige mais espaço, mais esforços, além de gastos maiores com equipamento, colaboradores e até mesmo móveis para armazenamento. Nenhuma liderança ou gestor quer trabalhar nesta realidade.
Garantia de segurança jurídica
Todo documento serve como prova de que o negócio atua conforme a lei. Isso vai desde a confirmação sobre as jornadas acordadas no controle de ponto, até as horas extras registradas na folha, guias de impostos, comprovantes de pagamento, entre muitos outros exemplos.
Com bons sistemas, você elimina perdas e simplifica o acesso. Além disso, também confirma a autenticidade dos dados via assinatura eletrônica. Como a documentação fica mais organizada virtualmente do que fisicamente, isso também contribui para evitar passivos trabalhistas.
Instrumentos de gestão de documentos: como se preparar eficientemente?
Ciente sobre a importância e os principais benefícios da gestão de documentos, você deve estar se perguntando quais as melhores práticas para implementá-la. Para se preparar de maneira eficiente na sua empresa, tenha atenção às seguintes etapas:
Otimize e organize o espaço físico da empresa
É natural que algumas empresas escolham manter certas documentações no formato físico. Esse é o caso dos contratos e escrituras, por exemplo. Nessas situações, é essencial prezar por um local organizado e adequado para manter os papéis arquivados.
Uma gestão eletrônica de documentos não impede essa organização física. O RH e DP podem criar uma lista de prioridades de arquivos que ainda valem ter a versão física. Ao contratar um sistema, o time de implantação realiza e auxilia em todo o processo de digitalização dos documentos.
O importante é diminuir o espaço físico de um “almoxarifado de documentos” e utilizá-lo de formas mais inteligentes e de acordo com a necessidade do setor.
Fique atento a vida útil dos documentos
Nem toda documentação precisa ser armazenada eternamente. Com descartes periódicos, você libera mais espaço no arquivo físico ou no software. Assim, minimiza custos e simplifica o acesso ao que de fato interessa, favorecendo a gestão de tempo no DP e RH
Entretanto, isso exige uma gestão de documentos focada no controle da sua vida útil. Afinal, enquanto a lei exige que uma carta de pedido de demissão seja mantida por apenas 5 anos, um comprovante de quitação da Previdência Social deve ser guardado por, no mínimo, 30 anos.
Um bom sistema de gestão automatiza essa administração das validades. Assim, evita erros na hora de elencar o que precisa ou não ser mantido. No caso do arquivo físico, também se atenha aos procedimentos de descarte, para que nenhuma informação confidencial acabe vazando.
Siga a LGPD para documentos digitais
O sigilo das informações deve ser considerado em todas as fases da gestão de documentos. Como citamos, o DP e RH lidam com dados sensíveis dos colaboradores e que são estratégicos para a companhia.
De acordo com os fundamentos da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei Nº 13.709/2018), as organizações devem respeitar a privacidade das pessoas, assegurando os direitos fundamentais de inviolabilidade da intimidade, honra, imagem e da vida privada.
Por isso, toda informação utilizada precisa ter uma finalidade clara, ser estritamente necessária para esse fim, ser de livre acesso pelo proprietário, bem como prezar pela transparência, segurança, prevenção e não discriminação.
Considerando a necessidade de proteger os dados, já que o responsável é responsabilizado e deve prestar contas, é essencial implementar políticas de utilização e medidas de restrição para arquivos sigilosos.
Isso envolve desde métodos de solicitação de acesso ao armazenamento físico, senhas e criptografia no software, normas de uso da documentação, e assim por diante.
Em todo caso, é fundamental ater-se às determinações da LGPD, mapeando os pontos de coleta de informação, realizando ações corretivas, qualificando os colaboradores quanto à responsabilidade dos dados, implementando termos de confidencialidade, entre outras ações.
Por falar nos termos de confidencialidade, eles são essenciais quando as informações sensíveis dos documentos são utilizadas por colaboradores. Trata-se de um acordo de sigilo para a não divulgação de determinados dados. Sua função é evitar vazamentos e resguardar as diretrizes da LGPD junto a terceiros.
Invista em tecnologia
Conforme reforçamos ao longo deste artigo, a tecnologia é a melhor resposta sobre como fazer uma gestão segura de documentos fiscais, focada na eficiência dos processos e no acesso facilitado às informações estratégicas.
No entanto, a tecnologia não está presente apenas na gestão de documentos. Atualmente as HRTechs cresceram vertiginosamente, trazendo diferentes opções para o mercado. Com sistemas de RH e DP, você vai além da digitalização da documentação e da minimização do uso do papel.
Um bom software automatiza as demandas ligadas aos procedimentos contratuais. Isso inclui desde assinaturas eletrônicas, até admissões digitais, relatórios inteligentes, gestão de férias, desligamentos, termos com sindicatos e outras comunicações internas.
Conte com a Convenia na digitalização de documentos
Você já conhece todas as vantagens que um sistema de gestão de documentos oferece, mas não sabe se sua empresa está preparada para se digitalizar? A Convenia oferece todo o suporte que você precisa para migrar seus dados para a nuvem.
No médio prazo, você aproveita todos os benefícios que citamos da tecnologia, liberando mais de 30 horas que sua equipe gastaria com rotinas manuais e economiza mais de R$ 5 mil com passivos trabalhistas oriundos da perda de prazos.
A Convenia é a opção ideal para automatizar sua gestão de documentos. E as possibilidades não param por aqui. Entenda mais consumindo nosso Ebook: Quanto Custa Errar no DP e comece hoje um plano de ação para mudar essa realidade de erros!
