O livro “Scrum — A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”, escrito por Jeff Sutherland, afirma que pessoas não falham; sistemas é que falham. A princípio, essa frase pode soar estranha, mas revela que a maneira como gerenciamos pode ser inimigo da eficiência. Isso também acontece quando falamos de gestão do tempo no dp.
Sem as técnicas e metodologias certas, facilmente perdemos o tempo e a produtividade no trabalho. Neste artigo, explicaremos o que é gestão do tempo e também a relação entre essa gestão e produtividade. Por fim, daremos dicas para melhorar a maneira como profissionais do DP podem lidar com as horas.
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Gestão do tempo e produtividade andam lado a lado
O que é gestão do tempo? Explicando de forma simples, significa a prática de planejar, organizar as horas diárias e mensurar os resultados obtidos. Aplicando na vida profissional, envolve elevar a produtividade no trabalho e reduzir a quantidade de tempo dedicado a elas. Essa é a relação entre gestão do tempo e produtividade.
Fazendo assim, a equipe do departamento pessoal (DP) consegue otimizar as tarefas sem prejudicar a qualidade dos serviços. Além disso, os colaboradores podem dedicar mais tempo em projetos inovadores e estratégicos que visam o progresso do DP.
Uma eficiente gestão do tempo traz grandes vantagens para o departamento pessoal.
Entender esses benefícios é o primeiro passo para que os profissionais de DP se deparem com o setor e saibam que a aplicação dessa gestão vai impactar na qualidade do trabalho e na vida do profissional.
Entre os principais pontos de melhora, podemos destacar:
Melhoria da qualidade de vida
A gente sabe que o maior problema de lidar com o Departamento Pessoal é a quantidade de tarefas existentes. São adequações de documentos, planilhas, cálculos, se informar sobre mudanças na legislação, como se adequar às legislações. É um trabalho que pode ser extremamente estressante.
Quando a gestão do tempo é vista como prioritária, os colaboradores não trabalham com prazos super apertados e sem período de descanso. Como o tempo está bem organizado, mesmo com grande volume de trabalho, as entregas ficam mais em dia . Isso aumenta a qualidade de vida do profissional e a satisfação no trabalho.
O aumento no bem-estar também proporciona uma boa experiência do colaborador – conhecida como employee experience. Isso porque, diante de uma rotina mais “leve”, o período de trabalho se torna saudável. Os colaboradores conseguem tempo para pequenos intervalos e atividades descontraídas entre a equipe.
Além disso, um tempo bem gerenciado permite que os profissionais se dediquem mais aos treinamentos corporativos. Ou seja: a vivência agradável no trabalho proporcionada pelo bom aproveitamento das horas, auxilia no desenvolvimento profissional e inovação na área do DP.
Diminuição da procrastinação
O ato de deixar para fazer as tarefas na última hora reduz a eficiência e a qualidade. Uma pesquisa apresentada pela Folha de São Paulo e feita pelo pesquisador Christian Barbosa, revela que 52% dos brasileiros são procrastinadores.
A procrastinação é considerada na pesquisa quando alguém deixa uma tarefa para última hora, contando que a pressão da entrega tornará essa pessoa mais produtiva. Na realidade, essa atividade mais atrapalha que ajuda, deixando pessoas mais ansiosas e fazendo mau uso do tempo.
Com uma boa gestão do tempo, o próprio DP impede que parte desse percentual esteja na equipe interna.
Redução de doenças emocionais
Sem o tempo “escapando pelas mãos”, o time do DP reduz o estresse, a ansiedade e a síndrome de burnout. Essas doenças estão ligadas a pressões sofridas no ambiente de trabalho, e podemos incluir a má gestão do tempo.
De acordo com um estudo realizado pela Asana, 42% dos profissionais entrevistados disseram que já sofreram esgotamento psicológico.
Segundo o relatório “Dados sobre saúde mental no trabalho”, publicado pelo Governo Federal, 22% revelaram sentir estresse de alta frequência o tempo todo. Em contrapartida, se o DP tem colaboradores felizes e satisfeitos, pode esperar uma melhora no clima interno e na produtividade no trabalho.
É claro que além da gestão do tempo, há outros fatores que expõem os colaboradores à pressões. No entanto, quando falamos de Departamento Pessoal, a quantidade de trabalho operacional é o grande fator que traz preocupações, culpa e pressões aos profissionais.
Como o DP pode acompanhar o crescimento da empresa?
A boa gestão do tempo do departamento pessoal pode ser prejudicada pelo crescimento da empresa. Atualmente, existem startups, por exemplo, que registram um desenvolvimento rápido, impulsionado por investimentos milionários.
Segundo o ranking da Startupi, em 2022, as startups receberam mais de R$ 1,9 bilhão em investimentos; só no mês de janeiro. Uma delas, a Brex, levantou mais de U$$ 300 milhões. Imagine o quanto esse valor impactou também no número de colaboradores e processos do DP dessa empresa.
Para evitar que o departamento pessoal não acompanhe o passo do crescimento do negócio, é importante que haja um alinhamento com as metas globais. Do contrário, o gerenciamento do tempo entra em colapso.
Esse colapso significa que a organização das demandas e prazos saíram dos trilhos. E pra piorar, a produtividade e o desempenho da equipe caem consideravelmente.
Por outro lado, a sintonia entre o DP e a alta gestão da empresa, ajudará no planejamento do crescimento. Dessa forma, é possível entender o que será necessário: tecnologias, treinamentos, mais profissionais e metodologias ágeis?
O resultado será um departamento pessoal pautado no desenvolvimento sustentável e na governança de alto desempenho. Podemos dizer que um DP assim não anda atrás da organização, mas ao lado. Enfrentando desafios e se ajustando à nova realidade vivida pela empresa.
Dicas para uma boa gestão do tempo no DP
Um artigo do jornal Valor Econômico, apresenta uma pesquisa que reforça a relação entre a boa gestão de horários e o aumento do desempenho dos profissionais no trabalho, isso também vale para o DP.
Se o papel do DP é ter sempre alto desempenho, para dar conta das demandas dos colaboradores e da alta gestão da empresa, sem dúvidas, esse é um excelente motivo para realizar a gestão do tempo.
A seguir, apontamos várias práticas para atingir esse objetivo.
Organização é tudo, então planeje
Uma das melhores ações para a gestão do tempo é a organização dos horários e das tarefas, ou seja, o planejamento. Para isso, os gestores do DP podem:
Analisar o fluxo produtivo da equipe
Por meio de indicadores de desempenho (KPIs), o ritmo produtivo dos colaboradores será mensurado. Nos momentos de pico de produtividade, os gestores podem agendar as tarefas mais complexas, deixando as menos desafiadoras para os horários que registram queda no rendimento.
Também é essencial elencar todas as demandas e pendências. Dividi-las em subtarefas e adicionar informações complementares, responsáveis, prazos e nível de importância. Observar o andamento das tarefas é essencial para entender o fluxo de produção dos colaboradores.
Defina intervalos e preveja imprevistos
Programar pequenas pausas para a descontração da equipe. De acordo com estudos, microintervalos melhoram a capacidade de concentração e desempenho, evitando o desgaste físico e mental.
É muito importante também contar com a possibilidade de imprevistos. É mais comum que incomum que imprevistos aconteçam e devem ser considerados no decorrer do trabalho.
Mas, é importante que os gestores ensinem os colaboradores a lidar com situações não programadas de forma inteligente e criar um ambiente de colaboração quando imprevistos prejudicam o trabalho.
Integre a equipe
Se o time do DP está dividido em trabalho remoto, presencial ou híbrido, será necessário a integração de todos. Isso ajuda na comunicação dos profissionais e impede que os projetos e serviços fluam com suavidade.
Alguns pontos que ajudam nessa integração:
- Reuniões de alinhamento semanais;
- Uso de ferramentas de gestão de tarefas;
- Planejamento de feedbacks para o líder do DP saber onde cada colaborador pode contribuir.
Defina OKRs do setor
Os Objectives and Key Results (OKRs) — em português, objetivos e resultados-chave — são verdadeiros aliados para a gestão do tempo. Quanto aos objetivos, o DP deve descrevê-los com clareza e direcionamento. Já os resultados-chave precisam ser mensurados e analisados com frequência.
Na prática, o ideal é que o departamento pessoal defina, no máximo, 3 objetivos. Após alcançá-los, outros 3 são definidos e assim por diante. Vamos criar um exemplo prático e hipotético de OKR no DP para te ajudar:
- Objetivo: redução do tempo de resposta em 50% aos pedidos de férias e faltas dos colaboradores em 3 meses.
- Para chegar nesse objetivo, a liderança do setor elencou 3 prioridades: Resultado-chave 1: implementar um software de gestão de férias e ausências;
- Resultado-chave 2: diminuir o tempo de aprovação das férias para 2 dias;
- Resultado-chave 3: reduzir o tempo que a equipe gasta computando faltas todos os meses.
Durante a jornada para o alcance do OKR, os gestores devem se reunir para discutir sobre a eficácia, pontos a melhorar e possíveis falhas. Qualquer alteração nos KRs deve ser avisada à equipe para que não se perca o alinhamento com o objetivo principal.
Defina prioridades no DP
Outra estratégia para melhorar a gestão do tempo é a definição de prioridades diárias. Ao contrário dos OKRs, que são medidos mais a médio prazo, as prioridades fazem parte da rotina do dia a dia.
Os gestores podem classificar projetos e tarefas nas seguintes categorias:
- Urgentes — atividades com prazos curtos;
- Importantes — tarefas que levam um tempo maior para serem executados, mas são fundamentais para alcance de metas do setor;
- Circunstanciais — demandas com um prazo maior e não levam muito tempo para serem feitas.
Para facilitar a organização das prioridades, existe o método Kanban que é facilmente utilizado por meio de aplicativos e ferramentas virtuais. Se o DP já usa para integrar melhor a equipe, será de grande ajuda para entender os prazos e prioridades.
Esteja em sintonia com o RH e Financeiro
Para evitar erros, refações e falhas de comunicação, grandes ladrões de tempo, é necessário alinhar o DP com os setores de RH e financeiro. Essas são áreas correlacionadas que dependem uma da outra para a eficiência no fluxo de várias atividades, como a gestão da folha de pagamento.
Mas como integrar esses setores? Entre as estratégias, podemos destacar:
- Planejamento: expectativas e metas em curto, médio e longo prazo;
- Comunicação: reuniões, plataformas colaborativas e tecnologias para interação dos times;
- Acompanhamento e mensuração: análises de KPIs que demonstram o nível de eficiência das atividades dos setores, e o que é necessário otimizar;
- Produtividade: investir em práticas que reforcem a produtividade das equipes, como: qualidade de vida, bem-estar e benefícios corporativos;
- Espírito de equipe: realizar eventos que fomentem a parceria entre os colaboradores do DP, RH e financeiro. Pode ser um treinamento, happy hour ou projetos inovadores que contarão com as habilidades e competências de todos.
Pesquise maneiras de otimizar as operações
O DP pode criar uma cultura sustentável e políticas internas para a otimização da gestão do tempo. Uma das maneiras de fazer isso é por meio da aquisição de novas técnicas e conhecimentos que serão utilizados nos programas de treinamentos e aprendizagem.
Existem diversos materiais que podem ser encontrados, como ebooks, planilhas automatizadas, guias práticos. A Convenia tem alguns materiais ricos que podem ajudar:
- Planilha de pontos e horas extras — aprenda a reduzir o tempo gasto com o fechamento da folha de pagamento;
- E-book: 26 softwares e soluções para RH que você precisa conhecer — descubra tecnologias de alta eficiência para potencializar as demandas;
- Planilha controle de férias (para não pagar em dobro) — veja como controlar prazos e lançar as férias corretamente;
- Planilha controle de vales — agilize a rotina, controle mensalmente e tenha sempre à mão os relatórios dos valores.
Gerencie bem as demandas
Graças a transformação digital e suas tecnologias, o DP conta com ferramentas que auxiliam na gestão do tempo e das demandas. Para organização de tarefas, existem as plataformas Airtable e Trello. Ambas têm recursos e funcionalidades que facilitam tanto a vida dos gestores quanto dos colaboradores.
Se a necessidade é de não esquecer de prazos e compromissos, o Google Agenda é a ferramenta ideal. Esse sistema tem o recurso de lembrete que pode ser usado de forma individual ou para todos os que participarão de uma reunião; por exemplo.
Por outro lado, há gestores que notam dificuldades em manter o foco e a concentração dos colaboradores. Um aplicativo que pode ajudar é o Pomodoro Timer que programa o período de foco no trabalho e os intervalos para descanso por meio de notificações.
Podemos citar também as tecnologias que reduzem o tempo gasto com determinadas demandas do DP, como a admissão e demissão de colaboradores.
Os profissionais precisam gerenciar melhor o tempo para que as tarefas não fiquem para depois e a tecnologia é uma grande auxiliar em todo o processo.
O que levaria horas ou até dias, é realizado em alguns minutos. Isso é possível porque toda a documentação é enviada por meio da plataforma e as assinaturas são colhidas online. Sendo assim, se evita a necessidade de deslocamento do contratado até a empresa.
Use a tecnologia ao seu favor
No tópico anterior, citamos como um software de admissão pode ajudar na otimização do tempo.
A tecnologia trabalha lado a lado com o analista de DP, facilitando os trabalhos manuais e super demorados. Na Convenia, por exemplo, fazemos gerenciamento de admissão e demissão, férias e ainda controlamos com flexibilidade o plano de benefícios corporativos, tudo com uso de software.
Além disso tudo, há tecnologias com diversas funcionalidades para ajudar nas rotinas do DP:
- Software de ponto e frequência para facilitar o espelho ponto e ter controle mais fácil de banco de horas, horas extras e faltas;
- Software de recrutamento e seleção: otimiza todas as etapas do funil de recrutamento, ajudando a empresa na contratação do colaborador ideal.
Enfim, a gestão do tempo é essencial para o sucesso do departamento pessoal. Não é por acaso que dizem que o tempo é ouro. Seguindo as dicas apresentadas em nosso artigo você pode auxiliar para que a produtividade da equipe decole.
Entendeu como fazer uma boa gestão do tempo no DP? Então, aproveite e baixe agora mesmo o nosso Checklist: Atividades Mensais do Departamento Pessoal para organizar a sua rotina de forma prática!
