O que é departamento pessoal e qual sua importância?

O que é departamento pessoal e qual sua importância?

Tempo de leitura: 9 minutos

Departamento Pessoal é uma área especializada na gestão dos funcionários da empresa, ele gerencia a folha de pagamento, férias, benefícios, atestados, marcação de ponto e passivos trabalhistas. O departamento pessoal é também encarregado principalmente das questões burocráticas relacionadas aos colaboradores, garantindo a correta emissão e gerenciamento de documentos.

 

Ter uma empresa é um verdadeiro desafio, não é mesmo? Fazer a gestão dos colaboradores, controlar sua frequência, arquivar toda a documentação e garantir que as normas trabalhistas estão sendo cumpridas não é fácil. E, para cuidar disso tudo, existe o departamento pessoal, setor que realiza a administração da mão de obra do negócio.

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Até aqui você pôde perceber que esse setor é fundamental para garantir a qualidade dos processos e para manter a organização dos registros profissionais de um empreendimento. Então, para aprender mais sobre o que é departamento pessoal e qual é a sua importância, confira o nosso artigo!

O que é departamento pessoal?

O DP, forma coloquial de se referir ao departamento pessoal, é uma área especializada na gestão dos funcionários da empresa. Ele gerencia a folha de pagamento, férias, benefícios, atestados, marcação de ponto e passivos trabalhistas.

Ou seja, o setor está encarregado principalmente das questões burocráticas relacionadas aos colaboradores, garantindo a correta emissão e gerenciamento de documentos. Dessa forma, há mais agilidade e eficiência no controle desses fatores. Além disso, ele é fundamental para o cumprimento de normas trabalhistas.

Assim, o departamento pessoal, necessariamente, faz parte da estrutura organizacional da empresa e precisa ser gerido com precisão e seriedade. Isso significa que empresas que negligenciam esse setor ou o “empurram com a barriga” estão propensas a graves problemas jurídicos.

Finalmente, esse é um setor que gerencia todo o quadro de pessoal desde a admissão, passando pelo correto controle de remunerações, assiduidade, pontualidade, até a demissão. Outras atividades importantes realizadas pelo DP consistem em explorar índices de rotatividade, controlar, respectivamente, a entrada e saída de funcionários e as faltas e ausências de colaboradores.

Como o departamento pessoal funciona?

O funcionamento do departamento pessoal deve variar de acordo com o tamanho da organização. Para uma gestão mais profissional, recomenda-se a separação do departamento em setores. Conheça os principais.

Admissão de pessoal

Nesse setor, deve acontecer o processamento da admissão de profissionais (logo após a finalização pelo setor de RH). O departamento controlará prazos de entrega da CTPS – se a empresa ainda utiliza o documento físico – e de documentos obrigatórios.

Além disso, a admissão deve cuidar de assuntos burocráticos em relação a regras e normas de contratação, inclusive exames admissionais, para evitar problemas futuros. Uma boa contratação garante um time de profissionais mais qualificado, comprometido e preparado para desempenhar uma alta performance de trabalho.

Compensação de pessoal

No setor de compensação de pessoal, há o controle de frequências e remunerações. É preciso efetuar cálculos corretos para que todos os encargos e benefícios de direito do colaborador sejam executados precisamente e no prazo certo.

Demissão de pessoal

Não menos importante, o setor de demissão de pessoal gerencia os desligamentos. Assuntos cruciais para o controle são: o correto levantamento de valores de rescisão, FGTS, férias e demais benefícios, além dos exames demissionais que comprovem que a saúde do colaborador foi preservada durante o contrato de trabalho.

Quais são as funções do departamento pessoal?

É comum que se confunda o conceito de departamento pessoal com recursos humanos. São setores complementares, porém distintos. O DP tende a ser mais burocrático, atrelado a questões de rotinas, regras e legislações.

Já o setor de recursos humanos é mais estratégico e cuida de assuntos como capacitação e treinamento, retenção de talentos e performance de equipe, além das relações humanas.

Vamos para o que interessa neste artigo, que é o departamento pessoal, que cuida de uma série de tarefas burocráticas ligadas à mão de obra do negócio. Entenda melhor as funções desse departamento!

Documentação dos profissionais

Quando um candidato é contratado para trabalhar em determinada empresa, existe uma documentação que deve ser emitida e recebida pelo DP. O departamento deve se encarregar do processamento dos contratos, controle de ponto e outras atividades burocráticas, realizando essas tarefas desde a admissão até a rescisão.

Importante observar que as informações prestadas no eSocial atualmente substituem as anotações na carteira de trabalho que eram realizadas no documento físico, em muitos casos.

Isso significa que o setor é responsável por manter os papéis e dados em ordem, garantindo a efetivação das normas trabalhistas e o respeito aos critérios definidos pelo governo. Isso permite que a corporação fique regularizada e evita passivos trabalhistas.

Acompanhamento de frequência

Seja o cumprimento da jornada, as horas extras, adicionais noturnos ou banco de horas, é fundamental que a organização gerencie bem a frequência do time. Se ela não fizer isso, podem aparecer irregularidades na hora de realizar a gestão das remunerações e vários outros entraves, incluindo problemas na Justiça do Trabalho.

O DP tem a função de administrar as horas trabalhadas pelos colaboradores, fazendo os registros e montando as escalas de horários dos profissionais. Depois, todas essas ações são integradas à folha de pagamento.

Folha de pagamento

A folha de pagamento envolve uma ampla variedade de fatores, incluindo o salário, os benefícios, décimo terceiro e os recolhimentos de taxas, como imposto de renda, contribuição sindical, INSS e FGTS. É papel do departamento pessoal gerenciar essas questões para garantir que os cálculos sejam feitos corretamente. Assim, os abatimentos seguem a norma estabelecida pelos órgãos federais.

Além disso, a gestão dos benefícios também é fundamental para o cálculo correto da folha. É preciso garantir que o profissional tenha os seus direitos assegurados e que o desconto feito sobre a remuneração esteja adequado às normas e dentro do que foi definido em contrato.

Hoje é muito comum as empresas contratarem a modalidade de BPO da folha de pagamento, ou seja, a terceirização da folha. Dessa forma toda a parte de cálculo dos impostos e emissão das guias fiscais para as autoridades fica por conta de uma empresa terceirizada e o serviço é realizado de acordo com o que for estabelecido em contrato.

Dependendo do caso, o DP atua em todos ou somente em alguns processos da folha. Entre as diferentes tarefas que podem ser executadas destacamos, principalmente:

  • processamento e administração da folha;
  • cálculo de salário;
  • depósitos;
  • retenção do IR;
  • análise dos processos;
  • entrega dos holerites;
  • pagamento às agências governamentais devidas.

Gestão de licenças e férias

O departamento pessoal administra as licenças, atestados, afastamentos e acidentes de trabalho. Ele recebe esses arquivos, integra-os com a folha de pagamento e administra o contato com órgãos públicos.

Além disso, o setor também é responsável por acompanhar as férias dos colaboradores, realizando os registros necessários e monitorando se os períodos estão sendo cumpridos. Com isso, os profissionais podem ter suas férias no momento definido, sem imprevistos e erros nos prazos.

Representação junto a órgãos oficiais e fiscais

Em algumas empresas, o próprio DP emite diversos documentos para os órgãos fiscais, como a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social), a Guia da Previdência, declarações da CIPA e do PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais), entre outros. Além disso, o próprio departamento é quem recebe e gerencia os registros de passivos trabalhistas.

Dessa forma, o setor de administração de pessoal é o principal representante da organização para o diálogo com instituições oficiais. Ele emite diversos arquivos que garantem a regularidade da situação da empresa.

Qual é a importância do departamento pessoal para a empresa?

O departamento pessoal é fundamental para a companhia porque ele é o principal responsável para que as leis trabalhistas sejam seguidas, evitando quaisquer passivos desnecessários.

Ele dá conta de um grande volume de documentos do empreendimento, colocando ordem nesses papéis. Seja qual for o tamanho da corporação, há muitos registros para cada colaborador e vários detalhes para serem acompanhados. Então, é fundamental ter uma área especializada para trabalhar com esses materiais.

O DP também media o contato da empresa com diversos órgãos públicos, emitindo guias e declarações fundamentais para o empreendimento se manter regularizado. Dessa forma, é possível fiscalizar o cumprimento das normas e evitar um eventual processo trabalhista para a companhia.

Quanto maior o número de funcionários, mais difícil é o acompanhamento. Assim, um controle manual fica completamente inviável para uma empresa séria. Cumprir todas as legislações e regras e controlar para que todos os dados estejam sendo tratados de forma profissional só é possível com uma plataforma digital.

Como a tecnologia pode ajudar o departamento pessoal?

A transformação digital trouxe uma série de benefícios para as empresas, independentemente de porte ou segmento. O crescente número de dados e informações precisa de um tratamento informatizado para ser mais ágil e preciso.

A tecnologia ajuda especialmente na questão da automação, ou seja, se você precisa que o setor funcione de forma independente e integrada, é necessário investir em uma solução profissional que seja específica para departamento pessoal. Veja algumas das principais características de um software de automação:

  • monitora digitalmente o controle de ponto;
  • acelera rotinas e procedimentos administrativos;
  • permite análise e cruzamento de dados e informações;
  • favorece a criação de novas estratégias de crescimento e evolução.

Percebeu como o setor de departamento pessoal é importante no universo empresarial? Administrar todos esses processos, além de ser de grande importância para manter a empresa dentro das normas, é essencial para oferecer as melhores soluções aos colaboradores. E isso tudo só é possível por meio de uma plataforma informatizada.

E então, gostou de saber o que é departamento pessoal? Aprofunde o seu conhecimento descobrindo também como escolher um sistema de folha de pagamento!

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4 Comentários


  1. Estou no fim da faculdade de Ciências contábeis e estou fazendo estágio na área. Eu encontrei finalmente minha profissão a seguir, já passei pela área fiscal e agora estou na área pessoal e estou amando a cada dia. A contabilidade é uma área muito vasta e que vale a pena conhecer.

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  2. gostaria de saber sobre os codigos de dispensa ,por exemplo codigo 90 e codigo 99 ,oque significam quando um funcionario é enquadrado nesses cogigos .
    grato

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    1. Olá Rafael, tudo bem? Esses códigos se referem a quais documentos?

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