Como não perder de vista as obrigações tributárias da empresa?

As obrigações tributárias são responsabilidades que envolvem tanto o departamento pessoal quanto o financeiro das empresas. Para gerenciá-las com eficiência é preciso organização, conhecimento da legislação e ferramentas que otimizem o processo.

Seguindo esses passos, a empresa se mantém em dia com as autoridades fiscalizadoras e a legislação.

Neste artigo, explicaremos o que são e a importância de cumprir a agenda de obrigações tributárias. Mostraremos também quais são as principais e os perigos de não as executar da maneira correta. Por fim, trouxemos dicas valiosas para tornar sua gestão tributária infalível. Acompanhe!

Obrigações tributárias: o que são e qual a sua importância?

Explicando de maneira simples, as obrigações tributárias são relações jurídicas entre a empresa e as autoridades governamentais. Na prática, essas obrigações englobam o pagamento de impostos, apresentação de determinadas documentações e cumprimento de regras legais.

E quando surgem as obrigações tributárias? Sempre que ocorre um fato gerador. Por exemplo, a necessidade de preencher ou enviar documentação, bem como pagar um imposto.

 Ao se manter em dia com a tributação, a organização garante uma boa reputação entre as autoridades fiscalizadoras, colaboradores e clientes. Além do mais, evita problemas judiciais e multas. 

Quais são os perigos de não cumprir com as obrigações tributárias?

O objetivo dos tributos é arrecadar recursos financeiros para que o Estado consiga realizar uma série de serviços e ações públicas. Devido a essa importância, existem fortes sanções para as empresas que não cumprem as obrigações tributárias.

Algumas dessas complicações são multas e processos judiciais. Porém, existem outras, como o enquadramento da empresa no chamado crime tributário – conforme a lei n⁰ 8.137/1990. O resultado pode ser pena de reclusão entre 2 a 5 anos (para pessoas físicas, como gestores, diretores e outros profissionais).

Para as pessoas jurídicas (empresas), a penalidade envolve apreensão ou congelamento de bens (como as contas bancárias) e interdição das atividades, ou seja, fechamento da empresa.

Podemos citar ainda outra consequência ruim: a perda de incentivos fiscais – que reduzem ou extinguem determinadas taxas tributárias.

Por fim, um dos grandes prejuízos, tanto para o departamento pessoal quanto para o financeiro, é a falta de organização no planejamento tributário. Isso impacta negativamente no controle orçamentário da empresa acurto, médio e longo prazo.

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Quais são as principais obrigações tributárias da empresa?

O Código Tributário Nacional (lei n⁰ 5.172/1966) apresenta as obrigações tributárias em duas categorias: acessórias e principais. As primeiras auxiliam a fiscalização e a arrecadação de impostos. Já a segunda categoria se refere a quitação do valor tributário.

A seguir, explicamos com maiores detalhes quais são as obrigações tributárias que a empresa precisa cumprir e ficar atenta.

DIRF

A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é uma obrigação tributária acessória. Segundo a Instrução Normativa n⁰ 1587/2015 da Receita Federal do Brasil (RFB), a finalidade da DIRF é informar:

• Quantia paga com imposto de renda e contribuições retidas na fonte;
• Rendimentos pagos a pessoas domiciliadas no Brasil;
• Valor destinado ao pagamento de plano de saúde coletivo empresarial;
• Pagamento, emprego, crédito, entrega ou remessa paga a pessoas residentes ou domiciliadas no Brasil.

No geral, quem organiza essa obrigação tributária é o departamento financeiro e pessoal da empresa. Caso a organização tenha várias filiais, a matriz pode ser responsável pelo agrupamento da DIRF de todas as unidades.

Atualmente, a DIRF precisa ser enviada anualmente, até as 23:59 (horário de Brasília) do último dia útil do mês de fevereiro. As informações inseridas devem estar relacionadas às movimentações do ano anterior. O meio disponibilizado para o envio é o Programa Gerador de Declaração no site da Receita Federal.

GFIP

A Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviços e Informações da Previdência Social (GFIP) figurava no rol de obrigações tributárias acessórias. No entanto, a GFIP foi substituída pela Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb).

Essa última é regulada pela Instrução Normativa RFB n 2005/2021. A finalidade da DCTFWeb é apurar contribuições previdenciárias feitas ao INSS e a terceiros (outras entidades e fundos). Sendo assim, os dados que eram enviados pela GFIP são agora transmitidos pelos eventos periódicos atrelados ao Sistema Público de Escrituração Digital (EFD-Reinf) e ao e-Social.

O prazo para envio da DCTFWeb é até o décimo quinto dia útil do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores. Além disso, há também o envio da DCTFWeb anual que deve conter os dados do décimo terceiro pago aos colaboradores. A data limite é até o dia 20 de dezembro.

RAIS

A sigla RAIS significa Relação Anual de Informações Sociais. Essas informações são enviadas todo ano ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). A finalidade é atualizar os dados estatísticos sobre emprego no Brasil.

Dessa forma, essa entidade governamental consegue realizar estudos técnicos e produzir relatórios que ajudam na administração do FGTS, PIS/PASEP e benefícios previdenciários. O prazo para o envio da RAIS (com os dados do ano anterior) é publicado todo ano. No geral, acontece entre os meses de março e abril.

Quem envia a RAIS é o DP. Para gerar a RAIS, é necessário utilizar dois sistemas disponíveis do site do MTE: o GDRAIS e o RAISNET. No entanto, conforme a Portaria SEPRT n⁰  1.127/2019, existem algumas empresas que não precisam enviar a RAIS por esses sistemas. São elas:

• Grupo 1 do e-Social: organizações com faturamento anual superior a 78 milhões de reais;
• Grupo 2 do e-Social: entidades empresariais não optantes pelo Simples Nacional e que tenham faturado até 78 milhões de reais em 2016.

Esses tipos de empresas enviam a relação por meio dos eventos periódicos (como a folha de pagamento) do sistema e-Social.

CAGED 

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) é um sistema cujo objetivo é registrar informações sobre admissões e demissões de colaboradores no regime CLT. As empresas são responsáveis por enviar esses dados mensalmente.

As informações são utilizadas para a elaboração de estatísticas e estudos sobre o mercado de trabalho. Além de serem importantes para o pagamento de benefícios trabalhistas, como o seguro-desemprego.

Desde janeiro de 2020, o e-Social integrou o CAGED. Quanto ao prazo para envio é até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos. É importante ressaltar que a Portaria SEPRT 1.127/2019 eliminou a obrigatoriedade do envio dessa obrigação.

Para enviar as informações do CAGED via eSocial, as empresas devem acessar o Portal do eSocial e utilizar o certificado digital da empresa. As informações a serem inseridas, são:

• Empregados contratados sob regime CLT;
• Menores aprendizes;
• Trabalhadores temporários.

DARF

O Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) é utilizado para o recolhimento de tributos e contribuições federais no Brasil. Esse documento é emitido pela Receita Federal. Nas empresas, o setor financeiro costuma enviar o DARF por meio do acesso ao site da Receita Federal.

Em seguida, se realiza os seguintes passos:

• Escolha da opção “Emissão de DARF”;
• Clique no tipo de tributo ou contribuição que deseja recolher e informe os dados solicitados (número de identificação do contribuinte, período de apuração, valor a ser recolhido, etc.);
• Opte por “Emitir DARF”;
• O sistema gerará um documento com o código de barras para pagamento.

O prazo para declarar e pagar o DARF varia segundo o tipo de tributo ou contribuição a ser recolhido. Por exemplo, no caso do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF), o prazo para o envio do documento de arrecadação e pagamento da primeira parcela é até o último dia útil do mês de abril.

Já no caso do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), o prazo para o recolhimento é até o vigésimo quinto dia do mês subsequente à ocorrência do fato gerador.

Informe do rendimento dos funcionários

Outra obrigação tributária acessória é o informe de rendimento dos funcionários. Esse documento é de responsabilidade do departamento financeiro e deve ser entregue aos colaboradores até o último dia útil do mês de fevereiro. Nele, haverá informações sobre:

• Rendimentos (salários, horas extras, bônus e férias) obtidos pelo trabalhador no ano anterior;
• Descontos realizados (como as contribuições previdenciárias, IRRF etc.);
• Dados sobre a empresa – razão social, CNPJ e endereço.

O envio do informe de rendimentos de funcionários pode ser feito de várias formas, dependendo da política de cada empresa. Algumas das formas mais comuns incluem:

• Entrega pessoal: a empresa pode entregar o informe de rendimentos diretamente ao colaborador, mediante protocolo de recebimento;
• Envio por e-mail: a empresa pode enviar o informe de rendimentos por  e-mail  – desde que haja uma confirmação de recebimento por parte do trabalhador;
• Disponibilização em portal online: a empresa disponibiliza o informe de rendimentos em um portal online, de acesso exclusivo do funcionário, que pode baixar e imprimir o documento.

Folha de Pagamento

Essa é uma das principais obrigações tributárias do departamento pessoal. A folha de pagamento é um documento mensal que contém informações, como: nome do funcionário, cargo, salário base, horas extras, adicional noturno, gratificações, descontos, contribuições previdenciárias, benefícios e outras informações relativas à remuneração.

A partir da folha de pagamento, a empresa realiza o cálculo dos impostos e encargos trabalhistas, tais como INSS, FGTS e IRRF. Além disso, a folha de pagamento é um documento importante para o controle de despesas com pessoal e para a elaboração de estratégias de remuneração e benefícios.

Não existe um prazo específico para a entrega da folha de pagamento. No entanto, a legislação trabalhista brasileira exige que o pagamento dos salários seja feito até o 5º dia útil do mês seguinte ao mês trabalhado.

Isso significa que, em geral, a folha de pagamento precisa estar concluída alguns dias antes do início do mês para ser possível realizar o pagamento dentro do prazo estabelecido. No caso do envio ao e-social, os prazos variam conforme o tipo de empresa e o período de apuração.

Para as empresas do Grupo 1, que são aquelas com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016, o prazo para envio da folha de pagamento ao eSocial é até o dia 7 do mês seguinte ao da competência.

Já para as empresas do Grupo 2, que são aquelas com faturamento inferior a R$ 78 milhões em 2016, o prazo para envio da folha de pagamento ao eSocial é até o dia 15 do mês seguinte ao da competência.

4 dicas para não ter problemas no cumprimento das obrigações tributárias

Sim, é importante cumprir a agenda de obrigações tributárias. Mas quais são as melhores estratégias para ter sucesso nessa tarefa? Veja algumas dicas valiosas.

Faça um planejamento das obrigações tributárias e trabalhistas

Uma das medidas é a elaboração de um conjunto de regras, ações e estudos. Esses dados ajudam na organização, estruturação e gerenciamento dos tributos. 

As etapas para o planejamento envolvem a coleta de dados, escolha do regime tributário, definição da natureza jurídica da empresa e análise do impacto dos impostos no orçamento da empresa.

Utilize planners com as principais obrigações trabalhistas

Os planners são ferramentas que ajudam a empresa a construir um calendário com as datas de pagamento e envio de obrigações. Além disso, entregam outras funcionalidades que auxiliam na organização do orçamento tributário e elaboração de um checklist para revisão dos detalhes que envolvem os tributos.

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Faça reuniões periódicas de acompanhamento das atividades

Outra prática importante é a realização de reuniões periódicas de acompanhamento das atividades tributárias. Essas reuniões podem ser realizadas semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. 

O objetivo é identificar problemas, alinhar metas, promover a comunicação e propor soluções para uma melhor política tributária.

Software para DP: use a tecnologia a seu favor

Uma ferramenta de gestão para DP é essencial para o sucesso do planejamento e cumprimento das obrigações tributárias. Entre os benefícios, podemos destacar a centralização das informações, a redução de erros de pagamento e o cumprimento dos prazos.

Além disso, os colaboradores são liberados de serviços manuais (que exigem tempo e esforço) que podem ser automatizados e otimizados. Dessa forma, tanto o DP como o financeiro conseguem focar suas estratégias em processos alinhados com as metas globais da empresa, como a gestão de inovação e a expansão dos negócios.