Quando e como contratar um software de departamento pessoal

Quando e como contratar um software de departamento pessoal

Quando e como contratar um software de departamento pessoal

Atualmente, as soluções de gestão estão presentes em diversas organizações. Seja em vendas, no atendimento aos clientes, no departamento pessoal ou no RH, já existem no mercado tecnologias voltadas para todos os setores de uma organização. O software de DP é um desses exemplos.

Nesse setor, além de tornar as atividades operacionais mais produtivas, esse tipo de software permite expandir a gestão, oferecendo dados úteis e integrando áreas da empresa.

Apesar da importância de tecnologias como essa, de acordo com dados da McKinsey & Company, 79% das empresas que têm uma política interna de digitalização ainda estão nos estágios iniciais da transformação digital no RH.

E como está o processo de digitalização nas organizações brasileiras? Segundo o índice de maturidade digital – mensurado pela McKinsey & Company – as empresas nacionais, consideradas líderes digitais, têm uma nota média de 66 pontos.

Um ponto percentual a menos quando comparadas com as organizações que são líderes digitais globais – cuja nota é de 67 pontos. Outro dado interessante mostra que quanto maior for o investimento em tecnologia, maior será a lucratividade do negócio.

Contudo, talvez você esteja se perguntando: será que está na hora de contratar um software de departamento pessoal para a minha empresa? Em caso positivo, como fazer isso? Descubra neste post!

Quais motivos levam à contratação de um software de DP?

Uma solução digital, por si só, tende a ser a melhor alternativa de gestão de negócios, pois reúne funcionalidades como inteligência artificial, computação em nuvem e segurança da informação.

É um equívoco acreditar que funções como essas não são úteis na gestão atual. Porém, há outras circunstâncias também consideráveis que justificam o investimento em uma solução profissional. Conheça agora as principais delas.

1. Ineficiência e baixa produtividade

A falta de eficiência no departamento pessoal pode ser observada quando os colaboradores precisam prestar bastante atenção para não cometerem erros em atividades muito repetitivas, por exemplo. Ou, então, quando o retrabalho é algo recorrente.

Entretanto, com um bom software de departamento pessoal, você automatiza muitas ações da área, o que diminui o risco de erros e torna as operações mais seguras.

Por exemplo, com esse tipo de solução, é possível calcular a folha de pagamento de forma ágil, evitando problemas de descumprimento da legislação. Afinal, controlar manualmente quando cada colaborador sai de férias, quando volta, entre outras tarefas também é trabalhoso e prejudica a eficiência.

Além disso, esse tipo de ferramenta também melhora a produtividade do time, já que não é mais necessário gastar tempo com tarefas burocráticas e retrabalho. Assim, a equipe pode ser aproveitada para a realização de atividades mais estratégicas.

Isso aumenta o engajamento dos colaboradores, deixando-os muito mais motivados, com trabalhos desafiadores para realizar. Se você tem observado esses problemas, talvez seja a hora de procurar um software de departamento pessoal.

2. Gastos com papel

Não faz sentido imprimir documentos hoje em dia, pois o armazenamento digital é muito mais organizado e sustentável, concorda? Com um software de departamento pessoal, você reduz seu consumo de papel, o que economiza dinheiro e espaço físico, além de tornar a empresa mais sustentável, ajudando o meio ambiente.

Com essa economia, é possível investir em outros projetos, como treinamentos para os colaboradores usarem da melhor maneira a ferramenta que você escolheu contratar.

3. Ausência de segurança

O departamento pessoal detém informações dos colaboradores e da empresa. Por isso, elas precisam ser guardadas com o máximo de segurança possível. Se no seu negócio o medo de que esses dados sejam acessados por terceiros é uma constante, saiba que o software de departamento pessoal também pode ajudar.

Com essa ferramenta, os dados são protegidos por senhas e criptografia e ficam armazenados na nuvem, em servidores externos. Assim, a empresa não fica suscetível a danos nos computadores, roubo, perda e envelhecimento de papéis, entre outros problemas.

4. Falta de política de acesso remoto

Não dá nem para discutir o valor do acesso remoto em tempos de pandemia de COVID-19. Essa funcionalidade se tornou um trunfo para a continuidade da boa gestão de um negócio.

Dessa forma, a solução precisa ser elaborada com essa estratégia, permitindo que todos os processos suportem adequadamente o acesso remoto. Toda essa política precisa estar atrelada à composição do software.

5. Dificuldade de implementar o home office para o departamento de RH

Além da política de acesso remoto, a própria implementação do home office é uma demanda que precisa ter alinhamento estratégico com a solução de departamento pessoal.

A partir de um software inteligente e eficaz, é possível fazer uma transição segura para o modelo de teletrabalho permitido pela nova legislação. Logo, essa dificuldade é sanada sem maiores problemas, e o gestor tem uma adaptação rápida de seus colaboradores ao sistema home office.

6. Pouca agilidade nos processos de RH

Outro aspecto fundamental na gestão de recursos humanos é a necessidade de rapidez nos processos. Um sistema manual se torna cada vez mais inviável nesse sentido pelo excesso burocrático vivenciado no controle de RH e pelo aumento expressivo no volume de dados e informações.

Uma solução digital tende a otimizar o fluxo de trabalho e a integrar funcionalidades importantes interna e externamente, com programas essenciais, como o eSocial. Como um todo, o sistema entregará respostas mais rápidas e seguras.

7. Pouca padronização nos processos

Outra dificuldade encontrada em sistemas convencionais é a falta de padronização no serviço. Sem uma solução digital integrada, é possível que a folha de pagamento, os benefícios e o RH sejam controlados de formas distintas, prejudicando a visão holística da gestão.

Por outro lado, um software de dp tem o potencial de uniformizar as rotinas de departamento pessoal e de aprimorar a compreensão dos fluxos de processos, facilitando o trabalho do gestor.

8. Dificuldade de gerar relatórios e comprovar resultados

Além de sobrar tempo para realizar tarefas estratégicas, com a ferramenta de departamento pessoal você também otimiza a geração de relatórios. Como os dados estão todos organizados, muitas ferramentas já geram reports automaticamente. Você só precisa baixar.

Também é possível acompanhar os indicadores no dia a dia para tomar as ações necessárias para bater metas, por exemplo. Nesse caso, a tomada de decisão é aprimorada, pois o profissional responsável tem em suas mãos um conjunto de informações extremamente estratégicas e úteis para a construção de raciocínio.

9. Dificuldade de implementação do RH estratégico

Esse tipo de evolução é um dos altos requisitos para alcançar um diferencial de competitividade e tornar a gestão de RH mais integrada e alinhada com a inteligência de negócios da organização.

Nesse caso, um software de departamento pessoal assume um papel fundamental, já que otimiza rotinas essenciais para a gestão. Esse conceito estratégico fica mais palpável a partir de uma solução digital que se torna uma base poderosa para ajudar o gestor no estabelecimento de metas de alcance.

10. Equipe insatisfeita

Além de facilitar a vida de quem trabalha no departamento pessoal, a adoção de uma ferramenta pode refletir em todas as áreas da empresa. É que, como o trabalho do DP envolve o pagamento de salários e benefícios, assim como a gestão de férias dos funcionários, essa área da organização influencia o dia a dia de trabalho de todos os colaboradores.

Se os funcionários de outras equipes tiverem suas solicitações atendidas rapidamente, podem conferir a folha de pagamento e fazer a marcação de ponto pela internet, certamente ficarão mais satisfeitos. O que tornará a jornada deles mais agradável dentro da empresa. Também vão consultar com menos frequência o time de DP para tirar dúvidas pontuais e repetitivas.

Vantagens em contratar um software de DP para o seu negócio

Citando novamente a pesquisa da McKinsey & Company, as empresas que têm estratégias internas para implantação de tecnologias, possuem uma taxa de crescimento EBITA (earnings before Interest, taxes, depreciation and amortization) 5 vezes maior do que as que não tem um processo de digitalização.

No entanto, se analisarmos bem, encontramos muitas outras vantagens vindas com a transformação digital. Por exemplo, a empresa pode contar com um software de DP. Quais são os benefícios dessa tecnologia? A seguir, citamos alguns.

Otimização de processos

O software de DP automatiza tarefas manuais e repetitivas, como a gestão da folha de pagamento, a emissão dos holerites e o cálculo da jornada de trabalho dos profissionais. Em vista disso, a equipe desse setor economiza tempo e esforço que podem ser utilizados em outras tarefas internas.

Além disso, a implantação dessa tecnologia oferece mais segurança aos dados. Uma vez que, reduz erros de lançamentos, por exemplo, de valores das verbas trabalhistas. Sendo assim, a organização diminui as chances de ser penalizada pela falta de pagamento desses direitos dos trabalhadores.

Aumento da produtividade

Um dos fatores que mais contribuem para a queda na produtividade do DP é o retrabalho. Muitas vezes, isso acontece por causa da falta de atenção ou do excesso de trabalho dos colaboradores.

Com a ajuda do software de DP, os processos e demandas são feitos com qualidade, eficácia e rapidez. Dessa forma, a equipe de DP não fica preocupada e nem perde tempo com retrabalhos.

Maior rentabilidade para o negócio

Como um software de DP gera rentabilidade para o negócio? Uma das maneiras é pela redução dos chamados passivos trabalhistas – custos vindos de processos judiciais. Vale lembrar que um grande número de reclamações trabalhistas de ex-colaboradores vem da falta ou do erro no pagamento de direitos financeiros.

Outro modo que a aplicação traz lucratividade tem a ver com a diminuição das chances de a organização sofrer uma ação judicial devido ao tratamento de dados pessoais. Quando não é feito da forma correta, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) penaliza a empresa com altas multas.

Como contratar um software de DP

Se você se convenceu de que um software de departamento pessoal vai trazer muitos benefícios para sua empresa, chegou a hora de escolher a melhor ferramenta. Veja agora passos fundamentais para essa aquisição.

Faça um mapeamento das rotinas de DP

É recomendado, para isso, mapear as atividades feitas pelo DP em sua empresa, as dificuldades enfrentadas e o que é preciso melhorar. Assim, pode-se mirar na melhor ferramenta para o seu caso.

Identifique as ferramentas ideais e documente as informações

Depois, avalie as opções disponíveis, reunindo-as em um documento. A maioria dos softwares oferece um período de teste por alguns dias ou até mesmo uma demonstração gratuita em um ambiente de teste com alguns dados fictícios para que você tenha um vislumbre de como a ferramenta funciona. Fazer isso pode ajudar você a avaliar na prática a melhor solução para o seu caso.

Faça considerações importantes e contrate

É importante considerar o suporte oferecido pela ferramenta escolhida, verificar se há treinamentos, analisar a possibilidade de customização, modularidade, pesquisar preços, entre outras ações.

O uso de software de departamento pessoal tem sido importante para melhorar o desempenho desta área em muitas empresas. Que tal aproveitá-lo também na sua? O Convenia é um software de RH e DP que permite organizar, automatizar e administrar todas as rotinas da área, desde a admissão até o desligamento, fazendo a gestão de férias e benefícios, gerando dados e relatórios e muito mais. 

Plataforma de Automatização de Departamento Pessoal

Enfim, a transformação digital nas empresas é um caminho sem volta. Ainda bem! Afinal, como vimos neste artigo, as tecnologias só melhoram o desempenho dos negócios. Sendo assim, implantar um software de DP é uma decisão inteligente e estratégica.

O que achou do nosso artigo? Entendeu as vantagens e como contratar um software de DP? Então, conheça as funcionalidades do Software da Convenia! Bem-vindo a era da transformação digital.

Aproveite e confira também o conteúdo do nosso Ebook: Automatizando a burocracia do DP.

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Marcelo Furtado

Marcelo Furtado é administrador de empresas com pós-graduação em engenharia financeira pela Poli-USP. Iniciou sua carreira na Pepsico e posteriormente trabalhou 8 anos com gestão de ativos em hedge funds. É cofundador da Convenia, primeiro software na nuvem de gestão de departamento pessoal voltado para pequenas e médias empresas no Brasil. Marcelo também atua como professor de Marketing Digital na ESPM-SP e mentor na ACE e Google Campus.

Este post tem 4 comentários

  1. NETO FERREIRA

    Gostaria de mais informações

    1. Gabriela Seho

      Olá Neto, obrigada pelo contato.
      Vou te enviar um e-mail com as informações solicitadas.

  2. Boa tarde, quero conhecer melhor o sistema da Convenia.
    Aguardo um contato via e-mail com uma apresentação e possível orçamento.

    Atenciosamente,
    Catia Girandelo

    1. Gabriela Seho

      Olá Catia, obrigada pelo contato.
      Vou te enviar um e-mail com as informações solicitadas.

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