O gerenciamento eletrônico de documentos é uma necessidade para qualquer empresa que pretende se manter ativa nos próximos anos.
Com a intensificação da LGPD, ter um sistema de gestão documental seguro e eficiente é o que irá manter a organização, legalidade e otimização de processos internos.
Continue a leitura e confira!
O que é o gerenciamento eletrônico de documentos?
O gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é uma tecnologia utilizada para gerar, armazenar, classificar, localizar, compartilhar, enviar e permitir acesso à informações digitalizadas ou digitais.
A gestão é essencial para empresas, uma vez que existem arquivos de diferentes naturezas para serem administrados e acessados corriqueiramente. Ela facilita a busca por arquivos relevantes para processos burocráticos e tomadas de decisão diárias.
A GED permite uma série de funções administrativas que descomplicam o dia a dia. Veja algumas delas:
- Criação ou importação de modelo de contrato;
- Edição de informações contratuais;
- Envio de assinatura via e-mail;
- Monitoramento de assinaturas pendentes;
- Controle da vigência do documento;
- Inserção de alertas de prazos e datas importantes;
- entre outros.
O modelo digital de gerenciamento de documentos garante também a segurança e proteção dos dados, algo de extrema importância hoje em dia, visto a rigidez de comprovar a aplicação da LGPD no RH.
Por que gerenciar documentos de maneira digital tem se tornado essencial?
A sua rotina de RH exige que os processos sejam muito bem organizados, pois dados estratégicos chegam de todos os lados, inclusive da diretoria. Sem um RH digital, você não consegue gerenciar os arquivos e o acesso de documentos.
Além disso, o DP também precisa do GED para controlar os contratos e as informações sensíveis que são integradas com a Contabilidade, Financeiro, Jurídico e Recursos Humanos.
Essa ferramenta permite ao departamento ter segurança, centralização e conformidade com a lei, tornando a gestão do tempo no DP otimizada e assertiva.
A tecnologia de armazenamento, padronização e centralização garante que os cálculos, informações e arquivos tenham dados precisos e de fácil acesso.
Por consequência, as complicações administrativas e problemas jurídicos, como o pagamento de multas por perda de documentos, acabam diminuindo, o que reduz os gastos da empresa.
A gestão de documentos também permite que os processos internos sejam enxutos, pois com ela não é preciso recorrer a outros setores para encontrar informações necessárias.
Tudo pode ser acessado, arquivado e enviado pelo sistema, dando mais autonomia ao profissional e diminuindo a burocracia das demandas.
Ou seja, é essencial utilizar a GED pois ele proporciona:
- Transparência dos atos administrativos;
- Padronização de procedimentos documentais;
- Controle de arquivos e o fluxo documental;
- Preservação do patrimônio documental histórico;
- Rastreamento do fluxo de documentos e arquivos;
- Economia ao racionalizar a produção documental.
Somente com a tecnologia da informação, você evita a descentralização de dados e cria históricos documentais seguros para tomadas de decisões e controle de processos internos.
Como funciona a gestão eletrônica de documentos?
Agora que você já entendeu um pouco mais sobre o que é gerenciamento eletrônico de documentos e qual a sua importância, veja como ele funciona na prática.
A GED possui processos de digitalização e armazenamento para que todos os tipos de documentos (planilhas, contratos, recibos, etc) sejam padronizados e integrados ao sistema.
Confira abaixo os três principais pilares da gestão eletrônica de documentos.
Capture
A ferramenta Capture serve para escanear imagens e transformar suas informações em um arquivo de texto. Por exemplo, o novo contratado pode enviar fotos dos documentos para admissão, ao invés de digitalizar todos eles.
O próprio software de RH irá fazer a leitura dessas imagens e inseri-las no sistema. Assim, o profissional evitar o cadastro manual e consegue automatizar o processo.
Document Management
Essa funcionalidade permite que os profissionais consigam criar, editar, revisar e eliminar documentos em alguns cliques. Seu objetivo é simplificar o dia a dia, principalmente daqueles setores que precisam gerenciar uma infinidade de arquivos.
Por exemplo, no processo seletivo, o recrutador consegue fazer o recebimento dos currículos de uma vez só, e filtra aqueles que estão duplicados ou que não apresentam as competências desejadas.
Business Process Management
O Business Process Management busca oferecer uma melhoria contínua dos processos internos. Ou seja, ele cria uma jornada organizacional dos documentos, estabelecendo prazos, responsáveis e categorias dos arquivos.
No dia a dia, você vê isso em ferramentas de workflow, onde o sistema funciona integrado à ferramentas de gestão de pessoas, por exemplo.
Benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos
Como você pode ver até aqui, há muitos motivos importantes para ter um gerenciamento de documentos eletrônicos. Mas, além dele ser essencial para a organização e segurança, há outros benefícios envolvendo a aplicação da tecnologia no seu setor.
Confira abaixo quais são as principais vantagens!
Redução de custos e gestão eficiente de documentos
A primeira vista, contratar um sistema de gerenciamento de documentos pode parecer um gasto a mais no fim do mês. Mas, a verdade é que investir nessa tecnologia colabora para a redução de custos.
Despesas simples como compra de papel, tinta de impressão, transporte e logística, pastas e armários, entre outros, não vão mais existir.
Há economia com relação a segurança também. Documentos digitais tem mais proteção contra extravio, fraude e corrosão em comparação com arquivos físicos.
Consequentemente, o gerenciamento eletrônico de documentos se torna mais eficiente, já que não haverá tantos gastos envolvendo essa demanda.
Acesso facilitado às informações e menos tempo gasto com pesquisas
Perder tempo conferindo diversas pastas para encontrar os arquivos necessários não é uma boa opção. Além disso, fazer o armazenamento manualmente pode gerar duplicações, erros de categorização e até perda do documento.
Com um sistema especializado, você consegue acessar, registrar, filtrar e armazenar tudo em um só lugar. Todas as informações e históricos podem ser conferidos em apenas alguns cliques, de qualquer lugar e a qualquer momento, sem abrir mão da segurança.
Imagine que esteja em um sistema como o Windows, com diversas pastas mapeadas e nomeadas, e que não serão perdidas, pois não estarão em um HD físico, mas sim na nuvem.
Essa é a melhor forma de democratizar o acesso à informação e aumentar a produtividade dos funcionários.
Melhoria na tomada de decisão e trabalhos que envolvam diferentes equipes
Ter um acesso rápido a documentos permite que decisões sejam tomadas de forma mais assertiva. Por exemplo, durante o processo demissional, inúmeras informações precisam ser checadas, como férias, folha de pagamento, tributação, faltas etc.
Contar com uma tecnologia que facilita o acesso aos documentos e ainda por cima garante assertividade dos dados permite que a rescisão não tenha erros e evita processos trabalhistas ou atrasos na conclusão da demissão.
Sustentabilidade e preservação do meio ambiente
Por fim, um assunto muito importante para diversas empresas atualmente é a questão da sustentabilidade. Se esse valor faz parte da sua cultura organizacional, este é mais um benefício que o gerenciamento eletrônico de documentos oferece.
Já que toda a gestão é feita digitalmente, a economia de papéis se torna significativa, pois não será mais necessário gastar com:
- Processos de recrutamento e seleção: currículos e cartas de apresentação de candidatos;
- Documentação de contratação: formulários de emprego, formulários fiscais e de previdência social, políticas e contratos de trabalho;
- Controle de ponto: folhas de ponto, estimativas de desempenho e registros de férias dos funcionários;
- Documentos de treinamento e desenvolvimento: materiais de treinamento e certificações.
Viu só como a gestão documental descomplica os setores e otimiza o trabalho? Mas, para isso, é importante também que os documentos sejam padronizados e objetivos.
Por exemplo, a ficha de registro do empregado é o primeiro arquivo do novo contratado. Ela deve ser bem completa e conter o máximo de dados que posteriormente você vai precisar para cadastrar no eSocial, carteira de trabalho digital, etc.
A Convenia preparou esse documento levando todas essas necessidades em consideração. Você pode baixar o material no link gratuitamente e personalizar o que desejar!
Gestão eletrônica de documentos e LGPD
A segurança de dados, como foi apontado algumas vezes durante o texto, é um assunto extremamente importante atualmente.
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais começou a valer integralmente em 2021, com o intuito de proteger os direitos de liberdade e privacidade de pessoas físicas, jurídicas, usuários, funcionários, clientes, entre outros.
É preciso que todas as empresas tenham uma padronização da gestão, normas de tratamento e ampliação na segurança dos dados. Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos oferece tudo isso, por meio de:
- Fluxos de trabalhos monitorados;
- Relatórios gerenciais;
- Trilhas de auditoria;
- Controle de acessos por usuários;
- Classificação de documentos;
- entre outros.
São diversas informações sensíveis que o RH e DP armazenam, como conta bancária, endereço, PIS, FGTS e CPF dos funcionários. Se a empresa sofre um ataque cibernético que vaze ou sequestre esses dados, sem dúvida haverá muita dor de cabeça.
Essa é a razão pela qual as instituições que não se adequam à legislação ou cometem infrações acabam recebendo punições severas.
O Governo Federal tem aplicado fiscalizações rigorosas quanto ao tema, com possibilidade de multas que chegam a 50 milhões de reais.
Dependendo da gravidade, a empresa precisará eliminar seus dados, divulgar o crime cometido publicamente, e pausar suas atividades.
Por isso, os setores precisam urgentemente contar com um software de RH que tenha a LGPD atualizada e integrada ao seu sistema de gestão documental. Essa é a melhor forma de se manter em conformidade com a lei e proteger os dados pessoais.
Como a Convenia pode me ajudar a fazer uma gestão documental eletrônica?
Aprendemos até aqui que, para seu desejo de poupar tempo do DP, diminuir erros gerenciais no RH e estruturar os setores, é preciso contar com um software de RH especializado. Mas, há um processo para digitalizar suas informações antes.
Primeiro, faça o passo a passo de como organizar arquivos da seguinte forma:
- Separe os documentos conforme o uso;
- Armazene fisicamente apenas o essencial;
- Organize por temporalidade;
- Digitalize os documentos;
- Crie políticas de uso dos documentos.
Com um sistema pensado para exercer essa função, algumas etapas desse processo podem ser automatizadas. Por exemplo, a Convenia conta com diversasfuncionalidades que garantem uma melhor gestão documental.
Perguntas Frequentes:
Quais tipos de documentos podem ser gerenciados eletronicamente no RH?
Basicamente, todos os documentos utilizados no RH podem ser gerenciados eletronicamente de forma legal. Currículos, contratos de trabalho, estimativas de desempenho, registros históricos de registros de tempo e presença são alguns exemplos.
Como garantir a segurança e confidencialidade dos documentos eletrônicos?
Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos precisam ter uma série de medidas protetivas, como a criptografia dos dados, backup regular dos arquivos e conformidade com regulamentos e leis de privacidade de dados.
Quais são as preocupações legais e regulatórias ao adotar o gerenciamento eletrônico de documentos?
É essencial que a gestão eletrônica de documentos siga a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e estabeleça diretrizes específicas sobre todo seu sistema. É isso que irá garantir a empresa estar em conformidade com a lei e evitar problemas no futuro.
