É comum que empresas de médio e pequeno porte tenham dificuldades em cumprir todas as tarefas pertinentes ao departamento de recursos humanos. Até porque, em muitas ocasiões, não existem nessas companhias profissionais especializados na área. Isso, no entanto, pode trazer muitas dores de cabeça para o empresário. A fim de evitar irregularidades na organização, elaboramos este post com orientações sobre a importância da atualização de carteira de trabalho. Acompanhe!
O que é a atualização de carteira de trabalho?
Antes, é bom deixar claro o que esse documento representa. A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), ou apenas Carteira de Trabalho, é um direito do cidadão e um dever do empregador. Nela, ficam registrados todos os dados profissionais do funcionário.
Esse documento conta com informações como direitos, aposentadoria, seguro-desemprego, FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), entre outras.
Conforme o desenvolvimento de uma atividade sofre alterações, essas mudanças precisam constar na carteira a fim de proteger os direitos dos colaboradores. A atualização constante serve de apoio para a fiscalização do Ministério do Trabalho.
Tratam-se de situações específicas que necessitam passar por adequação, como uma demissão, uma troca de ocupação ou mesmo reajustes salariais de uma categoria. Esses dados têm de ser remodelados periodicamente.
Mais do que simplesmente ser multada ou acionada judicialmente, a empresa que descumpre a legislação trabalhista fica com a imagem corporativa afetada por esse mau comportamento. O contrário também acontece: as companhias que respeitam as leis ganham boa fama dentro e fora do segmento em que atuam.
Assim, conseguem benefícios indiretos, como a retenção de talentos, uma vez que os funcionários terão um estímulo maior para permanecer no quadro. Lembre-se de que os profissionais talentosos, por produzirem muito e em sintonia com os objetivos de uma organização, são bastante cobiçados pela concorrência.
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Quando as correções no documento devem acontecer?
A atualização da carteira de trabalho precisa ocorrer toda vez que houver promoção, reajuste salarial, férias, mudanças de cargo, contribuição sindical, demissões ou admissões.
Dessa forma, ao contar com um registro profissional adequado à rotina atual de trabalho, esse servidor terá seus direitos resguardados no futuro. Isso inclui, por exemplo, pedidos de benefícios ao INSS.
A carteira atualizada também é prova da experiência profissional adquirida em determinada companhia, o que pode contribuir na hora de buscar um novo emprego.
Se o colaborador foi contratado como vendedor há três anos, mas hoje executa serviços de gerência, isso tem de constar no documento. Desse modo, ele conseguirá ter um salário condizente com as atividades exercidas.
Se nenhuma alteração for feita em determinado ano, a carteira deverá passar por essa restauração dos dados no instante em que o empregado sair de férias. Por lei, no entanto, a empresa é obrigada a fazer as modificações sempre que o empregado solicitar.
Suponha que Maria foi admitida há cinco anos como ajudante de cozinha. Nesse mês, ela foi promovida à cozinheira supervisora. No cargo anterior, ela ganhava R$ 1.500,00. A promoção resultará em R$ 1.000 a mais. Usando o exemplo citado, preparamos um passo a passo sobre como a readequação ficaria com o preenchimento dos principais campos:
- aumentado em (acrescente a data em que a mudança aconteceu);
- para R$ (coloque R$ 2.500,00 — salário já modificado do trabalhador);
- na função de (insira o novo cargo, no caso, cozinheira supervisora);
- na sigla CBO (acrescente o número correspondente à Classificação Brasileira de Ocupações);
- motivo de (informe a razão do aumento, nessa situação hipotética, escreva “mudança de função”).
Como a tecnologia pode ajudar?
Conciliar todas as informações na rotina de RH não é simples nem rápido. Considere uma empresa que tenha 200 funcionários. Será preciso monitorar o que acontece no dia a dia de cada um deles para garantir que os respectivos documentos profissionais nunca fiquem defasados.
É por isso que a escolha de softwares adequados pode ser uma verdadeira mão na roda na hora de atualizar esse importante registro do trabalhador. Aplicativos específicos para administração de recursos humanos automatizam boa parte das tarefas envolvendo o setor.
Os melhores programas disponíveis no mercado oferecem a integração entre as informações. É possível saber, de forma automática e ágil, por exemplo, quem foi admitido, demitido, promovido, afastado e assim por diante.
É viável ainda integrar a contabilidade ao sistema para controlar melhor a emissão de benefícios. Assim, os aplicativos de RH poderão permitir também o acesso dos próprios trabalhadores aos dados cadastrais.
Desse jeito, os assalariados conseguem receber os holerites online, bem como dados sobre férias, sobre benefícios corporativos, entre outras informações fundamentais.
Outra vantagem é que esses sistemas armazenam as informações em nuvem. Desse modo, dá para consultar os dados de qualquer lugar. Há ainda funcionalidades como mural de recados pela web, o que aproxima o departamento de RH dos colaboradores.
Quais dados são proibidos na carteira de trabalho?
Além de se manter atualizado sobre todas as modificações trabalhistas, o departamento de recursos humanos tem de ficar atento para não inserir na carteira de trabalho informações que, no futuro, possam prejudicar o trabalhador.
Por isso, nada que deprecie esse funcionário deve ser colocado no documento. Caso contrário, a empresa ficará sujeita a processos judiciais e correrá o risco de ter de indenizar esse contratado por danos morais. Vale lembrar que a proibição vigora mesmo que a informação negativa seja verdadeira.
Desse modo, a organização não tem o direito de adicionar nesse documento os motivos de uma demissão, mesmo que tenha sido por justa causa, tampouco as penalidades aplicadas contra um profissional.
Imagine que uma companhia tenha sido obrigada pela Justiça a acrescentar determinado conteúdo. Nesse caso, ela é proibida de especificar que tal dado foi introduzido mediante um processo na Justiça, por exemplo.
Dessa forma, os gestores que não mantêm um departamento de pessoal específico e qualificado precisam ficar atentos a esses pormenores. Até porque demandas trabalhistas podem resultar em altos prejuízos financeiros.
Quais os riscos de não atualizar a carteira de trabalho?
O empregador que não fizer as atualizações obrigatórias correrá o risco de ser multado pelo Ministério do Trabalho. Ele também estará sujeito a processos judiciais. Por essa razão, a companhia deve se preocupar em manter um controle sobre as rotinas mais importantes do setor de Recursos Humanos.
Isso inclui todas as informações correlacionadas à carteira de trabalho e às suas necessidades de renovações: férias, folha de pagamento, admissões, dispensas.
Como já mencionamos acima, outra atualização importante é a que faz referência às mudanças de atribuição. Além de multas e processos, a falta desses ajustes pode significar um risco para a segurança da empresa. Afinal de contas, um profissional que mudou de atividade, mas não teve isso computado em sua carteira de trabalho, provavelmente não será identificado da forma devida em seu crachá.
A atualização de carteira de trabalho, portanto, é um direito do funcionário e um dever da companhia. Por esse motivo, os gestores precisam estar informados sobre a legislação trabalhista e suas modificações.
Ao deixar tudo isso em dia, a organização obtém segurança jurídica e controle sobre os processos que envolvem o RH. É um passo a mais na direção daquele velho sonho: tornar a empresa uma referência no mercado.
E aí? O que achou do post? Quer saber mais sobre como automatizar o seu RH? Então entre em contato com a gente!
