Como calcular IRRF na folha de pagamento? Guia completo

Saber como calcular IRRF na folha de pagamento dos funcionários é essencial para qualquer profissional de RH. Afinal, o Imposto de Renda Retido na Fonte varia de trabalhador para trabalhador e depende de diversos fatores, como salário, dependentes e outras deduções. 

E, claro, é responsabilidade do RH/DP garantir o desconto correto do valor, a fim de evitar erros que prejudiquem tanto a empresa quanto os colaboradores.

Isso porque um cálculo errado pode causar problemas, como cobranças indevidas ou até mesmo processos trabalhistas no futuro. Portanto, entender o cálculo é fundamental para evitar transtornos e manter a conformidade fiscal.

Hoje, vamos explicar o que é IRRF e como funciona, além de compartilhar dicas práticas para saber como calcular o IRRF na folha de pagamento e em situações específicas, como férias e 13º salário. Acompanhe!

O que é IRRF?

O IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) é o valor do imposto de renda que se desconta diretamente da remuneração do trabalhador pela empresa. O desconto ocorre na fonte pagadora, ou seja, a empresa tem a responsabilidade de calcular e reter o imposto e, depois, repassá-lo ao governo. 

A retenção não apenas facilita o pagamento do tributo, mas também garante que o trabalhador esteja em conformidade com suas obrigações fiscais.

Ao longo do artigo, você vai aprender a calcular IRRF na folha de pagamento, então continue a leitura!

Qual a base do cálculo para o IRRF?

A base de cálculo do IRRF é a subtração de determinados valores do salário bruto do trabalhador, como a contribuição previdenciária, pensão alimentícia e dedução por dependentes, cujo valor atual por dependente é de R$ 189,59. 

A fórmula base é:

Base IRRF = Salário Bruto – Contribuição Previdenciária – Pensão Alimentícia – (Nº de Dependentes x R$ 189,59)

O valor de retenção do IRRF depende da faixa salarial do colaborador, de acordo com as alíquotas que a Receita Federal estabelece. Dessa forma, é maior no caso de trabalhadores com salários mais altos.

É importante destacar que, se o colaborador tiver outras fontes de renda, ele deve somar todos os rendimentos para determinar o valor correto dos tributos a pagar, sem esquecer o valor que a empresa já reteve.

Além disso, o empregador precisa cumprir rigorosamente sua obrigação de repassar os valores ao órgão competente. Caso contrário, o descumprimento pode indicar apropriação indébita e, assim, gerar penalidades legais para a empresa e para o empresário.

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Sobre quais rendimentos incide o IRRF?

Aplica-se o IRRF sobre uma ampla gama de rendimentos que pessoas físicas e jurídicas recebem ao longo do ano. Portanto, é fundamental estar atento aos tipos de receita sujeitas à retenção. Confira os principais exemplos:

• salários, bônus e outras remunerações de empregados, aposentados e pensionistas;
• aluguéis de imóveis;
• serviços prestados por empresas, como consultoria e assessoria;
• honorários de profissionais autônomos ou liberais;
• rendimentos financeiros, como juros sobre investimentos e distribuição de dividendos;
• lucros da venda de bens e direitos, como imóveis, veículos e ações;
• prêmios provenientes de loterias, sorteios e concursos.

Como se vê, ter um controle detalhado sobre os rendimentos anuais ajuda a evitar surpresas na hora de calcular IRRF na folha de pagamento e declarar o imposto de renda.

O que é o Imposto de Renda?

O Imposto de Renda (IR) é um tributo sobre a renda média anual de pessoas físicas e jurídicas. O cálculo do IR segue alíquotas progressivas, ou seja, quanto maior a renda, maior o percentual de imposto a pagar. No Brasil, a Receita Federal é o órgão responsável por regulamentar, fiscalizar e arrecadar esse tributo.

No caso dos trabalhadores assalariados, o IR é recolhido mensalmente por meio do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), já descontado diretamente no holerite. 

Então, no ano seguinte, o contribuinte deve realizar a Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF) e informar os rendimentos e deduções do ano anterior.  Isso permite verificar se houve pagamento em excesso (gerando restituição) ou se há ainda imposto a ser recolhido. 

A empresa que retém o IRRF tem a responsabilidade legal de repassar os valores à Receita Federal. O não cumprimento dessa obrigação pode resultar em multas e até em acusações de apropriação indébita para o empregador. Já para o contribuinte, erros ou omissões no pagamento podem gerar bloqueio do CPF, multas e acréscimos legais.

Como funciona a restituição e devolução do Imposto de Renda?

O processo de restituição do Imposto de Renda ocorre quando o contribuinte paga valores excedentes ao longo do ano, geralmente devido a deduções legais, como gastos com dependentes, despesas médicas e educacionais. Nesses casos, a Receita Federal realiza a devolução diretamente na conta bancária informada pelo contribuinte na declaração anual.

Por outro lado, se o contribuinte tiver outras fontes de renda além do salário da empregadora, e o valor devido for maior que o recolhido na fonte, ele deverá pagar a diferença à Receita Federal. O pagamento pode ser feito via débito automático ou por boleto (DARF) gerado no sistema da Receita.

O que diz a lei sobre o IRRF?

As regras legais sobre o IRRF estão disponíveis no Decreto 9.850/18 do Governo Federal. No entanto, a Instrução Normativa RFB n. 1.919/2019 aprovou o Programa Gerador da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (PGD DIRF).  

Assim, desde 2020, as pessoas físicas ou jurídicas que pagaram ou creditaram rendimentos do IRRF devem enviar a declaração DIRF à Receita Federal.

Quem está isento de declarar o Imposto de Renda em 2025?

A declaração do Imposto de Renda feita em 2025 se refere aos rendimentos recebidos ao longo de 2024. Por isso, estão isentos de declarar os contribuintes que tiveram rendimentos tributáveis de até R$ 33.888 no ano-calendário de 2024, o que equivale a R$ 2.824 por mês. 

Esse valor reflete a faixa de isenção em vigor durante 2024 e aplica-se a diferentes perfis, incluindo assalariados, servidores públicos, aposentados e pensionistas com rendimentos abaixo desse limite. 

Além disso, continuam isentos de declarar contribuintes com doenças graves ou outras condições (como HIV, câncer, cegueira, esclerose múltipla, cardiopatia grave, entre outras), desde que tenham laudo médico oficial que comprove a condição. A isenção vale para aposentadorias, pensões ou reformas, mas não se estende automaticamente a outros rendimentos – como aluguéis ou salários ativos –, que ainda podem obrigar a entrega da declaração. 

Dica: mesmo quem está isento pode optar por declarar caso tenha valores a restituir, como deduções por saúde, educação, dependentes ou retenção em folha. Isso permite recuperar valores pagos ao longo do ano via restituição. 

Leia também: Isenção de imposto de renda: veja quais empresas têm esse direito

Todos os trabalhadores com CLT têm IRRF?

Nem todos. A retenção do IRRF depende do valor dos rendimentos mensais do colaborador. 

A partir de maio de 2025, com a entrada em vigor da MP 1.294/2025, passam a estar isentos do IRRF os trabalhadores com rendimento bruto de até R$ 3.036 por mês, considerando o desconto simplificado de R$ 607,20. 

Ou seja, trabalhadores CLT com rendimento dentro desse limite não terão imposto retido na fonte. No entanto, caso recebam valores mais altos em determinados períodos – como no 13º salário, férias, bônus ou acúmulo de horas extras –, é necessário recalcular a base de incidência e verificar se haverá tributação naquele mês específico. 

O RH deve estar atento a essas variações e aplicar corretamente a tabela progressiva mensal do IRRF, garantindo o cumprimento das obrigações legais sem gerar prejuízos ou descontos indevidos ao colaborador. 

Leia também:

• Como fazer o cálculo de horas extras 
• Como calcular o décimo terceiro 

Como somar os vencimentos dos funcionários?

Para calcular corretamente o IRRF, o primeiro passo é identificar o salário bruto do colaborador, ou seja, a soma de todos os vencimentos recebidos no mês. Isso inclui, além do salário base registrado na carteira, outros componentes da remuneração, como: 

• Comissões;
• Gratificações;
• Descanso semanal remunerado (DSR); 
• Adicional noturno;
• Horas extras;
• Bônus e prêmios pagos com habitualidade. 

A soma desses valores representa a remuneração tributável, que será usada como base para aplicar os descontos obrigatórios (como INSS e dependentes) e, posteriormente, calcular a incidência ou não do IRRF. 

Importante: o cruzamento de dados pela Receita Federal é feito automaticamente. Por isso, a omissão de qualquer componente da remuneração pode levar a inconsistências na declaração anual do colaborador e gerar penalidades fiscais para a empresa. 

Como descontar o valor do INSS?

O desconto do INSS é obrigatório e um dos primeiros a serem aplicados sobre o salário bruto. Ele é fundamental porque reduz a base de cálculo do IRRF. Após somar todos os vencimentos do colaborador (salário base + adicionais), deve-se aplicar a tabela progressiva do INSS correspondente à faixa salarial. 

Desde janeiro de 2025, as alíquotas do INSS seguem o modelo progressivo por faixa, semelhante ao adotado nos anos anteriores. Isso significa que a contribuição é calculada separadamente em cada faixa de salário, resultando em um desconto proporcional à remuneração do trabalhador. 

A dedução correta do INSS é essencial para evitar recolhimentos indevidos de IRRF. Afinal, quanto maior o valor da contribuição previdenciária, menor será a base sobre a qual o imposto de renda será calculado.

Tabela de desconto do INSS 2025

Abaixo, veja as alíquotas de contribuição do INSS aplicáveis em 2025, de acordo com as faixas salariais.

Leia também: Para mais informações, confira nosso conteúdo especial sobre Nova tabela INSS 2025: alíquotas, faixas salariais e novo teto > 

Como calcular o IRRF no adiantamento de salário?

A retenção do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) sobre o adiantamento salarial só ocorre quando o adiantamento e a folha mensal são pagos em meses diferentes. Essa regra está prevista no Regulamento do Imposto de Renda (RIR/2018), artigo 678. 

“O adiantamento de rendimentos correspondentes a determinado mês não ficará sujeito à retenção, desde que os rendimentos sejam integralmente pagos no mês a que se referirem, momento em que serão efetuados o cálculo e a retenção do imposto sobre o total de rendimentos pagos no mês”. – Art. 678 do Decreto nº 9.580, de 22 de novembro de 2018

Vamos ver como isso funciona na prática:

Caso 1: adiantamento e folha pagos em meses diferentes 

• Adiantamento: 20/03/2025
• Folha mensal: 05/04/2025 

Quando o adiantamento é pago em um mês (março) e a folha de pagamento no mês seguinte (abril), a retenção do IRRF deve ser feita no momento do adiantamento. 

Ou seja, o cálculo do IRRF precisa considerar os valores pagos antecipadamente, ainda que o fechamento da folha ocorra depois. 

Caso 2: adiantamento e folha pagos no mesmo mês

• Adiantamento: 15/03/2025
• Folha mensal: 31/03/2025

Se tanto o adiantamento quanto a folha são pagos dentro da mesma competência (março), o IRRF será calculado e retido apenas na folha consolidada, no final do mês. Neste caso, não há retenção no adiantamento. 

Se o pagamento do adiantamento e da folha mensal ocorrerem dentro da mesma competência (março), não haverá retenção do IRRF no adiantamento. Nesse cenário, o cálculo do imposto se dá apenas na folha mensal consolidada.

Em resumo:

• Meses diferentes: retém IRRF no adiantamento
• Mesmo mês: não retém IRRF no adiantamento, apenas na folha consolidada

Essa diferenciação é fundamental para evitar erros de recolhimento e inconsistências na declaração do colaborador. O RH deve sempre observar a data de pagamento efetiva dos valores e garantir que a apuração e o recolhimento do imposto ocorram de forma correta, conforme exigido pela Receita Federal.

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Como calcular IRRF na folha de pagamento?

Agora que você já entendeu tudo o que compõe o imposto retido na folha de pagamento, é importante saber como calcular IRRF na folha de pagamento de forma correta e atualizada.

A base para o cálculo do IRRF é o salário bruto mensal menos o desconto da contribuição previdenciária (INSS), conforme tabela progressiva do ano.

Dedução dos dependentes legais

Antes de calcular o IRRF efetivo, é preciso verificar se o colaborador possui dependentes legais. Se sim, aplica-se uma dedução de R$ 189,59 por dependente. 

Os dependentes não se limitam a filhos. Veja alguns exemplos permitidos pela Receita Federal: 

• Cônjuge ou companheiro;
• Filhos até 21 anos, ou até 24 anos se estiverem cursando ensino superior ou escola técnica de segundo grau; 
• Pais, avós ou bisavós que se encaixem nos critérios de dependência econômica. 

Além disso, outros abatimentos também podem ser considerados, como valores de pensão alimentícia pagos conforme decisão judicial. 

Para casos específicos, é recomendável consultar a legislação vigente ou o contador responsável para garantir a apuração correta. 

Alíquota da base de cálculo IRRF

Após encontrar a base de cálculo (rendimento bruto – deduções), aplica-se a alíquota correspondente à faixa salarial, conforme a nova tabela do IRRF válida a partir de maio de 2025: 

Como podemos ver, cada faixa de tributação tem uma dedução definida, da seguinte forma: 

• 1ª faixa: isento
• 2ª faixa: dedução de R$ 182,16
• 3ª faixa: dedução de R$ 394,16
• 4ª faixa: dedução de R$ 675,49
• 5ª faixa: dedução de R$ 908,73

Desse modo, após aplicar a alíquota correspondente à faixa, subtrai-se a parcela de dedução para chegar ao valor final do IRRF. 

Exemplo prático de cálculo do IRRF

Vamos imaginar um colaborador cuja base de cálculo do IRRF, já considerando os descontos de INSS, dependentes e outros abatimentos, seja de R$ 3.417,00 no mês.

De acordo com a tabela vigente a partir de maio de 2025, esse valor se enquadra na 3ª faixa de tributação, com:

• Alíquota de 15%
  
• Parcela a deduzir de R$ 394,16
  

O cálculo é feito da seguinte forma:

1. Aplicamos a alíquota sobre a base: R$ 3.417,00 x 15% = R$ 512,55
   
2. Em seguida, subtraímos a parcela de dedução: R$ 512,55 – R$ 394,16 = R$ 118,39
   

Nesse caso, o valor do IRRF a ser retido na folha será de R$ 118,39.

Como declarar o Imposto de Renda? 

Existem duas formas principais de realizar a declaração do Imposto de Renda: 

• Declaração simplificada: o contribuinte tem direito a um desconto padrão de 20% sobre a renda tributável, limitado a R$ 16.754,34. É indicada para quem possui poucas despesas dedutíveis a declarar. 
• Declaração completa: o contribuinte informa todas as despesas dedutíveis com comprovação, como gastos com saúde, educação, previdência privada, pensão judicial e dependentes. Costuma ser mais vantajosa para quem teve altos gastos dedutíveis ao longo do ano. 

A escolha entre uma e outra é feita no momento da declaração, e o próprio sistema da Receita pode ajudar a comprar os modelos. 

Cálculo de dedução simplificada do IRRF

Além do modelo de declaração simplificada, a Receita Federal permite um desconto simplificado mensal, que impacta o cálculo do IR na folha de pagamento. 

O desconto foi criado com o intuito de ampliar a faixa de isenção mensal do IRRF. O valor corresponde a 25% da faixa inicial da tabela progressiva. 

• Em 2024, o valor do desconto mensal simplificado era de R$ 564,80
• A partir de maio de 2025, o valor do desconto simplificado será de R$ 607,20, conforme atualizado pela Medida Provisória 1.294/2025

Esse desconto pode ser aplicado pelo empregador ao calcular o IRRF do colaborador; substituindo as deduções legais. A dedução simplificada pode ser mais interessante para o colaborador quando ele: 

• ganha até dois salários mínimos;
• não possui dependentes;
• não paga pensão alimentícia judicial;
• não tem descontos adicionais relevantes no contracheque (como plano de saúde ou coparticipações).

Comparativo de cálculo com deduções legais ou dedução simplificada

Vamos comparar o cálculo de IRRF para dois cenários diferentes. 

CENÁRIO 1 – Funcionário A 

• Rendimento tributável de R$ 4.000
• Sem dependentes declarados
• INSS: alíquota de 12%, com parcela de dedução de R$ 106,59

Para o funcionário A, podemos perceber que a dedução simplificada é mais vantajosa, gerando uma economia de R$ 35,07 no IRRF.

CENÁRIO 2 – Funcionário B 

• Rendimento tributável de R$ 5.500
• 1 dependente declarado (R$ 189,59)
• INSS: alíquota de 14%, com parcela de dedução de R$ 190,40

Neste caso, as deduções legais são mais vantajosas, garantindo uma economia de R$ 44,55 no IRRF. Isso ocorre porque a soma das deduções legais (R$ 769,19) abate mais da base do que o valor fixo da dedução simplificada (R$ 607,20), o que é importante de se levar em consideração. É por isso que a dedução simplificada costuma ser recomendada para contribuintes com poucas despesas dedutíveis. 

Como calcular IRRF nas férias e no 13º salário?

O IRRF também tem desconto no pagamento de férias e do 13º salário dos trabalhadores. Nesses casos, é necessário ter atenção especial, pois o cálculo do desconto da previdência se dá de forma independente a cada mês, de modo que a aplicação das alíquotas ocorre separadamente.

No caso das férias, IRRF deve ser calculado com base no valor bruto pago ao colaborador, incluindo o adicional de 1/3 constitucional. A base de cálculo será o valor total das férias menos os descontos possíveis, como a contribuição ao INSS e deduções por dependentes, antes da aplicação da tabela progressiva do IR. 

Já no caso do 13º salário, a legislação determina que o pagamento seja feito em duas parcelas. O IRRF, no entanto, é aplicado apenas na segunda parcela, com base no valor total do 13º. O cálculo considera as deduções legais (como INSS e dependentes) e segue a tabela progressiva mensal. 

Como funciona o IRRF nos bônus e premiações?

Quando a empresa concede prêmios a empregados, trabalhadores avulsos, contribuintes individuais ou facultativos em razão de bom desempenho, seja em dinheiro, bens ou serviços, haverá incidência de IRRF.

Esses valores são tributados pela tabela progressiva mensal do Imposto de Renda e devem ser declarados na Declaração de Ajuste Anual do beneficiário. Para empregados com dependentes, é permitido abater R$ 189,59 por dependente na composição da base de cálculo.

Quando o prêmio é entregue na forma de bens ou serviços, a fonte pagadora assume o ônus do imposto e se torna responsável por efetuar o ajuste da base de cálculo. Dessa forma, o valor recebido pelo colaborador é considerado líquido. Isso significa que a empresa assume o custo do imposto e o recolhe antecipadamente, calculando o IRRF sobre um valor bruto maior.

Importante: segundo a Solução de Consulta COSIT nº 151/2019, somente os prêmios pagos exclusivamente a empregados, que não ultrapassem dois pagamentos por ano, podem não sofrer a incidência do INSS. Já os prêmios pagos a contribuintes individuais, autônomos e diretores não empregados continuam sujeitos à contribuição previdenciária.

Imposto de renda sobre participação nos lucros (PLR)

A Participação nos Lucros ou Resultados (PLR) é uma forma de bonificação que as empresas podem oferecer aos colaboradores como incentivo e retenção de talentos.

Para a empresa utilizar o sistema de PLR, é necessário negociar com uma comissão de empregados e um representante do sindicato da respectiva categoria. Ou, ainda, o bônus estar no Acordo Coletivo ou Convenção Coletiva de Trabalho que a categoria determina.

No caso de empregados com dependentes, deve-se abater R$ 189,59 por dependente, para que a partir daí seja composta a base de cálculo do IR.

A participação dos trabalhadores nos lucros ou resultados da empresa terá tributação pelo Imposto de Renda exclusivamente na fonte, com base na Tabela Progressiva Anual abaixo, e não integrará a Base de Cálculo (BC) do imposto devido pelo beneficiário na Declaração de Ajuste Anual (DAA). 

Porém, nesse caso, o lançamento deve se dar no campo devido ao rendimento sujeito à tributação exclusiva.

O que ocorre em casos de não recolhimento do Imposto de Renda?

O não recolhimento do Imposto de Renda, seja por parte da empresa responsável pela retenção na fonte ou do próprio contribuinte, pode gerar consequências graves tanto para o empregador quanto para o colaborador.

Para as empresas

O ato de não reter ou não repassar os valores à Receita Federal pode se configurar como apropriação indébita tributária. A irregularidade é considerada crime, pois envolve o uso indevido de recursos que deveriam se destinar ao pagamento de tributos. As consequências incluem:

• aplicação de multas severas;
• cobrança de juros sobre o valor não recolhido;
• possíveis processos judiciais, que podem impactar a saúde financeira da organização e até mesmo atingir o patrimônio pessoal dos responsáveis legais.

Para os empregados

O recolhimento inadequado do Imposto de Renda por parte do trabalhador pode gerar problemas como:

• dificuldades na regularização de sua situação fiscal, especialmente ao realizar a Declaração de Imposto de Renda;
• cobrança retroativa dos valores devidos, com aplicação de multas e juros;
• possíveis bloqueios no CPF, o que pode afetar a obtenção de crédito, participação em concursos públicos e outros serviços financeiros.

Como evitar problemas?

Para empresas, o correto recolhimento e repasse do IRRF é essencial para evitar sanções e proteger a relação de confiança com os colaboradores. Já para os contribuintes, acompanhar os valores retidos na fonte e manter a documentação em dia são práticas fundamentais para garantir a correta declaração de todos os tributos.

Ou seja, a conformidade com as obrigações fiscais não é apenas uma questão legal, mas também uma forma de evitar dores de cabeça no futuro.

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Fazer a folha de pagamento corretamente não é apenas uma tarefa técnica, e sim um desafio estratégico. Exige domínio das normas tributárias, como o cálculo do IRRF, além de atenção aos detalhes que podem evitar multas e desgastes com o time.

Neste conteúdo, você entendeu como tornar esse processo mais seguro, prático e alinhado à legislação. Mas isso é só o começo.

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