Saber como calcular IRRF na folha de pagamento dos funcionários é essencial para qualquer profissional de RH. Afinal, o Imposto de Renda Retido na Fonte varia de trabalhador para trabalhador e depende de diversos fatores, como salário, dependentes e outras deduções.
E, claro, é responsabilidade do RH garantir o desconto correto do valor, a fim de evitar erros que prejudiquem tanto a empresa quanto os colaboradores.
Isso porque um cálculo errado pode causar problemas, como cobranças indevidas ou até mesmo processos trabalhistas no futuro. Portanto, entender o cálculo é fundamental para evitar transtornos e manter a conformidade fiscal.
Hoje, vamos explicar o que é IRRF, como funciona o imposto de renda e compartilhar dicas práticas para saber como calcular o IRRF na folha de pagamento e em situações específicas, como férias e 13º salário. Acompanhe!
O que é IRRF?
O IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) é o valor do imposto de renda que se desconta diretamente da remuneração do trabalhador pela empresa. O desconto ocorre na fonte pagadora, ou seja, a empresa tem a responsabilidade de calcular e reter o imposto e, depois, repassá-lo ao governo.
A retenção não apenas facilita o pagamento do tributo, mas também garante que o trabalhador esteja em conformidade com suas obrigações fiscais.
Ao longo do artigo, você vai aprender a calcular IRRF na folha de pagamento, continue a leitura!
Qual a base do cálculo para o IRRF?
A base de cálculo do IRRF é a subtração de determinados valores do salário bruto do trabalhador, como a contribuição previdenciária, pensão alimentícia e dedução por dependentes, cujo valor atual por dependente é de R$ 189,59.
A fórmula base é:
Base IRRF = Salário Bruto – Contribuição Previdenciária – Pensão Alimentícia – (Nº de Dependentes x R$ 189,59)
O valor de retenção do IRRF depende da faixa salarial do colaborador, de acordo com as alíquotas que a Receita Federal estabelece. Dessa forma, é maior no caso de trabalhadores com salários mais altos.
É importante destacar que, se o colaborador tiver outras fontes de renda, ele deve somar todos os rendimentos para determinar o valor correto dos tributos a pagar, sem esquecer o valor que a empresa já reteve.
Além disso, o empregador precisa cumprir rigorosamente sua obrigação de repassar os valores ao órgão competente. Caso contrário, o descumprimento pode indicar apropriação indébita e, assim, gerar penalidades legais para a empresa e para o empresário.
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Sobre quais rendimentos incide o IRRF?
Aplica-se o IRRF sobre uma ampla gama de rendimentos que pessoas físicas e jurídicas recebem ao longo do ano. Portanto, é fundamental estar atento aos tipos de receita sujeitas à retenção. Confira os principais exemplos:
- salários, bônus e outras remunerações de empregados, aposentados e pensionistas;
- aluguéis de imóveis;
- serviços prestados por empresas, como consultoria e assessoria;
- honorários de profissionais autônomos ou liberais;
- rendimentos financeiros, como juros sobre investimentos e distribuição de dividendos;
- lucros da venda de bens e direitos, como imóveis, veículos e ações;
- prêmios provenientes de loterias, sorteios e concursos.
Como se vê, ter um controle detalhado sobre os rendimentos anuais ajuda a evitar surpresas na hora de calcular IRRF na folha de pagamento e declarar o imposto de renda.
A seguir, saiba o que é o Imposto de Renda e conheça as particularidades do tributo.
O que é o Imposto de Renda?
O Imposto de Renda (IR) é um tributo sobre a renda média anual de pessoas físicas e jurídicas. O cálculo do IR tem como base as alíquotas progressivas, ou seja, quanto maior a renda, maior será o percentual que o contribuinte deverá pagar. No Brasil, o órgão responsável por regulamentar e fiscalizar o pagamento do IR é a Receita Federal.
No caso dos trabalhadores assalariados, recolhe-se o imposto mensalmente, geralmente por meio do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), diretamente no holerite.
Então, no ano seguinte, o contribuinte deve realizar a Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF) e informar os rendimentos e deduções do ano anterior. O processo verifica se houve algum valor pago a mais (o que gera restituição) ou se ainda há tributo para recolhimento.
A empresa que recolhe o IRRF tem a responsabilidade de repassar o valor à Receita Federal. Caso não aconteça, o empregador pode sofrer penalidades, como multas e acusações de apropriação indébita. Para o contribuinte, o não pagamento ou pagamento incorreto do IR pode acarretar bloqueios no CPF, multas e juros.
Como funciona a restituição e devolução do Imposto de Renda?
O processo de restituição do Imposto de Renda ocorre quando o contribuinte paga valores excedentes ao longo do ano, geralmente devido a deduções permitidas por lei, como gastos com dependentes, despesas médicas e educacionais. Nesses casos, a Receita Federal realiza a devolução diretamente na conta bancária informada pelo contribuinte na declaração.
Por outro lado, se ele tiver outras fontes de renda além do salário da empregadora, e o valor devido for maior que o recolhido na fonte, deve pagar a diferença à Receita Federal. Para realizar o pagamento, ele pode optar pelo débito automático ou gerar boletos no sistema da Receita.
O que diz a lei sobre o IRRF?
As regras legais sobre o IRRF estão disponíveis no Decreto 9.850/18 do Governo Federal. No entanto, a Instrução Normativa RFB n. 1.919/2019 aprovou o Programa Gerador da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (PGD DIRF).
Assim, desde 2020, as pessoas físicas ou jurídicas que pagaram ou creditaram rendimentos do IRRF devem enviar a declaração DIRF à Receita Federal.
Quem está isento de declarar o Imposto de Renda em 2025?
Contribuintes que recebem até R$ 2.824,00 mensais estão isentos de declarar o Imposto de Renda em 2025. Ou seja, o valor limite da renda anual durante o ano de 2024 é de R$ 33.888,00, e vale tanto para assalariados e servidores públicos quanto para aposentados e pessoas com outros rendimentos, como pensão ou reforma abaixo do valor limite.
Além disso, estão isentas as pessoas com doenças graves, como HIV, alienação mental, cardiopatia grave, cegueira e outras patologias com laudo médico.
Leia também: Isenção de imposto de renda: veja quais empresas têm esse direito
Todos os trabalhadores com CLT têm IRRF?
Não, assim como o Imposto de Renda, os trabalhadores CLT com salários inferiores a R$ 2.824,00 não têm o imposto retido na fonte pelo empregador. Entretanto, caso recebam valores mais altos em determinados períodos, como no fim do ano, com o 13º salário, férias e bonificações, a empresa deve estar atenta para fazer a retenção do imposto, se necessário.
Como somar os vencimentos dos funcionários?
Para calcular corretamente o IRRF de um funcionário, o primeiro passo é determinar o salário bruto. Para chegar ao valor deve-se somar todos os vencimentos do colaborador, que servirão como base para a aplicação dos descontos.
Além do salário base, que é o valor que consta na carteira de trabalho, é necessário incluir outros, como:
- comissões;
- gratificações;
- descanso semanal remunerado (DSR);
- adicional noturno;
- horas extras.
A atenção a todos os componentes é essencial, pois a Receita Federal monitora rigorosamente os montantes que os trabalhadores recebem anualmente. Caso ocorra a omissão de algum valor, o órgão pode identificar a irregularidade rapidamente, o que gera possíveis penalidades para o empregador e o colaborador.
Como descontar o valor do INSS?
O desconto no valor do INSS é obrigatório e ocorre diretamente na base de cálculo do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Após calcular o salário bruto do colaborador, que é a soma de todos os vencimentos, como salário-base, comissões, adicionais e horas extras, acontece a dedução do valor da contribuição previdenciária.
O cálculo ajuda a determinar a base tributável sobre a qual se aplicará o IRRF. Desde janeiro de 2025, as alíquotas do INSS seguem políticas similares àquelas de 2022, com um modelo progressivo, no qual cada faixa salarial tem um percentual de contribuição.
A progressividade é fundamental, pois garante que o desconto seja proporcional ao salário do trabalhador.
Antes de saber como calcular IRRF na folha de pagamento e em situações específicas, confira a seguir a tabela com os descontos do INSS para o ano em curso.
Tabela de desconto do INSS 2025
Abaixo, veja as alíquotas de contribuição do INSS aplicáveis em 2025, de acordo com as faixas salariais.
| Salário de contribuição | Alíquota | Parcela a deduzir |
| Até R$ 1.518,00 | 7,5% | – |
| De R$ 1.518,01 a R$ 2.793,88 | 9% | R$ 22,77 |
| De R$ 2.783,89 a R$ 4.190,83 | 12% | R$ 106,60 |
| De R$ 4.190,84 a R$ 8.157,41 | 14% | R$ 190,42 |
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Como calcular o IRRF no adiantamento de salário?
A retenção do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) no adiantamento salarial ocorre somente quando o pagamento do adiantamento e a folha mensal ocorrem em meses diferentes. A regra está no Regulamento do Imposto de Renda (RIR/2018), artigo 678.
A seguir, veja como funciona na prática:
Caso 1: adiantamento e folha pagos em meses diferentes
- Adiantamento: 20/03/2024
- Folha mensal: 05/04/2024
Quando o adiantamento é pago em um mês (março, neste caso) e a folha de pagamento no mês seguinte (abril), o cálculo e a retenção do IRRF ocorre no momento do pagamento do adiantamento.
Ou seja, calcular IRRF na folha de pagamento requer também a aplicação do imposto sobre os proventos e os descontos na folha de adiantamento.
Caso 2: adiantamento e folha pagos no mesmo mês
- Adiantamento: 15/03/2024
- Folha mensal: 31/03/2024
Se o pagamento do adiantamento e da folha mensal ocorrerem dentro da mesma competência (março), não haverá retenção do IRRF no adiantamento. Nesse cenário, o cálculo do imposto se dá apenas na folha mensal consolidada.
Em resumo:
- meses diferentes: retém IRRF no adiantamento;
- mesmo mês: não retém IRRF no adiantamento.
A diferenciação é essencial para garantir que a retenção do imposto ocorra corretamente, a fim de evitar erros que possam gerar problemas futuros com a Receita Federal.
Como calcular IRRF na folha de pagamento?
Agora que você já entendeu tudo o que compõe o imposto retido na folha de pagamento, é importante saber como calcular IRRF na folha de pagamento.
A base para o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é o salário bruto menos o desconto da contribuição previdenciária.
Dedução dos dependentes legais
Antes de se chegar ao tributo que o funcionário deve, deve-se checar se ele tem dependentes legais. Em caso positivo, é necessário descontar R$ 189,59 por dependente.
E os dependentes não são apenas filhos. Confira abaixo os exemplos:
- cônjuge;
- filhos até 21 anos ou de até 24 anos, caso ainda curse o ensino superior ou escola técnica de segundo grau;
- pais e avós (desde que se encaixem nos critérios).
No momento de calcular IRRF na folha de pagamento, é importante saber que esses são os principais descontos para os dependentes.
Entretanto, existem outros que são menos comuns, mas que a legislação permite. Para se chegar à alíquota é necessário considerar outras deduções, como valores de pensão alimentícia. Para outras especificações e exceções, é necessário consultar as regras.
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Alíquota da base de cálculo IRRF
Após verificar o imposto de acordo com a alíquota da sua base de cálculo, ocorre a dedução de um valor padrão, o que permite obter o valor final do imposto.
Cada faixa de tributação tem uma dedução definida, da seguinte forma:
- 1ª faixa: isento
- 2ª faixa: R$ 169,44;
- 3ª faixa: R$ 381,44;
- 4ª faixa: R$ 662,77;
- 5ª faixa: R$ 896,00.
Como declarar o Imposto de Renda?
Existem duas maneiras para realizar a declaração do Imposto de Renda, que são:
- declaração simplificada: na qual o contribuinte tem um desconto de 20% na sua renda tributável, com limite de R$ 16.754,34. É um modelo ideal para pessoas que têm poucas despesas para dedução;
- declaração completa: na qual o contribuinte pode detalhar todas as suas despesas dedutíveis, como gastos com saúde, educação e dependentes. Nesse caso, é uma opção viável para quem tem altos gastos nesses aspectos durante o ano.
Para o ano-base de 2024, a dedução corresponde a R$ 564,80. A seguir, veja um exemplo prático da aplicação do desconto simplificado mensal.
Cálculo com desconto simplificado
- salário de R$ 2.640,00 (sem dependentes e sem pensão alimentícia)
- IR: R$ 2.640,00 – R$ 564,80 (Dedução Simplificada) = R$ 2.075,20
- R$ 2.075,20 x 0,0% = R$ 0,00 – R$ 0,00 = R$ 0,00 (IRRF)
Como calcular IRRF nas férias e no 13º salário?
O IRRF também tem desconto no pagamento de férias e do 13º salário dos trabalhadores. Nesses casos, é necessário ter atenção especial, pois o cálculo do desconto da previdência se dá de forma independente a cada mês, de modo que a aplicação das alíquotas ocorre separadamente.
Assim, para calcular o IRRF sobre pagamento de férias, deve-se ter como base o total pago, com a dedução dos descontos possíveis e a aplicação da tabela do Imposto de Renda.
Conforme a legislação, o pagamento do 13º salário deve ocorrer em duas parcelas. Assim, o desconto do IRRF ocorre somente no pagamento da segunda parte. Nesse caso, o cálculo do imposto de renda considera o valor do 13º bruto, a considerar todas as deduções legais.
Agora que você entendeu como calcular IRRF nas férias e no 13º salário, confira o cálculo sobre bônus e premiações!
Como funciona o IRRF nos bônus e premiações?
Quando a empresa paga o prêmio a empregados, trabalhadores avulsos, contribuintes individuais e facultativos em razão do seu bom desempenho, seja em dinheiro, bens ou serviço, sempre haverá a incidência do IRRF.
Nesse caso, para saber como funciona o IRRF nos bônus e premiações, é necessário entender que o cálculo respeita a tabela progressiva, que também requer a inclusão na Declaração de Ajuste Anual do beneficiário.
Cabe lembrar que para empregados com dependentes, deve-se abater R$ 189,59 por dependente para que, somente então, seja composta a base de cálculo do IR.
Nos prêmios na forma de bens ou serviços, a fonte pagadora assume o ônus do imposto e se torna responsável por efetuar o ajuste da base de cálculo. Dessa forma, o valor do prêmio é um valor líquido. Ou seja, a fonte pagadora recolhe antecipadamente o IR que o beneficiário deve em relação ao prêmio.
De acordo com a SC 151/2019, no caso do INSS, somente os prêmios pagos exclusivamente a empregados, que não excederem ao limite máximo de dois pagamentos ao ano, poderão não sofrer tributação. Assim, prêmios pagos a contribuintes individuais, autônomos e diretores não empregados, seguem com a incidência da Contribuição Previdenciária.
Imposto de renda sobre participação nos lucros (PLR)
A Participação nos Lucros ou Resultados (PLR) é uma forma de bonificação que a empresa pode oferecer aos colaboradores com o objetivo de reter e motivar talentos.
Para a empresa utilizar o sistema de PLR, é necessário negociar com uma comissão de empregados e um representante do sindicato da respectiva categoria. Ou, ainda, o bônus estar no Acordo Coletivo ou Convenção Coletiva de Trabalho que a categoria determina.
No caso de empregados com dependentes, deve-se abater R$ 189,59 por dependente, para que a partir daí seja composta a base de cálculo do IR.
A participação dos trabalhadores nos lucros ou resultados da empresa terá tributação pelo Imposto de Renda exclusivamente na fonte, com base na Tabela Progressiva Anual abaixo, e não integrará a Base de Cálculo (BC) do imposto devido pelo beneficiário na Declaração de Ajuste Anual (DAA).
Porém, nesse caso, o lançamento deve se dar no campo devido ao rendimento sujeito à tributação exclusiva.
| Valor do PLR anual | Alíquota | Parcela a deduzir do IRPF |
| Até R$ 7.640,80 | – | – |
| De R$ 7.640,81 a R$ 9.922,28 | 7,5% | R$ 573,06 |
| De R$ 9.922,29 a R$ 13.167,00 | 15% | R$ 1.317,23 |
| De R$ 13.167,01 a R$ 16.380,38 | 22,5% | R$ 2.304,76 |
| Acima de R$ 16.380,38 | 27,5% | R$ 3.123,78 |
O que ocorre em casos de não recolhimento do Imposto de Renda?
O não recolhimento do Imposto de Renda, seja por parte da empresa responsável pela retenção na fonte ou do próprio contribuinte, pode gerar consequências graves tanto para o empregador quanto para o colaborador.
Para as empresas
O ato de não reter ou não repassar os valores à Receita Federal pode se configurar como apropriação indébita tributária. A irregularidade é considerada crime, pois envolve o uso indevido de recursos que deveriam se destinar ao pagamento de tributos. As consequências incluem:
- aplicação de multas severas;
- cobrança de juros sobre o valor não recolhido;
- possíveis processos judiciais, que podem impactar a saúde financeira da organização e até mesmo atingir o patrimônio pessoal dos responsáveis legais.
Para os empregados
O recolhimento inadequado do Imposto de Renda por parte do trabalhador pode gerar problemas como:
- dificuldades na regularização de sua situação fiscal, especialmente ao realizar a Declaração de Imposto de Renda;
- cobrança retroativa dos valores devidos, com aplicação de multas e juros;
- possíveis bloqueios no CPF, o que pode afetar a obtenção de crédito, participação em concursos públicos e outros serviços financeiros.
Como evitar problemas?
Para empresas, o correto recolhimento e repasse do IRRF é essencial para evitar sanções e proteger a relação de confiança com os colaboradores. Já para os contribuintes, acompanhar os valores retidos na fonte e manter a documentação em dia são práticas fundamentais para garantir a correta declaração de todos os tributos.
Ou seja, a conformidade com as obrigações fiscais não é apenas uma questão legal, mas também uma forma de evitar dores de cabeça no futuro.
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Elaborar a folha de pagamento exige atenção aos detalhes e um profundo conhecimento das normas tributárias, como calcular IRRF na folha de pagamento corretamente. Com as informações que apresentamos, ficou claro como estruturar os holerites dos colaboradores de forma mais prática e em conformidade com a legislação.
Além de garantir o cumprimento das obrigações legais, respeitar as normas do imposto de renda reforça a imagem da empresa como responsável e ética.
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