[2024] Como calcular IRRF na folha de pagamento?

A base para o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é o salário bruto menos o desconto da contribuição previdenciária. Por exemplo: se o funcionário tem remuneração bruta de R$ 3.000,00 — sobre a qual incide INSS de R$ 263,06 (12%) — a base de cálculo do IRRF é de R$ 2.736,94.

Para efetuar o cálculo da base do Imposto de Renda, é necessário subtrair do salário bruto os valores de Previdência Social, dependentes legais (se houver) e pensão alimentícia (se houver). Por exemplo: se o funcionário, sem dependentes e sem pensão alimentícia tem remuneração bruta de R$ 3.000,00 — sobre a qual incide INSS de R$ 263,06 (12% – alíquota nominal) — à base de cálculo do IRRF será de R$ 2.736,94.

A folha de pagamento é um documento de fins operacionais, financeiros e fiscais que toda empresa deve, obrigatoriamente, elaborar a cada mês em atividade. Por envolver muitos cálculos e pormenores, a montagem da folha demanda muito tempo e atenção.

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São diversos detalhes de vencimentos e contribuições nos quais um erro pode gerar onerosos passivos trabalhistas. Aproveite este artigo e esclareça todas suas dúvidas sobre o assunto.

O que é IRRF?

IRRF é a sigla utilizada para designar o Imposto de Renda Retido na Fonte que é, essencialmente, o montante retido de um empregado que precisa fazer o pagamento do imposto. A empresa tem responsabilidade solidária sobre esses recolhimentos e, por isso, faz a retenção do valor devido no mês ou, pelo menos, de parte dele (pois podem ter valores referentes a outros rendimentos a serem retidos, que não fazem parte da folha de pagamentos do empregador).

A base para o cálculo do IRRF é o salário bruto menos o desconto da contribuição previdenciária, valores de pensão alimentícia e dedução por número de dependentes.

Base IRRF: Salário Bruto – Contribuição Previdenciária – Pensão Alimentícia (Se houver) – (Nº de Dependentes x 189,59)

O valor do IRRF na folha de pagamento dependerá do salário mensal do colaborador. Assim, quanto maior o salário, mais elevado será o valor retido.

No caso de um empregado que tem outras fontes de renda, ele também deverá recolher o tributo devido sobre essas outras receitas. Nesse caso, deve ser somado todo o montante e deduzir o que já foi recolhido pela empresa.

Sobre isso, também é importante frisar que o dono do negócio precisa ter muita atenção na hora de repassar esses valores ao órgão competente. 

Isso porque, caso ele deixe de pagar determinados valores, pode ser entendido que o empresário cometeu o crime de apropriação indébita, ou seja, o apossamento de algo que lhe foi confiado e precisaria ser devolvido depois. Esse fato pode gerar problemas graves para a empresa, podendo atingir até a pessoa do empresário.

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O que é o Imposto de Renda?

O Imposto de Renda (IR) é um imposto existente em diversos países e impacta diretamente no planejamento orçamentário da instituição. Ele consiste na dedução de uma parcela da renda média anual de uma pessoa para repasse ao governo. O imposto é cobrado considerando-se alíquotas que variam de acordo com a faixa de renda do profissional.

Em nosso país, o IR é pago a cada mês. No ano seguinte, o contribuinte declara todos esses valores que foram recolhidos ou retidos, ou seja, é a famosa e temida Declaração do Imposto de Renda de Pessoa Física. Ela serve para demonstrar à Receita Federal o quanto foi pago durante o ano anterior, e se ainda deve ser recolhido mais algum valor ou restituído um montante que tenha sido pago a mais.

No Brasil, o órgão responsável pelo IR é a Receita Federal (RF). O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é uma obrigação tributária que as empresas são responsáveis por reter do beneficiário da renda.

Presente no holerite de todo empregado contratado em regime CLT, o IRRF recebe esse nome devido à obrigatoriedade de recolhimento. Vamos conferir mais a frente como calcular o Imposto de Renda Retido na Fonte, ou seja, como deve ser feita a retenção do IR na folha de pagamento.

Quando o imposto de renda não é pago devidamente, o empregado pode sofrer sanções graves e bloqueios, além de ter que pagar multas e juros elevados. As sanções que já mencionamos para o empresário que retém esses valores e não repassa ao órgão competente também se aplicam.

Uma dúvida frequente sobre o IRRF é com respeito a sua restituição. Esse processo se refere à devolução dos valores excedentes pagos pelo colaborador de uma empresa à Receita Federal. Porém, o contrário também acontece. Caso os valores recolhidos na fonte apresentem uma diferença positiva, o contribuinte precisa restituí-la à Receita Federal.

Normalmente, a restituição ao contribuinte acontece por causa de deduções no IR. Por outro lado, a devolução de valores à Receita Federal, no geral, ocorre quando o contribuinte tem outras fontes de renda além do salário da empresa que fez os recolhimentos.

Na primeira situação, o valor da restituição é depositado em uma conta corrente do contribuinte. Já no segundo caso, o contribuinte paga por meio de boletos ou débito automático para a Receita Federal.

O que diz a lei sobre essa obrigação?

As regras legais sobre o IRRF estão contidas no Decreto 9.850/18 do Governo Federal. No entanto, a Instrução Normativa RFB n. 1.919/2019 aprovou o Programa Gerador da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (PGD DIRF).  Essa nova exigência significa que a partir do ano de 2020, as pessoas físicas ou jurídicas que pagaram ou creditaram rendimentos do IRRF precisam enviar a declaração DIRF à Receita Federal.

Outra mudança na legislação sobre o IRRF veio por meio da Medida Provisória (MP) 936/20 que acrescentou as anteriores MP 927/20 e MP 928/20. Essa nova MP foi aprovada por causa da pandemia do Covid-19 e tornou possível:

• Redução do recolhimento do imposto de renda em casos de diminuição salarial;
• Extinção do recolhimento do imposto de renda em caso de suspensão do contrato de trabalho e definição de um pagamento mensal de caráter remuneratório.

Quando uma pessoa está isenta?

Nem todos os profissionais em regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) precisam ter o imposto de renda recolhido. Estão isentos do imposto de renda aqueles que têm um salário bruto mensal inferior a R$2.824,00.

Em um artigo do site Agência Brasil, foi explicado que os proventos de aposentadoria e pensão dos portadores de doenças graves ou deficiências físicas, como a cegueira, também estão isentos do imposto de renda.

Como somar os vencimentos?

A primeira etapa para calcular o IRRF de um funcionário é obter seu salário bruto. Para isso, faça a soma de todos os vencimentos do colaborador. É esse valor que serve de base para os descontos que veremos depois.

Nessa soma, além de considerar o salário base — aquele que está na carteira de trabalho —, você deve verificar se o empregado tem outros vencimentos como: comissões, gratificações, descanso semanal remunerado, adicional noturno e horas extras. É importante ter atenção a esses pontos, pois atualmente a Receita Federal está tendo controle de todos os montantes que entram na conta de um empregado. Assim, omissões podem ser facilmente identificadas.

Como descontar o valor do INSS?

O INSS é um desconto legal que pode ser deduzido da base de cálculo do Imposto de Renda Retido na Fonte. Portanto, com a soma dos vencimentos, você tem a base para o desconto da contribuição previdenciária. A partir de janeiro de 2024 a contribuição para o INSS acontecerá utilizando as seguintes bases e alíquotas:

O teto de desconto do INSS para colaboradores CLT para 2024 é de R$ 908,85, assim como terá mudança no Salário Família, que chegará a R$ 62,04 – para cada filho que se enquadre nas regras de recebimento – para o segurado com remuneração mensal não superior a R$ 1.819,26.

Como funciona o IRRF no adiantamento de salário?

Uma dúvida muito frequente para as pessoas que atuam em departamentos de recursos humanos, ou até mesmo para empresários, é sobre o IRRF no adiantamento de salário. Nesse caso, a retenção do IRRF será feita na ocasião de cada um dos pagamentos.

Caso o pagamento do salário e o adiantamento ocorram dentro do próprio mês, a retenção será efetuada sobre o total dos rendimentos pagos ao trabalhador, pois o cálculo e a retenção do imposto de renda ocorrem através do sistema de apuração chamado CAIXA, ou seja, pelo período em que o funcionário recebeu os valores e não pela competência da folha de pagamento.

Vamos considerar a folha de pagamento de 03/2021 e um empregado com um salário de R$ 2.900,00 mensais, este funcionário recebeu a folha e pagamentos da competência 03/2021 em 07/04/2021, e vamos supor que ele também receberá o adiantamento de 20% do seu salário no dia 20/04/2021 este são os dados que precisamos analisar para demonstrar como o cálculo é realizado. Assim, para formar a base de cálculo deve ser considerada a data de pagamento e a soma dos valores percebidos:

– Para calcular a folha de pagamentos de 03/2021, somaremos apenas os proventos recebidos nesta folha: R$ 2.900,00.

– Já para calcular a folha de adiantamento, precisamos somar tudo que o empregado recebeu dentro do período de apuração, neste caso, somamos o salário recebido de R$ 2.900,00 e o adiantamento de R$ 580,00.

Em nosso exemplo, portanto, o IRRF do adiantamento salarial incidirá sobre o somatório dos dois recebimentos. O valor deverá ser retido do empregado em cada uma das duas operações e repassado à Receita Federal nos termos da legislação vigente.

Vale a pena ressaltar que no exemplo não inserimos os descontos do INSS e dos dependentes que reduzem a base de cálculo do tributo e podem, inclusive, retirar o empregado da faixa de contribuição e retenção do IRRF. Portanto, para ajudar você a entender melhor o funcionamento desse cálculo, mostraremos no próximo tópico como funciona de forma mais detalhada.

Como calcular IRRF na folha de pagamento?

Agora que você já entendeu tudo o que compõe o IRRF na folha de pagamento, mostraremos como fazer o cálculo.

A base para o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é o salário bruto menos o desconto da contribuição previdenciária. Por exemplo: se o funcionário (sem dependentes e sem pensão alimentícia) tem remuneração bruta de R$ 3.000 — sobre a qual incide INSS de R$ 263,06 (segue uma tabela progressiva do INSS, de acordo com a faixa salarial) —, a base de cálculo do IRRF é de  R$ 2.736,94.

Dedução dos dependentes legais

Antes de se chegar ao tributo devido, deve-se checar se o funcionário tem dependentes legais, pois são descontados R$ 189,59 por cada dependente.

Podem ser considerados como dependentes:

• cônjuge;
• filhos até 21 anos ou de até 24 anos se ainda estiver cursando ensino superior ou escola técnica de segundo grau;
• pais e avós (desde que se encaixem nos critérios).

Esses são os principais descontos que podem ser efetuados com os dependentes. Entretanto, existem outros que são menos comuns, mas permitidos pela legislação. Para se chegar à alíquota é necessário ainda considerar outras deduções, como valores de pensão alimentícia. Para outras especificações e exceções, é necessário consultar as regras.

Vamos retomar o nosso exemplo: um funcionário tem a base de R$ 2.736,67 que calculamos acima (R$ 3.000,00 – INSS). Ele tem um filho dependente e paga pensão alimentícia para outro filho no valor de R$ 200,00. Nesse caso, a base de cálculo passa a ser R$ 2.347,35.

Salário Bruto (3000) – INSS (263,06) – 1 Dependente (189,59) – Pensão Alimentícia (200) = 2.347,35

Tabela de IRRF

Conhecendo a base real do imposto, pode-se identificar a faixa de percentual em que o funcionário se encaixa. As faixas atualizadas de IRFF são:

Alíquota da base de cálculo IRRF

Após verificado o imposto de acordo com a alíquota da sua base de cálculo, é deduzido um valor padrão, o que permite obter o valor final do imposto. Cada faixa de tributação tem uma dedução definida, da seguinte forma:

• 1ª faixa: R$ 169,44;
• 2ª faixa: R$ 381,44;
• 3ª faixa: R$ 662,77;
• 4ª faixa: R$ 896,00.

Mostramos abaixo a contabilização do imposto no caso do nosso exemplo, lembrando que ele possui um dependente:

Cálculo IRRF:

Base: R$ 3.000,00 – R$ 263,06 (INSS) – R$ 200,00 (Pensão alimentícia) – R$ 189,59 (dependente) = R$ 2.347,35

Alíquota IR: 7,5%

Valor IRRF: R$ 2.347,35 * 7,5% = 176,05 – R$ 158,40 (Parcela a deduzir) = R$ 17,65

Desconto Simplificado: nova forma de calcular IRRF

Em maio de 2023 fomos surpreendidos com uma nova forma de calcular o imposto de renda: o Desconto Simplificado.

Segundo a medida provisória, em vez de considerar as deduções legais, como o desconto do INSS, dependentes e pensão alimentícia, agora é possível optar por deduzir 25% da faixa de isenção.

Essa dedução corresponde a R$ 564,80 para o ano de 2024. Vamos exemplificar como o desconto simplificado mensal funciona na prática:

Cálculo com Desconto Simplificado:

Salário de R$ 2.640,00 (sem dependentes e sem pensão alimentícia)
IR: R$ 2.640,00 – R$ 564,80 (Dedução Simplificada) = R$ 2.075,20
R$ 2.075,20 x 0,0% = R$ 0,00 – R$ 0,00 = R$ 0,00 (IRRF)

Como calcular IRRF nas férias e no 13º Salário?

O imposto de renda também é descontado no pagamento de férias e do 13º Salário. Tenha atenção, pois o desconto da previdência é calculado de forma independente a cada mês, de maneira que as alíquotas são aplicadas separadamente.

Assim, para calcular IRRF sobre pagamento de férias, deve-se tomar como base o total pago, deduzindo os descontos permitidos e aplicando a tabela do Imposto de Renda.

A legislação estabelece que o 13º salário deve ser pago em duas parcelas, sendo que o desconto do IRRF ocorre somente no pagamento da segunda parte. Nessa situação, o imposto de renda é calculado sobre o valor do décimo terceiro bruto, respeitando as deduções legais.

Como funciona o IRRF nos bônus e premiações?

Quando o prêmio é pago da empresa a empregados, trabalhadores avulsos, contribuintes individuais e facultativos em razão de desempenho superior ao esperado, seja em dinheiro, bens ou serviço, sempre haverá a incidência do IRRF. Este deverá ser calculado de acordo com a tabela progressiva e devida inclusão na Declaração de Ajuste Anual do beneficiário.

Cabe lembrar que para empregados que possuem dependentes, deve-se abater R$ 189,59 por dependente para que a partir daí seja composta a base de cálculo do IR.

Nos prêmios na forma de bens ou serviços, a fonte pagadora (empresa), assume o ônus do imposto e se torna responsável por efetuar o ajuste da base de cálculo. Dessa forma o valor do prêmio será considerado um valor líquido. Ou seja, a fonte pagadora recolhe antecipadamente o IR devido pelo beneficiário do prêmio.

De acordo com a SC 151/2019, no caso do INSS, somente os prêmios pagos exclusivamente a empregados, que não excederem ao limite máximo de dois pagamentos ao ano poderão não sofrer tributação. Ou seja, prêmios pagos a contribuintes individuais, autônomos e diretores não empregados, continuam sofrendo incidência da Contribuição Previdenciária.

Imposto de renda sobre participação nos lucros (PLR)

A Participação nos Lucros ou Resultados (PLR) é uma forma de bonificação que a empresa pode oferecer aos colaboradores com o objetivo de reter e motivar talentos. 

Para que a empresa possa utilizar o sistema de PLR, deve haver negociação com uma comissão de empregados e um representante do sindicato da respectiva categoria ou ainda ser previsto no Acordo Coletivo ou Convenção Coletiva de Trabalho determinada pela categoria.

Para empregados que possuem dependentes, deve-se abater R$ 189,59 por dependente para que a partir daí seja composta a base de cálculo do IR.

A participação dos trabalhadores nos lucros ou resultados da empresa será tributada pelo Imposto de Renda exclusivamente na fonte com base na Tabela Progressiva Anual abaixo e não integrará a Base de Cálculo (BC) do imposto devido pelo beneficiário na Declaração de Ajuste Anual (DAA), mas deverá ser lançado no campo devido de rendimento sujeito à tributação exclusiva.

O que ocorre em casos de não recolhimento?

Segundo a legislação, o não recolhimento do imposto de renda configura crime passível de fortes sanções judiciais. Essas medidas disciplinares abrangem tanto as empresas quanto os empregados – dependendo de quem descumpriu alguma medida legal.

Mesmo com o cenário econômico por causa da pandemia do Covid-19, o Governo Federal não suspendeu o recolhimento do imposto de renda. Vale lembrar que os órgãos judiciais não costumam aceitar argumentos econômicos para justificar a ausência do pagamento do imposto de renda.

Símbolo do IRRF — Leão da Receita

Vamos finalizar este artigo mostrando uma curiosidade interessante que ocorreu no passado! Você sabe por que o Imposto de Renda é simbolizado por um Leão? Bem, na década de 1970, a Receita Federal criou uma campanha publicitária com a imagem desse grandioso animal.

Por ser considerado um animal justo, leal e forte, a intenção era passar a ideia de que o governo não seria condescendente com a sonegação de impostos.

Um bom tempo já passou desde essa campanha, mas até hoje a imagem do leão é associada ao IR. Muitas pessoas temem o leão da Receita, mas agora que você conheceu nossas dicas de como calcular IRRF não há por que se preocupar!

Conclusão

Como dito no início do texto, elaborar uma folha de pagamento é uma tarefa minuciosa, que demanda bastante atenção. Esperamos que a partir de nosso artigo você possa calcular o IRRF tranquilamente e preparar os holerites dos funcionários de maneira mais prática.

Queremos ressaltar também que respeitar a legislação do imposto de renda é um sinal de que a empresa preza pela sua reputação perante a sociedade e os seus colaboradores. Dessa forma, o negócio será visto como honesto e confiável. Com certeza, esses atributos elevam a employer branding (marca empregadora) e o valuation (valor da marca no mundo financeiro) de uma organização.