Sua equipe valoriza a eficiência, pontualidade e organização nas rotinas de Departamento Pessoal? Compreender as principais atribuições do DP e contar com um checklist para mantê-las em dia é indispensável. Afinal, trata-se de um setor que desempenha funções de grande responsabilidade, tanto para a conformidade do negócio, quanto para resguardar os direitos e deveres dos colaboradores.
Mas, o que está inserido na rotina do Departamento Pessoal? Quais as principais obrigações desses profissionais? Essas e outras questões você encontra ao longo deste checklist. Acompanhe e obtenha insights valiosos para otimizar a rotina da sua empresa! 😊
Checklist Rotinas de Departamento Pessoal
Abaixo, listamos as 8 principais rotinas do Departamento Pessoal para acompanhar e manter em dia na sua empresa.
Se você quer promover um controle ainda mais completo, confira o nosso “Checklist — Atividades Mensais do DP” e organize todos os processos e atividades trabalhistas recorrentes a cada mês:
1. Acompanhamento da legislação trabalhista
Além de ter o conhecimento necessário sobre as leis voltadas para o trabalhador, com destaque para a CLT, o Departamento Pessoal tem a função de acompanhar todas as alterações da legislação.
Ficar atento às particularidades e evoluções nas normas trabalhistas é essencial para que sejam mantidas sempre atualizadas e devidamente implementadas na empresa. O setor é também tem o papel de representar o empregador na justiça do trabalho, em casos de ações movidas por funcionários ou ex-funcionários.
2. Admissão de funcionário
Por mais que as etapas realizadas antes da contratação façam parte das rotinas de RH, como o recrutamento e seleção, é o Departamento Pessoal que lida com toda a burocracia da admissão dos candidatos escolhidos.
Nesse caso, o papel do DP é assegurar toda a formalização da relação trabalhista junto ao novo colaborador. Desde o registro do profissional, até a assinatura da carteira de trabalho, encaminhamento para o exame admissional, registro no controle de ponto, e assim por diante.
3. Folha de pagamento
A boa gestão da folha de pagamento evita que o gestor tenha eventuais prejuízos ou que os profissionais sejam remunerados de forma equivocada, com descontos indevidos no holerite. Isso envolve o controle e os cálculos de pagamentos como:
- Salário;
- Plano de saúde;
- Vale-alimentação;
- Vale-transporte;
- Participação nos lucros e resultados;
- E todos os demais benefícios oferecidos aos colaboradores.
Esses processos, realizados mensalmente, ocupam grande parte do tempo da equipe do Departamento Pessoal, em especial nas empresas com um quadro de pessoal muito extenso.
4. Controle de horários
Se o colaborador tem o dever de bater ponto todos os dias no início e no fim do expediente, uma das rotinas de Departamento Pessoal é controlar os dados de frequência laboral, compilados em relatório mensal. A partir desses registros é possível verificar e calcular horas extras ou faltantes para as devidas compensações serem realizadas, conforme as regras estabelecidas entre as duas partes.
5. Controle de férias
Quem não gosta de tirar férias? Justamente por ser um período tão aguardado pelos empregados, o planejamento das férias requer logística e atenção. O período anual de descanso deve atender às necessidades tanto do colaborador como do empregador, de forma que fica a cargo do DP controlar as datas e o pagamento da remuneração relacionada.
Organizar para que as equipes não fiquem defasadas ou para que o trabalhador não esteja ausente durante um projeto importante é um dos requisitos essenciais. Dada a importância do tema, já existem softwares e aplicativos desenvolvidos especialmente para o controle dessas atividades, que profissionalizam o processo e substituem a famosa planilha do Excel.
6. Impostos, taxas e contribuições
A gestão do pagamento das parcelas de contribuição do FGTS e de qualquer outra eventual taxa também faz parte das rotinas de Departamento Pessoal. Manter esses encargos quitados é uma obrigação do gestor, portanto todo cuidado é pouco! O controle correto garante tranquilidade à empresa e aos colaboradores.
Além disso, os responsáveis pelo Departamento Pessoal atuam na interface direta com as entidades sindicais, acompanhando convenções coletivas e repasse de cobranças do imposto anual relacionado às atividades dos sindicatos.
7. Processos de demissão e desligamento
Quando um funcionário é demitido ou pede para se desligar da empresa, deve procurar o setor de DP e encaminhar a documentação necessária para que o contrato de trabalho seja encerrado. Assim como no momento da contratação, fica a cargo do Departamento Pessoal garantir que as leis trabalhistas sejam cumpridas, respeitando os direitos do quem está saindo.
De acordo com o tempo trabalhado, deverá ocorrer o processo de homologação trabalhista junto ao sindicato e o acompanhamento desta etapa também é realizado pelo departamento. Outra atividade que cabe ao DP é saber os motivos que levaram o profissional a não continuar na empresa. Com isso, é possível organizar um processo interno para aplicar e monitorar possíveis melhorias.
8. Gestão de benefícios
O Departamento Pessoal (DP) deve assegurar, em parceria com o RH, a satisfação e o equilíbrio nas funções dos colaboradores.
Para isso, uma boa política de benefícios é essencial, pois está diretamente relacionada à retenção de talentos, incentivo à produtividade, engajamento, redução do turnover e construção de uma marca empregadora mais forte. Em primeiro lugar, as rotinas do Departamento Pessoal precisam contemplar a gestão dos benefícios considerados obrigatórios pela CLT, como:
- 13º salário;
- Férias remuneradas;
- Vale-transporte;
- FGTS;
- Licenças maternidade e paternidade;
- Adicionais de periculosidade e insalubridade;
- Entre outros benefícios obrigatórios.
Além dos benefícios obrigatórios, é fundamental que o DP, junto ao RH, entenda as necessidades dos colaboradores, avaliando a viabilidade de benefícios adicionais, como:
- Plano de saúde;
- Incentivo à educação;
- Vale-refeição;
- Qualificação profissional;
- Horários flexíveis;
- Vale-cultura.
Como organizar as rotinas de Departamento Pessoal?
Com o checklist de rotinas do Departamento Pessoal em mãos, também vale a pena adotar algumas boas práticas para manter o seu DP sempre bem organizado e produtivo. Abaixo, nós a resumimos em 5 etapas:
- Mapeie e entenda a jornada do DP: identifique todas as etapas e processos do DP, procurando por gargalos ou pontos de melhoria;
- Remova processos redundantes ou desnecessários: simplifique tarefas eliminando atividades duplicadas ou sem valor;
- Monitore os indicadores e o desempenho: acompanhe as métricas-chave do setor para avaliar a eficácia e a eficiência das rotinas;
- Permaneça sempre atualizado: fique atento às mudanças na legislação e às melhores práticas do setor;
- Invista em tecnologia: utilize softwares especializados para automatizar processos e aumentar a produtividade.
Como otimizar a rotina de Departamento Pessoal com Convenia?
Como você pôde ver logo acima, investir em tecnologia é fundamental para otimizar as rotinas de Departamento Pessoal. Sabia que a Convenia é a melhor solução para isso?
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