As regras da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) são tão complexas que é comum, mesmo com uma boa gerência, que as empresas pequem em algum item específico. E um dos assuntos trabalhistas que costuma confundir o gestor é a distribuição de holerite online.
O sistema de holerite online veio para facilitar a vida do DP, que não precisa depender inteiramente da distribuição de holerites em papel.
Além de ser ecologicamente prejudicial, há um gasto desnecessário de tempo com a papelada e a experiência para o funcionário é péssima – já imaginou um funcionário tentando encontrar um holerite de um ano atrás?.
Holerite online é previsto na CLT?
De modo geral, não existem leis sobre holerite. Na CLT, não é possível encontrar nada muito específico sobre a entrega do holerite online. Essa prática pode ser estruturada conforme a realidade da empresa e de seus colaboradores. Mas é imprescindível analisar se todos os funcionários terão acesso a esse processo.
Caso haja algum que não tenha meios de se conectar a esse demonstrativo, fica a cargo da empresa disponibilizar o documento físico para esse colaborador.
No artigo 464 da CLT é citado que:
Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)
Com isso, se entende que quando é realizado o depósito bancário não há obrigatoriedade do recolhimento da assinatura dos funcionários. Vale lembrar que mesmo o pagamento sendo realizado pelos depósitos bancários é imprescindível que eles respeitem os prazos estipulados pela CLT.
Entretanto, é necessário sempre analisar as convenções coletivas presentes nas atividades da empresa. Pois nelas constam informações sobre essa prática especificamente para as classes as quais ela rege.
Distribuição do holerite online
Em muitas empresas a distribuição dos holerites online é realizada por meio de e-mails, disparados diretamente para os respectivos usuários. No entanto, contar com um sistema que possibilite acesso remoto a qualquer momento a seus colaboradores tem se mostrado o mais adequado e seguro.
Nesses casos, a empresa disponibiliza um acesso pessoal na plataforma interna. Ou a um site, em que o colaborador tem a possibilidade de se conectar com as informações que a empresa disponibiliza para ele.
Nesse sistema é possível criar um vínculo com os colaboradores, disponibilizando não só os holerites, mas também outras formas de comunicação interna.
Existem diferentes alternativas disponíveis entre os sistemas para distribuição de holerites online, veja quais deles apresentam modularidade. Isso significa que a solução pode ser implementada por meio de módulos, segundo a necessidade da sua empresa.
Essa é uma forma de economizar e, ao mesmo tempo, garantir escalabilidade. Sempre que necessário, você pode acrescentar algum outro módulo para automatizar as demais operações. Até lá, tem a chance de obter os benefícios com o módulo de que precisa.
O holerite online é uma forma prática de adequar o seu RH à modernidade e inclusão na era moderna. E para isso, você pode ter, gratuitamente, um Modelo de holerite digital para começar essas mudanças antes de achar uma ferramenta completa!
Vantagens do holerite online
Existem muitas vantagens em adotar o holerite online em sua empresa, tanto para o departamento pessoal e de Recursos Humanos, como para o funcionário. No geral, os benefícios podem ser listados em:
- Redução de custo;
- Mais sustentabilidade (economia de papel);
- Maior segurança da informação;
- Minimização de risco de erro humano na distribuição;
- Facilidade para gerar eventuais relatórios envolvendo salário e fluxo de caixa;
- Maiores condições de honrar prazos.
Para adotar essa prática na sua empresa, preparamos um material que vai te ajudar a indicar as etapas de como fazer a Redução de Custos.. Com ele, você ainda vai conseguir organizar as informações do seu RH com mais facilidade!
Benefícios do holerite online para a empresa
O holerite digital mostra que é possível traçar estratégias para adaptar a rotina da empresa com os recursos tecnológicos. Além de tudo, ele proporciona economia de tempo, já que não será mais necessário que uma pessoa passe entregando os papéis e coletando as assinaturas. Outras vantagens são:
Economia
Utilizar a forma online de disponibilizar o holerite pode ser uma das estratégias de sustentabilidade da empresa. Tornando-se um diferencial quanto às ações ambientais. A redução de papel utilizado nesse processo é significativa. Consequentemente reduzindo a necessidade de um espaço físico para o armazenamento.
Praticidade
Com esse sistema de gestão é possível emitir relatórios específicos sobre cada funcionário, diminuindo o tempo e facilitando o preenchimento das obrigações fiscais. Dessa forma, sua equipe consegue dar atenção a outras questões da empresa. Algumas vantagens são:
- Redução do custo de impressão de papel, se preocupando com a sustentabilidade;
- Otimização do tempo e dos recursos tecnológicos da empresa, fazendo com que os Gestores terminem as tarefas mais rapidamente;
- Os colaboradores podem conferir o seu holerite, acompanhando se há alguma informação ou dado diferente do que esperavam com muito mais praticidade.
Redução de riscos
O cálculo da folha de pagamento requer muito cuidado, pois qualquer equívoco pode acarretar em multas e autuações.
Com a limitação da inserção de dados manualmente, esses erros começam a ser cada vez mais escassos. O controle de horas é feito por meio do sistema. Os cálculos são realizados com os dados inseridos nele. Essas são algumas das grandes vantagens da informatização do holerite, pois permite reduzir consideravelmente a taxa de erro humano.
Facilidade de acesso
Esse é um dos principais benefícios tanto para a empresa como para o colaborador. Além de permitir o acesso a qualquer momento, o digital permite a emissão de relatórios antigos. Assim como de holerites de outras competências.
Hoje o acesso aos holerites de forma digital é imprescindível, principalmente quando a realidade de muitas organizações é o trabalho remoto motivado pelas mudanças trazidas pelo coronavírus.
As empresas que ainda não possuem um sistema de distribuição de holerites online encontram dificuldade para que esse importante documento chegue até seus colaboradores.
Utilizar esse sistema online é outro fator determinante para o cumprimento dos prazos. Pois, como esse processo passa a ser de forma integrada, acessar as informações fica cada vez mais rápido.
Segurança
Cada vez mais, as empresas estão optando pelo armazenamento na nuvem. O que não significa que ainda não exista empresas que arquivam seus dados em HD externo, pen drive, servidores físicos na empresa ou computadores, se tornando suscetíveis a perdas.
Nesses casos, uma pane elétrica ou até mesmo um furto pode comprometer toda a segurança das informações da empresa.
O armazenamento dos arquivos na nuvem trouxe uma maior segurança das informações. Além de possibilitar o acesso dos gestores a qualquer momento e em qualquer lugar. Sendo necessário apenas a conexão com a internet — contribuindo para a redução dos custos, liberação dos espaços físicos e agilidade dos processos.
Diante da importância de se manter os dados seguros, precisamos falar sobre a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD (Lei nº 13.709).
O objetivo da LGPD é justamente esse: manter as informações de cada pessoa protegidas de qualquer violação ou divulgação de dados sem autorização. Ela é válida tanto para as pessoas físicas, quanto para as jurídicas.
Com isso, podemos dizer que as informações pessoais dos colaboradores podem e devem ser preservadas com sigilo, como é o caso do holerite online. As empresas de software já seguem a LGPD como prática obrigatória – é o caso da Convenia também.
Seguindo a LGPD, informações como essa serão mantidas em segurança e os colaboradores se sentirão mais protegidos. Atualmente, não estar em sintonia com a LGPD significa estar ultrapassado e deixar seus clientes na mão.
Integração
Quando bem aplicado, esse processo consegue estabelecer de forma positiva a integração de todos os departamentos.
Chegando ao objetivo principal que é a alavancagem dos resultados para a empresa. Porém, para que isso seja realmente um sucesso, é imprescindível contar com uma empresa séria e que consiga eliminar perdas financeiras e operacionais.
Introduzir um novo processo não é algo fácil. Os responsáveis pela gestão de pessoas precisam estar atentos às particularidades da sua organização, para, só assim, alinhar o sistema com a realidade da empresa. Entretanto, esse processo não é algo solitário, ele precisa contar com uma empresa especializada no assunto.
Uma assessoria que esteja presente e alinhada com os valores e políticas do empreendimento.
Estando disposta a personalizar o atendimento conforme a necessidade do seu cliente, que tenha uma equipe especializada nos mais variados assuntos, tanto sobre os direitos trabalhistas como previdenciários. E, é claro, que preze pela segurança e confidencialidade das suas informações, é essencial.
Benefícios do holerite online para o colaborador
Para o funcionário, também é vantajoso receber o holerite digital. Afinal, a consulta de holerite permite que ele usufrua de benefícios como:
- Flexibilidade: já que o funcionário pode imprimir o holerite quando quiser;
- Segurança: pois ele não corre o risco de perder o documento, e porque precisa fazer um login para acessar;
- Clareza: tendo em vista que ele pode visualizar um histórico de seus holerites;
- Rapidez: afinal ele acessa rapidamente o holerite sem que seja necessário imprimir.
E para reforçar a importância de migrar o sistema analógico tradicional do holerite de papel para o digital, preparamos um webinar exclusivo para ajudar o seu RH a entrar de vez no mundo tecnológico!
Holerite online: as principais dúvidas das empresas
Para tirar as dúvidas sobre o que pode e o que não pode na distribuição de holerite online, consultamos Ana Paula Maia, sócia do escritório ZCBS Advogados e especialista em assuntos trabalhistas. Veja abaixo as principais dúvidas sanadas de forma direta e sem enrolação.
Posso distribuir os holerites de forma apenas online?
Sim, a distribuição dos holerites exclusivamente online é permitida, mas depende das atividades desempenhadas pelos empregados.
Se os empregados têm acesso ao computador na própria empresa, os holerites podem ser distribuídos exclusivamente online. Todavia, para aqueles empregados que não contam com acesso ao computador da empresa, a versão impressa deverá ser oferecida.
É importante lembrar que algumas Convenções Coletivas de Trabalho abordam essa questão. Assim, a empresa deverá consultar sua Convenção Coletiva antes de tomar qualquer decisão a respeito.
Quais informações devem constar no holerite online?
Por se tratar de um comprovante de pagamento, o holerite online deve conter algumas informações obrigatórias, veja a seguir:
- dados da empresa: razão social e CNPJ;
- dados dos colaboradores: nome completo, cargo ou função na empresa.
Além disso, no corpo do holerite deve estar discriminado o valor do salário a ser pago por mês, os proventos – benefícios, bônus e horas extras – e os descontos – INSS, contribuição sindical, vale-transporte e outros impostos.
Preciso mandar por e-mail ou posso disponibilizar o holerite online em uma plataforma que cada funcionário acessa com seu login e senha?
O holerite pode ser disponibilizado de duas maneiras, por um e-mail a ser encaminhado pela empresa ou por meio de um sistema/plataforma de gestão que o empregado acessa com seu login e senha.
O sistema de gestão, além de se mostrar mais prático para as empresas, facilita o controle e manutenção do histórico das informações prestadas.
Preciso manter algo em papel ou apenas o holerite online já é válido?
Não há necessidade. A manutenção do arquivo digital é suficiente para eventuais solicitações, seja do próprio empregado, seja de algum órgão fiscalizador (como por exemplo o Ministério do Trabalho).
O funcionário precisa assinar algo?
Caso o pagamento seja feito por depósito em conta salário e com o consentimento do trabalhador, o comprovante de depósito já valerá como recibo, não havendo a necessidade de a empresa colher a assinatura do empregado (artigo 464, parágrafo único da CLT).
Caso contrário, na hipótese de o pagamento não ocorrer por meio de depósito em conta salário, a empresa poderá colher a assinatura digital do empregado. Recomenda-se que antes de iniciar o novo procedimento, a empresa informe seus empregados e, se possível, colha a manifestação da respectiva ciência.
Preciso manter o holerite online disponível após o desligamento do funcionário?
Após o desligamento do funcionário não há necessidade do holerite ser mantido online. Contudo, a empresa deverá manter a informação digital sob sua guarda. Caso o empregado solicite à empresa uma cópia dos referidos holerites, ela deverá ser capaz de fornecer ao empregado.
