O portal do colaborador é responsável por tornar mais prática a vida do colaborador e otimizar a rotina dos profissionais das áreas de recursos humanos (RH) e departamento pessoal (DP).
Dessa forma, o portal consegue resolver uma das maiores dores do RH e do DP: o excesso de processos burocráticos. Assim, boa parte da rotina dos setores é automatizada, liberando mais tempo para atividades estratégicas.
Quer saber mais sobre esse sistema? Nos próximos tópicos, mostraremos o que é, sua importância e benefícios. Além disso, vamos explicar como funciona um portal do colaborador na prática e como sua utilização pode alavancar os resultados do RH e DP da sua empresa.
O que é um portal do colaborador?
Explicando de maneira simples, o portal do colaborador é uma plataforma online que favorece a comunicação direta entre o RH e o DP com os colaboradores da empresa.
Sendo assim, é um espaço virtual pessoal para os profissionais e um importante canal de comunicação interna. Ele permite o acesso a informações trabalhistas, documentos e eventos.
Além disso, o portal do colaborador possui recursos que automatizam dados e processos internos. Por exemplo, ao acessar o perfil pessoal, os colaboradores podem solicitar férias e folgas. Por outro lado, os profissionais do RH e DP recebem a solicitação e avaliam a aprovação com mais praticidade. Sem a necessidade de ligações, troca de e-mails ou ida do colaborador aos setores presencialmente.
Por isso, essa ferramenta tem potencial de transformar o relacionamento entre os colaboradores e os profissionais de RH/DP em uma experiência agradável, inovadora e prática, uma vez que os colaboradores ganham autogerenciamento e praticidade.
Por outro lado, os profissionais de RH e o DP eliminam tarefas manuais, repetitivas e burocráticas, e organizam dados relevantes para o setor de maneira segura e prática.
Qual a importância do portal do colaborador para a empresa?
Existem vários aspectos que mostram a importância do portal do colaborador para as empresas e seus respectivos setores de RH e DP. Um desses aspectos é a possibilidade de implementar a gestão estratégica de dados, metas e objetivos. Nela, a empresa utiliza tecnologias para coletar, armazenar, disponibilizar e mensurar informações importantes.
Dessa forma, os processos, obrigações, demandas e dados dos profissionais, são gerenciados de forma ordenada e integrada. Assim, os processos que envolvem gestão de pessoas tornam-se otimizados.
Os resultados podem ser vistos, por exemplo, no cumprimento de regras da legislação trabalhista (concessão de férias, abonos e envio de eventos ao e-Social) e no uso de métricas para a melhoria de práticas internas, como a otimização da satisfação dos colaboradores e da política de inovação.
Outro benefício do portal do colaborador para a empresa é o fortalecimento da segurança dos dados e do cumprimento das normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Essa legislação tem requisitos sobre tratamento de informações pessoais que precisam ser seguidos. Do contrário, a empresa pode sofrer multas e processos judiciais.
Em especial, os setores de RH e DP devem se preocupar com a LGPD, pois lidam com uma variedade de dados pessoais importantes. Sem esse cuidado, as informações podem cair nas mãos de criminosos virtuais ou ficarem expostas na internet.
Em contrapartida, uma empresa que cuida da segurança dos dados ganha respeito e credibilidade entre os colaboradores, órgãos legisladores e no mercado de atuação.
E para o colaborador?
Entre as vantagens para o colaborador, podemos citar, principalmente, a transparência das informações. No passado, os funcionários tinham pouco acesso aos seus dados trabalhistas. Muitas vezes, esse conhecimento só acontecia quando eram desligados ou se aposentavam da empresa.
Assim, se houvessem erros em lançamentos na folha de pagamento, remunerações obrigatórias não pagas e horas extras não computadas, iniciava-se uma longa fase de processos judiciais para acertar os erros e reparar danos.
Desde que o portal do colaborador foi desenvolvido, os profissionais podem notificar imediatamente o RH e o DP sobre falhas nos lançamentos e dados trabalhistas caso percebam inconsistências.
Além de transparência, isso gera um sentimento de confiança e parceria com a empresa. Outro benefício dessa ferramenta para os trabalhadores é a flexibilização e eficiência de processos, bem como a otimização da política interna de inclusão. Como assim? Vamos explicar.
No caso da inclusão, o portal permite que as equipes, que atuam de forma presencial ou remota, tenham acesso às suas informações pessoais. Sem essa ferramenta, os profissionais remotos teriam de se deslocar até a empresa para acessar esses dados ou solicitar o envio delas por e-mail.
Benefícios do portal do colaborador
Sem dúvidas, o portal do colaborador é um “divisor de águas” na comunicação interna das empresas. Para ficar bem claro os ganhos que o RH e o DP colhem com essa ferramenta, a seguir, apontaremos e explicaremos os principais benefícios.
Maior autonomia
Autonomia é ter liberdade para gerenciar o tempo e as tarefas do dia a dia. Por meio do portal do colaborador, os profissionais conseguem visualizar seus recibos de pagamento, benefícios, status de férias, além da possibilidade de atualizar seus dados pessoais como endereço, cursos realizados de forma independente.
O tempo que seria gasto com idas aos setores de RH e DP para realizar essas solicitações, conferência de papelada e espera para a realização de procedimentos, pode ser dedicado a outras atividades importantes, como: desenvolvimento de projetos estratégicos, realização de treinamentos, etc.
Personalização
Se existe uma coisa que encanta os colaboradores é a personalização. Isso significa que os serviços têm “a cara” ou perfil dos profissionais, uma vez que, atende às suas necessidades e desejos. Para entregar personalização, o RH e o DP precisam da ajuda do portal do colaborador.
Na prática, os profissionais sentem que os recursos foram feitos “sob medida” para eles, pois entregam exatamente o que precisam: a possibilidade de acesso fácil aos seus dados pessoais e trabalhistas.
Armazenamento de dados
O portal do colaborador é um funcional banco de dados da empresa. Sendo assim, o negócio não precisa se preocupar com a manutenção de um arquivo físico. Todas as informações ficam seguras no sistema alocado na nuvem.
Não importa onde estejam, os profissionais do RH e do DP terão acesso fácil aos dados para cumprir solicitações, prazos jurídicos e outros tipos de procedimentos.
Redução de tempo
O tempo é um dos bens mais valiosos que temos. Ainda mais para os setores de recursos humanos e departamento pessoal com uma infinidade de demandas para gerenciar.
Com o portal do colaborador, processos demorados são feitos em questão de minutos. Por exemplo: marcação de ponto, solicitação de férias e avisos para toda a empresa.
Empresa e colaborador alinhados
É essencial que a empresa e os colaboradores estejam conectados por meio de canais de comunicação. Isso ajuda a fortalecer o senso de pertencimento, engajamento, satisfação e a cultura do negócio.
Além de permitir o gerenciamento de dados pessoais e trabalhistas, o portal do colaborador ajuda os profissionais a se informarem com as novidades que acontecem na empresa.
Por exemplo: treinamentos, eventos importantes, novas regras de segurança e higiene, recentes mudanças nas políticas de benefícios e premiações dadas a profissionais de alto desempenho.
Melhoria no employer branding
A employer branding (marca empregadora) é uma das estratégias mais eficientes para a atração e retenção de talentos, captação de investimentos, formação de parcerias estratégicas e otimização do valor da marca no mercado de ações.
Por meio do portal do colaborador a empresa otimiza a employer branding, pois:
- Melhora os níveis de satisfação dos colaboradores;
- Se posiciona como uma organização que preza pela cultura da inovação e eficiência de processos;
- Demonstra que apoia a sustentabilidade, reduzindo o consumo de papel.
Cuidados ao escolher qual portal do colaborador usar
É importante ressaltar que a escolha do portal do colaborador deve ser pautada nas necessidades específicas de cada empresa. Assim é possível implementar uma ferramenta com o maior nível de personalização e funcionalidade para os colaboradores e profissionais do RH e DP.
Durante o processo de escolha, os gestores devem considerar os seguintes pontos para chegar a melhor decisão:
- Acessibilidade – os recursos da plataforma precisam ser acessíveis e gerenciáveis de qualquer lugar por meio de um dispositivo eletrônico;
- Segurança – o portal deve ter altos protocolos de segurança, constantes atualizações dos mecanismos de segurança e respeitar as regras para proteção de dados impostas pela LGPD;
- Design – o visual precisa ser atraente, funcional, prático e entregar uma boa experiência de navegabilidade;
- Mobilidade – o sistema deve se ajustar a diferentes formatos de tela e sistemas operacionais, permitindo seu uso em qualquer estação remota de trabalho;
- Desenvolvedores – a empresa que desenvolve o portal do colaborador deve ser conhecida como confiável e especializada. Dessa forma, se garante a eficiência do sistema e que o suporte será dado por meio de profissionais que entendem de tecnologia.
Portal do colaborador da Convenia
Agora que você já entende as vantagens de um portal do colaborador, vamos explicar porque a plataforma da Convenia é uma opção excelente para a sua organização. Trouxemos alguns benefícios centrais, a seguir:
Painel
Os colaboradores visualizam recados e notificações emitidas pelo RH ou DP. Todas essas informações ficam organizadas em categorias. Por exemplo: políticas, movimentações, confraternizações, recados importantes e benefícios.
Minhas informações
Uma área dedicada à exibição das informações dos colaboradores, como: endereço, contatos, documentos, dependentes, nome social, formação acadêmica etc. O RH e o DP podem configurar permissões para que os profissionais da organização possam modificar essas informações.
Férias
Um dos momentos mais esperados pelos colaboradores ao longo do ano de trabalho é o momento das férias. Esse importante descanso é essencial para que ele recomponha as energias e ganhe bem-estar e qualidade de vida.
No entanto, sem uma ferramenta para organizar os períodos, direitos e datas, o momento de decidir sobre as férias se torna um estresse para o trabalhador e para o RH também. A plataforma da Convenia resolve todas essas questões.
Para programar as férias, basta realizar acesso à área de férias do portal do colaborador e fazer a solicitação. Por lá, também são apresentados os abonos usufruídos e o histórico completo de férias.
Benefícios
Ah, os benefícios! Como são amados pelos colaboradores! Esses queridinhos ficam facilmente disponíveis para visualização em um painel exclusivo. Ao acessar essa área, o profissional encontra o valor do desconto, forma de crédito e data de corte do benefício.
Recibos de pagamento
Quando você pensa em recibo, logo vem à mente um monte de papelzinho que sai facilmente “voando por aí”? Então, pode esquecer essa associação mental. Por meio do portal do colaborador, os holerites ficam disponíveis para a consulta dos colaboradores diretamente na tela do dispositivo eletrônico.
O mesmo acontece com os recibos de férias, informes de rendimentos e outros tipos de papéis que precisam integrar o arquivo do RH e do DP. Com certeza, é um alívio reduzir a papelada, não é mesmo?
Meu time
Os líderes da empresa possuem uma área exclusiva. No portal do colaborador da Convenia, os gestores têm acesso e gerenciam informações, como: cargo, nome, setor e empresa. Além disso, esses profissionais conseguem visualizar o espelho de ponto e outros dados permitidos pela LGPD.
Sem dúvidas, o portal do colaborador da Convenia é um grande parceiro das empresas. Seguindo as dicas dadas neste artigo, temos confiança de que o RH e DP do seu negócio será otimizado e melhorará a qualidade dos processos.
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