Você está fazendo o controle do banco de horas dos seus funcionários da maneira correta?

Tempo de leitura: 6 minutos

Durante a rotina de trabalho de um indivíduo, imprevistos e demandas que vão além do habitual são possíveis de acontecer. A consequência pode ser uma jornada que ultrapassa o horário estabelecido por contrato. Para que essas horas sejam compensadas corretamente, e a empresa fique em dia com as obrigações legais, é necessário fazer o controle de banco de horas.

Nesse contexto, quando um colaborador excede o período habitual de trabalho, esse tempo extra é adicionado a um sistema para que mais tarde possa ser ressarcido de acordo com a política da organização.

Este artigo aborda justamente esse monitoramento, sua importância e a melhor forma de se realizar essa tarefa. Continue a leitura e saiba mais!

A importância do controle de banco de horas

O controle do banco de horas é fundamental para garantir a tranquilidade da empresa perante a legislação trabalhista e a segurança do colaborador nos aspectos relativos à jornada individual de trabalho.

A falta de um sistema de monitoramento efetivo traz riscos aos gestores, caso um trabalhador resolva acionar a Justiça do Trabalho. Cabe à empresa comprovar se esse indivíduo estava ou não laborando além do horário previamente estabelecido por contrato.

Além das questões judiciais, o controle é uma ótima ferramenta para avaliar e compreender a produção. Quando a empresa tem conhecimento do quanto suas equipes estão trabalhando além do habitual, colabora para que os processos sejam otimizados, com o objetivo de produzir mais em menos tempo.

Caso seja verificado que a realização de horas extras é uma prática rotineira, é necessário ficar alerta. Possivelmente, a gestão do tempo não é realizada de maneira adequada, e é preciso revisar os processos internos.

Como esse controle pode ser feito

A responsabilidade do controle de banco de horas geralmente é destinada ao departamento de recursos humanos. O setor mensura a demanda de trabalho, os gastos relativos ao pagamento da jornada extra e define se tais horas serão pagas em dinheiro ou descontadas das horas de trabalho.

Quanto mais organizado for o esquema para monitorar esses dados, mais simples será para definir o modelo ideal para a empresa. O mais comum é o uso das planilhas, por ser um método simples. Entretanto, para que seja eficiente, deve conter as seguintes informações:

  • carga horária individual;
  • entrada e saída do colaborador;
  • horas noturnas trabalhadas;
  • adicional de periculosidade;
  • registro das horas devidas, horas trabalhadas e horas extras de cada colaborador;
  • relatório das horas trabalhadas mensalmente por cada colaborador;
  • relação das horas trabalhadas e horas descontadas.

Quais as formas para otimizar esse processo

Embora efetiva, a planilha apresenta algumas desvantagens. Por ser um método totalmente manual, pode haver falhas nos registros. Com isso, é possível que a empresa se complique diante a Justiça do Trabalho, mesmo sem intenção ou conferindo os registros regularmente.

Além disso, alimentá-la toma um tempo além do necessário na rotina do profissional, e dificulta até mesmo que os colaboradores façam esse acompanhamento. Com isso, o RH acaba por perder um precioso tempo de sua rotina de trabalho tirando dúvidas e conferindo os dados, quando poderia preenchê-lo com ações que melhoram o engajamento e trazem resultados.

Felizmente, é possível otimizar o gerenciamento do banco de horas, reduzir custos e auxiliar para que o setor tenha uma rotina mais produtiva. Tudo isso se for realizado por meio da tecnologia.

Softwares e ponto eletrônico

Atualmente o mercado conta com uma vasta oferta de softwares capazes de realizar cálculos automáticos, fazendo com que a gestão do ponto e a de pessoas seja facilitada.

Essas plataformas permitem que o gestor administre diferentes ciclos de jornada por meio de um sistema de ponto eletrônico, que se integra à folha de pagamento e otimiza a rotina do profissional responsável por fazer esse controle.

O sistema de RH é capaz de promover a organização dessa tarefa, deixando o banco de horas organizado. Além disso, é possível coletar os dados em tempo real, o que garante a mais alta eficácia a esse monitoramento.

Benefícios de se adotar um sistema moderno de controle

Ao adotar um sistema moderno de controle de banco de horas, são inúmeros os benefícios promovidos para a empresa. Em primeiro lugar, dependendo o número de colaboradores, o relógio de ponto é uma exigência estabelecida por lei.

Entretanto, independentemente do tamanho da organização, é possível integrar os dados do sistema à folha de pagamento. A automatização desse controle permite que os gestores tenham informações precisas sobre as horas trabalhadas e extras, faltas, jornadas reduzidas, entre outros dados.

Isso tudo sem depender do controle manual e sim de maneira automática, rápida e segura. Além disso, alguns softwares permitem que esses dados sejam compartilhados com a equipe, como o setor financeiro. O resultado é uma rede acessível e ágil para todos os envolvidos com a gestão de pessoas e pagamento dos colaboradores.

Veja outros benefícios que a escolha da plataforma certa é capaz de promover:

  • atendimento rápido e personalizado com consultores online capacitados para tirar dúvidas e resolver eventuais problemas do sistema;
  • segurança no cumprimento das obrigações do eSocial;
  • prestação de consultorias trabalhista e previdenciária;
  • integração da folha de pagamento com o sistema de gestão de DP;
  • sistema de armazenamento em nuvem, permitindo o acesso 24 horas de qualquer lugar que tenha conexão com a internet disponível e backup em tempo real dos registros feitos na plataforma, ou seja, você não perde nenhum dado;
  • envio de arquivos bancários para todos os bancos.

O controle de banco de horas por meio do ponto eletrônico facilita, ainda, a consulta de relatórios. Ao ser questionado por um colaborador a respeito da sua jornada de trabalho, o RH rapidamente consegue imprimir esses dados e entregá-lo ao indivíduo, de maneira prática e organizada.

Para que você possa ter acesso a um programa com todos esses benefícios, indicamos o Convenia. O software de departamento pessoal foi pensado para pequenas e médias empresas, tornando o cálculo de folha de pagamento, controle de banco de horas e férias de colaboradores, gestão das admissões e desligamentos, bem como a distribuição de holerites e a comunicação interna muito mais seguros e eficientes.

Aproveite para ficar por dentro das atualizações sobre o banco de horas após a reforma trabalhista. Leia o nosso artigo sobre o tema e mantenha-se informado!

 

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