Processo de demissão online, como fazer e o que diz a lei sobre isso?

Processo de demissão online, como fazer e o que diz a lei sobre isso?

Processo de demissão online, como fazer e o que diz a lei sobre isso?

A tendência do home office e do distanciamento social provocado pela pandemia do Covid-19 impulsionou o processo de demissão online. Com certeza, esse tipo de desligamento é seguro, prático e rápido. Porém, sem os cuidados necessários, a empresa pode prejudicar a própria imagem e o colaborador.

Neste artigo, explicaremos melhor sobre como ela funciona, as boas práticas que minimizam efeitos negativos e o que diz a legislação trabalhista sobre demissão remota. Continue conosco nos próximos tópicos!

Como funciona a demissão online?

A demissão online segue o ritmo de crescimento do modelo de trabalho descentralizado e as medidas de segurança sanitárias relacionadas à pandemia. Nesse contexto, os funcionários de uma empresa podem laborar em home office ou em outro tipo de estação de trabalho.

Bem, se os colaboradores seguem a vida profissional a distância, por que não realizar um desligamento no mesmo molde? Esse é o pensamento de muitas organizações. Por isso, a demissão online vem acontecendo, extinguindo a necessidade do colaborador se deslocar até o escritório físico da empresa.

Mesmo a fase de documentação é realizada remotamente. Isso é possível com a ajuda de plataformas digitais voltadas para a gestão de RH que automatizam e otimizam cada fase de um processo demissional.

O que dizem as leis trabalhistas sobre a demissão online? 

A reforma da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) tem artigos que tratam do trabalho híbrido ou remoto, mas não do desligamento nesse mesmo formato. O motivo para isso é que a demissão online é uma tendência bem recente e a aprovação da reforma trabalhista ocorreu em 2017.

Sendo assim, as empresas não são proibidas de realizar desligamentos remotos. Porém, esse processo deve seguir as mesmas regras trabalhistas dadas para as demissões tradicionais.

Segundo essa legislação, embora não seja proibida uma demissão, essa deve ser a última alternativa do empregador. Sendo assim, diante das dificuldades econômicas, é importante que as empresas pensem bem antes de desligar um funcionário – em especial se for uma demissão sem justa causa.

Como fazer a demissão remota de um colaborador?

Os procedimentos para a demissão remota de um colaborador são bem similares aos de um desligamento presencial. A seguir, explicamos melhor sobre algumas práticas importantes desse processo.

Qual a documentação necessária para efetuar a demissão virtual?

Ao efetuar o desligamento, a empresa deverá informar ao empregado se o aviso prévio será trabalhado ou aviso prévio indenizado.

Após o aviso prévio, a empresa possui 10 dias para efetuar o pagamento e a assinatura no restante dos documentos.

Os documentos necessários e ações para a efetivação da demissão online são:

  • Termo de rescisão de contrato de trabalho;
  • Se for o caso, comprovante do aviso prévio ou do pedido de demissão;
  • Dar baixa na carteira de trabalho digital. Conforme Portaria nº 1.065 de setembro de 2019, não há necessidade de efetuar a baixa na carteira física (caso o colaborador a possua). A empresa apenas precisa enviar os eventos de desligamento ao e-Social;
  • Extrato para fins rescisórios da conta do FGTS vinculada ao colaborador;
  • Guia de Recolhimento rescisório do FGTS (GRRF);
  • Cópia da convenção ou acordo coletivo de trabalho;
  • Requerimento do seguro desemprego, no caso de demissão sem justa causa;
  • Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) demissional ou periódico – se este último estiver dentro do prazo de validade.

É importante que a empresa não esqueça de enviar ao eSocial as notificações de aviso prévio (trabalhado, indenizado ou misto) por meio do evento S-2250 em até 10 dias seguintes da data da comunicação, e as informações da rescisão no evento S-2299 em até 10 dias após a data de desligamento.

Como é feita a assinatura dos documentos (rescisão) entre empresa e colaborador?

Quanto às assinaturas dos documentos, o profissional e a empresa podem utilizar uma plataforma virtual. Dessa forma, toda a documentação recebe uma assinatura digital que tem o mesmo valor legal de uma física.

A principal vantagem desse tipo de assinatura é que evita o deslocamento do funcionário até a empresa. Além disso, a assinatura digital é segura, dificultando fraudes que podem gerar processos judiciais trabalhistas.

Quais as vantagens da demissão online?

Ao analisarmos bem os processos que envolvem a demissão online, notamos várias vantagens em implantá-la na empresa. A seguir, elencamos os principais benefícios.

Otimiza as rotinas referente a demissão

As etapas de um processo de desligamento demandam tempo e esforço dos profissionais do RH. Quando a demissão é remota, a área de recursos humanos conta com tecnologias que automatizam processos burocráticos, reduzindo o tempo e elevando o desempenho dos colaboradores.

Da mesma forma, o profissional desligado também é beneficiado. Afinal, ele não terá que se envolver em um processo demissional desgastante pautado em demandas manuais e complexas. Essa situação poderia piorar a saúde mental dele nessa fase que, para muitos, é bem difícil de vivenciar.

Facilita a coleta de documentos

Ao falarmos das etapas burocráticas de um processo demissional, logo vem à mente a documentação. Além de trabalhosa, essa etapa exige também organização e bastante atenção, pois erros no envio de documentos resultam em atrasos e outros prejuízos.

Em contrapartida, a demissão online possui tecnologias com funcionalidades voltadas para a coleta remota de documentos. Até mesmo a assinatura do colaborador pode ser colhida à distância. Após o recebimento de toda a documentação, o sistema arquiva tudo com segurança.

Evita possíveis erros

O RH lida com muitas informações e cálculos complexos durante um processo de desligamento. Um exemplo é a apuração das verbas trabalhistas, em especial o pagamento do aviso prévio, horas extras e adicionais salariais.

Sem ferramentas virtuais de alto desempenho, é fácil cometer erros nessa etapa da demissão. A consequência disso são as sanções judiciais vindas de reclamações trabalhistas feitas por ex-colaboradores.

Permite melhor integração com a contabilidade

A área de contabilidade têm um papel fundamental no cálculo dos direitos trabalhistas de um profissional desligado. Por isso, é importante que haja uma integração entre esse setor e os recursos humanos. Uma maneira de obter essa interação é por meio das aplicações digitais da demissão online.

Com essas tecnologias, o RH e a contabilidade acompanham as etapas do desligamento em tempo real, realizam o cruzamento de dados e atuam de forma colaborativa no gerenciamento dos cálculos trabalhistas.

Como comunicar a demissão remota ao colaborador?

Apesar de ser um procedimento eficiente, a demissão remota levanta um grande questionamento: É possível humanizar esse processo, que costuma ser tão doloroso, quando é feito a distância?

De acordo com um artigo do site da Harvard Business Review, é necessária uma boa dose de empatia e compaixão ligada a práticas bem direcionadas. Que práticas são essas? Veremos algumas a seguir. 

Planejamento da decisão: o que levar em conta antes da demissão?

A notícia sobre o desligamento deve ser embasada em ações que minimizem os impactos negativos sobre o colaborador. Por exemplo:

  • A área de gestão de pessoas deve se envolver ativamente na comunicação do desligamento para mostrar os benefícios e prestar a ajuda necessária ao profissional;
  • As entrevistas de desligamento devem ser individuais, agendadas um dia antes do comunicado e realizadas na parte da manhã do dia seguinte;
  • Toda a documentação e o modo como será feito o recolhimento dos materiais de trabalho, devem ser repassados de forma clara para o profissional.

Humanize o processo de demissão remota

Como dito, é possível realizar um  processo de demissão humanizada, mesmo que de maneira remota. Para isso, o RH pode pensar em ações focadas na empatia, no acolhimento e no cuidado emocional do profissional desligado. Entre essas ações, podemos destacar:

  • Conversa online com o psicólogo da empresa;
  • Escuta ativa;
  • Dicas para recolocação no mercado de trabalho;
  • Dicas sobre cuidados com a saúde mental.

Quando o RH se preocupa em fornecer esses benefícios, o colaborador inicia o novo ciclo da vida profissional com mais confiança e segurança.

Ofereça feedback da performance

Uma das coisas mais frustrantes que podem ocorrer com um profissional é ser desligado sem saber o que a empresa pensa sobre o seu desempenho. Quando isso acontece, o colaborador fica sem um direcionamento, não entende como melhorar e pode até sentir baixa autoestima.

Por outro lado, quando o RH oferece um feedback de desempenho, o profissional se sente respeitado e percebe quais são seus pontos fortes ou fracos. O resultado será um sentimento de gratidão pela empresa que pode levá-lo a recomendá-la para outros profissionais. 

Comunicando a decisão ao funcionário

No momento da comunicação do desligamento, os gestores precisam falar de maneira educada e objetiva. Embora não seja uma ocasião para sorrisos largos, a conversa deve ter um tom agradável e com toques de seriedade.

Vale lembrar que ao ouvir a notícia da demissão, o profissional talvez seja tomado por um mix de emoções e pensamentos confusos. Sendo assim, é preciso que os gestores tenham paciência e ouçam tudo o que o colaborador tem a dizer.

Mesmo que as palavras ditas sejam cheias de amargura ou revolta, os gestores devem manter a calma e evitarem refutar tudo o que o profissional desabafa. Afinal, ele está em um momento de estresse e uma discussão acalorada não ajudará em nada.

É possível estender os benefícios aos funcionários demitidos?

Uma excelente estratégia utilizada por algumas empresas são os benefícios estendidos. Essa prática está atrelada ao processo de desligamento humanizado e pode incluir:

  • Plano de saúde por mais 6 meses após a demissão (esta opção é assegurada pela Lei 9.656/98 para todo o empregado desligado sem justa causa);
  • Pacote de sessões de terapia com psicólogos;
  • Vale-alimentação por mais 1 mês após o desligamento, entre outros.

É importante lembrar de estabelecer regras para a continuidade dos benefícios, e que estas regras devem seguir a mesma linha para todos os empregados, evitando descriminação e problemas futuros. Além disso, é interessante adicionar estas regras no regimento interno da organização, para mais segurança jurídica.

Quando a empresa oferece esses benefícios pós demissão, o colaborador fica mais tranquilo e grato. Dessa forma, a organização melhora a sua reputação entre os profissionais do mundo corporativo. Além disso, demonstra que a empatia com a dor do próximo é um dos seus valores mais preciosos.

O que achou do nosso artigo? Entendeu como funciona e como realizar uma demissão remota? Quer otimizar esse processo? Então, baixe agora mesmo o nosso manual de entrevista de desligamento!

New call-to-action

Marcelo Furtado

Marcelo Furtado é administrador de empresas com pós-graduação em engenharia financeira pela Poli-USP. Iniciou sua carreira na Pepsico e posteriormente trabalhou 8 anos com gestão de ativos em hedge funds. É cofundador da Convenia, primeiro software na nuvem de gestão de departamento pessoal voltado para pequenas e médias empresas no Brasil. Marcelo também atua como professor de Marketing Digital na ESPM-SP e mentor na ACE e Google Campus.

Contribua com este post