O que são certidões trabalhistas e como emiti-las?

De acordo com números do Tribunal Superior do Trabalho (TST) divulgados pela Confederação Nacional da Indústria (CNI), em um ano, foram iniciados mais de 3 milhões de processos trabalhistas no Brasil. Todas as empresas que figuram como uma das partes desses processos, precisam ter um controle das certidões trabalhistas.

Neste artigo, explicaremos o que são esses documentos, como emiti-los e os seus principais tipos. Acompanhe os próximos tópicos!

O que são certidões trabalhistas?

Desde que a pandemia do COVID-19 começou, de acordo com um artigo do site de notícias G1, um número superior a 23 mil ações foram iniciadas na Vara do Trabalho. Durante o percurso de um processo, as partes atravessam as seguintes etapas: audiência, sentença, recurso, liquidação da sentença e execução.

Embora pareça algo simples e linear, a tramitação por essas fases pode ser bastante complexa. Além de levar tempo, é repleta de recursos, apelações e movimentações entre instâncias. Como a empresa pode saber se tem um processo trabalhista para tomar medidas cabíveis? Esse esclarecimento vem por meio das certidões trabalhistas.

A principal finalidade desse documento é revelar se existe uma ação contra a organização tramitando na Justiça. Ao tomar esse conhecimento, a área jurídica da empresa pode se organizar, preparar e acompanhar todo o percurso processual.

Existe ainda outro benefício das certidões trabalhistas: atestar a idoneidade do negócio. Sem ações de direitos trabalhistas ou dívidas judiciais, a empresa ganha uma boa reputação entre investidores, parceiros e profissionais talentosos do mercado de trabalho. Mas quem tem a responsabilidade de emitir esse documento? A própria empresa.

Quais são as principais certidões trabalhistas?

A Justiça do Trabalho emite, pelo menos, dois tipos de certidões trabalhistas. A seguir, falamos um pouco sobre cada uma delas.

Certidão de Feitos Trabalhistas

Esse tipo de certidão tem a finalidade de apontar todos os processos digitalizados ou físicos atrelados ao nome de uma pessoa física ou jurídica dentro de um determinado período de tempo.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) demonstra que a pessoa jurídica ou física não possui débitos ou ações judiciais trabalhistas. Essas informações ficam armazenadas no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT).

Além dessas duas principais certidões, existe ainda a Certidão Positiva com Efeito de Negativa. Por meio dela, a empresa ou pessoa física descobre se uma ação está aguardando uma decisão judicial. Nesse caso, o status do devedor aparece como estando em processo.

Como emitir uma certidão trabalhista negativa do INSS?

Além das certidões emitidas pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), é possível emitir uma certidão trabalhista negativa do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Qual é a finalidade deste documento? Vamos explicar.

No geral, as contribuições previdenciárias dos trabalhadores são descontadas diretamente na folha de pagamento. No entanto, no decorrer dos anos, talvez a empresa tenha cometido erros nos cálculos e no lançamento desses valores.

Caso isso tenha ocorrido, o colaborador pode ter dificuldades para dar entrada em benefícios, como a aposentadoria. Quando é solicitada a emissão da certidão trabalhista negativa do INSS (CND), o profissional ou a empresa descobre se existem débitos previdenciários ativos e pode corrigi-los.

Embora seja relacionada ao INSS, esse documento é emitido pela Receita Federal do Brasil (RF) por meio de um cruzamento de dados da Secretaria da Receita Federal (SREF) e da Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (PGFN).

Para ter em mãos esse tipo de certidão, é necessário acessar o site ou ir até uma agência da Receita Federal. Não importa o meio utilizado, será solicitado o número do CFP (para pessoas físicas) ou o do CNPJ (para pessoas jurídicas).

Como emitir a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas?

Já a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas é emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST). Para obtê-la, basta acessar o site do TST e seguir esse passo a passo:

  • Clicar na opção “serviços” (encontra-se no menu superior do portal);
  • Selecionar “certidões” e, em seguida, escolher a opção “Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas” (ambas localizadas no menu suspenso);
  • Clicar no campo “emitir certidão”;
  • Inserir o CNPJ da empresa;
  • Gerar o documento.

Sem dúvidas, é muito importante que as empresas tenham uma visão geral dos processos trabalhistas. Além de manter o controle e a organização, esse conhecimento ajuda também na gestão dos chamados passivos trabalhistas. Todos esses cuidados mostram que o negócio se preocupa com todas as esferas do gerenciamento.

O que achou do nosso artigo? Entendeu o que são e como emitir as certidões trabalhistas? Esse conteúdo agregou valor? Então, continue aprendendo com a Convenia! Baixe agora mesmo o nosso Checklist: Atividades Mensais do DP.

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Marcelo Furtado

Marcelo Furtado é administrador de empresas com pós-graduação em engenharia financeira pela Poli-USP. Iniciou sua carreira na Pepsico e posteriormente trabalhou 8 anos com gestão de ativos em hedge funds. É cofundador da Convenia, primeiro software na nuvem de gestão de departamento pessoal voltado para pequenas e médias empresas no Brasil. Marcelo também atua como professor de Marketing Digital na ESPM-SP e mentor na ACE e Google Campus.

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