Como a Convenia ajudou a Siteware a estruturar os processos do DP

A Siteware é a maior empresa de tecnologia para a gestão de performance e estratégia do Brasil.

Com mais de 20 anos de mercado e mais de 700 clientes espalhados no Brasil e no mundo, a Siteware trabalha para auxiliar empresas na execução de seu planejamento estratégico e melhorias de processos por meio de soluções inovadoras.

As soluções da Siteware também ajudam no engajamento de colaboradores dos clientes em torno da cultura das empresas. Atualmente, a empresa conta com cerca de 85 colaboradores ativos.

O desafio: reestruturar os processos do departamento

A atual equipe de RH da Siteware é relativamente nova, ela conta com 5 pessoas e foi formada no final de 2021 com um objetivo bem definido: colocar a casa em ordem, isto é, reestruturar todos os processos, pois a empresa reconheceu que a área tem um papel estratégico nos negócios.

Antes da formação dessa equipe, somente a Admissão da Convenia era aproveitada pela empresa. A empresa gerava um link para o candidato preencher os dados e fazer o upload de documentos, enquanto o departamento pessoal só fazia a conferência das informações.

“Algo que não existia era a integração da Convenia com outras plataformas que a gente utiliza. Muita coisa gerava retrabalho e muitos recursos da Convenia não eram utilizados. E a gente chegou para reformular nossos processos, tornar as coisas mais automatizadas e utilizar melhor os recursos que já tínhamos dentro de casa” – Thailine Moreira – Gerente de Recursos Humanos

Outra preocupação era com o fechamento da folha de pagamento. Mesmo com as informações disponíveis na plataforma, Thailine conta que o processo era totalmente manual e que dependia de uma planilha repleta de abas.

A comunicação com a contabilidade também era um problema. Sempre que havia alguma alteração salarial, alteração de cargo ou mesmo aviso de férias, a interação com a contabilidade era feita via email e não pela plataforma. Isso gerava perda de tempo para todo o time.

A solução: processos organizado com auxílio da Convenia

A equipe de RH da Siteware tem como objetivo automatizar todos os processos para focar em assuntos que realmente importam. Nesse cenário, a tecnologia é a principal aliada para alcançar tal objetivo. Porém, apenas contratar uma solução tecnológica não é o suficiente. Os resultados positivos só aparecem quando os processos são estruturados e as demandas são organizadas. E foi exatamente isso que a equipe de RH da Siteware fez!

A integração com a contabilidade para o fechamento da folha de pagamento tem tomado outros rumos. Para melhor. A Siteware passou a inserir os dados e benefícios dentro da Convenia para facilitar o processo. A antiga planilha, repleta de informações, foi literalmente aposentada. Agora o RH da Siteware não precisa perder tempo ocultando células de eventos não utilizados, o time realizou a configuração da plataforma para visualizar apenas o que é importante. Enquanto a importação dos valores, agora acontece de uma só vez, sem a necessidade de ficar digitando ou copiando/colando de um lugar para outro.

“Trouxe essa facilidade da conferência da folha. Antes a gente tinha uma planilha gigante, com várias linhas e várias abas que nem eram utilizadas. Agora fazendo com o processo dentro da Convenia a gente consegue filtrar somentes os campos que são interessantes naquele momento.” – Nayara Silva – Analista de Recursos Humanos

A interação com a contabilidade nas alterações salariais, cargos e aviso de férias, também tiveram melhorias e está mais ágil. Inclusive, Thais Dias, Analista de Recursos Humanos, teve uma ideia super legal na utilização da plataforma para ter a confirmação do recebimento dos dados e informações pela contabilidade.

“Eu cadastrei meu email como integrante da contabilidade dentro da plataforma. Assim, eu tenho a confirmação de que receberam todos os dados direitinho” – Thais Dias – Analista de Recursos Humanos

Outro ganho da Siteware foi o rápido acesso aos relatórios e dados. Além de uma extensa gama de relatórios disponíveis, a Convenia conta com um painel de headcount na página principal da plataforma, o que torna a informação ágil.

“Eu gosto bastante do painel de headcount, pois eu não preciso ficar tirando vários relatórios pra ter essa informação.”– Nayara Silva – Analista de Recursos Humanos

Os resultados: foco em pessoas e na marca empregadora

O que realmente importa para o RH da Siteware são as pessoas. A burocracia do departamento pessoal gerava perda de tempo e erros. Com a reestruturação dos processos e auxílio da Convenia, a equipe tem encontrado o tempo necessário para gerar valor na empresa como marca empregadora. E pensar em pessoas fez com que a Siteware conquistasse o selo GPTW por anos consecutivos.

“A gente consegue dar atenção para os colaboradores, para o recrutamento bem como realizar esse processo com mais qualidade. Além disso, conseguimos focar em melhorar a nossa imagem como marca empregadora e proporcionar um ambiente cada vez mais gostoso de se trabalhar.” – Thailine Moreira – Gerente de Recursos Humanos

De olho no futuro: o setor será automatizado

Na visão da equipe de RH da Siteware, o setor caminha para ser 100% digital e humanizado. O trabalho repetitivo será automatizado para permitir que o departamento seja mais estratégico dentro das organizações.

“Eu vejo que o setor está indo nessa direção: ter processos automatizados para que a gente trabalhe de forma estratégica.” – Nayara Silva – Analista de Recursos Humanos

Thais complementa:

“No meu caso, que estou mais envolvida com as rotinas do departamento pessoal, ter essa percepção de que tudo vai ser automatizado me dá até uma tranquilidade porque eu já consigo focar em outras coisas, como recrutamento, e assim trazer os melhores candidatos para empresa.” – Thais Dias – Analista de Recursos Humanos

Conselho de gestão: avaliar tudo que é repetitivo

Thailine destaca a importância de mapear e analisar processos para eliminar o que é manual.

“O primeiro passo é identificar e analisar todos os processos. E dentro desses processos, avaliar tudo o que é repetitivo, ou seja, o que é “copiar e colar”. Depois de identificar tudo isso, aí sim, é hora de buscar quais ferramentas podem atender essas tarefas rotineiras.” – Thailine Moreira – Gerente de Recursos Humanos

E aí? Gostou de conhecer a história do RH da Siteware?

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