Como a Convenia organizou as informações de colaboradores do Grupo Nomura

O Grupo Nomura é especialista em operação e gestão de marcas. A empresa iniciou suas atividades em meados de 1998, em Florianópolis – SC. Desde então, são mais de 22 anos de atuação no varejo e 26 lojas espalhadas em três estados (SC, SP e RJ), trabalhando com marcas como, Adidas, Arezzo e Schutz.

O Grupo Nomura tem sido protagonista no desenvolvimento do varejo nacional e tem como meta atingir o ambicioso faturamento de 1 bilhão de reais até 2026.

O desafio: entregar dados corretos para lojas do varejo

Há pouco mais de 7 anos, Barbara Medeiros chega ao Grupo Nomura para integrar o time de BackOffice, iniciando no Depto Financeiro, e depois para o Depto Pessoal . Hoje, no cargo de coordenadora, ela conta que viveu o período em que a operação da empresa acontecia em um pequeno escritório de Florianópolis.

“Eu estava lá, no escritório bem pequenininho, cuidando da parte operacional. Não tinha sistema, não tinha nada, era tudo em planilha de excel.” – Barbara Medeiros – Coordenadora de Departamento Pessoal

O DP do Grupo no Nomura, com alto poder de execução, conseguia dar conta das demandas. Até que, perto do final de 2018, a empresa assumiu a operação da Franquia da lojas Adidas de São Paulo e Rio de Janeiro.

Nessa fase de crescimento, o Grupo Nomura não só assumiu a operação, mas também os colaboradores de todas as lojas, isso inclui: vendedores, gerentes e estoquistas. Ou seja, a empresa passou de 170 colaboradores para cerca de 400 colaboradores em um piscar de olhos.

Agora, imagine a vida da Barbara com a chegada do Natal naquele ano…

“Aí veio o Natal. Era aquela correria e aquele desespero, era pagamento errado, a gente nem sabia quem estava trabalhando ou não.” – Barbara Medeiros – Coordenadora de Departamento Pessoal

Mas esse não era o maior dos problemas. A grande dificuldade para o DP era ter o controle e gestão de colaboradores, pois uma das demandas do DP é atender as solicitações de gerentes de lojas através de diversos relatórios.

É bastante comum os gerentes necessitarem de dados de colaboradores, relatórios de férias, quais estão ativos e desligados, entre outros.

“Eu não tinha todo esse controle porque eu já estava fazendo tudo. Então eu tinha “milhões” de planilhas para gerar esses relatórios e pedidos” – Barbara Medeiros – Coordenadora de Departamento Pessoal

A contratação de mais pessoas no DP não foi o suficiente para dar conta, então, o Grupo Nomura parte para o mercado na busca de uma plataforma de departamento pessoal.

A solução: relatórios de fácil acesso e admissão ágil

Uma das preocupações do Grupo Nomura com relação à uma plataforma de departamento pessoal era o acesso aos documentos e dados de colaboradores inativos. Esse acesso era indispensável porque a empresa ainda realiza muitas consultas, emite informes de rendimentos e precisa desses dados para evitar passivos trabalhistas – Conheça a Política de Privacidade e Proteção de Dados da Convenia aqui.

Por indicação de profissionais do setor, assim a Barbara realiza a contratação da Convenia. E o impacto é positivo em diversos processos.

Além de solucionar as demandas de controle e relatórios, onde o DP consegue emitir relatórios em poucos cliques, a Convenia também transformou a admissão do Grupo Nomura.

Lá no início, quando a Barbara chegou na empresa, a admissão era um tanto desorganizada. Basicamente, o novo colaborador batia na porta do DP com os documentos em mãos para admissão e sem o aviso dos gerentes.

Com o passar do tempo, Barbara conseguiu organizar melhor esse processo, solicitando a notificação e agendamento por parte dos gerentes para que a informação do novo  colaborador chegasse até o Depto Pessoal

Hoje, a admissão é 100% online. O DP gera o link para o colaborador preencher os dados e fazer o upload de documentos, enquanto o DP só realiza a conferência dá o “ok” para contabilidade.

“Não ter que enviar contrato para gerente imprimir, assinar e colar etiqueta na carteira…é a nossa grande revolução.” – Barbara Medeiros – Coordenadora de Departamento Pessoal

Os resultados: foco na gestão e participação estratégica na empresa

Um dos objetivos do Grupo Nomura é ser uma empresa com operação 100% digital. Neste cenário, a Convenia tem auxiliado o DP a ser mais estratégico e a eliminar tempo com demandas manuais.

O foco da Barbara passou da operação para a gestão do departamento. Ela investe tempo na análise e melhorias de processos, atua na busca por novos parceiros para tornar a empresa cada vez mais digital, participa de reuniões estratégicas e realiza treinamentos com as pessoas do DP.

“Hoje a minha função é atuar de forma estratégica dentro da empresa.” – Barbara Medeiros – Coordenadora de Departamento Pessoal

De olho no futuro: pessoas tomarão o lugar da burocracia

Barbara acredita que o departamento pessoal caminha para ser 100% digital, onde nada é manual. As funções serão automatizadas ao ponto de caírem no esquecimento para que a empresa dê prioridade ao material humano. Ela vê que os papéis e planilhas estão perdendo espaço para que o foco seja o desenvolvimento de pessoas.

“O futuro é essa parte estratégica, será desenvolver pessoas e cuidar do bem estar dos colaboradores.” – Barbara Medeiros – Coordenadora de Departamento Pessoal

Conselho de gestão: organização e contratação de plataforma de gestão

Com toda experiência na área, a dica da Barbara para melhorar o departamento pessoal é criar um padrão para todos os processos – ou seja, um Procedimento Operacional Padrão (POP) – investir em treinamentos e contratar uma plataforma de automatização.

“Você tem que ter um manual de processos e automatizar tudo. Resolver a rotina na planilha não dá certo! Você vai errar!” – Barbara Medeiros – Coordenadora de Departamento Pessoal

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