Como a Convenia organizou os dados e relatórios da The Grid

A The Grid é um estúdio de RH que elabora soluções criativas para pessoas e cultura, impulsionada por dados, diversidade e experiência. Através de uma linha de produtos que cobre toda jornada dos funcionários nas empresas, atua nas frentes de atração e integração, desenvolvimento e cultura e gestão de relações. 

“Somos um RH que deseja desconstruir a relação que as pessoas têm com o mercado de trabalho. Ainda existem muitos tabus nas relações de trabalho, então nosso objetivo é mudar isso para que as pessoas fiquem felizes com o que elas fazem.” – Priscila Cordeiro – Gerente de People & Culture

Umas das características de cultura mais marcantes da The Grid é que o quadro de pessoas da empresa é formado apenas por mulheres. São mulheres espalhadas em diversas partes do Brasil e do mundo, isso inclui, Alemanha, Portugal, entre outros.

“Nossa empresa é constituída por mulheres. A gente foi tomando essa consciência da importância de ter um ambiente 100% feminino e partimos para desafiar o mercado neste sentido.” Priscila Cordeiro – Gerente de People & Culture

O desafio: ter dados precisos e fáceis de entender

Sendo um estúdio que tem como objetivo transformar a experiências de pessoas no ambiente organizacional, a The Grid enxergou que para alcançar essa transformação era necessário produzir inteligência através de pesquisas, relatórios e dados reais de colaboradores para clientes, ou seja, é indispensável a mensuração dos resultados de cada ação implementada. Neste cenário, a The Grid foi para o mercado buscar parceiros na tentativa de obter análises e dados precisos.

A empresa encontrou parceiros e testou alguns sistemas. No entanto, o grande problema era que mesmo trabalhando com uma solução, ainda havia um enorme esforço manual da The Grid para manter tudo no controle, então, elas trabalhavam com inúmeras planilhas – que eram alimentadas internamente e não pelo parceiro.

“O sistema anterior não era funcional. Ele não trazia tudo que a gente precisava pra ter os dados precisos e a gente precisava disso para realizar trabalhos legais com os clientes.” Priscila Cordeiro – Gerente de People & Culture

Era necessário encontrar outra solução que ajudasse de verdade. Foi quando a The Grid encontrou a Convenia.

A solução: relatórios em poucos cliques

Com a implantação da Convenia, a equipe de People & Culture da The Grid teve grande evolução na geração de dados. O que antes era algo manual, que exigia tempo para alimentar planilhas, agora está de um jeito simples e ágil. E o melhor de tudo, é poder enfim encantar ainda mais os clientes.

“Isso permitiu que a The Grid crescesse ainda mais nesse sentido. A gente consegue exportar dados em tempo real da plataforma e isso nos permite criar análises para tomada de decisões e novas ideias.”  – Priscila Cordeiro – Gerente de People & Culture

Hoje a The Grid utiliza alguns dos diversos relatórios disponíveis na plataforma da Convenia, incluindo informações de benefícios, documentos pendentes, relatórios de férias – para verificar quais são os vencimentos num período de 90 e 180 dias – , entre outros.

Mas não parou por aí. Outros processos também foram impactados positivamente com a implantação da Convenia. Entre eles, o processo de admissão, que ficou mais rápido, possibilitando uma janela semanal de novos colaboradores.

“Depende da quantidade de novos colaboradores, mas uma admissão, após a aprovação da proposta, eu consigo fazer em 15 minutos, incluindo a conferência.” – Mirella Vasconcellos – Analista de People & Culture

Mirella conta que boa parte da rotina é em contato direto com a Convenia, que, além da inclusão de novos colaboradores, ela utiliza a plataforma para gerar relatórios de férias, colaboradores ativos e desligados – para gestão de benefícios.

“Eu uso a plataforma no dia a dia. Eu faço todas as contratações CLT e a plataforma é muito simples. Todas as informações são bem visíveis, então torna o trabalho mais fácil”. – Mirella Vasconcellos – Analista de People & Culture

Os resultados: mais tempo para trabalhar com projetos e clientes

A economia de tempo – ao eliminar as tarefas burocráticas e repetitivas – ajudam a equipe da The Grid a trabalhar melhor e focar em assuntos mais importantes.

Hoje a operação é tão fluida que Mirella consegue adiantar suas demandas semanais, enquanto Priscila consegue pensar em novos produtos e atuar em projetos ao lado dos clientes, possibilitando melhorar a percepção de valor que os clientes têm das ações da The Grid.

Um dos produtos onde o time conseguiu colocar mais energia foi no KYP (Know Your People/Conheça suas Pessoas): uma pesquisa de clima semanal que aborda temas relacionados a bem-estar, saúde mental, produtividade, entre outros para ter um pulso constante de como as pessoas estão e gerar reflexões para seus clientes.  

“Eu consigo trabalhar no desenvolvimento de projetos. Já tenho os dados em mãos, agora é fazer uma análise qualitativa de dados de acordo com as demandas dos clientes. Isso permite melhorar a relação com eles, criar novas ações e também nos ajuda a crescer.” – Priscila Cordeiro – Gerente de People & Culture

De olho no futuro: um lugar humanizado e indispensável para os negócios

Hoje as pessoas enxergam o RH e DP como um “escritório”, um lugar apenas para tirar dúvidas, pagamentos, férias e benefícios e etc. Mas Mirella acredita que o setor caminha para ser mais humanizado, que graças às inovações de automação de processos, a percepção que os colaboradores têm do departamento será diferente. Para ela o setor será um lugar de acolhimento e de liberdade, onde o colaborador poderá expor suas ideias.

“O RH será mais que esse “pequeno espaço”. Será humanizado e focado em cultura. As pessoas poderão se abrir para falar de seus sentimentos com mais segurança.” – Mirella Vasconcellos – Analista de People & Culture

Priscila tem uma visão semelhante. No entanto, ela complementa que o departamento será ainda mais importante na estratégia de empresas, pois vê que o setor é uma riquíssima fonte de dados.

“O departamento será estratégico por ter todos os tipos de profissionais, desde formados em RH, passando por psicólogos e até analistas de dados. A gente já trabalha assim porque nos ajuda a fazer análises mais assertivas, então vejo que o papel do RH e DP será ajudar as lideranças nas tomadas de decisões.” – Priscila Cordeiro – Gerente de People & Culture

Conselho de gestão: só se organiza processos com pessoas diversas

A The Grid tem os olhos voltados para as pessoas e o primeiro passo para ter um rotina mais produtiva é ter pessoas multidisciplinares e diversas, assim é possível pensar em como estruturar processos.

“Você não vai fazer nada sozinho! Você precisa de pessoas ao seu lado para organizar e pensar em maneiras diferentes de trabalhar. E além disso, você precisa criar uma rede de escuta, não adianta ter uma equipe multidisciplinar e fazer tudo do seu jeito. Aqui as coisas só funcionam porque a gente tem pessoas diversas. E processos só se resolvem com um time assim.” – Priscila Cordeiro – Gerente de People & Culture

Priscila ainda tem um segundo conselho…

“Contrate uma plataforma de gestão (risos). Você até consegue fazer tudo na mão, na planilha, mas você perde tempo, a coisa tá obsoleta. Tenha uma plataforma com todos os dados cadastrados aí você só vai ter o trabalho de organizar de acordo com as necessidades” – Priscila Cordeiro – Gerente de People & Culture

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