As reuniões de trabalho podem, em muitos casos, fazer as equipes perderem muito tempo. Por isso, para ter uma reunião produtiva, é necessário focar na troca de ideias e tomada de decisões realmente importantes e com pautas bem planejadas.
As suas reuniões demoram mais tempo do que o esperado? Você sai da sala e sente que não tem nada resolvido? Então aprenda a despertar a motivação e a melhorar o desempenho da equipe nesses momentos.
Acompanhe a seguir sobre o assunto e veja como otimizar o tempo sendo assertivo nos encontros corporativos!
Como fazer uma reunião produtiva?
Estabelecer tópicos com os funcionários da sua empresa e definir os temas antes dos encontros são alguns dos processos necessários. Mas, além deles, também é importante:
- Determinar a finalidade: Os assuntos e pautas a serem resolvidos deve ser previamente estabelecidos, e é desejável que ela não fuja do foco determinado;
- Programar e administrar o tempo para cada tópico: Planeje o desenrolar de cada tema e, se necessário, divida-o em blocos certos para discutir cada um deles;
- Evitar perder o foco nas discussões: Não deixe que as pautas que devem ser discutidas sejam ignoradas em função de outros assuntos que possam surgir;
- Acompanhar os temas abordados com a ajuda de anotações abertas: Lousas ou projeções podem ajudar muito em reuniões. Também é importante (além de útil) anotar de forma aberta os principais pontos discutidos e levantados. Isso estimula a memória e a participação dos envolvidos;
- Ter pausas planejadas: Não insista para decidir questões importantes no momento do encontro e programe pausas para que os envolvidos possam recuperar as energias e clarear as ideias;
- Prepare-se para colaborar 100% com a reunião: A atenção e o foco devem estar em alta durante toda a reunião para que ela seja produtiva. Portanto, inicie o debate com total comprometimento em achar uma solução para a pauta.
Entenda o tipo de reunião para aplicar no seu negócio
Antes de nos aprofundarmos nas melhores práticas sobre como fazer uma reunião produtiva, vale a pena conhecer os tipos de encontros que você pode realizar junto à sua equipe. Os principais são:
Reunião 1:1
A reunião 1:1 propõe o popular “cara a cara” entre os gestores e seus liderados. Ela visa promover um feedback próximo e direto. Seu foco é garantir que as duas partes reforcem uma relação de confiança e possam alinhar pontos relevantes sobre o trabalho, como direcionamentos, dúvidas e eventuais pontos de melhorias.
As one-on-ones são geralmente realizadas uma vez por semana ou quinzenalmente. Dada a frequência, meia hora costuma ser o suficiente para garantir uma reunião produtiva.
Daily com toda a equipe
As reuniões de daily, também chamadas de check-in diário, é um tipo de reunião que visa alinhar o trabalho dos colaboradores.
Com ele, os líderes conseguem entender o que está sendo programado para as entregas do dia e fornecer orientações rápidas. Já os funcionários podem reportar suas pautas, manifestar eventuais dúvidas, relatar possíveis problemas ou prestar contribuições aos demais.
Em geral, a frequência desses encontros é diária. Isso porque, eles costumam durar apenas de 15 a 30 minutos, funcionando como uma troca rápida de feedbacks em grupo. Inclusive, por serem breves e informais, é comum que eles sejam feitos no início do dia, quando todos se encontram.
All Hands
Já o modelo All Hands visa humanizar a liderança. Isso ocorre por meio de um encontro em que todos os colaboradores têm a oportunidade de reunir-se com a alta gestão para aumentar a visibilidade dos projetos de cada time e entender melhor o que ocorre na empresa além do trabalho individual de cada equipe.
De frequência mensal e duração entre 1 e 2 horas, este momento deve ser dinâmico e abordar assuntos que sejam de interesse coletivo. A meta é engajar toda a companhia com o propósito do negócio, seus objetivos e sua cultura.
Treinamento e capacitação
Como o próprio nome sugere, as reuniões de treinamento e capacitação têm como objetivo desenvolver pessoas. Elas podem atender a diferentes finalidades, como fazer com que o time adquira alguma nova habilidade pertinente para o planejamento, esteja apto a realizar novos processos, a utilizar uma nova ferramenta, e assim por diante.
Seu formato de realização varia de acordo com o seu foco. Se forem capacitações mais abrangentes, podem ser necessários encontros mais longos e recorrentes em espaços específicos. Já se forem conhecimentos pontuais, muitas vezes bastam aulas curtas nas próprias estações de trabalho, por exemplo.
Os benefícios de uma reunião produtiva
Saber como promover uma reunião produtiva é essencial para toda liderança moderna. Seja em encontros presenciais ou via calls junto aos colaboradores em home office, uma reunião bem feita proporciona uma série de benefícios à empresa e para a equipe como um todo. Confira os principais:
Otimização de tempo
Uma reunião produtiva é aquela bem planejada. Ou seja, que tem objetivos claros e foco nos assuntos essenciais para a empresa e seus colaboradores. Nela, o tempo é utilizado de forma eficiente, evitando dispersões e discussões desnecessárias.
Quanto os participantes têm a oportunidade de expor suas dúvidas, obter respostas e discutir processos, esse momento se torna muito valioso para a troca de informações, garantindo que todos os esclarecimentos sejam pertinentes, as decisões sejam tomadas de forma ágil e o trabalho dos envolvidos seja otimizado
Transparência e confiança
Quando os colaboradores percebem que a reunião é produtiva (ou seja, que os problemas e soluções são discutidos e abordados de maneira construtiva), eles se sentem mais confiantes e motivados para enfrentar os desafios cotidianos do trabalho.
A transparência nas discussões e a busca por soluções efetivas fortalecem a confiança entre os membros da equipe. Dessa maneira, o encontro cria um ambiente propício para que as pessoas se sintam encorajadas a contribuir com ideias e perspectivas. Como resultado, todos se sentem ouvidos e valorizados.
Oportunidade de diálogo
A possibilidade de interação é um dos pontos positivos de uma reunião produtiva. Isso porque, sua realização oferece uma oportunidade valiosa para o diálogo aberto e transparente entre líderes e colaboradores.
A troca de conhecimentos enriquece o ambiente. Isso porque, ela promove um senso de pertencimento na equipe. Além do engajamento coletivo, os líderes podem transmitir informações importantes, como metas, estratégias e mudanças organizacionais, mantendo todos bem alinhados no trabalho.
Aprenda como fazer uma reunião produtiva em 7 passos
Apresentamos, a seguir, uma série de dicas especiais para promover uma reunião produtiva na sua organização – facilitando a resolução de problemas e desafios e, consequentemente, ganhando tempo precioso para as demais tarefas a serem realizadas na corporação.
1. O assunto deve ser previamente definido
Ter um assunto bem definido significa trazer foco para a discussão. A pauta da reunião deve ser estabelecida com antecedência, assim como a ordem de importância dos subtemas a serem abordados. Definir essa ordem garantirá que os temas mais importantes sejam discutidos antes.
2. A equipe deve estar preparada
Os funcionários que participarão do meeting devem saber com antecedência sobre o tema e participantes que estarão presentes, podendo se preparar para citar o que houver de mais relevante sobre o assunto. Compartilhe a agenda com os funcionários, de preferência no momento em que você convida a equipe para a reunião.
3. O tempo da reunião deve ser estabelecido
Defina um horário máximo para que o encontro termine e não ocupe mais tempo que o necessário para que as decisões principais sejam tomadas. Uma pauta bem estruturada vai ajudá-lo a manter o foco nos itens a serem discutidos e planejá-los de acordo com o tempo definido.
4. Escolha bem os participantes
Os funcionários que não estiverem envolvidos com o projeto a ser discutido de maneira essencial não devem participar da reunião. O ideal é que cada participante tenha condição de contribuir com os temas que serão discutidos, mantendo o foco do encontro.
5. Fique longe de muitos detalhes
Tomadas as primeiras decisões, procure marcar outra reunião para decidir os detalhes da operação na prática – focando o restante do seu tempo no que há de mais importante a ser discutido sobre a pauta principal.
6. Utilize recursos visuais para imersão da equipe
Para que a equipe fique imersa nos temas abordados e consiga acompanhar bem cada etapa das discussões, é importante que sejam utilizados recursos visuais para apresentar suas ideias.
Isso pode ser feito, por exemplo, com o uso de quadros e post its nos encontros presenciais. Já no online, não abra mão das apresentações interativas, com o uso de slides ou murais.
7. Busque interação
Por falar em interatividade, esse deve ser um ponto-chave de qualquer reunião com colaboradores. Garanta que todos os participantes contribuam efetivamente para o encontro. Faça perguntas, provocações, utilize situações do time como exemplo e sempre abra espaço para que o grupo participe.
Dica Bônus: Registre os destaques da reunião
Ao término da reunião de trabalho, tenha certeza de que uma pessoa ficou responsável por registrar os pontos de ação que deverão ser tomados na sequência.
Isso não apenas garantirá que todos estão de acordo com os temas discutidos, mas que também haverá resultados práticos do que foi definido em grupo.
Agora que você já sabe como fazer uma reunião produtiva, que tal ir além? Acesse gratuitamente o nosso material: Como a cultura do feedback e o elogio profissional podem motivar os seus colaboradores.
