O controle de jornada durante o home office é algo que precisa ser feito com cautela. Como o colaborador não está na sede da empresa, é necessário buscar métodos para acompanhar a produtividade.
Por isso, preparamos uma lista com 7 dicas para auxiliar as empresas que estão nesta situação.
A tecnologia é aliada, já que é necessário manter uma comunicação perfeita com a equipe, fazendo com que os profissionais saibam o que devem priorizar. Além disso, os profissionais da área de Recursos Humanos precisam fazer uma boa gestão de ponto eletrônico.
O home office entrega benefícios para a empresa, que assim passa a ter menos custos operacionais na sede do negócio, por exemplo. E quando a gestão é bem-feita, é possível manter o mesmo ritmo na produtividade – ou até aumentá-la. Confira agora nossas dicas sobre este assunto!
Como fazer o controle de jornada durante o home office?
A pandemia de Covid-19 alterou a forma de atuação em muitas empresas. Pessoas que trabalhavam em escritórios, normalmente realizando atividades pelo computador, passaram a atuar em home office. Aliás, essa é uma tendência que foi antecipada pela crise sanitária.
Entretanto, os gestores possuem algumas dúvidas em relação a este assunto. Como fazer o controle da jornada durante o home office? Essa questão, relacionada à produtividade e ao empenho dos colaboradores que atuam em suas casas, pode ser resolvida facilmente.
Existem sistemas com armazenamento em nuvem e tecnologia IoT, capazes de entregar informações em tempo real aos gestores. Desse modo, assim que uma batida de ponto é registrada, o RH já tem acesso a informação. Então, o tratamento de dados passa a ser muito mais fácil e ágil.
1. Garanta a gestão de equipe
Para que as atividades em home office sejam bem executadas é importante que exista uma gestão de equipe. Esse ponto envolve avaliar o que os colaboradores estão fazendo em determinado momento, além de identificar em qual local o profissional está.
A gestão de equipe garante que nenhum funcionário fique sem atividades para desempenhar em determinado momento, o que pode causar prejuízos para a empresa. Não apenas isso, é preciso entender quanto tempo os colaboradores estão investindo em cada ação, para realocar a força de trabalho, se necessário, e entender como está a lucratividade do negócio.
2. O RH precisa ficar atento ao controle de horas
Os profissionais da área de RH podem ser os responsáveis por avaliar o ponto de cada colaborador. Assim, devem conferir o total de horas trabalhadas, porque alguns podem esquecer de fazer suas marcações. Ou podem fazer horas extras indevidas.
Com o uso do ponto eletrônico e sistemas alternativos para isso, a área consegue acompanhar os dados de jornada durante todo o mês. Desse modo, o fechamento da folha de pagamento fica bem mais fácil.
Aliás, as batidas ímpares são um problema. Elas acontecem quando o colaborador faz apenas uma marcação, seja no começo ou no fim da jornada. E quando os colaboradores estão em home office, o esquecimento pode ser maior. Assim, os gestores devem orientá-los para evitar problemas.
3. Adote um sistema com geolocalização
Por mais que as empresas precisam demonstrar confiança nos colaboradores, contar com um sistema que possua geolocalização é interessante. Assim, será possível identificar se o colaborador está em sua casa ou em outro local. Isso dá mais tranquilidade para os gestores.
Isso fica ainda mais interessante quando o software escolhido possui dois sistemas, dando ainda mais confiabilidade para os registros. Os mais interessantes são:
GPS: o Global Positioning System ou Sistema de Posicionamento Global trabalha com uma rede de satélites, distribuídos em seis planos, próximos à órbita da Terra. Então, os satélites enviam sinais para o aparelho e o GPS interpreta-os, dizendo onde está naquele momento.
Glonass: esse é um sistema de navegação por satélite, desenvolvido inicialmente em 1976 pela União Soviética. Atualmente o mecanismo funciona por meio de 24 modernos satélites. É um dos mais precisos para indicar a geolocalização e está presente no Pontoweb, software de gestão de ponto da Ahgora.
4. Garanta a segurança dos dados no controle de jornada
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoas (LGPD) está em vigor e empresas que vazarem informações de colaboradores podem ser multadas. De fato, isso não vale apenas para dados de clientes, mas também de profissionais que fazem parte do quadro laboral.
O controle da jornada durante o home office precisa ser feito por meio de sistemas seguros, que possuam certificações de confiabilidade. Além disso, os softwares devem solicitar credenciais para permitir o acesso a determinadas ferramentas internas.
Os protocolos de segurança passam a ser ainda mais importantes, porque as informações saem do computador ou celular do colaborador e vão para a nuvem ou diretamente para a empresa. A partir disso, o tratamento dos dados precisa ser feito com cautela.
5. Mantenha uma relação próxima com os colaboradores
Não é porque os colaboradores estão atuando em home office que a relação entre eles e sua empresa precisa ser fria ou distante. Bem pelo contrário.
Neste caso é bem importante que o RH e gestores fiquem próximos das equipes, mantendo uma comunicação constante para evitar divergência de informações e expectativas. O ideal é que existam reuniões semanais ou até mesmo diárias. Assim, fica bem mais fácil para fazer o alinhamento em relação as atividades.
Vamos imaginar que uma empresa do ramo de automação comercial precisa ficar atenta aos seus funcionários, pois estão em home office, é bem necessário ter uma boa relação com ambos, pois eles sempre serão responsáveis em seus atos.
Os líderes de setores devem conduzir as reuniões e o RH precisa estar sempre próximo, para orientar as equipes em relação a dúvidas, auxiliar com dificuldades e cumprir o seu papel na gestão de pessoas. Isso faz com que os profissionais se sintam mais valorizados e mais à vontade para trabalhar.
6. Conheça a legislação
O colaborador que trabalha em sua casa terá que atuar pela mesma quantidade de horas do que cumpria quando ia até a sede da empresa. Portanto, se o contrato indica 8 horas de trabalho, é este o período que ele deverá ficar à disposição da empresa.
A CLT não apresenta nada que fale especificamente sobre home office, mas esse modelo pode ser interpretado como teletrabalho. Essa modalidade sim está presente na Consolidação das Leis do Trabalho e determina que os colaboradores em home office possuem os mesmos direitos dos presenciais que exerçam função idêntica.
Os trabalhadores remotos possuem direito a férias, recolhimento de FGTS e qualquer outro benefício trabalhista. Entretanto, não possuem direito a vale-transporte, a não ser que a prestação de serviço exija algum tipo de deslocamento até a sede da empresa.
Em relação ao horário de almoço, se a empresa contava com atuação presencial e apenas mudou para home office, deve ser mantido o mesmo tempo disponível. Por outro lado, se o colaborador for contratado especialmente para atuar no formato remoto, é necessário avaliar caso a caso.
7. Avalie os resultados
Adotar a tecnologia em seu negócio é algo essencial para obter bons resultados. Mesmo assim, é fundamental avaliar os resultados proporcionados por ela, para identificar se o que havia sido planejado anteriormente realmente está dando certo.
Quando colaboradores remotos estão em funções inadequadas, pode ser ainda mais difícil perceber essa condição. Porém, com a avaliação periódica de resultados é possível perceber o que está dando certo e o que precisa ser ajustado.
Caso a sua empresa já tenha atuado anteriormente de maneira presencial, os resultados podem ser comparados. Isso facilita o processo de avaliação do modelo. Identifique os colaboradores que estão cumprindo a jornada e fazendo entregas conforme requisitado. Enfim, é algo importante para que o home office seja benéfico ao negócio.
Aposte em tecnologia para o controle de jornada durante o home office!
O controle de jornada durante o home office fica muito mais fácil quando a empresa investe em tecnologia. O mundo mudou, hoje os negócios precisam trabalhar com informações em tempo real. A eficiência operacional passa muito pelo uso de softwares precisos.
Não apenas as batidas de ponto devem ser conferidas, para identificar se o profissional fez a sua marcação no começo da jornada e no fim do dia, além dos horários de intervalo. Mas, também é importante que estes dados sejam tratados e transformados em relatórios perfeitos para contribuir com a gestão e a tomada de decisões assertivas.
Esse conteúdo foi escrito pela Ahgora, uma empresa referência no segmento de gestão de ponto e geração de dados em tempo real. Sempre investimos em novas tecnologias porque acreditamos que pequenos detalhes fazem a diferença no dia a dia das empresas.
