Headcount: o guia para uma gestão eficiente de RH

Dimensionar a força de trabalho é um fator de grande importância para a área de Recursos Humanos, sendo o headcount o principal indicador utilizado para contabilizar a mão de obra disponível nas empresas.

Ter esse KPI em mãos não só revela quantas pessoas trabalham em uma organização, mas também permite entender os impactos desse número na alocação de recursos, produtividade e na tomada de decisões estratégicas.

Um headcount bem dimensionado oferece uma visão clara da capacidade operativa, essencial para a gestão de pessoas, suprindo a falta de talentos, evitando sobrecargas e maximizando a eficiência das equipes. 

Controlar o número de colaboradores também auxilia na previsão de necessidades, planejamento de crescimento e alocação de orçamentos, tornando a empresa mais ágil e preparada para desafios e oportunidades.

Neste artigo, você entenderá a importância do headcount, seu funcionamento, cálculo e aplicação no RH, além das melhores estratégias para otimizar o KPI e os principais pontos que o influenciam. Boa leitura! 😉

O que é Headcount?

Headcount refere-se ao número total de funcionários em uma organização. É um indicador de RH que mostra quantas pessoas estão empregadas ou envolvidas em uma determinada empresa. O termo vem da língua inglesa e literalmente significa “contagem de cabeças”.

O headcount inclui todos os colaboradores em tempo integral, meio período, temporários e terceirizados, fornecendo uma visão abrangente do tamanho da força de trabalho do negócio em um determinado momento. 

Essa métrica é frequentemente usada para fins de planejamento, relatórios financeiros e avaliação do crescimento ou diminuição da equipe ao longo do tempo.

Para que serve?

O headcount serve para diversos fins dentro de uma organização, incluindo:

• Planejamento de Recursos Humanos: Permite que as empresas tenham uma visão clara do tamanho de sua força de trabalho atual, o que é essencial para planejar contratações, demissões e realocações de funcionários de acordo com as necessidades da empresa.
• Orçamento e Contabilidade: O headcount é frequentemente usado para calcular custos associados à força de trabalho, como salários, benefícios, impostos e despesas relacionadas a pessoal. Isso ajuda na elaboração de orçamentos e no controle de despesas de pessoal.
• Análise de Desempenho: Comparar o headcount ao longo do tempo pode ajudar a avaliar o crescimento ou a redução da equipe. Essa análise é útil para medir o impacto das decisões de contratação ou demissão e para avaliar a eficácia das estratégias de recursos humanos.
• Conformidade Regulatória: Em algumas indústrias e regiões, as empresas precisam relatar seu headcount para cumprir regulamentos e requisitos legais, como divulgação de informações financeiras e pagamento de impostos sobre a folha de pagamento.
• Planejamento de Sucessão: O headcount pode ajudar as empresas a identificar lacunas de habilidades e planejar a sucessão em cargos-chave, garantindo que haja talento disponível para ocupar posições-chave quando necessário.

Em resumo, o headcount é uma métrica importante que ajuda as empresas a gerenciar sua força de trabalho de maneira eficaz, tomar decisões informadas e cumprir obrigações regulatórias relacionadas à gestão de pessoal.

Algumas verdades sobre o Headcount

Por se tratar de um indicador, o headcount pode se confundir com outros índices, gerando ruídos no acompanhamento das métricas.

• Headcount não é um indicador que mostra apenas a necessidade de contratar um novo colaborador: Em suma, ele calcula a quantidade de trabalhadores na empresa, avalia de perto a rotina do setor e solicita a contratação, se necessário.

• O Headcount não é um item difícil de calcular e interpretar: o cálculo de headcount é feito de forma simples, a partir dos dados da própria lista de colaboradores.

• Headcount não serve apenas para os donos da empresa: a iniciativa conta com a participação ativa dos gestores e líderes de RH, em conformidade com os empregadores.

• O Headcount é importante para o faturamento da empresa: se uma das decisões tomadas a partir do indicador for contratar um novo colaborador ela impacta o faturamento (gastos com a abertura do processo seletivo e efetivação do trabalhador).

Como funciona o headcount e como calcular

O headcount funciona a partir da coleta de dados básica sobre quantas pessoas trabalham na empresa. Nessa conta também são incluídos os trabalhadores temporários, terceirizados e até mesmo prestadores de serviços que atuam como Pessoa Jurídica no âmbito da organização. 

No segundo momento, o RH se aprofunda nesses dados e analisa de perto as principais funções desempenhadas por cada colaborador na empresa. Nesse processo, os gestores consideram o desempenho dos trabalhadores, o nível de satisfação e se a equipe está se desenvolvendo conforme as expectativas gerais do negócio.

Os resultados são usados para decidir, por exemplo, quais benefícios fornecer aos colaboradores, considerando o faturamento e o lucro da empresa. Em muitos casos, o RH ainda pode especificar o número de “cabeças” por área, ou seja, quantas pessoas trabalham no setor de comunicação, vendas, operacional, pesquisa, estratégia, etc.  Ao analisar a informação, é hora de olhar para a qualidade de trabalho praticado na empresa:

• A empresa ganhou ou perdeu com a contratação desses colaboradores?
• Os membros da equipe conseguiram se desenvolver plenamente em suas funções?
• A organização consegue atender as necessidades de cada setor?
• Outros índices estão interferindo nas boas práticas do headcount, por exemplo, a alta taxa de absenteísmo e turnover? 

Essas reflexões ajudam a equilibrar e mapear a necessidade da empresa e da equipe de trabalho, unindo forças para alcançar os mesmos objetivos dentro da organização. 

Como utilizar esse indicador na prática?

Agora que você sabe como encontrar o headcount da equipe na sua empresa, é hora de aplicar e administrar as informações coletadas de maneira estratégica. Confira nossas dicas:

Faça um organograma

O RH deve mapear as funções e cargos de cada setor, organizando-os em um organograma. Com essas informações, os gestores saberão quem trabalha em cada setor e as relações de subordinação. 

Essa prática ajuda a explorar o “território” e compreender a força de trabalho atual. É comum que durante esse exercício os gestores identifiquem a necessidade de um profissional específico para um cargo, abrindo oportunidades para promoções internas ou novos processos seletivos baseados em dados sólidos.

Revise as Descrições de Cargo

É na prática que conseguimos enxergar as necessidades de cada setor. Ao conversar com os colaboradores, o RH deve atualizar e revisar os jobs descriptions dos cargos, verificando se há sobrecarga de trabalho. Para atualizar as descrições, liste todas as funções em um documento, consultando o organograma, e adicione:

• Cargo exercido por cada membro da equipe;
• Tempo de casa do profissional;
• Nível de conhecimento (júnior, pleno, sênior ou especialista);
• Descrição das atividades executadas: apresente essa informação com toda clareza possível, incluindo o que a empresa espera do profissional e o que de fato o colaborador fará na empresa.

Veja a demanda atual de cada cargo

Nesta atividade, o gestor pode identificar problemas internos, como sobrecarga e desordem na distribuição de atividades. Por exemplo, um colaborador de nível pleno fazendo trabalho de júnior constantemente pode ficar desmotivado e sem perspectivas de carreira. Uma solução simples para esse tipo de situação seria abrir vagas para o nível júnior e treinar o talento de nível pleno para alcançar a senioridade, evitando o desgaste e a perda de talentos.

Observe que, para cada passo que o RH dá em direção a otimizar o trabalho da equipe, é necessário um conjunto de ações para consolidar a estrutura interna da organização.  Com isso, cada membro da equipe sabe o seu lugar e todos trabalham a partir de objetivos em comum.

Estratégias para otimizar o Headcount

Para evitar o aumento desnecessário de headcount ou a redução desalinhada à atual demanda de trabalho, sua empresa também precisa considerar estratégias para otimizar esse indicador.

O foco é garantir o melhor aproveitamento possível da força de trabalho disponível, evitando tanto o desperdício, quanto a falta de recursos humanos na operação. Isso envolve as seguintes práticas: 

Flexibilidade na equipe 

A flexibilidade diz respeito à capacidade de ajustar o tamanho e a composição da sua equipe conforme as necessidades. Isso envolve desde o uso de profissionais temporários, freelancers ou com contratos de curto período, até a implementação de estratégias de trabalho flexível, como horários alternativos e atuação remota.

Essas ações permitem uma melhor adaptação à demanda, eliminando a necessidade de contratações permanentes em momentos de pico de trabalho. Dessa forma, você não precisa depender de um grande headcount permanente. A equipe principal pode ser mantida enxuta enquanto talentos extras são trazidos conforme as flutuações de demanda.

Políticas de contratação e retenção

Uma política sólida de contratação e retenção resulta na otimização do headcount. Selecionar candidatos alinhados à cultura organizacional e promover um ambiente que incentive a permanência dos melhores talentos é fundamental. 

Isso reduz a rotatividade e economiza tempo e recursos ligados à substituição de pessoal. Assim, mais que ter uma equipe estável, produtiva e alinhada aos propósitos do negócio, você também economiza tempo e recursos ligados à substituição de pessoal.

Portanto, ao contratar, é importante focar em profissionais que se alinhem aos valores organizacionais e que tenham as competências necessárias para atingir seus objetivos. Já para a retenção, oferecer benefícios competitivos, oportunidades de crescimento e um ambiente de trabalho positivo faz toda a diferença para ter um headcount otimizado e menos sujeito à rotatividade.

Treinamento e desenvolvimento de funcionários 

Uma empresa com o headcount otimizado não só possui a quantidade ideal de colaboradores. Ela também garante que o talento tenha o seu potencial aproveitado ao máximo em cada atribuição.

Por isso, investir em treinamento e desenvolvimento para capacitação da equipe e melhoria das habilidades e conhecimentos é essencial. E isso pode ser feito por meio de programas de formação, workshops, treinamentos, entre outras oportunidades de crescimento.

Além disso, pessoas bem treinadas são mais produtivas e se sentem valorizadas, o que impacta na sua retenção e na otimização da qualidade do trabalho. O desenvolvimento ajuda a preencher lacunas de habilidades sem contratar externamente, contribuindo para o aprimoramento do headcount e agregando eficiência à equipe.

Terceirização e parcerias estratégicas

Assim como a flexibilidade na equipe, o headcount no RH também pode ser otimizado com um quadro de funcionários terceirizado ou a partir da criação de parcerias estratégicas.

Como você já deve saber, a terceirização envolve delegar funções específicas a fornecedores externos. Já as parcerias estratégicas dizem respeito às colaborações com outras companhias para complementar habilidades e recursos.

Essas estratégias permitem reduzir a necessidade de manter uma grande equipe interna para funções não essenciais, concentrando o headcount no core da organização.  Ao focar nas principais competências, a empresa consegue reduzir custos operacionais sem comprometer a qualidade, tornando a gestão de pessoas mais enxuta e assertiva.

Como mensurar o indicador de headcount?

A tecnologia precisa entrar em cena para otimizar a rotina do seu RH e reunir todas as informações sobre headcount em um só lugar, ainda mais quando há crescimento de colaboradores em pouco tempo. 

Após realizar a triagem dos cargos, funções e dores da empresa, é hora de mapear outras necessidades da organização:

Qualidade de vida

Analise quais são os fatores que influenciam diretamente na qualidade de vida dos colaboradores. Um número crescente de afastamentos médicos ou demissões em curtos períodos é um alerta importante para o RH. A falta de incentivos pode ser o motivo principal, sendo relevante que a organização realize ações como:

• Oferecer plano de saúde completo;
• Promover cuidados com a saúde mental — oferecendo descontos para a psicoterapia, por exemplo;
• Disponibilizar vale-refeição ou alimentação para que o trabalhador não precise se deslocar até em casa no horário de almoço;
• Criar espaços ergonômicos — trabalhar 8 horas por dia em uma posição inadequada, além de cansativo, é prejudicial à saúde. O uso de cadeiras e mesas confortáveis, mouses e teclados adaptáveis são itens muito importantes e necessários para a boa execução das tarefas.

Produtividade

As atividades estão sendo cumpridas no prazo? Os colaboradores estão satisfeitos com o clima organizacional e inspiram confiança nas lideranças? Se a resposta for sim, então é necessário manter os incentivos de melhoria de produtividade, tais como:

• Oferecer flexibilidade de horários, considerando o pico de produtividade e energia;
• Incentivar a leitura de um livro, descanso e realização de hobbies fora da empresa;
• Promover a cultura de dar e receber feedbacks construtivos.

Folha de pagamento

Por se tratar de um item oneroso para a empresa, esse indicador ajuda os gestores a analisarem a necessidade de manter, investir ou enxugar custos com contratações. Caso os resultados sejam voltados para o corte de custos, a utilização adequada do índice ajuda na realização de adequações no quadro de colaboradores, assim como o oposto, se for necessário contratar mais. 

Time e colaboradores

Atrelado à folha de pagamento, nem sempre aumentar o quadro de trabalhadores é a melhor opção. O ato de criar cargos e contratar pessoas não garante a produtividade da equipe, nem mesmo a entrega de resultados promissores.

O time que a empresa tem no momento precisa ser mapeado para os gestores motivarem os trabalhadores em prol de um mesmo objetivo. Com isso, a liderança deve se basear em indicadores de recrutamento e seleção assertivos quando for necessário contratar.

Fatores que influenciam o headcount 

Quando tratamos sobre headcount, o KPI pode ser influenciado por uma série de questões internas e externas à empresa. Veja os fatores que mais impactam o quadro de colaboradores e como o RH deve agir sobre cada um deles: 

Crescimento da empresa e expansão 

O crescimento do negócio tem impacto direto sobre o headcount. Afinal, na medida em que o negócio se expande, ele precisa de mais colaboradores para atender ao aumento da demanda das operações. 

Assim, é papel do RH garantir o equilíbrio na contratação de novos profissionais e os alinhar à estratégia de expansão. Além de analisar as competências necessárias para os novos cargos, também é preciso planejar o desenvolvimento interno dessas habilidades.

Flutuações sazonais

As flutuações sazonais podem gerar picos significativos de demanda em determinadas épocas do ano. Quanto ao headcount, o indicador muitas vezes precisa ser aumentado nesses períodos para lidar com a alta procura.

Nesse caso, o sistema de RH deve ser adaptado para atender às exigências de cada sazonalidade sem sobrecarregar o quadro interno posteriormente. Aqui, é válido considerar as já citadas estratégias de flexibilidade na equipe, terceirização e até parcerias estratégicas. 

Redução de custos e reestruturação 

A necessidade de reduzir custos ou de reestruturar certas operações muitas vezes pode incentivar a revisão do headcount. Por isso, o departamento de recursos humanos deve ser ágil e assertivo para lidar com essas mudanças. 

Isso exige uma colaboração direta com as lideranças, a fim de identificar as áreas onde o quadro pode ser ajustado sem comprometer a sua eficácia. Isso pode envolver a realocação de recursos, requalificações ou, em alguns casos, a redução de pessoal.

Novas tecnologias e automação

A implementação de novas tecnologias, como a automação e a Inteligência Artificial, por exemplo, também pode influenciar o headcount. Afinal, na medida em que os processos manuais são eliminados, o número de pessoas exigido para executar cada tarefa diminui.

Diante disso, é função do RH antecipar as tendências e inovações tecnológicas, identificar as habilidades necessárias para trabalhar com elas, bem como oferecer programas de treinamento e desenvolvimento para a equipe se adaptar às mudanças.

Impactos do headcount no RH

Ao seguir as etapas mencionadas, o RH deve analisar estrategicamente os resultados. O objetivo é identificar pontos fortes e fracos da empresa, avaliar esses aspectos em equipe e tomar decisões relacionadas ao headcount, tais como:

1. Contratações: direcionar as novas vagas às posições faltantes, considerando a promoção de colaboradores internos e a real necessidade de novos cargos. Muitas vezes, é possível unir equipes e consolidar cargos;
2. Custos com pessoal: é de suma importância ter no “papel” os custos reais com pagamento da folha, das férias, demissões, e benefícios. Sem esse controle, a empresa corre o risco de gastar mais do que fatura;
3. Número ideal de trabalhadores: ter essa definição não só otimiza os cargos, mas também demonstra maturidade para agir quando uma vaga não é necessária em determinado momento estratégico;
4. Pagamento de benefícios: todos os custos saem do caixa da empresa, do lucro e faturamento. Não dá para oferecer benefícios sem antes analisar com o departamento financeiro se é possível. Realizar cotações e escolher a opção mais vantajosa financeiramente também é indispensável;
5. Tornar o RH mais ágil: agilidade no RH envolve aliar planejamento e técnica para atuar com precisão e assertividade nas decisões. Isso permite que os gestores tenham autonomia para agir conforme as estratégias da organização.

Qual a  relação entre headcount e o Full Time Equivalent (FTE)?

Além do headcount, existe outro indicador essencial para compreender a quantidade de colaboradores alocados nas operações de um negócio: o Full-Time Equivalent, conhecido pela sigla FTE.

Sua tradução literal é “Equivalente em Tempo Integral”. Basicamente, essa métrica serve para comparar as horas demandadas do serviço com a jornada esperada de um talento em horário de trabalho. Ao dividir a quantidade de horas efetivamente trabalhadas em uma semana por uma pessoa colaboradora pelo período total correspondente à jornada da equipe, o resultado é o percentual de FTE. 

Em outras palavras, FTE considera quanto tempo cada funcionário trabalha e converte isso em um número que representa a quantidade de trabalho que seria realizada se todos trabalhassem em tempo integral. 

Isso proporciona uma visão mais precisa da capacidade de trabalho disponível na organização. Avaliando o tempo de trabalho de cada profissional, o RH consegue promover uma gestão mais eficiente. Afinal, esse indicador abre espaço para uma série de insights, como:

• Analisar a carga de trabalho dos profissionais;
• Comparar a produtividade de diferentes áreas;
• Entender os impactos das ausências;
• Garantir um melhor ajuste da carga de trabalho;
• Reduzir o tempo ocioso de trabalho;
• Diminuir custos com excesso de headcount.

Nesse sentido, enquanto o headcount oferece uma visão da quantidade de indivíduos, o FTE oferece uma visão da qualidade e da capacidade de trabalho efetiva. 

Cuidados na aplicação do Headcount

A melhor ação é aquela que passa por planejamento estratégico e tático. Nesse sentido, ao incluir o headcount aos indicadores de RH utilizados na gestão de pessoas, alguns cuidados são essenciais:

• Evite um tom autoritário na coleta de dados, pois todos são parte de uma mesma organização e têm objetivos em comum;
• Inclua as pessoas de forma estratégica no processo. Use termos como “nós” em vez de “a liderança decidiu” ou “eu como gestor prefiro que seja feito assim”;  
• Nunca realize a contagem de pessoal sem a devida aprovação e participação dos sócios e donos da empresa;
• Mantenha um tom que não alarme os líderes dos setores, dando a entender que eles são os únicos responsáveis pelos resultados não atingidos. Adote uma abordagem empática e proativa.

Com isso, as boas práticas de humanização e inclusão são adotadas e fortalecidas na empresa. Assim, fica mais fácil aplicar não só o headcount, como também qualquer indicador.