O Departamento Pessoal e a Contabilidade são as áreas empresariais que mais lidam com a burocracia imposta pela legislação trabalhista brasileira. São tantos detalhes e procedimentos obrigatórios envolvidos nas rotinas contábeis e de administração de pessoal que não é de se admirar que os profissionais em questão fiquem confusos com alguns conceitos — ou mesmo que não conheçam bem alguns deles.

As guias e impostos da Folha de Pagamento são bons exemplos da situação descrita acima: Contadores e profissionais do Departamento Pessoal, não raro, ficam com pontos de interrogação na cabeça quando ouvem falar de DIRF, GFIP, RAIS, CAGED, GPS, dentre outros termos.

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Se você que entender melhor o que são essas siglas, quais são suas principais funções e como suas aplicações vão mudar com a chegada do eSocial, este artigo vai descomplicar toda essa confusão 🙂

Obrigações tributárias e trabalhistas

Antes de explicar cada uma das siglas, vamos assentar o terreno passando por conceitos básicos sobre as obrigações tributárias e trabalhistas brasileiras.

Existem dois tipos de obrigações tributárias no Brasil: as principais e as acessórias. As obrigações principais são o pagamento do tributo ao Governo; as obrigações acessórias são a declaração (comumente chamada de recolhimento) desse pagamento ao Governo.

Em alguns casos, o contribuinte é responsável tanto pelo pagamento do tributo como pelo seu recolhimento. No entanto, há situações para as quais a legislação determina a responsabilidade tributária de terceiros, transferindo o ônus do recolhimento para outra parte, de modo que o contribuinte só arque com o pagamento do tributo.

Há também obrigações trabalhistas que não envolvem tributos, mas que possuem caráter de fiscalização e estatística. Algumas delas são mensais e outras anuais.

DIRF

DIRF é a sigla de Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, uma obrigação tributária acessória. Seu recolhimento é de responsabilidade da fonte pagadora, ou seja, da empresa.

O Imposto de Renda é um tributo obrigatório para todas pessoas físicas e jurídicas (exceção feita a alguns casos descritos na lei). O IR, como é popularmente conhecido o Imposto de Renda, é a maior fonte de arrecadação do governo brasileiro.

De acordo com o site da Receita Federal, as funções da DIRF são informar os rendimentos pagos a pessoas domiciliadas no Brasil; o valor do imposto de renda e de contribuições retido na fonte; o pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa pagos a residentes ou domiciliados no exterior; e valor pago a plano de saúde coletivo empresarial.

Atualmente a declaração da DIRF — cuja data limite é o último dia útil do mês de fevereiro — é efetuada por meio do programa gerador de declaração, o Receitanet, que pode ser acessado no site oficial da Receita Federal.

Nos casos de empresas com filiais, a matriz fica responsável por agrupar a DIRF de cada unidade e fazer a declaração utilizando um só arquivo digital.

RAIS

RAIS significa Relatório Anual de Informações Sociais. Toda pessoa jurídica deve apresentar esse relatório anualmente ao Ministério do Trabalho para que a autoridade trabalhista tenha acesso aos dados estatísticos sobre o emprego no Brasil e possa planejar ações governamentais baseadas nos resultados.

Instituído em 1975 por meio do Decreto nº 76.900, o RAIS também serve de insumo para o controle do FGTS, Sistema de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários, estudos técnicos e de natureza estatística e atuarial, identificação do trabalhador com direito a abono salarial PIS/PASEP.

Para enviar o RAIS, é necessário utilizar dois aplicativos governamentais que podem ser acessados pelo site do Ministério do Trabalho: o GDRAIS, que é o programa gerador de arquivos RAIS; e o RAISNET, o programa transmissor de arquivos. O prazo de transmissão do RAIS é o dia 28 de fevereiro do ano subsequente ao dos dados que constam no relatório.

CAGED

Criado por meio da Lei nº 4.923/65, o CAGED — sigla de Cadastro Geral de Empregados e Desempregados — é um banco de dados que toda empresa atualiza mensalmente informando suas admissões e desligamentos para que o governo saiba quem está empregado e quem está desempregado no Brasil.

Ele surgiu com a função inicial de suprir o Programa de Seguro-Desemprego com dados sobre vínculos trabalhistas para que a oferta de benefícios fosse liberada. Além disso, ele atua como fonte de informações para que o Governo elabore estatísticas sobre o emprego no Brasil e, assim, possa planejar suas ações relacionadas a trabalho e salário.

No CAGED a empresa deve declarar empregados contratados sob regime CLT, trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural, aprendizes, e trabalhadores temporários. Não devem ser declarados casos como servidores da administração pública, trabalhadores avulsos, dirigentes sindicais, autônomos, eventuais, ocupantes de cargos eletivos, estagiários, empregados domésticos residenciais e outros casos específicos.

Para enviar o CAGED, o profissional de DP pode lançar mão de três instrumentos: do aplicativo do CAGED informatizado (ACI); do Formulário Eletrônico do CAGED (FEC); ou do Sistema própria de Folha de Pagamento, disponível em www.caged.gov.br. O prazo de envio é até o dia 7 do mês subsequente àquele sobre o qual as informações se tratam.

GFIP e GPS

GFIP é a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social. Ela tem a função de abastecer a Previdência Social com informações sobre os segurados. Hoje em dia a GFIP é enviada ao governo por meio da SEFIP, aplicativo digital disponível no site da Caixa Econômica Federal (www.cef.gov.br).

Já a sigla GPS resume a Guia da Previdência Social, que é o documento pelo qual a empresa paga o INSS do colaborador.

Quem é responsável por tudo isso: Departamento Pessoal ou Contabilidade?

Não existe uma única resposta certa para essa pergunta. O ônus de arcar com todas as obrigações trabalhistas, tributárias e fiscais é da empresa, e compete a ela decidir qual profissional será dedicado a cumprir as tarefas.

É comum que a pequena ou média empresa terceirize completamente a execução para uma Contabilidade externa devido à competência e especialização de seus profissionais nos assuntos tratados ao longo deste artigo. No entanto, não há uma norma legal que impeça um profissional de Departamento Pessoal de executar as obrigações internamente. Qualquer que seja a sua escolha, é fundamental zelar para que que todas as rotinas sejam feitas conforme a legislação, tomando o devido cuidado com prazos, detalhes e cálculos.

A boa notícia é que a chegada do eSocial facilitará o envio das obrigações ao Governo, uma vez que ele será o único aplicativo que o profissional de DP ou o Contador precisará acessar para realizar as transmissões.

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Fonte: Administração de Departamento Pessoa, 13ª edição 2014. SILVA, Marilene Luzia.

 

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