O que é RAIS e qual a sua utilidade?

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é uma antiga conhecida das empresas brasileiras e devem integrar o calendário do departamento pessoal. Mas desde 1975, quando foi instituída por meio do Decreto n. 76.900, a legislação da RAIS passou por várias alterações importantes. 

Devido a isso, as organizações nacionais precisaram acompanhar e se adaptar às mudanças para não sofrerem sanções judiciais por descumprimento das regras. Porém, as alterações não acabaram em 1975 e a cada mudança, as empresas precisaram correr para cumprir prazos e se adequar.

A partir de 2018, entrou em vigor o projeto do eSocial, com o objetivo de digitalizar e centralizar o envio de documentações e informações do mundo do trabalho, fiscal e previdenciária. Agora, o RH precisa se adaptar a mais uma mudança: a substituição da RAIS pelo eSocial. 

Em resumo, a RAIS não precisa mais ser enviada pelas empresas. As únicas empresas que ainda precisam enviar a RAIS em 2023 são as empresas do Grupo 4, ou seja, órgãos públicos e organizações internacionais.

Neste artigo, falaremos sobre como funciona esse processo e mostraremos também o que é, mais explicações sobre quem ainda está obrigado a entregar, o prazo, e as informações que devem ser registradas nessa declaração. Continue a leitura dos próximos tópicos!

O que é RAIS?

A Relação Anual de Informações Sociais foi criada para coletar dados com o objetivo de tornar possível que a gestão governamental controle a atividade trabalhista no Brasil. Sendo assim, os órgãos federais elaboram estatísticas e obtêm um quadro geral sobre o trabalho. Na prática, os dados vindos da RAIS são usados para:

• Criar leis trabalhistas;
• Controlar os registros do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
• Alimentar os Sistemas de Arrecadação e Concessão de Benefícios Previdenciários;
• Realizar estudos técnicos para fins atuariais e estatísticos;
• Identificar os trabalhadores com direito ao abono salarial PIS/PASEP (Programa de Integração Social e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público).

O que é RAIS negativa?

O envio da RAIS negativa é obrigatório para as empresas que não tem empregados ou permaneceram inativas (sem a realização de atividades empresariais) durante o ano-base da declaração. Apenas o Microempreendedor Individual (MEI) não se enquadra nessa regra. Portanto, está isento do envio da RAIS negativa.

Quem é obrigado a entregar a RAIS em 2023?              

De acordo com as regras atuais, apenas o grupo 4 do eSocial está obrigada a enviar a RAIS. Ou seja, apenas órgãos públicos e organizações internacionais ainda precisam realizar este envio.

O art. 145 da Portaria MTP nº 671/2021 trata da substituição da RAIS a partir de 2019 e esclarece que a substituição se dá quando o grupo está obrigado a enviar os eventos detalhados no art. referente a todo o ano-base. Ou seja, não é preciso um ato específico, basta observar a Portaria e o que ela exige.

A Portaria ainda reforça, no art. 148:

§3º Para as empresas e empregadores já obrigados à prestação de informações ao eSocial, nos termos do art. 145, o cumprimento da obrigação contida no art. 24 da Lei nº 7.998, de 1990, será feito exclusivamente pelo eSocial.

• Grupo 1 (desobrigado) — empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões;
• Grupo 2 (desobrigado) — empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões (salvo as que são optantes pelo regime Simples Nacional);
• Grupo 3 (desobrigado) — Micro Empresas (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo regime Simples Nacional, Micro Empreendedores Individuais (MEI) e entidades sem fins lucrativos;
• Grupo 4 (obrigado) — órgãos públicos e organizações internacionais. 

Quem deve e não deve ser relacionado?

Uma dúvida comum sobre a RAIS é quanto aos profissionais que devem e os que não precisam ser relacionados. Para esclarecer, a seguir, mostramos cada uma dessas categorias.

Deve ser relacionado

Esses são os trabalhadores que constarão na RAIS:

• Empregados contratados por empregadores (pessoa física ou jurídica) por meio do regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
• Trabalhadores avulsos que prestam serviços a diversas empresas sem vínculo empregatício, mas intermediados por uma entidade gestora de mão de obra ou um sindicato;
• Servidores da administração pública (direta ou indireta) federal, estadual ou municipal;
• Trabalhadores temporários;
• Empregados de cartórios extrajudiciais;
• Diretores sem vínculo empregatício, mas que tenha o FGTS recolhido pela empresa;
• Trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado (regido pela lei n⁰ 9.061/1998);
• Servidores públicos não-efetivos e sem o regimento da CLT;
• Aprendiz (com idade entre 14 e 24 anos);
• Trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural;
• Trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado (regido por lei municipal);
• Trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado (regido por lei estadual);
• Trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado (regido pela lei n⁰ 8.745/1993, com redação vinda da lei nº 9.849/1999);
• Dirigentes sindicais;
• Servidores públicos cedidos e requisitados;
• Servidores e trabalhadores licenciados.

Não deve ser relacionado

Quanto aos que não devem ser alistados na RAIS, a relação fica assim:

• Autônomos;
• Eventuais;
• Diretores sem vínculo empregatício que não tem o FGTS recolhido;
• Empregados domésticos regidos pela lei nº 11.324/2006;
• Estagiários regidos pela portaria MTPS nº 1.002/1967 e lei nº 11.788/2008; a
• Ocupantes de cargos eletivos (prefeitos, governadores, conselheiro tutelar, vereadores, deputados etc.). Aplicável a partir da data da posse e desde que não tenham feito a opção pelos vencimentos do órgão de origem;
• Diretores e assessores de institutos, fundações dos partidos e órgãos. Os quais são remunerados com valor igual ou superior a 2 vezes o limite máximo do benefício do Regime Geral da Previdência Social.

O que as empresas devem informar?

Para ter sucesso com o envio da RAIS (sem pendências), é necessário preencher todos os itens obrigatórios. São eles:

• Dados cadastrais — informações sobre a empresa (inscrição e razão social);
• Dados econômicos — informações sobre a natureza jurídica da empresa, como o tamanho do negócio;
• Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT) — informações sobre o tipo de sistema de controle de ponto, a participação ou não do PAT etc.;
• Contribuições sindicais — informações sobre contribuições associativas, assistenciais, sindicais e confederativas.

Após esses registros, a empresa precisa lançar dados sobre os colaboradores. Essas informações são:

• Data de admissão;
• Data de nascimento e CPF;
• Data e motivo da rescisão do contrato de trabalho (se aplicável);
• Valores referentes a verbas rescisórias;
• Quantia das parcelas integrantes, ou não, das remunerações mensais dos colaboradores (com discriminação de cada um deles).

Quando deve ser entregue

O prazo para entrega da RAIS 2022 (tendo como base o ano de 2021) inicia no dia 28 de março e encerra em 29 de abril de 2022. Sendo assim, as empresas têm um mês para cumprirem com essa obrigação para não sofrerem multas e sanções judiciais.

Todo ano, o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) publica uma Portaria e esclarece no site oficial, as datas e regras para o envio da RAIS. Por isso, é importante conferir as informações anualmente para se atualizar.

Substituição da RAIS: e agora?

De acordo com a Portaria nº 1.127/2019, algumas empresas não precisarão enviar a RAIS 2022 da forma tradicional  – programas GDRAIS 2021 e GDRAIS Genérico (1976 – 2020) -, pois a declaração será substituída pela RAIS eSocial. Estão incluídas as empresas dos grupos 1 e 2.

Por outro lado, as organizações dos grupos 3 e 4 irão declarar a RAIS 2022 pelo aplicativo GDRAIS 2021 — seguindo o cronograma estipulado pelo eSocial que se encontra na Portaria Conjunta SEPRT/RFB/ME n⁰ 71/2021.

O objetivo do Governo Federal é que, com o tempo, todas as informações trabalhistas sejam enviadas e integradas no sistema eSocial. Até lá, é essencial que as empresas fiquem atentas a todas as regras que envolvem as obrigações que em parte (como a RAIS), não ingressaram ou que já fazem parte do eSocial.

Tem alguma previsão do ingresso total ao eSocial?

Como dito na introdução, o sistema eSocial começou a funcionar oficialmente em janeiro de 2018. Apesar de ter o objetivo de centralizar as informações trabalhistas enviadas pelas empresas, isso será alcançado gradualmente; por fases. 

Entre outras razões, o Governo Federal pretende dar tempo para que as empresas conheçam as regras e se adaptem ao eSocial. Por isso, os grupos já citados receberam prazos diferentes para o envio de informações relativas a cada fase. 

O quadro abaixo encontrado no site Gov.br, ajuda a entender melhor as fases de implementação do eSocial, as respectivas empresas e prazos.

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