O que é RAIS e qual a sua utilidade?

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é uma antiga conhecida das empresas brasileiras. Mas desde 1975, quando foi instituída por meio do Decreto no 76.900, a legislação da RAIS passou por várias alterações importantes. 

Devido a isso, as organizações nacionais precisaram acompanhar e se adaptar às mudanças para não sofrerem sanções judiciais por descumprimento das regras. Porém, as alterações não acabaram em 1975 e a cada mudança, as empresas precisaram correr para cumprir prazos e se adequar.

A partir de 2018, entrou em vigor o projeto do eSocial, com o objetivo de digitalizar e centralizar o envio de documentações e informações do mundo do trabalho, fiscal e previdenciária. Agora, o RH precisa se adaptar a mais uma mudança: a substituição da RAIS pelo eSocial. 

Neste artigo, falaremos sobre como funcionará esse processo  e mostraremos também o que é, quem está obrigado a entregar, o prazo, e as informações que devem ser registradas nessa declaração. Continue a leitura dos próximos tópicos!

O que é RAIS?

A Relação Anual de Informações Sociais foi criada para coletar dados com o objetivo de tornar possível que a gestão governamental controle a atividade trabalhista no Brasil. Sendo assim, os órgãos federais elaboram estatísticas e obtêm um quadro geral sobre o trabalho. Na prática, os dados vindos da RAIS são usados para:

  • Criar leis trabalhistas;
  • Controlar os registros do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
  • Alimentar os Sistemas de Arrecadação e Concessão de Benefícios Previdenciários;
  • Realizar estudos técnicos para fins atuariais e estatísticos;
  • Identificar os trabalhadores com direito ao abono salarial PIS/PASEP (Programa de Integração Social e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público).

O que é RAIS negativa?

O envio da RAIS negativa é obrigatório para as empresas que não tem empregados ou permaneceram inativas (sem a realização de atividades empresariais) durante o ano-base da declaração. Apenas o Microempreendedor Individual (MEI) não se enquadra nessa regra. Portanto, está isento do envio da RAIS negativa.

Quem é obrigado a entregar?              

De acordo com as regras atuais, as empresas que devem declarar a RAIS estão divididas em grupos no eSocial. São eles:

  • Grupo 1 — empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões;
  • Grupo 2 — empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões (salvo as que são optantes pelo regime Simples Nacional);
  • Grupo 3 — Micro Empresas (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo regime Simples Nacional, Micro Empreendedores Individuais (MEI) e entidades sem fins lucrativos;
  • Grupo 4 — órgãos públicos e organizações internacionais. 

Quem deve e não deve ser relacionado?

Uma dúvida comum sobre a RAIS é quanto aos profissionais que devem e os que não precisam ser relacionados. Para esclarecer, a seguir, mostramos cada uma dessas categorias.

Deve ser relacionado

Esses são os trabalhadores que constarão na RAIS:

  • Empregados contratados por empregadores (pessoa física ou jurídica) por meio do regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
  • Trabalhadores avulsos que prestam serviços a diversas empresas sem vínculo empregatício, mas intermediados por uma entidade gestora de mão de obra ou um sindicato;
  • Servidores da administração pública (direta ou indireta) federal, estadual ou municipal;
  • Trabalhadores temporários;
  • Empregados de cartórios extrajudiciais;
  • Diretores sem vínculo empregatício, mas que tenha o FGTS recolhido pela empresa;
  • Trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado (regido pela lei n0 9.061/1998);
  • Servidores públicos não-efetivos e sem o regimento da CLT;
  • Aprendiz (com idade entre 14 e 24 anos);
  • Trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural;
  • Trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado (regido por lei municipal);
  • Trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado (regido por lei estadual);
  • Trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado (regido pela lei n0 8.745/1993, com redação vinda da lei n0 9.849/1999);
  • Dirigentes sindicais;
  • Servidores públicos cedidos e requisitados;
  • Servidores e trabalhadores licenciados.

Não deve ser relacionado

Quanto aos que não devem ser alistados na RAIS, a relação fica assim:

  • Autônomos;
  • Eventuais;
  • Diretores sem vínculo empregatício que não tem o FGTS recolhido;
  • Empregados domésticos regidos pela lei n0 11.324/2006;
  • Estagiários regidos pela portaria MTPS n0 1.002/1967 e lei n0 11.788/2008; a
  • Ocupantes de cargos eletivos (prefeitos, governadores, conselheiro tutelar, vereadores, deputados etc.). Aplicável a partir da data da posse e desde que não tenham feito a opção pelos vencimentos do órgão de origem;
  • Diretores e assessores de institutos, fundações dos partidos e órgãos. Os quais são remunerados com valor igual ou superior a 2 vezes o limite máximo do benefício do Regime Geral da Previdência Social.

O que as empresas devem informar?

Para ter sucesso com o envio da RAIS (sem pendências), é necessário preencher todos os itens obrigatórios. São eles:

  • Dados cadastrais — informações sobre a empresa (inscrição e razão social);
  • Dados econômicos — informações sobre a natureza jurídica da empresa, como o tamanho do negócio;
  • Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT) — informações sobre o tipo de sistema de controle de ponto, a participação ou não do PAT etc.;
  • Contribuições sindicais — informações sobre contribuições associativas, assistenciais, sindicais e confederativas.

Após esses registros, a empresa precisa lançar dados sobre os colaboradores. Essas informações são:

  • Data de admissão;
  • Data de nascimento e CPF;
  • Data e motivo da rescisão do contrato de trabalho (se aplicável);
  • Valores referentes a verbas rescisórias;
  • Quantia das parcelas integrantes, ou não, das remunerações mensais dos colaboradores (com discriminação de cada um deles).

Quando deve ser entregue

O prazo para entrega da RAIS 2022 (tendo como base o ano de 2021) inicia no dia 28 de março e encerra em 29 de abril de 2022. Sendo assim, as empresas têm um mês para cumprirem com essa obrigação para não sofrerem multas e sanções judiciais.

Todo ano, o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) publica uma Portaria e esclarece no site oficial, as datas e regras para o envio da RAIS. Por isso, é importante conferir as informações anualmente para se atualizar.

Substituição da RAIS: e agora?

De acordo com a Portaria n0 1.127/2019, algumas empresas não precisarão enviar a RAIS 2022 da forma tradicional  – programas GDRAIS 2021 e GDRAIS Genérico (1976 – 2020) -, pois a declaração será substituída pela RAIS eSocial. Estão incluídas as empresas dos grupos 1 e 2.

Por outro lado, as organizações dos grupos 3 e 4 irão declarar a RAIS 2022 pelo aplicativo GDRAIS 2021 — seguindo o cronograma estipulado pelo eSocial que se encontra na Portaria Conjunta SEPRT/RFB/ME n0 71/2021.

O objetivo do Governo Federal é que, com o tempo, todas as informações trabalhistas sejam enviadas e integradas no sistema eSocial. Até lá, é essencial que as empresas fiquem atentas a todas as regras que envolvem as obrigações que em parte (como a RAIS), não ingressaram ou que já fazem parte do eSocial.

Tem alguma previsão do ingresso total ao eSocial?

Como dito na introdução, o sistema eSocial começou a funcionar oficialmente em janeiro de 2018. Apesar de ter o objetivo de centralizar as informações trabalhistas enviadas pelas empresas, isso será alcançado gradualmente; por fases. 

Entre outras razões, o Governo Federal pretende dar tempo para que as empresas conheçam as regras e se adaptem ao eSocial. Por isso, os grupos já citados receberam prazos diferentes para o envio de informações relativas a cada fase. 

O quadro abaixo encontrado no site Gov.br, ajuda a entender melhor as fases de implementação do eSocial, as respectivas empresas e prazos.

Fonte: trabalhista.blog

Gostou do nosso artigo? Tiramos suas dúvidas sobre prazos, quem deve entregar e outros detalhes sobre a RAIS? Quer entender tudo sobre como implementar o eSocial e entender do começo ao fim o uso da ferramenta? Então, baixe agora mesmo o nosso Guia prático para a adoção do eSocial!

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Marcelo Furtado

Marcelo Furtado é administrador de empresas com pós-graduação em engenharia financeira pela Poli-USP. Iniciou sua carreira na Pepsico e posteriormente trabalhou 8 anos com gestão de ativos em hedge funds. É cofundador da Convenia, primeiro software na nuvem de gestão de departamento pessoal voltado para pequenas e médias empresas no Brasil. Marcelo também atua como professor de Marketing Digital na ESPM-SP e mentor na ACE e Google Campus.

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