6 dicas infalíveis para criar o Orçamento de RH

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O período de planejamento orçamentário, geralmente o último trimestre do ano, costuma ser bem atribulado em toda empresa, sem exceção de área, o que inclui o setor de Relações Humanas. Isso porque, além da preocupação de atingir as metas do ano corrente, as equipes precisam elencar os planos e projetar os números para o ano seguinte. Pensando nisso, a Treasy realizou a Semana do Planejamento Orçamentário, e dedicou um dia só para falar sobre o orçamento de  RH. O bate-papo foi entre Rodrigo Silveira, Convenia; Ricardo Nóbrega, Intelligenza; Luis Felipe Rodrigues, SumOne; e Mônica Hauck, Solides. Os participantes compartilharam erros, acertos, dicas e tendências para trazer para você novas visões e muita inspiração. Listamos as principais dicas para você!

#01: Orçamento Base Zero

O Orçamento Base Zero é uma importante ferramenta, mesmo para quem já tem dados históricos. Explico: embora essa metodologia seja utilizada por quem está no primeiro ciclo do planejamento orçamentário, a estratégia também pode ser usada em alguma mudança de modelo do negócio, por exemplo.

A Mônica, da Solides, contou como fizeram isso quase seis anos depois de existência da empresa. Em determinado momento, a empresa entendeu que fazia sentido mudar a gestão do orçamento já que também estavam reformulando o modelo de negócio. Então deixaram de olhar para o histórico, começaram do zero novamente e planejaram os cinco anos seguintes. Esse novo ciclo começou em 2016 e para 2018 já voltaram a usar os dados históricos, mas apenas dos anos mais recentes.

#02: Desafios

O Rodrigo, da Convenia, ressaltou alguns desafios do gestor de RH e o maior deles é a distância entre a equipe que cuida dos recursos humanos e a estratégia do negócio, além do gestor dessa área também estar longe da diretoria. Essa distância faz com que o RH, muitas vezes, não compreenda o momento da empresa e pode levar para um caminho que não deveria seguir.

Um segundo desafio é defender recursos para área de RH. Segundo o Ricardo, da Intelligenza, há facilidade maior dos líderes de logística ou das áreas comercial e de TI para defender orçamento, além ter espaço no comitê. Isso acontece porque são setores que estão mais próximos do resultado da companhia. Por isso o RH precisa mostrar em números que investir em contratação e promoção em quem está performando, por exemplo, é importantíssimo para manter os colaboradores engajados.

#03: Erros

Folha de pagamento é um dos principais ponto de atenção numa empresa! Sim, é onde geralmente está o maior investimento e onde pode dar tudo errado na estratégia. Por isso a necessidade de olhar com cuidado para essa folha de pagamento. Um erro que não foi previsto num dos planejamentos causou grandes danos em relação a esse ponto. A empresa não observou o comportamento do sindicato, que fez reajustes nos dissídios como se não tivesse crise no país e isso não foi previsto no orçamento, por exemplo.

Outro erro bem mais comum do que deveria é o fato da empresa não ter a estratégia bem definida e isso não ser passado de forma clara para as áreas, inclusive a de RH. O Luis Felipe, da SumOne disse que é um cuidado que eles têm desde o começo. Alinhar todas as equipes ao planejamento estratégico da empresa.

#04: Cenários

Fazer vários cenários, pessimistas, realistas e otimistas pode preparar as empresas para muitas situações. Por isso a importância de fazer questionamentos como qual a demanda de trabalho e qual esforço para entregar isso? É mais barato demitir ou treinar?

Uma ideia levantada na discussão foi a de listar todas as novas iniciativas já conhecidas e que serão trabalhadas no ano seguinte. Tudo para ter um orçamento o mais preciso possível e detalhado. Outra ideia é definir a estratégia de crescimento, se será por contratação ou por performance. Isso definirá os gastos em contratação e/ou em treinamento (forma mais econômica do que contratar).

#05: Dados

RH precisa se basear em dados. Identificar as dores da empresa na área de recursos humanos, traçar premissas alinhadas com os objetivos macros da empresa e mensurar tudo isso ao longo do processo é essencial para o sucesso da área.

O People Analytics foi uma estratégia bastante citada na conversa. É um processo de coleta, organização e análise de dados com o objetivo de compreender o comportamento dos colaboradores. A análise desses dados permite descobrir o que torna esses funcionários mais motivados e produtivos dentro do ambiente de trabalho. Tudo para elevar a satisfação e o engajamento com a empresa.

#06: Como prever demissão e promoção

Como é um ponto que acaba interferindo bastante no orçamento, é importante que tanto demissões como promoções sejam pensadas com cuidado. Algumas estratégias já funcionam bem nas empresas que participaram do papo. A primeira delas é uma espécie de ranking por performance dos colaboradores, onde eles são divididos em quatro categorias:

  • 10% top (acima) – devem receber promoção
  • 10% abaixo – devem ser demitidos
  • 80% restante, dos quais 40% estão em média superior e 40% em média inferior e receberão treinamentos.

Além disso, são analisados os desligamentos voluntários, onde se verificam as razões para tentar diminuir a quantidade no ano seguinte. Em alguns casos, as promoções também são previstas por área.

Por fim, também surgiu a ideia do mapeamento de quantos funcionários estão ou não adequados ao cargo. Isso significa que quanto mais longe, maior a chance de não performar ou performar abaixo do esperado. O resultado dessa análise dá uma boa ideia para o planejamento orçamentário.

A maior conclusão da conversa foi a necessidade de alinhar as ações do RH com as metas e planejamento estratégico da empresa. Embora a cada 5 demissões, 3 envolvam questões de comportamento, os números e estatísticas permitem que sejam mensuradas questões importantes, inclusive a felicidade no trabalho. Considere a ideia de um profissional de estatística junto com a equipe de recursos humanos, você não vai se arrepender!

Esperamos que este artigo tenha sido útil. Deixe um comentário contando o que achou e compartilhe conosco qualquer outro conhecimento que possa contribuir com o tema. Fique à vontade também para compartilhar este post com seus colegas.

Sobre o autor

Este artigo foi escrito pelo time da Treasy, especialmente para a Convenia. O Treasy é a solução completa para Planejamento e Controladoria. Com ele é possível elaborar seu Orçamento Empresarial de forma colaborativa e confrontar os resultados mensalmente com o que foi planejado, identificando com facilidade onde estão os desvios e podendo realizar ajustes antes que sua empresa saia dos trilhos. Tudo isto 100% livre de planilhas!

 

Outras funcionalidades do Treasy englobam: Simulações e Cenários, Análises Gerenciais, Relatórios, Indicadores, e isso é só a ponta do iceberg. Além disso a equipe é super competente e pode ajudar sua empresa na implantação de uma política de Gestão Orçamentária.

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