O orçamento de RH costuma ser uma dor de cabeça em muitas organizações. Isso acontece porque o período de planejamento orçamentário, geralmente o último trimestre do ano, costuma ser bem atribulado em toda empresa, sem exceção de área.
Afinal, além da preocupação de atingir as metas do ano corrente, as equipes precisam elaborar os planos e projetar os números para o ano seguinte.
O que acha de construir um planejamento financeiro eficiente para o seu RH? Gostou da ideia? Então, baixe agora mesmo a planilha “Planejamento e orçamento de RH”.
Pensando nisso, a Treasy realizou a Semana do Planejamento Orçamentário, e dedicou um dia só para falar sobre o orçamento de RH. O bate-papo foi entre Rodrigo Silveira, Convenia; Ricardo Nóbrega, Intelligenza; Luis Felipe Rodrigues, SumOne; e Mônica Hauck, Solides.
Os participantes compartilharam erros, acertos, dicas e tendências para trazer para você novas visões e muita inspiração. Listamos as principais dicas para você!
1 – Como fazer orçamento de RH base zero?
O Orçamento Base Zero é uma importante ferramenta, mesmo para quem já tem dados históricos. Explico: embora essa metodologia seja utilizada por quem está no primeiro ciclo do planejamento orçamentário, a estratégia também pode ser usada em alguma mudança de modelo do negócio, por exemplo.
A Mônica, da Solides, contou como fizeram isso quase seis anos depois da existência da empresa. Em determinado momento, ficou claro que fazia sentido mudar a gestão do orçamento já que também estavam reformulando o modelo de negócio.
Então deixaram de olhar para o histórico, começaram do zero novamente e planejaram os cinco anos seguintes. Esse novo ciclo começou em 2016 e para 2018 já voltaram a usar os dados históricos, mas apenas dos anos mais recentes.
2 – Supere os desafios
Rodrigo, da Convenia, ressaltou alguns desafios do gestor de RH. Segundo ele, o maior de todos é a distância entre a equipe que cuida dos recursos humanos e a estratégia do negócio, além do gestor dessa área também estar longe da diretoria. Essa distância faz com que o RH, muitas vezes, não compreenda o momento da empresa e pode levar para um caminho que não deveria seguir.
Um segundo desafio é defender recursos para área de RH, segundo Ricardo, da Intelligenza, há facilidade maior dos líderes de logística ou das áreas comercial e de TI para defender orçamento, além de ter espaço no comitê. Isso acontece porque são setores que estão mais próximos do resultado da companhia.
Por isso, o RH precisa mostrar em números que investir em contratação e promoção em quem está performando, por exemplo, é importantíssimo para manter os colaboradores engajados.
3 – Liste todas as despesas e custos
Para entender como o capital do RH é utilizado no orçamento é necessário que as despesas sejam colocadas “na ponta do lápis”. Para um melhor entendimento, os gastos podem ser divididos em categorias, como:
- tecnologias implantadas;
- benefícios;
- encargos trabalhistas;
- salários, remunerações e adicionais salariais;
- programa de treinamento e desenvolvimento;
- recrutamento e seleção;
- horas extras.
Essa visão geral das despesas é essencial para identificar desperdícios financeiros. Dessa forma, o RH define medidas para cortar, reduzir ou modificar processos visando a contenção de gastos.
4 – Não cometa esses erros
Folha de pagamento é um dos principais pontos de atenção numa empresa! Sim, é onde geralmente está o maior investimento e onde pode dar tudo errado na estratégia.
Por isso a necessidade de olhar com cuidado para essa folha de pagamento. Um erro que não foi previsto num dos planejamentos pode causar grandes danos em relação a esse ponto.
Outro erro bem mais comum do que deveria é o fato da empresa não ter a estratégia bem definida e isso não ser passado de forma clara para as áreas, inclusive a de RH. O Luis Felipe, da SumOne, disse que é um cuidado que eles têm desde o começo. Alinhar todas as equipes ao planejamento estratégico da empresa.
5 – Prepare-se para os cenários
Fazer vários cenários, pessimistas, realistas e otimistas pode preparar as empresas para muitas situações. Por isso a importância de fazer questionamentos como qual a demanda de trabalho e qual esforço para entregar isso? É mais barato demitir ou treinar?
Uma ideia levantada na discussão foi a de listar todas as novas iniciativas já conhecidas e que serão trabalhadas no ano seguinte. Tudo para ter um orçamento o mais preciso possível e detalhado. Outra ideia é definir a estratégia de crescimento, se será por contratação ou por performance. Isso definirá os gastos em contratação e/ou em treinamento (forma mais econômica do que contratar).
6 – Explore os dados
RH precisa se basear em dados, identificar as dores da empresa na área de recursos humanos, traçar premissas alinhadas com os objetivos macros da empresa e mensurar tudo isso ao longo do processo é essencial para o sucesso da área.
O People Analytics foi uma estratégia bastante citada na conversa. É um processo de coleta, organização e análise de dados com o objetivo de compreender o comportamento dos colaboradores. A análise desses dados permite descobrir o que torna esses funcionários mais motivados e produtivos dentro do ambiente de trabalho. Tudo para elevar a satisfação e o engajamento com a empresa.
7 – Preveja demissão e promoção no orçamento de RH
Como é um ponto que acaba interferindo bastante no orçamento, é importante que tanto demissões como promoções sejam pensadas com cuidado. Algumas estratégias já funcionam bem nas empresas que participaram do papo. A primeira delas é uma espécie de ranking por performance dos colaboradores, onde eles são divididos em quatro categorias:
- 10% top (acima) – devem receber promoção
- 10% abaixo – devem ser demitidos
- 80% restante, dos quais 40% estão em média superior e 40% em média inferior e receberão treinamentos.
Além disso, são analisados os desligamentos voluntários, onde se verificam as razões para tentar diminuir a quantidade no ano seguinte. Em alguns casos, as promoções também são previstas por área.
Por fim, também surgiu a ideia do mapeamento de quantos funcionários estão ou não adequados ao cargo. Isso significa que quanto mais longe, maior a chance de não performar ou performar abaixo do esperado. O resultado dessa análise dá uma boa ideia para o planejamento orçamentário.
8 – Acompanhe seu orçamento com indicadores
Por meio de tecnologias, o RH realiza a gestão orçamentária por meio de indicadores de desempenho (KPIs). Essas métricas são importantes para a construção de um panorama real e preciso sobre os custos internos. Mas quais são os melhores KPIs para o orçamento?
- Custo com treinamentos – investimento feito e retorno percebido, por exemplo, na melhoria do desempenho dos colaboradores;
- Rotatividade (turnover) – custos com demissionais e admissionais – feitos para substituir os que foram desligados;
- Headcount – número de colaboradores no setor e os gastos (folha de pagamento, benefícios etc.) atrelados a eles;
- Satisfação dos colaboradores – nível de felicidade e engajamento dos profissionais em relação ao trabalho. Quanto maior for esse índice, melhor será a produtividade do setor, gerando um bom custo-benefício com as contratações.
A maior conclusão da conversa foi a necessidade de alinhar as ações do RH com as metas e planejamento estratégico da empresa. Embora a cada 5 demissões, 3 envolvam questões de comportamento, os números e estatísticas permitem que sejam mensuradas questões importantes, inclusive a felicidade no trabalho. Considere a ideia de um profissional de estatística junto com a equipe de recursos humanos, você não vai se arrepender!
Gostou das dicas para realizar um eficiente orçamento de RH? Agora é o momento de elaborar um planejamento orçamentário para o setor de recursos humanos. Como fazer isso? Basta baixar a planilha “Planejamento e orçamento de RH”.
Sobre o autor
Este artigo foi escrito pelo time da Treasy, especialmente para a Convenia. O Treasy é a solução completa para Planejamento e Controladoria. Com ele é possível elaborar seu Orçamento Empresarial de forma colaborativa e confrontar os resultados mensalmente com o que foi planejado, identificando com facilidade onde estão os desvios e podendo realizar ajustes antes que sua empresa saia dos trilhos. Tudo isto 100% livre de planilhas!
Outras funcionalidades do Treasy englobam: Simulações e Cenários, Análises Gerenciais, Relatórios, Indicadores, e isso é só a ponta do iceberg. Além disso, a equipe é super competente e pode ajudar sua empresa na implantação de uma política de Gestão Orçamentária.
