Estamos vivendo tempos de Indústria 4.0, onde a digitalização de processos é fator indispensável pelas empresas, de diversos segmentos, que desejam otimizar suas rotinas. Hoje a automação das atividades não refere-se a um diferencial frente à concorrência, mas a um caminho natural para obter sucesso no mundo empresarial.
O mundo digital já faz parte do nosso dia a dia. Basta olharmos ao redor para percebermos como as soluções tecnológicas mudaram comportamentos e facilitaram as demandas, principalmente nesse contexto que estamos vivendo.
Acompanhe como a digitalização do RH e DP pode fazer a diferença na organização!
Digitalização do RH e DP
Se pararmos para pensar, o Departamento Pessoal é uma das áreas que mais lida com procedimentos burocráticos dentro da empresa, afinal ele trabalha com dados pessoais, informações financeiras, fechamento de folha, controles de férias e benefícios, cálculos de impostos, sistemas do governo, entre outras diversas atividades.
A digitalização do RH e DP veio para facilitar a vida dos empreendedores que, além de buscarem agilidade em meio à burocracia, desejam entregar cada vez mais qualidade em sua atividade-fim.
Ganhos com a digitalização do RH e DP
Foi pensando assim que a FF Solutions decidiu, em 2019, buscar a plataforma de DP e RH da Convenia com o propósito de reestruturar sua área de Recursos Humanos, especialmente o processo de folha de pagamento.
A FF Solutions – referência pela excelência técnica – atua no mercado de Tecnologia da Informação há 25 anos, oferecendo soluções inovadoras aos seus clientes para atender as necessidades dos mercados de Arquitetura, Engenharia, Construção, GIS e Plantas Industriais.
Desde a implementação da plataforma, a empresa tem alcançado excelentes ganhos na digitalização do RH com a solução da Convenia. Confira a seguir.
Agilidade no processo da gestão da folha
A organização passou a ter acesso a todas as informações necessárias para o fechamento da folha de pagamento em um único lugar, além de contar com os profissionais que auxiliam em todo o processo.
Facilidade no processo de admissão, demissão, gestão de férias e relatórios
O tempo é o principal fator de ganho nesses processos. É dessa forma que, atualmente, o RH consegue garantir excelência na expansão da empresa para outros estados do Brasil. Além da facilidade na gestão de férias e na visualização dos relatórios de RH.
Controle de dados pessoais e documentos dos colaboradores
Para a empresa é essencial contar com uma plataforma que contenha todas as informações dos colaboradores de maneira organizada. Anteriormente, esse controle dos dados pessoais dos colaboradores era realizado por meio de planilhas de Excel.
Esse ganho está sendo ainda maior durante a pandemia que obrigou muitas empresas a adotarem o home office, porque permitiu aos profissionais do RH da empresa terem acesso a todos os documentos dos colaboradores a qualquer momento, de casa.
Apoio no processo de troca da operadora do plano de saúde
A consultoria especializada em benefícios da Convenia foi essencial na troca da operadora do plano de saúde que a FF Solutions oferecia ao seu quadro de colaboradores. Os especialistas analisaram o contexto e as necessidades da organização – considerando regras e legislações vigentes, desenharam um cenário customizado tanto para a diretoria quanto para os colaboradores e realizaram um estudo com base na melhor cotação entre as principais operadoras do mercado.
Resultado da consultoria nessa mudança:
- mantido o mesmo padrão de atendimento médico para os colaboradores;
- sem perda de rede credenciada;
- totalizando uma economia expressiva (equivalente a 5 faturas no ano) para a empresa.
Principais funcionalidades da Convenia para a digitalização do RH
Para que o RH deixe de ser manual e embarque em uma nova era da digitalização dos processos – o RH digital – é vital o uso de algumas ferramentas. E para a FF Solutions algumas funcionalidades da Convenia foram essenciais para isso. Vamos conhecer.
Holerite
O holerite fica disponível na plataforma, possibilitando que os colaboradores acessem a hora que quiser. Além disso houve uma expressiva redução de impressão de papel e ganho de tempo, afinal o RH não precisa mais localizar o colaborador para colher a assinatura no holerite.
Espelho de ponto
Ao escolher a Convenia e um dos seus parceiros de integração de controle de ponto, o espelho de ponto fica arquivado na plataforma e disponível para a conferência do colaborador a todo momento.
Relatórios
Com todas as informações cadastradas na plataforma, a empresa diminuiu o tempo de busca de informações nas planilhas de Excel. Os relatórios personalizados permitem extrair todas as informações em minutos.
Mural de comunicação
Por meio da plataforma Convenia, a empresa disponibilizou alguns materiais importantes como: Políticas internas, materiais de identidade visual da FF Solutions e cartilha home office.
Além de todos os benefícios e vantagens em adotar uma solução de departamento pessoal e RH para digitalizar os processos manuais, a empresa ainda usou a criatividade e criou uma nova funcionalidade para a plataforma.
“Com o objetivo de disseminar o hábito da leitura, nós disponibilizamos na plataforma Convenia alguns links com diversos livros em formato PDF. A nossa biblioteca online já possui um acervo que pode ser acessado por qualquer colaborador. Além disso eles podem compartilhar livros para serem inseridos no nosso acervo”, comenta Carlos Henrique Miranda – Analista de Recursos Humanos da FF Solutions.
