A entrega do informe de rendimentos continua sendo uma obrigação anual das empresas, mesmo após a substituição da DIRF pelo envio contínuo das informações por meio do eSocial, da EFD-Reinf e da DCTFWeb.
Em 2026, o documento referente ao ano-calendário de 2025 deve ser disponibilizado aos colaboradores até o último dia útil de fevereiro, conforme prática já consolidada pela Receita Federal.
A mudança estrutural está na forma como os dados passaram a ser reportados ao Fisco ao longo do ano. Com o fim da DIRF, as informações que compõem o informe de rendimentos deixam de ser consolidadas em uma declaração anual específica e passam a refletir, de forma direta, os eventos transmitidos mensalmente aos sistemas federais. Isso exige maior rigor na parametrização de rubricas, no cálculo do IRRF, na classificação de rendimentos tributáveis e isentos e na conferência dos valores recolhidos.
Neste artigo, você vai entender qual é o prazo legal para entrega do informe de rendimentos em 2026, o que muda na prática com o encerramento da DIRF, de onde passam a vir os dados que compõem o documento e quais cuidados o Departamento Pessoal deve adotar para reduzir riscos fiscais e operacionais.
Continue a leitura para compreender como organizar sua rotina e evitar inconsistências no novo cenário. Vamos lá?
Principais aprendizados
- O informe de rendimentos continua obrigatório, mesmo após o fim da DIRF.
- O prazo de entrega é até o último dia útil de fevereiro do ano seguinte ao ano-calendário.
- A não entrega no prazo pode gerar multa de R$ 41,43 por documento não fornecido.
- Os dados agora são extraídos do eSocial, da EFD-Reinf e consolidados na DCTFWeb.
- Erros na parametrização da folha impactam diretamente o informe e a declaração do IRPF.
- A conferência deve ser mensal, não apenas no fechamento anual.
O que é informe de rendimentos?
O informe de rendimentos é o documento que consolida todos os valores pagos e creditados a uma pessoa física ao longo do ano-calendário, bem como os respectivos tributos retidos na fonte.
No contexto das relações de trabalho, o informe detalha salários, férias, 13º salário, horas extras, adicionais, participação nos lucros, rendimentos isentos, contribuições previdenciárias e valores de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).
A obrigação de fornecimento decorre da condição da empresa como fonte pagadora. Sempre que houver retenção de IRRF ou pagamento de rendimentos sujeitos à declaração, a empresa deve disponibilizar o informe ao colaborador ou prestador de serviço. Esse documento é utilizado pelo contribuinte para preencher a Declaração de Ajuste Anual do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física (IRPF) e serve como base para a conferência das informações já registradas na Receita Federal.
Do ponto de vista técnico, o informe precisa refletir exatamente os valores efetivamente pagos e declarados ao Fisco. Isso inclui a correta segregação entre rendimentos tributáveis, rendimentos isentos e não tributáveis, deduções legais, dependentes informados e contribuições recolhidas.
Qualquer inconsistência entre o que consta no informe e o que foi transmitido aos sistemas oficiais pode gerar divergência na declaração do colaborador.
Leia também:
- Como calcular IRRF na folha de pagamento? Guia completo
- Impostos sobre o salário: quais são? Conheça os obrigatórios
Qual é o prazo para enviar o informe de rendimentos em 2026?
O informe de rendimentos deve ser disponibilizado pela fonte pagadora até o último dia útil do mês de fevereiro do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere. Em 2026, esse prazo de envio corresponde ao dia 27/02, sexta-feira.
O informe pode ser disponibilizado em meio eletrônico, inclusive por e-mail ou por meio de portal interno do colaborador, desde que seja possível comprovar sua entrega. Caso o trabalhador solicite, a empresa também deve fornecer o documento em formato impresso.
O que muda com o fim da DIRF?
A principal mudança com o fim da DIRF é a substituição da lógica de consolidação anual por um modelo de transmissão contínua de informações. A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) funcionava como um resumo anual das retenções de IRRF e de determinados pagamentos feitos a pessoas físicas e jurídicas. A partir da sua descontinuidade, essas informações passaram a ser prestadas ao longo do ano por meio do eSocial, da EFD-Reinf e consolidadas na DCTFWeb.
Na prática, isso significa que os dados que antes eram revisados e enviados em bloco no início do ano agora são transmitidos mensalmente. O IRRF incidente sobre a folha de pagamento é informado nos eventos periódicos do eSocial, enquanto outras retenções específicas são reportadas via EFD-Reinf. A DCTFWeb, por sua vez, consolida os débitos declarados e permite a confissão e o recolhimento dos tributos devidos.
Essa mudança altera a dinâmica de controle do Departamento Pessoal, visto que, com a DIRF, havia um momento formal de fechamento anual das informações. Agora, a consistência passa a depender da qualidade dos envios mensais.
O informe de rendimentos, nesse novo cenário, passa a refletir exatamente o que foi transmitido ao longo do ano. Se houver divergência entre a folha processada internamente e os eventos enviados ao eSocial ou os valores declarados na DCTFWeb, a inconsistência tende a aparecer no momento em que o colaborador confronta o informe com a declaração pré-preenchida do IRPF.
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De onde virão os dados do informe de rendimentos em 2026?
Com a descontinuidade da DIRF, os dados que compõem o informe de rendimentos passam a ter como principal origem as informações transmitidas ao longo do ano aos sistemas federais. Em 2026, o documento referente ao ano-calendário de 2025 deve refletir, de forma fiel, os eventos enviados ao eSocial, à EFD-Reinf e os débitos consolidados na DCTFWeb.
No caso dos empregados, a base central é o eSocial. É por meio dos eventos periódicos, especialmente os de remuneração, que são informados salários, férias, 13º salário, adicionais, descontos legais, contribuições previdenciárias e valores de IRRF. Esses eventos alimentam diretamente a base de dados da Receita Federal e servem como referência para o cruzamento das informações declaradas pelo contribuinte no IRPF.
Já a EFD-Reinf complementa a prestação de informações relacionadas a retenções que não transitam pela folha tradicional, como determinados pagamentos a pessoas físicas e jurídicas sujeitos à retenção de tributos. A DCTFWeb, por sua vez, consolida os débitos apurados a partir dessas declarações e formaliza a confissão das contribuições e do IRRF devidos.
Na prática, o informe precisa estar coerente com tudo o que foi transmitido e confessado ao longo do ano. A margem para ajustes posteriores diminui, pois a Receita já possui as informações registradas mês a mês.
Leia também: como evitar erros na gestão do eSocial? Checklist exclusivo
Comparativo: antes e depois do fim da DIRF
| Aspecto | Com DIRF | Sem DIRF |
| Forma de envio do IRRF | Consolidação anual na DIRF | Transmissão mensal via eSocial/EFD-Reinf |
| Momento de revisão | Ajustes concentrados no envio anual | Conferência deve ser contínua ao longo do ano |
| Base do informe | Dados internos + consolidação anual | Dados já transmitidos aos sistemas federais |
| Cruzamento da Receita | Posterior à entrega da DIRF | Mensal e integrado aos sistemas oficiais |
Quais são os principais erros no informe de rendimentos?
Os erros no informe de rendimentos normalmente refletem falhas ocorridas ao longo do ano na folha de pagamento e na transmissão de informações ao eSocial, à EFD-Reinf e à DCTFWeb. Como os dados hoje são enviados mensalmente, inconsistências tendem a aparecer com mais facilidade no cruzamento da Receita Federal e na declaração pré-preenchida do IRPF.
Confira alguns dos erros mais recorrentes:
1. IRRF calculado de forma incorreta
- Aplicação de tabela desatualizada
Uso incorreto do desconto simplificado mensal - Erro na base de cálculo (exclusão ou inclusão indevida de verbas)
Impacto: divergência entre o imposto retido e o valor que consta na base da Receita.
2. Classificação inadequada de rubricas no eSocial
- Verba tributável informada como isenta
- Incidência previdenciária configurada de forma incorreta
- Natureza da rubrica incompatível com a legislação
Impacto: distorção no total de rendimentos tributáveis e nas deduções legais.
3. Erros em férias, 13º salário e rescisões
- Falha na segregação entre tributação exclusiva e tributação anual
- Lançamento incorreto de valores pagos em dezembro
- Diferença entre valor pago e valor informado no evento periódico
Impacto: inconsistência no consolidado anual do informe.
4. Problemas com dependentes e deduções
- CPF de dependente incorreto
- Dependente não informado ou informado em duplicidade
- Contribuição previdenciária divergente do valor recolhido
Impacto: diferença no cálculo do IR devido pelo colaborador.
O que acontece se a empresa enviar o informe de rendimentos errado ou atrasado?
Quando uma empresa não entrega o informe de rendimentos dentro do prazo legal ou fornece o documento com informações incorretas, há consequências que vão além de uma simples advertência. A Receita Federal estabelece penalidades específicas para essa obrigação acessória.
A legislação tributária prevê multa de R$ 41,43 por documento não entregue dentro do prazo. Esse valor é aplicado por informe de rendimentos omitido ou entregue tardiamente ao colaborador.
O valor refere-se à penalidade administrativa prevista para o não cumprimento dessa obrigação específica e é independente de outras multas que possam ser aplicadas por inconsistências ou omissões detectadas pela Receita Federal em outros contextos.
Outras consequências por informações incorretas ou omissões:
- Notificações e autuações fiscais, caso a Receita identifique divergências relevantes no cruzamento de dados;
- Aumento do risco de malha fina para o colaborador, que terá sua declaração de IRPF confrontada com valores diferentes dos registrados no Fisco;
- Demanda operacional extra para o DP, com necessidade de retificações, esclarecimentos e suporte interno para colaboradores.
Onde encontrar o informe de rendimentos na Convenia?
Na plataforma Convenia, os colaboradores podem encontrar o Informe de Rendimentos na seção “Meus recibos de pagamento”. Assim como ocorre com a distribuição de holerites, as empresas podem realizar o envio em massa dos informes, inclusive com notificação via e-mail e WhatsApp.
Controle contínuo exige estrutura e tecnologia
Com o novo cenário de fim da DIRF, contar com um sistema estruturado de RH e DP deixa de ser uma questão de conveniência e passa a ser um fator de segurança operacional. A Convenia te ajuda a centralizar todos os principais processos da sua rotina, como controle da folha de pagamento, distribuição de holerites, gestão de férias, histórico de movimentações, integração com contabilidade e controle de documentos, tudo em um único ambiente fluido e intuitivo.
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