A transformação digital e o crescimento do trabalho remoto são apenas dois exemplos que apontam o motivo das empresas buscarem saber o que é assinatura digital e utilizarem, em um grau cada vez maior, ferramentas virtuais.
E a prova disso está no estudo da Clicksign — referência no assunto no Brasil. Segundo a pesquisa, mais de 92% das empresas que adotaram a assinatura digital perceberam melhoria na conversão de transações comerciais ou acordos em geral.
Sem dúvidas, saber o que é assinatura digital e compreender o poder da digitalização de documentos no DP e RH (Departamento Pessoal e Recursos Humanos, respectivamente) é um passo fundamental para a otimização dos processos internos da organização.
Mas, afinal, o que significa assinatura digital? Como esse recurso agiliza a rotina das empresas? Qual o papel da automatização de processos no RH e DP nesse processo de otimização?
Se você também tem essas dúvidas, continue a leitura e veja o que é assinatura digital no RH e DP, quais as vantagens desse recurso e como implementá-lo.
Principais aprendizados
- A assinatura digital no RH garante validade legal e segurança em documentos como admissões, férias e desligamentos;
- Os principais benefícios são: redução de custos, aumento de produtividade, integração de dados e agilidade nos processos;
- Alguns critérios de escolha são: legalidade, escalabilidade, integração com sistemas e retorno sobre investimento;
- Soluções como Convenia + Clicksign otimizam o RH com tecnologia acessível e alto desempenho.
O que é assinatura digital e como funciona a digitalização de documentos no DP e RH?
Esse recurso utiliza chaves criptográficas de um certificado digital para reconhecer os signatários, conferir a validação jurídica do documento, proteger as informações e, é claro, facilitar as transações, especialmente por ser um procedimento totalmente online.
Quanto à aplicação no âmbito de RH e DP, a assinatura digital é aplicável em:
- laudos médicos;
- atestados;
- contratos de trabalho;
- pedido de férias;
- processo de desligamento de empregados.
Entre os ganhos que o RH tem com a assinatura digital, podemos citar a facilidade de realizar várias demandas por meios online.
Por exemplo, um candidato aprovado em um processo seletivo não precisa se deslocar até a empresa para assinar a sua admissão. Essa facilitação reduz custos, tempo e otimiza o processo de recrutamento e seleção para os dois lados.
Os requisitos da assinatura digital são:
- autenticidade – garantia da veracidade de uma assinatura;
- integridade – garantia de que os documentos não foram alterados;
- não repúdio – garantia de que quem assinou não pode negar a validade do documento.
Quanto à classificação, as assinaturas digitais podem ser:
- simples: identificação do signatário de forma simplificada;
- avançada: identificação de qualquer alteração posterior;
- qualificada: feita por meio de um certificado digital.
O que diz a lei sobre assinatura digital?
A regulação da assinatura digital no Brasil está prevista na Medida Provisória (MP) n.º 2.200-2/2001. O texto prevê que empresas e profissionais podem assinar documentos sem a necessidade de estarem presentes fisicamente e, depois, irem a um cartório para reconhecer a legitimidade da assinatura.
A legislação sobre assinatura digital também institui o ICP — Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil —, órgão específico para garantir a autenticidade e validade jurídica dos documentos eletrônicos.
Como escolher uma ferramenta de assinatura digital? Saiba como funciona a automatização de processos no RH e DP
Na prática, para assinar um documento virtualmente, o RH precisa de um assinador digital – um software que anexa os elementos criptográficos do certificado digital ao arquivo a ser validado.
A melhor forma para escolher uma ferramenta de assinatura digital é por meio de pesquisas. Você deve considerar aspectos como:
- se o software respeita a legislação brasileira;
- os tipos de assinaturas aceitas;
- possibilidade de integração com seu fluxo de trabalho;
- escalabilidade e volume;
- preço e ROI (retorno sobre investimento);
- satisfação do usuário;
- possibilidade de envio de documentos online.
Em outras palavras: a ferramenta ideal é aquela que atende às suas necessidades, suporta a automação dos processos no RH e DP e tem planos que cabem no seu bolso.
Quais softwares de RH são indispensáveis no dia a dia do setor? Baixe o Kit de Ferramentas Essenciais e saiba como utilizá-las!
Então, lembre-se de atentar para características como:
- quanto tempo essa ferramenta vai poupar no dia a dia?
- como o software facilita a rotina de RH e DP, especialmente para trabalhadores remotos, de outras cidades ou países?
Essas são apenas algumas das principais vantagens de compreender o que é assinatura digital e a importância desse recurso para a companhia. A seguir, citamos outros benefícios.
Quais são as vantagens desse recurso para o RH?
O estudo “The digital workplace”, produzido pela Deloitte, mostra que a adoção de ferramentas virtuais na empresa, em especial no RH e DP, gera:
- atração de talentos;
- eleva a produtividade interna em pelo menos 7%;
- aumenta a satisfação dos trabalhadores em 20%;
- potencializa a retenção de profissionais em 87%.
Já quando falamos em assinatura digital, alguns dos benefícios desse recurso para o setor de RH e DP são:
- aumento da produtividade: as equipes não gastam horas na busca de documentos mal organizados em arquivos físicos;
- recrutamento e seleção: otimiza o tempo da admissão de empregados. Desse modo, os profissionais iniciam os seus serviços na empresa com mais rapidez;
- redução de custos: o RH diminui consideravelmente os gastos com a logística de documentos, impressões, papeladas e armazenamento físico;
- gestão integrada de dados: como todos os documentos assinados estão em um único sistema, os profissionais acessam com mais facilidade;
- gestão de benefícios: com uma simples assinatura digital, os trabalhadores podem solicitar férias, pagamento de horas extras, sacar o FGTS ou solicitar aposentadoria, por exemplo.
Adote a assinatura digital no seu setor de RH e DP com a Convenia
Agora que você já sabe o que é assinatura digital e quais os benefícios desse recurso para a companhia, que tal conhecer a Convenia e dar o próximo passo para facilitar a rotina do RH e DP?
Na Convenia, mais do que otimizar os processos de recursos humanos da empresa, você conta com integração total e nativa com a Clicksign, uma referência nacional na assinatura digital!
Com essa dupla de sucesso, você:
- garante a conformidade e validação jurídica dos documentos;
- economiza tempo, dinheiro e recursos;
- agiliza os processos, desde o recrutamento e seleção até o desligamento;
- facilita a comunicação com trabalhadores;
- envia e recebe documentos por e-mail, SMS ou WhatsApp.
Com a Convenia + Clicksign, o RH terá em mãos uma ferramenta de alto desempenho que agregará inovação e eficiência aos seus processos. Chega de insistir no papel e caneta: transforme seu RH com tecnologia e inteligência.
Quer saber mais? Inscreva-se para o teste na Convenia e veja, na prática, como podemos te ajudar!
FAQ
1. Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?
A assinatura eletrônica é um termo mais amplo, que se refere a qualquer forma de aceitação eletrônica de um documento, como um clique, senha ou biometria. Já a assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica, que usa um certificado digital e criptografia para garantir autenticidade, integridade e não repúdio.
2. A assinatura digital tem validade jurídica?
Sim, a assinatura digital tem validade jurídica no Brasil, conforme a Medida Provisória n.º 2.200-2/2001. Essa legislação reconhece a autenticidade de documentos assinados digitalmente, desde que emitidos por meio de um certificado digital no padrão ICP-Brasil. Esse procedimento substitui o reconhecimento de firma em cartório e garante segurança legal e confiabilidade.
3. Como usar a assinatura digital no RH?
A assinatura digital pode ser usada no RH para automatizar e agilizar processos, como admissões, férias, contratos, folha de ponto e desligamentos. Com um software de assinatura integrado ao sistema de RH, é possível assinar documentos online, com validade jurídica, sem papeladas, sem perda de tempo e mais produtividade para a equipe.
4. Quais documentos de RH podem ser assinados digitalmente?
Diversos documentos de RH podem ser assinados digitalmente, como:
contratos de trabalho e estágio;
atestados e laudos médicos;
pedidos de férias e banco de horas;
aditivos contratuais;
formulários de benefícios (como FGTS ou vale-transporte);
documentos de desligamento e rescisão contratual.
O uso da assinatura digital garante validade legal, segurança e praticidade no gerenciamento de documentos do setor de Recursos Humanos.
