Algumas vezes, o cadastro de funcionários é visto como um processo chato e de pouca importância para a organização — um equívoco enorme. Além de ser uma obrigação legal, prevista na CLT, os dados contidos no registro apresentam importância estratégica.
Por meio deles, é possível identificar o perfil dos funcionários que fazem parte da empresa, analisar correlações entre os colaboradores mais produtivos e até criar políticas de atração e retenção de talentos, entre muitas outras coisas.
Logo, é preciso saber como fazer o cadastro de funcionários da forma correta e tirar proveito disso. Nos próximos tópicos, nos aprofundamos nesse assunto. Continue lendo!
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Como fazer o cadastro de funcionários da empresa?
A lei trabalhista oferece três opções para fazer o registro dos empregados: livros, fichas e sistemas eletrônicos. Nos dois primeiros modelos há um processo mais manual, que toma tempo do empregador. Já no terceiro existe a possibilidade de automação.
Então, o processo para cadastro de funcionários pode variar bastante, dependendo do modo de registro utilizado. Em geral, existem cinco etapas-chave:
- coleta dos dados necessários — feita com empregados e órgãos reguladores;
- verificação dos dados — para avaliar se há divergências ou erros comprometedores;
- armazenamento dos dados — em meios específicos, como descrito na lei;
- disposição dos dados — os dados devem ser acessíveis, caso seja preciso usá-los;
- atualização periódica — de tempos em tempos, é preciso atualizar o registro feito.
Nesse aspecto, o registro do funcionário depende da coleta e análise das informações sobre o empregado e a função que ele vai ocupar dentro da empresa. Caso existam divergências, como do cargo incompatível com a função exercida, a empresa pode sofrer consequências.
Os dados coletados ainda devem ser armazenados, dispostos e atualizados com frequência, do contrário, podem não contemplar a necessidade da empresa ou ficar obsoletos demais.
O uso de sistemas eletrônicos para o cadastro, isto é, softwares, facilita todas essas etapas. Primeiro, porque o registro fica mais fácil e pode até ser automatizado. Segundo, porque as informações ficam disponíveis digitalmente. Adiante, explicamos melhor os benefícios.
Quais os benefícios de contar com a automação do cadastro de funcionários?
A indústria 4.0 tem somado uma série de benefícios às empresas, como a digitalização de processos tradicionais e a redução de custos. Especificamente no setor de RH, muitas das tarefas tradicionais e burocráticas, que demoravam dias ou semanas para serem feitas, hoje, podem ser deixadas a cargo de máquinas. Isso tem uma série de implicações positivas.
Maior agilidade nos processos
O cadastro manual de funcionários, passo a passo, pode demorar bastante. Além disso, quando essas informações forem requisitadas, será preciso buscá-las em arquivos que estão parados no arquivo morto do RH, o que dificulta o processo.
A automação permite que tanto o registro quanto a busca das informações desejadas sejam mais rápidas e precisas, pois tecnologias e bancos de dados específicos podem ser usados para facilitar todo o processo. Assim, o RH ganha agilidade e pode focar em outras tarefas.
Uso de grandes volumes de dados
O termo “data science” nunca foi tão usado. O motivo: hoje, as empresas sabem o quanto coletar e usar grandes volumes de dados pode ajudar a solucionar problemas e identificar oportunidades. Registro em fichas e livros, porém, dificultam bastante esse processo.
O cadastro automatizado permite que todas as informações, que estão digitalizadas, sejam usadas com maior facilidade. Desse modo, é possível cruzar dados dos empregados para ter insights sobre novas estratégias, identificar padrões e corrigir problemas indesejados.
Um uso interessante dos dados registrados, por exemplo, é para identificar padrões entre os principais talentos da empresa e usá-los para recrutar novos empregados. Esse processo, claro, depende de uma equipe preparada, mas os “insumos” estão ali, são os dados.
Redução do número de erros
Um dos maiores problemas do registro manual é a maior probabilidade de erros. Caso a atenção falhe por segundos, é possível que o cadastro do profissional seja comprometido. Isso prejudica a empresa de várias formas, podendo até resultar em multas e processos.
O uso de softwares e tecnologias de automação reduz a possibilidade de existência de erros. Como robôs (programados para essa função) trabalham no processo, a ocorrência de erros é muito mais improvável. Assim, o empreendimento ganha em eficiência operacional.
Segurança da informação
No cenário onde dados são tão importantes, adotar políticas de segurança da informação é quase uma obrigação. É preciso restringir o acesso aos dados da empresa, e arquivos físicos, que ficam dispostos em almoxarifados, dificilmente oferecem isso.
Softwares avançados, por sua vez, contam com mecanismos mais específicos de segurança. Apenas profissionais devidamente autorizados podem acessar os dados que estão contidos no sistema. Isso reduz a possibilidade de utilização inapropriada dos dados.
Outro ponto positivo é que esses sistemas operam em nuvem. Seus dados não ficam armazenadas no computador da empresa. Isso elimina a demanda por backups e preserva os dados existentes (mesmo que, por algum acidente, os computadores sejam danificados).
Qual software pode ser usado para o cadastro de funcionários?
Para aproveitar todos esses benefícios, é preciso buscar por um software de departamento pessoal. Existem alguns no mercado, porém, os melhores contam com três características: ótimas funcionalidades, alto custo-benefício e fornecedores de confiança.
Um software de destaque é o Convenia, que foi desenvolvido especificamente para atender demandas de departamento pessoal. Ele facilita e automatiza o cadastro dos funcionários, permitindo que as informações sejam digitalizadas e que os dados desejados sejam usados de maneira estratégica pela empresa.
O software Convenia oferece outras soluções capazes de tornar o departamento pessoal mais alinhado à indústria 4.0. A distribuição online de holerites, o cálculo automático da folha de pagamento, os alertas e registros de férias são alguns exemplos.
Enfim, como você pôde observar, há duas formas de realizar o cadastro de funcionários: uma manual, com fichas e livros; e outra eletrônica, com softwares. O uso de tecnologias pode facilitar o processo, tornando-o mais rápido, acessível e acertado. Assim, o registro dos colaboradores pode atender aos quesitos legais e, ainda, ser usado de forma estratégica pela empresa.
